Rapport de la balance âgée collaborateur

Le rapport sur le vieillissement des employés présente une liste d’employés ainsi que le nombre de jours où leurs remboursements ont vieilli.

Un rapport chronologique des collaborateurs ressemble à un rapport chronologique des comptes fournisseurs. Cependant, au lieu d’afficher les montants que vous devez à vos fournisseurs, il montre les montants que vous devez à vos employés. La plupart des entreprises publient ce type de rapport à la fin de chaque mois.

Vous pouvez trouver le rapport sur le vieillissement des employés en allant à Dépenses > Tous > Rapports > Vieillissement des employés.

Consulter un rapport mensuel

Pour exécuter un rapport :

1. Lorsque la page des paramètres du rapport s’affiche, sélectionnez Voir.
2. Pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser pour revenir à la page principale du rapport et suivez les étapes ci-dessous.

Personnaliser et exécuter

Vous pouvez afficher le rapport par défaut aujourd’hui ou à une autre date que vous avez saisie, et vous pouvez baser le rapport sur les dates d’origine ou d’échéance du rapport de dépenses.

Vous pouvez filtrer la liste par un seul collaborateur ou par tous les employés, et choisir de trier par ID collaborateur, nom ou montant. Si vous choisissez le montant, le rapport est organisé par ordre décroissant, le rapport de dépenses le plus important étant indiqué en premier.

Vous pouvez accepter la valeur par défaut d’un rapport simplifié qui résume les détails sur une seule ligne par collaborateur, ou générer un rapport détaillé de tous les rapports de dépenses du collaborateur.

Vous pouvez personnaliser le rapport détaillé pour n’afficher que les dates dont vous avez besoin à l’aide de l’option Dates à afficher.

Enfin, vous pouvez accepter la valeur par défaut Non pour supprimer les comptes avec des soldes nuls, ou les afficher si vous le souhaitez. Lorsque le rapport HTML est affiché, les entrées de rapport de dépenses de la période en cours sont liées afin que vous puissiez accéder à leurs détails.

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

Pour personnaliser et exécuter un rapport :

1. Sélectionnez la période de vieillissement dans le menu déroulant ou entrez la date à laquelle vous souhaitez que le vieillissement soit calculé.
2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées. Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que collaborateur et collaborateur type. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.
3. Effectuer la mise en page du rapport. Les options de format seront différentes d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.
4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

Période

Vous pouvez ajuster la période et d’autres détails pour répondre à vos besoins en matière de rapports. Par exemple, vous pouvez préférer répertorier les montants impayés par date de dépense plutôt que par date de comptabilisation GL.

Pour spécifier la période du rapport :

Champ Période	Remarques
Périodes de la balance âgée	Sélectionnez l’icône Périodes de vieillissement flèche vers le bas, puis sélectionnez la période souhaitée. Les périodes chronologiques sont partagées avec les Comptes fournisseurs. Vous pouvez paramétrer les périodes chronologiques de votre société dans la section Périodes chronologiques de la Comptabilité fournisseurs via Société > Administrateur > abonnements > Comptes fournisseurs > configurer.
Rapport au	Sélectionnez l’une ou l’autre Aujourd’hui ou Sélectionné pour le Rapport en date du Date (date utilisée comme référence pour la période que vous sélectionnez). Si vous choisissez Date sélectionnée, vous devez spécifier la date dans le Date sélectionnée boîte.
Date sélectionnée	Entrez une date de début spécifique.
Basé sur	Pour le Basé sur date, vos choix sont les suivants : Date de la dépense Date de comptabilisation dans le Grand livre

Filtres du rapport

Vous pouvez laisser les champs de filtre vides, ce qui revient à spécifier « Tous », ou vous pouvez saisir des valeurs qui filtrent la liste afin d’affiner votre recherche. Vous pouvez continuer à modifier les critères de filtre et d’autres paramètres jusqu’à ce que vous soyez satisfait des résultats. Notez toutefois que vous devez sélectionner Afficher ou sur une autre option de sortie chaque fois que vous modifiez les paramètres.

Pour définir des filtres afin d’affiner les résultats du rapport :

1. Pour que le rapport affiche les résultats d’un collaborateur ou d’un groupe d’employés spécifique, utilisez l’icône De la part d’un employé et À l’employé listes déroulantes.
Comment utiliser les cases De/À
Pour exécuter ce rapport pour un seul collaborateur :
1. Sélectionnez la flèche vers le bas à côté de l’icône De la part d’un employé , et dans le menu qui s’affiche, sélectionnez le collaborateur que vous souhaitez.
2. Sélectionnez la flèche vers le bas à côté de l’icône À l’employé et dans le menu qui s’affiche, sélectionnez le même collaborateur.
Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’employés :
1. Sélectionnez la flèche vers le bas à côté de l’icône De la part d’un employé , et dans le menu qui s’affiche, sélectionnez le collaborateur souhaité au début de la plage.
2. Sélectionnez la flèche vers le bas à côté de l’icône À l’employé , et dans le menu qui s’affiche, sélectionnez le collaborateur que vous souhaitez à la fin de la plage.
Pour exécuter ce rapport pour tous les employés :
Laissez les deux cases vides.
Si vous avez un grand numéro d’employés, ou si ce rapport prend trop de temps à traiter, utilisez le De la part d’un employé et À l’employé pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter 5 rapports, un pour les employés dont le nom commence par A-E, puis F-K, L-P, Q-U et V-Z. Lieu/département, rapports individuels et invite à l’exécution.
2. Pour que le rapport affiche les résultats d’un type de collaborateur spécifique, sélectionnez l’icône Type d’employé , puis sélectionnez le type de collaborateur que le rapport doit couvrir.
3. En plus de filtrer vos résultats par collaborateur et/ou type de collaborateur, vous pouvez spécifier le type de devise, le taux de change, l’établissement et le service.
Pour définir des filtres supplémentaires pour les sociétés multi-devises et multi-entités :
Devise de transaction
Si vous êtes une société multi-devises, vous pouvez filtrer les transactions en fonction d’une devise spécifique. (Ce champ n’est visible que dans un environnement multi-devises.)  De la Devise de transaction liste déroulante, sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez que le rapport s’affiche.  Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport inclut les transactions dans votre devise de tenue de compte.
Types de taux de change
Si la devise de transaction n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, sélectionnez Type de taux de change, puis sélectionnez un type de taux de change tel que Tarif journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.
Si vous savez quel devrait être le taux de change pour cette facture fournisseur ou si vous avez convenu d’un taux fixe avec le collaborateur, vous pouvez le saisir dans Taux de change. Dans le cas contraire, le taux de change est généré au moment de la génération de la facture fournisseur.
Localisation et service
Les options de filtre suivantes ne s’affichent que si vous travaillez dans un environnement multi-devises et multi-entités :
Pour filtrer le rapport par établissement géographique, tapez le nom de la région, du pays, du statut ou du territoire, ou de la ville dans le Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’établissement souhaité dans la liste qui s’affiche.
Vous devez entrer ou sélectionner un établissement pour exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Champ Filtre	Remarques
Du collaborateur, Au collaborateur	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour ce collaborateur ou cette plage d’employés spécifique. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les employés.
Type de collaborateur	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le type de collaborateur que vous spécifiez ici. Par défaut, cette case est vide, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les types de collaborateurs.
À partir du compte, o compte	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour ce compte spécifique ou cette plage de comptes. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les comptes.
Devise de transaction	Si vous travaillez dans un environnement multi-devises, vous pouvez définir la devise que vous souhaitez que le rapport utilise (cette zone ne s’affiche que si vous travaillez dans un environnement multi-devises). Pour ce faire, sélectionnez l’icône Devise de transaction flèche vers le bas, puis sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez que le rapport s’affiche. Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport contient les transactions dans votre devise de tenue de compte.
Types de taux de change	Vous permet de sélectionner le taux de change à utiliser. Si la devise de transaction n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, sélectionnez Type de taux de change, puis sélectionnez un type de taux de change tel que Tarif journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ. Pour spécifier d’autres types de taux de change, reportez-vous à la section Types de taux de change. Si vous savez quel doit être le taux de change pour cette dépense ou si vous avez convenu d’un taux fixe avec le collaborateur, vous pouvez le saisir dans Taux de change. Dans le cas contraire, le taux de change est généré automatiquement lors de la génération de l’occurrence de la facture fournisseur. La valeur par défaut est Intacct Daily Rate. Vous pouvez ajouter les taux de change que vous souhaitez voir apparaître dans ce menu déroulant dans Société ( Société > Configuration > Multi-devise > Taux de change ). Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, la liste déroulante Type de taux de change contient plusieurs valeurs possibles, dont une pourra également être la valeur par défaut. Par exemple, votre entreprise peut avoir des types de taux mensuel, hebdomadaire et ponctuel ainsi que leurs différents taux de change. Sinon, si votre société n’a pas défini de types de taux de change personnalisés, vous pouvez utiliser le taux de change journalier Intacct.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un établissement spécifique. Pour filtrer le rapport par établissement géographique, tapez le nom de la région, du pays, du statut ou du territoire, ou de la ville dans le Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’établissement souhaité dans la liste qui s’affiche. S’affiche uniquement pour les sociétés multi-devises et multi-entités. Vous devez entrer ou sélectionner un établissement pour exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique. Pour filtrer le rapport par service au sein de la société, tapez le nom du service dans le Département ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le service souhaité. S’affiche uniquement pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité ou service et/ou établissement ait son propre rapport. En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les départements et les emplacements sur des pages individuelles ne peuvent être exécutés que hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel option, vous pouvez sélectionner uniquement Traiter et stocker. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour vous obliger (vous ou toute personne utilisant ce rapport) à saisir une entité ou un établissement et un service avant l’exécution du rapport.
Afficher pour	Vous permet d’afficher les transactions pour certains emplacements, quel que soit l’établissement sélectionné dans le Emplacement liste déroulante. Tous les sites : afficher les transactions pour tous les emplacements, quel que soit l’établissement sélectionné dans le Emplacement liste déroulante. Cet établissement : Afficher les transactions uniquement pour l’entité actuellement sélectionnée. Emplacements des enfants : Affiche les transactions uniquement pour les zones subordonnées à l’établissement de votre entité. Exemple : Supposons que votre établissement soit les États-Unis > la Californie > la région de la baie > Los Gatos. Tous les sites afficherait les transactions pour la Californie > la région de la baie > Los Gatos. Cet établissement montrerait les transactions pour la Californie. Emplacements enfants afficherait les transactions pour la région de la baie et Los Gatos uniquement.

Mise en forme

Vous pouvez trier par ID collaborateur, nom, montant ou date de comptabilisation GL. Vous pouvez accepter la valeur par défaut d’un rapport simplifié qui résume les détails sur une seule ligne par collaborateur, ou générer un rapport détaillé de toutes les dépenses de l’collaborateur. De plus, vous pouvez choisir de supprimer ou d’afficher les comptes avec des soldes nuls.

Pour mettre en forme ce rapport :

Champ Format	Remarques
Trier par	Sélectionnez l’icône Trier par , puis sélectionnez la catégorie à trier. L’abréviation « desc » après une option signifie « Ordre décroissant », ordre alphabétique extourner ou extourner l’ordre numérique. L’ordre de tri par défaut et le numéro d’options varient selon que vous souhaitez un rapport de résumé ou un rapport détaillé. L’ID de collaborateur est l’ordre de tri par défaut.
Grouper par	Vous pouvez regrouper les données de rapport par ID collaborateur, nom de l’collaborateur, type d’collaborateur ou date de comptabilisation GL.
Type de rapport	Sélectionnez l’icône Type de rapport vous voulez. Par défaut, vous obtiendrez un rapport résumé. L' Résumé Le type de rapport condense tous les détails du compte sur une seule ligne. L' Détail Le type de rapport affiche une ligne par client et par compte. Il comprend également des colonnes d’informations supplémentaires.
Afficher les employés avec un solde nul	Sélectionnez Oui pour inclure les employés dont le solde est nul, ou sélectionnez Non de les exclure de ce rapport. Non est l’option par défaut.
Orientation de la page	Pour définir la mise en page, sélectionnez l’une des options suivantes Portrait ou Paysage.
Dates à afficher	Choisissez d’inclure une colonne dans le rapport pour les dates de dépense ou les dates de comptabilisation GL. Par défaut, toutes les dates sont incluses dans le rapport. Ces dates sont affichées dans la zone Sélectionné. Pour masquer une date spécifique, sélectionnez-la et sélectionnez la flèche vers la gauche pour la déplacer dans la zone Disponible.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exporter au format Excel ou CSV, ou sélectionner Imprimer pour une version PDF.

Pour ajouter un titre, un sous-titre et un pied de page au rapport :

1. Tapez le titre dans le Titre du rapport 1 boîte.
   • Le titre s’affiche en grand au-dessus de la page, juste en dessous du nom de votre société.
   • Vous pouvez taper n’importe quel nom par défaut qui se trouvait automatiquement dans cette zone.
2. Tapez le sous-titre dans le Titre du rapport 2 boîte.

   Ce sous-titre s’affiche en plus petits caractères, directement sous le titre principal.

3. Tapez le texte du pied de page dans le Texte de pied de page boîte. Le texte du pied de page s’affiche en bas au centre du rapport.

Que contient ce rapport ?

Le rapport chronologique des employés par défaut se compose des colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Identifiant de collaborateur	L’identifiant associé à vos employés (fournisseurs) avec une facture fournisseur impayée
Nom du collaborateur	Le nom de vos employés avec une facture fournisseur impayée
Dépense	Pour un rapport détaillé uniquement
Devise de transaction	Devise de transaction Pour un rapport détaillé uniquement
Montant de la transaction	Montant en devise de transaction. Pour un rapport détaillé seulement.
-0	Le montant que vous devez à vos employés pour les achats effectués au cours du mois en cours
1-30	Le montant que vous devez à votre collaborateur qui est en retard de 1 à 30 jours
31-60	Le montant que vous devez à votre collaborateur qui est en retard de 31 à 60 jours
61-90	Le montant que vous devez à votre collaborateur qui est en retard de 61 à 90 jours
91-	Le montant que vous devez à votre collaborateur depuis plus de 91 jours
Total	Le montant total dû au collaborateur. Sélectionnez ce numéro pour voir des informations détaillées sur la facture fournisseur envoyée au collaborateur.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.