Rapport de livre-journal des dépenses

L' Livre-journal des dépenses Le rapport fournit une liste des soldes des comptes actuels de chaque collaborateur. Ce rapport affiche le solde d’ouverture de la période que vous avez sélectionnée ainsi que chaque transaction pour chaque collaborateur.

Utilisez ce rapport pour voir si le solde du grand livre de dépenses correspond à celui du Grand livre et pour voir quels employés ont des soldes supérieurs à zéro.

Vous pouvez filtrer la liste par collaborateur, établissement, service et relevé des paiements. Normalement, la liste n’affiche que les employés dont le solde est supérieur à zéro, mais vous pouvez également afficher les employés dont le solde est nul.

Dans le rapport, vous pouvez sélectionner le nom d’un collaborateur pour accéder à la page Informations sur l’employé.

Qui sont les destinataires de ce rapport ?

• Les comptables, les contrôleurs, tous ceux qui ont besoin de voir quels employés doivent de l’argent.
• Les comptables et les contrôleurs qui doivent équilibrer le livre-journal des dépenses et le compte de contrôle.

Vous pouvez trouver le rapport du livre-journal des dépenses en accédant à Dépenses > Tous > Rapports > Livre-journal des dépenses.

Afficher un rapport mensuel

1. Générez le rapport.

2. Sur la page Paramètres du rapport, sélectionnez Afficher.

   Un rapport contenant les résultats de la période de référence par défaut s’affiche dans votre navigateur.

3. Si vous le souhaitez, pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

1. Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.

   Vous pouvez spécifier la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.

2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

   Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le fournisseur et le site. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.

3. Effectuer la mise en page du rapport.

   Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et/ou organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.

4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

5. Pour afficher, traiter, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport ou l’ajouter au tableau de bord, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Afficher : Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
   • Imprimer : Affichez le rapport maintenant, au format PDF imprimable.
   • Traiter et stocker : Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés, ou envoyés vers un site de stockage dans le cloud, de type Dropbox. En savoir plus sur le traitement et le stockage des rapports.
   • Ajouter au tableau de bord : Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.

   • Enregistrer : Enregistrez le rapport pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter.

     Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.

   • Exporter : Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter les données du rapport varient selon les rapports.
   • Personnaliser : Après avoir exécuté le rapport, revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.
   • E-mail : Après avoir exécuté le rapport, envoyez-le par e-mail à d’autres utilisateurs.

   Certaines options ne sont disponibles que si vous accédez au rapport à partir du Centre de rapports.

Période

Vous pouvez utiliser l’une des nombreuses périodes de rapport prédéfinies disponibles dans le Période visée par le rapport et À la Date ou créez votre propre période de déclaration à l’aide de l’outil Date de début et Date de fin boîtes.

Pour définir la période de recherche :

Dans la section Période, effectuez l’une des actions suivantes :

• Utilisez une période de rapport prédéfinie :
  1. Sélectionnez la flèche vers le bas Période de référence, puis sélectionnez la période de votre choix.
  2. Saisissez une Date d’effet (qui sera utilisée comme référence pour la période que vous sélectionnez ; laissez le champ de date actuelle vide).
• Spécifiez votre propre période de déclaration en saisissant un Date de début et/ou un Date de fin.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque article de la section Période de cette page de configuration du rapport :

Champ Période	Remarques	Limites
Période visée par le rapport	Ces périodes sont toujours relatives à la date d’effet. Toutes les périodes commencent le premier jour de la période, c’est-à-dire le premier jour du mois, du trimestre ou de l’année que vous sélectionnez.	Fonctionne uniquement avec Date d’effet. Ne s’applique pas si vous sélectionnez une Date de début ou une Date de fin.
À la Date	Laissez ce champ vide pour utiliser automatiquement la date d’aujourd’hui.	Fonctionne uniquement avec Période de référence. Ne s’applique pas si vous sélectionnez une Date de début ou une Date de fin.
Date de début, Date de fin	Laissez le Date de début vide pour inclure tous les renseignements à partir de la date à laquelle vous avez saisi des données dans votre société jusqu’à la date de fin inclusivement. N’indiquez rien dans le champ Date de fin pour inclure toutes les informations de la date de début jusqu’à la date du jour.	Utilisez le format de date suivant : MM/JJ/AAAA
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour obliger le système à attendre que vous (ou toute personne utilisant ce rapport) saisissiez un site, un service et/ou une période avant d’exécuter le rapport.

Filtres du rapport

Vous pouvez filtrer la liste des employés par nom ou par type. Vous pouvez également choisir de masquer ou d’afficher les comptes dont les soldes sont nuls.

Pour définir des filtres afin d’affiner les résultats du rapport :

1. Pour que le rapport affiche les résultats d’un collaborateur spécifique, sélectionnez l’icône Employé , puis sélectionnez le nom du collaborateur que le rapport doit couvrir.
2. Pour filtrer le rapport par établissement géographique, tapez le nom de la région, du pays, du statut ou du territoire, ou de la ville dans le Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’établissement souhaité dans la liste qui s’affiche.
Vous devez entrer ou sélectionner un établissement pour exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez est utilisé pour déterminer la devise appropriée.
3. Pour filtrer le rapport par service au sein de la société, tapez le nom du service dans le Département ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le service de votre choix.
4. Pour filtrer par relevé des paiements, sélectionnez l’icône Résumé , puis sélectionnez le résumé que vous souhaitez que le rapport couvre. Pour inclure tous les résumés, ne sélectionnez rien.
   Pour les entreprises multi-devises : Vous pouvez filtrer les transactions en fonction d’une devise spécifique. Pour ce faire, sélectionnez la flèche vers le bas Devise de transaction, puis sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez que le rapport s’affiche. Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport inclut les transactions dans votre devise de tenue de compte.
5. Sélectionnez Date du document pour baser votre rapport sur la date de création du document correspondant, ou sélectionnez Date d’affichage GL pour la baser sur le moment où la transaction a été validée dans le GL.
6. Sélectionnez l’icône Afficher les employés sans activité pour inclure tous les employés du rapport, même s’il n’y a pas d’activité pour un collaborateur particulier.
7. Sélectionnez Afficher les employés avec un solde zéro pour inclure les employés ayant des soldes nuls ainsi que ceux à qui un solde est dû.

Champ Filtre	Remarques	Limites
Collaborateur	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le collaborateur que vous spécifiez ici. Par défaut, cette case est vide, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les employés.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un établissement spécifique.	Ne s’affiche que pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité, service et/ou établissement dispose de sa propre page de rapport.	En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les départements et les emplacements sur des pages individuelles ne peuvent être exécutés que hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel option, vous pouvez sélectionner uniquement Traiter et stocker.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour vous demander (ou à toute personne utilisant ce rapport) d’entrer une entité ou un établissement et un service avant d’exécuter le rapport.
Résumé	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le résumé que vous spécifiez ici. Par défaut, cette case est vide, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les résumés.
Basé sur	Vous pouvez choisir de baser le rapport sur la date de création du document correspondant ou sur la date à laquelle la transaction a été validée dans le GL.
Afficher les collaborateurs sans activité	Cochez cette case pour liste tous les employés, même s’il n’y a pas d’activité pour un collaborateur.
Afficher les collaborateurs avec des soldes nuls	Cochez cette case pour liste les employés qui ont un solde zéro ainsi que ceux à qui un solde est dû.
Devise de transaction	Permet de spécifier la devise. Par défaut, cette option est compensé, ce qui signifie que le rapport contient des transactions de toutes les devises. Cependant, le rapport lui-même est dans la devise de tenue de compte.	Cet article s’affiche si votre société utilise des devises de transaction étrangères. Si c’est le cas, vous pouvez sélectionner des transactions d’une devise spécifiée. Si vous n’effectuez aucune sélection, le rapport contient les transactions de toutes les devises. Cependant, le rapport lui-même est dans la devise de tenue de compte.

Mise en forme

Cette section permet de spécifier l’ordre de tri du rapport.

Pour mettre en forme ce rapport :

1. Pour trier les résultats du rapport, sélectionnez l’icône Trier par , puis sélectionnez la catégorie à trier par : ID de l’collaborateur, prénom ou nom.
2. Pour modifier la mise en page, sélectionnez l’icône Page Orientation liste déroulante, puis sélectionnez Portrait ou Paysage.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exporter au format Excel ou CSV, ou sélectionner Imprimer pour une version PDF.

1. Saisissez le titre dans la case Titre du rapport 1.

   • Le titre s’affiche en grand au-dessus de la page, juste en dessous du nom de votre société.
   • Vous pouvez remplacer tout nom par défaut qu’Intacct aurait pu saisir automatiquement dans ce champ.

2. Saisissez le sous-titre dans la case Titre du rapport 2.

   Ce sous-titre s’affiche en plus petits caractères, directement sous le titre principal.

3. Saisissez le texte du pied de page dans la case Texte du pied de page. Le texte du pied de page s’affiche en bas au centre du rapport.

Les rapports standard exportés au format PDF affichent automatiquement l’horodatage Créé le et le numéro de page au bas de la page.