Achats

Rapprochement intelligent à 3 niveaux avec automatisation de la réception des factures fournisseurs

Le rapprochement intelligent à 3 niveaux renforce l’automatisation de la réception des factures fournisseurs en introduisant une correspondance de documents au niveau des lignes pilotée par l’IA entre les bons de commande, les bons de réception et les factures fournisseurs. Cette amélioration accroît la précision, réduit les interventions manuelles et aide les équipes à résoudre les écarts plus rapidement et avec plus de confiance.

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Principaux avantages

  • Gestion plus rapide des exceptions : L’IA signale automatiquement les écarts de quantité et de prix afin que les réviseurs puissent rapidement identifier et traiter les divergences de lignes dans le résumé des exceptions.
  • Automatisation plus précise : Les factures fournisseurs sont rapprochées directement de la transaction d’achat source au niveau des lignes, plutôt que de s’appuyer uniquement sur un rapprochement des documents au niveau de l’en-tête.
  • Réduction de l’effort de révision : Les seuils de tolérance de rapprochement permettent de réduire les vérifications inutiles liées à de faibles écarts, afin que les équipes puissent se concentrer sur les véritables exceptions.

Fonctionnement

Lorsque le rapprochement au niveau des lignes est activé pour l’automatisation des Achats, les documents continuent d’être téléchargés ou envoyés par courriel comme d’habitude. Le système utilise l’IA pour rapprocher les lignes des factures fournisseurs avec les bons de commande et les bons de réception, met en évidence les écarts et permet aux utilisateurs d’examiner les exceptions ou de comptabiliser les transactions si nécessaire.

  1. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.

  2. Sélectionnez Automatiser la mise en correspondance des documents au niveau de l’en-tête.

  3. Entrez les définitions de transaction à faire correspondre comme suit :

    Entité Cible Source
    Niveau supérieur Bon de réception Bon de commande
    Niveau supérieur Facture fournisseur Bon de réception

  4. Sélectionnez Remplacer la correspondance au niveau de l’en-tête par une correspondance au niveau des lignes.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

Continuez d’envoyer des documents par courriel et de les téléverser pour les traiter.

Affichez un sommaire des exceptions en cas de divergences entre les lignes de transaction rapprochées. Par exemple, un bon de commande indique un article à 5 $, mais la facture du fournisseur vous a facturé 8 $ pour l’article.

  1. Sélectionnez Voir les exceptions pour afficher le sommaire des écarts lorsque l’IA signale les lignes qui ne correspondent pas.

  2. Modifiez les lignes de transaction automatisées ou comptabilisez les exceptions au besoin.

Permissions et autres exigences

Abonnement

Comptes fournisseurs

Automatisation de la réception des factures fournisseurs

Achats
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Entreprise
Permissions

Administration

  • Abonnements aux applications : Lister, Afficher, Configurer

Achats

  • Définitions de transactions de bons de commande : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier

Comptes fournisseurs

  • Factures fournisseurs : Ajouter

Achats

  • Transactions automatisées : Lister
  • Transactions d’achats : Afficher, Modifier, Ajouter, Supprimer, Remplacer les exceptions
Configuration
  • Sélectionnez Activer le mode brouillon pour le niveau général et pour chaque entité
  • Sélectionnez Automatiser les transactions avec la correspondance des documents au niveau de l’en-tête
  • Sélectionnez Remplacer la correspondance au niveau de l’en-tête par une correspondance au niveau des lignes
  • Si vous le souhaitez, sélectionnez Activer les tolérances de correspondance
  • Si vous le souhaitez, sélectionnez Activer les conversions pour plusieurs documents sources