Utiliser l’analyse des écarts Copilot

L’analyse des écarts Copilot alerte les responsables du budget et les responsables financiers lorsque les dépenses réelles dépassent le budget. Les notifications Copilot tiennent les détenteurs de budget au courant, qu’il s’agisse d’une mise à jour opportune ou d’un examen à la demande. Vous pouvez explorer les informations des rapports pour voir des ventilations détaillées et des visualisations qui montrent exactement l’état de votre budget.

Exemple d’utilisation de l’analyse de variance

Vous interagissez avec Copilot à l’aide des invites suggérées, qui sont des requêtes prédéfinies. Vous pouvez utiliser les invites suggérées disponibles dans n’importe quel ordre lorsque vous explorez les écarts budgétaires.

Voici un exemple d’exploration de l’analyse des écarts. Les noms d’invite suggérés et les données que vous voyez réellement dépendent de l’environnement de votre société et l’accès à vos données.

1. Sur n’importe quelle page de Sage Intacct, sélectionnez l’icône Icône du copilote dans la barre de titre supérieure.

   Le panneau Copilot s’ouvre sur le côté droit de votre navigateur, au-dessus de la page Intacct actuelle.

   

2. Disons que nous sommes aujourd’hui le 29 octobre et que vous sélectionnez Afficher l’analyse des écarts de budget YTD. Si la date du jour était le 1er novembre, vous pourriez sélectionner Afficher l’analyse des écarts de budget depuis le mois dernier.

   Il vous sera ensuite demandé d’appliquer un filtre si votre société remplit l’une des conditions suivantes :

   • Les devises de tenue de compte multiples sont activées pour votre société. Vous pouvez sélectionner une entité ou un groupe d’entités dans lequel toutes les entités ont la même devise de tenue de compte.

   • Votre société compte plus de 10 entités. Vous pouvez sélectionner une entité ou un groupe d’entités qui contient 10 entités ou moins.

   

   Le volet de discussion Copilot affiche la carte d’aperçu Analyse des écarts de budget pour l’année en cours. L’aperçu affiche une visualisation graphique ainsi que le détail du budget comparé aux données réelles des groupes de comptes Revenus, Coût des ventes, Dépenses d’exploitation et Bénéfice net d’exploitation.

3. Sélectionnez Décrire l’écart.

   Copilot génère une description de l’écart en fonction de l’analyse des groupes de comptes et des comptes du Grand livre.

   

4. Vous voyez que le compte du grand livre de dépenses 1 est le principal contributeur aux dépenses de dépassement de budget. Faites défiler la page jusqu’à la visualisation et sélectionnez l’icône Valeur des charges d’exploitation dans le Chiffres réels depuis le début de l’année colonne pour approfondir l’enquête.

   Copilot ouvre le rapport Soldes de dimension filtré pour afficher les comptes du grand livre au sein du groupe de comptes Dépenses d’exploitation. À partir de là, vous pouvez explorer davantage jusqu’à la Rapport du Grand livre pour voir les transactions spécifiques qui contribuent à l’écart. Vous pouvez également explorer le Rapport budgétaire pour afficher la répartition du budget.

   

5. Vous souhaitez maintenant voir tous les détails financiers, alors vous sélectionnez Consulter le rapport financier préparatoire complet dans Copilot.

   Copilot ouvre le rapport financier spécifié dans la configuration de l’analyse des écarts. À partir de là, vous pouvez explorer plus en profondeur si vous le souhaitez.

   

Comprendre vos données d’analyse des écarts

Lors de l’examen des données d’analyse des écarts, vous devez prendre en compte les concepts suivants : la période spécifique analysée, le moment de la génération des informations et l’étendue de votre accès aux données.

Variations de calendrier et de présentation

Copilot affiche les données d’analyse des écarts dans les contextes suivants :

• Cumul annuel : Il s’agit de la période allant du début de l’année civile (1er janvier) à la date actuelle. Si l’exercice fiscal de votre société commence le 1er janvier, des suggestions d’invites s’affichent pour exécuter l’analyse des écarts pour l’exercice en cours.
• Cumul annuel fiscal : Il s’agit de la période allant du début de l’exercice fiscal de votre société à la date actuelle. Si l’exercice fiscal de votre société ne commence pas le 1er janvier, des suggestions d’invites s’affichent pour exécuter l’analyse des écarts pour l’exercice en cours.
• Différences de présentation des données budgétaires :
  • Rapports financiers préparatoires : Présentez des données budgétaires au prorata du nombre de jours du mois évalué.
  • Aperçus Copilot et rapport de soldes de dimension : Présentez le montant du budget pour l’ensemble de la période budgétaire : il n’est pas calculé au prorata.

Lorsque des aperçus sont générés

Un aperçu est une information, une suggestion, une notification ou un rapport qui, selon Copilot, peut être utile à un utilisateur. Copilot génère des aperçus comme suit :

• Par exemple, votre environnement est configuré pour envoyer des notifications chaque semaine et nous sommes aujourd’hui le jeudi 17 octobre. Vous recevez une notification d’analyse, puis vous affichez l’analyse associée dans Copilot. L’horodatage de la carte d’informations indique que l’information a été créée après 00 h 00 le lundi 14 octobre.

  Insights pré-générés: Copilot génère ces informations à l’aide d’un processus nocturne qui s’exécute à la fréquence configurée, qui peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Le processus commence à minuit par rapport au fuseau horaire configuré de votre société. Lorsqu’un aperçu est généré, Copilot informe les utilisateurs concernés de l’existence d’un aperçu par le biais d’un badge de notification dans Sage Intacct et, éventuellement, par le biais d’un e-mail.

• Aperçus en temps réel : Copilot génère ces aperçus lorsque vous sélectionnez une invite suggérée applicable. Par exemple, si vous sélectionnez Exécuter l’analyse des écarts de périodes antérieures, Copilot génère ces informations lorsque vous sélectionnez l’invite. La date de traitement peut varier selon que les livres Grand livre sont ouverts ou fermés.

Portée de l’accès aux données

Les données que vous voyez sont basées sur votre unité commerciale ou l’attribution d’utilisateurs sans restriction, ainsi que sur le fait que vous accédiez à Copilot à partir d’une entité ou du niveau général :

• Si vous êtes responsable du budget, les données d’une ou des unités commerciales auxquelles vous êtes affecté en tant que responsable s’affichent. Par exemple, vous êtes désigné en tant que responsable du département A. Vous verrez les données d’analyse des écarts pour le département A.
• Si vous êtes affecté en tant qu’utilisateur sans restriction, les données de l’ensemble de l’organisation s’affichent.

Informations sur l’analyse des aperçus

Notez les points suivants concernant les informations sur l’analyse des aperçus :

• Les responsables d’unité commerciale verront les données applicables à chaque fiche de service, d’établissement ou d’entité affecté. Si un responsable est affecté à plusieurs fiches de dimension, une invite Afficher suivant s’affiche dans chaque carte d’aperçu. Utilisez l’invite Afficher suivant pour afficher la fiche d’informations pour chaque dimension applicable.
• Les utilisateurs non restreints verront les données de l’ensemble de l’organisation.
• Les données d’analyse peuvent également varier selon que vous accédez à Copilot depuis le niveau général ou au niveau de l’entité.
• Si plusieurs devises de base sont activées dans votre société, des informations sont générées pour une seule entité ou un groupe d’entités avec des emplacements qui partagent la même devise de tenue de compte.

Le tableau suivant décrit les différentes informations sur l’analyse des aperçus.

Titre de l’aperçu	Exemple	Description	Affichage
Analyse des écarts de budget pour l’année ou l’exercice en cours		Affiche les montants réels et budgétaires actuels de l’année actuelle ou du FYTD actuel pour les groupes de comptes configurés suivants : Revenus Coût des ventes Dépenses d’exploitation Bénéfice net d’exploitation	Procédez de l’une des manières suivantes : Pour afficher un rapport en temps réel, sélectionnez Afficher l’analyse des écarts de budget pour l’année en cours à partir d’une nouvelle conversation. Pour afficher un rapport prégénéré, sélectionnez le lien Voir plus dans la notification d’informations du rapport d’analyse des écarts de budget pour l’année en cours.
Analyse des écarts de budget pour l’année ou l’exercice en cours au mois dernier		Affiche les montants réels et budgétaires actuels de YTD ou FYTD pour les groupes de comptes configurés suivants au cours du dernier mois : Revenus Coût des ventes Dépenses d’exploitation Bénéfice net d’exploitation Ces chiffres sont basés sur le fait que vos livres du Grand livre sont ouverts ou fermés. Si vos livres sont ouverts au cours du dernier mois, il affiche les valeurs actuelles YTD ou FYTD à la date d’aujourd’hui. Si vos livres sont fermés au cours du dernier mois, il affiche les valeurs actuelles de YTD ou FYTD à la fin du dernier mois.	Sélectionnez Afficher l’analyse des écarts de budget au mois dernier dans une nouvelle conversation.
Analyse des écarts de périodes antérieures		Spectacles Actuel Chiffres réels depuis le début de l’année ou FYTD par rapport à avant Données réelles YTD ou FYTD pour les groupes de comptes configurés suivants : Revenus Coût des ventes Dépenses d’exploitation Bénéfice net d’exploitation	Procédez de l’une des manières suivantes : Pour afficher un rapport en temps réel, sélectionnez Exécuter l’analyse des écarts de périodes antérieures à partir de la carte d’aperçu de l’année ou de l’exercice en cours. Pour afficher un rapport prégénéré, sélectionnez le lien Voir plus dans la notification d’informations du rapport d’analyse des écarts de budget pour l’année en cours.
Analyse des écarts de périodes antérieures au mois dernier		Spectacles Actuel chiffres réels de l’année ou de l’exercice jusqu’au mois précédent par rapport à avant Chiffres réels de l’année ou de l’exercice jusqu’au mois précédent pour les groupes de comptes configurés suivants :  Revenus Coût des ventes Dépenses d’exploitation Bénéfice net d’exploitation	Sélectionnez Exécuter l’analyse des écarts de périodes antérieures à partir de la carte d’aperçu de l’année ou de l’exercice précédent.
Les services ou les établissements ont dépassé le budget		Si le processus de notification planifié révèle que le total du groupe de comptes Dépenses d’exploitation dépasse le total du budget, Copilot génère ces informations. Les responsables d’unité commerciale verront tous les détails des groupes de comptes pour les services ou les établissements applicables. Les utilisateurs non restreints ne verront que les totaux des dépenses d’exploitation pour chaque service ou établissement applicable.	Si cette notification d’aperçu a été générée, sélectionnez le lien Afficher plus de la notification d’aperçu
		Affiche une description générée par l’IA de l’analyse des écarts basée sur l’évaluation des groupes de comptes et des comptes du grand livre associés.	Sélectionnez Décrire l’écart à partir d’une carte d’aperçu.
Rapport financier préparatoire		Affiche le rapport financier préparatoire spécifié dans la Configuration de l’analyse des écarts Copilot. Utilisez ce rapport pour examiner les détails d’un écart signalé. Notez le comportement attendu suivant lors du lancement d’un rapport financier à partir de Copilot : Si le rapport financier est configuré avec des invites, vous devrez saisir les invites avant de consulter le rapport. Si vous choisissez d’analyser par service et également par établissement ou entité, Copilot lancera le rapport financier préparatoire d’établissement ou d’entité par défaut pour les utilisateurs non restreints (utilisateurs qui ont accès aux informations financières de l’ensemble de l’organisation).	Sélectionnez Voir le rapport financier préparatoire complet à partir d’une carte d’aperçu.
Rapport de soldes de dimension		À partir d’une carte d’aperçu, vous pouvez explorer le rapport des soldes de dimension pour chaque groupe de comptes applicable. Le rapport de soldes de dimension est filtré de manière à correspondre à la valeur sélectionnée. Par exemple, vous affichez l’analyse des écarts budgétaires depuis le début de l’année pour le département A. Si vous sélectionnez la valeur Réelle en regard du groupe de comptes Revenu, le rapport Soldes Dimension est filtré pour afficher uniquement les comptes GL de la hiérarchie du groupe de comptes Revenu qui sont étiquetés au service A. À partir du rapport de soldes de dimension, vous pouvez ensuite explorer le rapport du Grand livre ou le rapport du budget pour trouver les valeurs applicables.	Sélectionner une valeur réelle dans une carte d’aperçu.