Aperçu des chèques communs : Comptes fournisseurs

Si votre contrat fournisseur vous oblige à payer une facture fournisseur à un ou plusieurs co-bénéficiaires, vous pouvez le faire à l’aide du mode de paiement Chèque commun. Ce mode de paiement vous permet d’attribuer des montants aux co-bénéficiaires au niveau de la facture fournisseur ou de la ligne.

Avant de pouvoir payer des co-bénéficiaires, vous devez activer les chèques communs dans votre configuration de Comptes fournisseurs. Une fois cela fait, Intacct vous permet d’ajouter des co-bénéficiaires aux factures fournisseurs existantes. Ensuite, dans Payer des factures fournisseurs, vous pouvez utiliser le mode de paiement Chèques communs pour filtrer les factures applicables et sélectionner les montants à payer à chaque co-bénéficiaire.

Quand utiliser le mode de paiement par chèque commun

Ajoutez des co-bénéficiaires aux factures des fournisseurs qui sous-traitent le travail, en veillant à ce que le fournisseur principal et le sous-traitant soient payés. Le fournisseur qui soumet la facture fournisseur est le fournisseur principal et le sous-traitant est un co-bénéficiaire.

Lorsque vous payez la facture à l’aide du mode de paiement Chèque commun, vous déterminez le montant à payer à chaque co-bénéficiaire, soit au niveau de la facture, soit au niveau de la ligne. Vous pouvez également effectuer un paiement au fournisseur principal seul.

Par défaut Co-bénéficiaire imprimé en tant que utilise le format <primary vendor> ET <joint payee>. Par exemple, si le fournisseur est All Pro Construction et que le co-bénéficiaire est Drywall Experts, le chèque est émis à l’ordre de « All Pro Construction ET Drywall Experts ». Vous pouvez remplacer cette valeur si nécessaire.

Flux de travail

Créer une facture fournisseur qui inclut des co-bénéficiaires

Avant de pouvoir payer une facture fournisseur avec des chèques communs, vous devez ajouter des co-bénéficiaires à la facture. La façon la plus simple de le faire est la suivante :

1. Créez le facture: commencez par créer la facture fournisseur en tant que brouillon.
2. Ajouter des cobénéficiaires: modifiez la facture fournisseur provisoire pour inclure les co-bénéficiaires dans l’onglet Co-bénéficiaires.
3. Soumettre pour approbation: soumettez la facture fournisseur pour approbation. Notez que l’ajout de co-bénéficiaires après approbation nécessite une nouvelle approbation.

Payer une facture aux co-bénéficiaires

Lorsque vous êtes prêt à payer la facture fournisseur, vous pouvez procéder comme suit :

1. Filtrer les factures fournisseurs: dans Payer des factures fournisseurs, filtrez les factures fournisseurs avec des co-bénéficiaires en sélectionnant le mode de paiement par chèque commun.
2. Sélectionnez l’icône facture: choisissez la facture fournisseur que vous souhaitez payer.
3. Saisir les montants des paiements: utilisez les détails du bénéficiaire ou les détails de la ligne du bénéficiaire pour saisir le montant pour chaque co-bénéficiaire.
4. Traiter le paiement: payez maintenant ou ajoutez le paiement à la boîte d’envoi pour une soumission ultérieure.
5. Imprimer Contrôles: après approbation, imprimez les chèques.

Remarques supplémentaires sur les chèques communs

• Mode de paiement: Assurez-vous que le mode de paiement est défini sur Chèque commun. Si vous sélectionnez une facture fournisseur avec des co-bénéficiaires sans choisir le mode de paiement par chèque commun, le montant est payé uniquement au fournisseur principal.
• Une demande par facture: Les paiements effectués à l’aide du mode de paiement Chèque commun génèrent une demande de paiement par facture fournisseur et ces paiements ne peuvent pas être fusionnés dans la boîte d’envoi.
• Crédits et remises: Ils ne peuvent pas être appliqués aux paiements conjoints, mais peuvent être appliqués aux paiements effectués au fournisseur principal uniquement.
• Saisissez les montants via Détails du bénéficiaire ou Détails de la ligne du bénéficiaire: Les montants que vous saisissez dans le champ Montant à payer sur Payer des factures fournisseurs, au lieu d’explorer les détails du bénéficiaire ou les détails de la ligne du bénéficiaire, sont effectués uniquement au fournisseur principal.

  Cela s’applique uniquement aux montants que vous saisissez directement, par opposition au total calculé par Intacct en fonction de vos entrées dans Détails du bénéficiaire et Détails de la ligne du bénéficiaire.

  La régularisation du montant à payer sur la page Payer les factures fournisseurs remplace les paramètres du co-bénéficiaire et attribue le montant au fournisseur principal uniquement.

Disponibilité régionale

Mode de paiement par chèque commun généralement disponible dans les régions suivantes :

Toutes les régions

Informations supplémentaires ou limitations

L’importation CSV de factures fournisseurs ne prend pas en charge les co-bénéficiaires. Ajoutez des cobénéficiaires après l’importation de la facture fournisseur.

Les chèques communs ne sont pas disponibles lors de l’utilisation du paiement par entité.

Les chèques communs ne prennent pas en charge les transactions en devise de tenue de compte étrangère, lorsque la devise de la facture fournisseur est différente de la devise de la banque.