Sage Expense Management

Améliorations apportées à Sage Expense Management

Sage Expense Management (SEM) comporte désormais des améliorations qui permettent de simplifier le rapprochement des transactions par carte de crédit et de renforcer les contrôles des rapports et des transactions par carte. SEM améliore également la gestion des accès délégués, réduit les mises à jour répétitives des dépenses et rend la navigation dans les paramètres d’administration plus rapide et plus facile.

Module de rapprochement (bêta)

Vous pouvez désormais rapprocher les transactions par carte dans Sage Expense Management avec celles figurant sur vos relevés de carte. La fonctionnalité de rapprochement offre un flux de travail centralisé permettant d’examiner, de faire correspondre et de résoudre les différences entre les données des relevés et les fiches de dépenses.

Configurez le rapprochement selon des périodes de mois civils ou des périodes de relevé personnalisées. Après le téléversement d’un relevé, SEM compare automatiquement les transactions du relevé aux dépenses existantes et les regroupe en fonction de leur statut de rapprochement.

Examinez les transactions mises en correspondance, identifiez celles qui manquent soit sur le relevé, soit dans Sage Expense Management, et prenez les mesures appropriées : mise en correspondance, importation, aucune modification ou suppression des transactions. La fonctionnalité prend également en charge le rapprochement des transactions avec plusieurs correspondances potentielles.

Une fois le rapprochement terminé et clôturé, les dépenses rapprochées sont marquées en conséquence et leur montant ne peut plus être modifié.

Pour en savoir plus, consultez la section Rapprochez vos cartes à l’aide de la fonctionnalité de rapprochement.

Contrôles de modification des transactions par carte

Améliorez la visibilité et le contrôle des mises à jour des transactions par carte.

Les administrateurs peuvent désormais activer un paramètre qui empêche les utilisateurs de modifier le montant ou la date des dépenses associées aux transactions par carte. Les utilisateurs peuvent continuer à modifier les dépenses créées manuellement et à fractionner les dépenses par carte, à condition que le total de tous les fractionnements corresponde au montant initial de la transaction. Les administrateurs peuvent toujours modifier toutes les dépenses.

SEM indique désormais également lorsque le montant ou la date d’une dépense par carte associée a été modifié par rapport à la valeur initiale de la transaction par carte. Pour les organisations qui utilisent les flux en temps réel (RTF), SEM fournit également des renseignements supplémentaires sur les transactions en attente et leur fonctionnement.

Pour en savoir plus, consultez la section Gestion des transactions par carte d’entreprise.

Contrôles de délégation d’accès

Contrôlez le niveau d’accès accordé aux délégués.

Vous pouvez désormais sélectionner le niveau d’accès qu’un délégué reçoit lorsque la délégation d’accès est configurée. Cela vous permet de mieux contrôler les actions que les délégués peuvent effectuer en votre nom.

Voici les types d’accès disponibles :

• Soumettre

• Approuver

• Soumettre et approuver

• Accès illimité

Chaque type d’accès offre un niveau d’accès différent pour les dépenses, les rapports et les actions d’approbation. Le type d’accès sélectionné s’applique à la fois aux applications Web et mobiles.

SEM empêche également les délégués d’approuver leurs propres rapports, même lorsqu’ils ont un accès « Approuver » ou « Accès illimité ».

Pour en savoir plus, consultez les sections Activation de la délégation pour les comptes des employés et Délégation d’accès.

Modifier plusieurs rapports de dépenses en même temps

Mettre à jour plusieurs rapports de dépenses en une seule opération.

Vous pouvez désormais modifier plusieurs dépenses simultanément lorsque les mêmes mises à jour doivent être appliquées à plusieurs dépenses, ce qui réduit la nécessité de mettre à jour chaque dépense individuellement.

Les administrateurs peuvent modifier plusieurs dépenses à partir de la page Dépenses professionnelles et dans les rapports de dépenses. Les approbateurs peuvent modifier plusieurs dépenses dans les rapports de dépenses qui leur sont attribués pour examen.

Vous pouvez mettre à jour les champs pris en charge suivants : Catégorie, Code GL, Centre de coûts, Projet, Champs personnalisés, Commerçant, Motif et Statut de facturation, pour un maximum de 50 dépenses à la fois.

Pour en savoir plus, consultez la section Modifier plusieurs dépenses d’employés en tant qu’administrateur ou Modifier plusieurs dépenses d’équipe à la fois en tant qu’approbateur.

Modification en ligne des dépenses (bêta)

Examinez et mettez à jour les dépenses directement à partir de la vue de liste.

Vous pouvez désormais examiner et modifier les détails des dépenses directement à partir de la vue de liste des dépenses sans ouvrir chaque dépense individuellement. La modification en ligne est disponible sur la page Dépenses professionnelles et dans les rapports de dépenses, ce qui vous permet d’apporter des corrections rapides lors de l’examen des dépenses.

Vous pouvez mettre à jour les champs de dépenses modifiables directement dans la ligne et enregistrer les modifications instantanément à partir de la vue de liste.

Pour en savoir plus, consultez la section Modifier les dépenses directement à partir de la vue de liste.

Rechercher dans les paramètres d’administration (bêta)

Retrouvez plus rapidement les pages de paramètres et de configuration.

Vous pouvez désormais utiliser la fonction de recherche dans les paramètres d’administration pour localiser rapidement des pages, des sections et des paramètres sans parcourir manuellement la barre latérale. Une nouvelle barre de recherche est disponible en haut de la barre latérale des paramètres d’administration et peut également être ouverte à l’aide du raccourci clavier /.

Les résultats de la recherche sont regroupés par catégories, ce qui facilite l’accès direct à la page ou au paramètre que vous recherchez.

Permissions et autres exigences

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Disponibilité régionale	Australie Singapour États-Unis