À propos des modèles d’e-mail

Les modèles d’e-mails vous permettent d’envoyer des documents par e-mail avec un message standard et une mise en forme cohérente. Vous pouvez les utiliser pour automatiser les communications courantes (telles que les factures mensuelles, les relevés, les bons de achat ou les renouvellements de contrat), tout en offrant une certaine flexibilité lorsque vous devez personnaliser un message.

Les modèles d’e-mail prennent en charge le texte brut, le balisage HTML et les champs de fusion. Les champs de fusion extraient les données de transaction, de client, de fournisseur ou de société directement dans l’e-mail lorsqu’il est envoyé.

Fonctionnement des modèles d’e-mails

L’utilisation de modèles d’e-mail suit généralement le flux de travail suivant :

  1. Créer un modèle d’e-mail

    Définissez le contenu, les destinataires et la mise en forme du message pour un type de transaction spécifique.

  2. Attribuer le modèle d’e-mail

    Sélectionnez l’endroit où le modèle est utilisé, par exemple au niveau des Comptes clients, pour des clients ou un fournisseur spécifiques, ou pour des définitions de transaction particulières.

  3. Envoyer des e-mails à l’aide du modèle

    Lorsque vous envoyez des documents par e-mail individuellement ou en masse, Sage Intacct applique automatiquement le modèle d’e-mail approprié. Vous pouvez remplacer le modèle attribué au moment de l’envoi si nécessaire.

Comment Intacct sélectionne un modèle d’e-mail

Lorsqu’un e-mail est envoyé, Intacct détermine le modèle d’e-mail à utiliser en fonction de la priorité d’attribution. Les devoirs plus spécifiques remplacent les devoirs plus généraux. Par exemple :

  • Les modèles attribués aux clients, aux fournisseurs ou aux définitions de transaction remplacent les valeurs par défaut générales.

  • Vous pouvez remplacer le modèle attribué au moment de l’envoi sans modifier les affectations enregistrées.

Cette hiérarchie vous permet de maintenir des messages par défaut cohérents tout en prenant en charge les exceptions, telles que les notifications spéciales ou les communications ponctuelles.

Ce que vous pouvez faire avec les modèles d’e-mails

Avec les modèles d’e-mails, vous pouvez :

  • Envoyez des messages cohérents et personnalisés avec les documents de transaction.

  • Remplissez automatiquement les e-mails avec les détails du client, du fournisseur ou de la transaction.

  • Attribuez différents modèles à différents scénarios d’entreprise.

  • Personnalisez ou remplacez les messages sans créer de nouveaux modèles.

  • Envoyez des e-mails un par un ou en masse.