Configurer les approbations d’écriture de journal

Les approbations des écritures de journal permettent de s’assurer que les bons utilisateurs surveillent et approuvent les écritures de journal appropriées avant qu’elles ne soient comptabilisées.

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Société

Grand livre
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions

Valider des écritures de journal Liste
Conditions préalables

  • Les approbations doivent être activées

    Dans la section Options d’approbation de la page Configurer le Grand livre, sélectionnez Activer les approbations d’écriture de journal.

  • Si vous souhaitez autoriser un groupe d’utilisateurs à approuver des écritures de journal, créez d’abord le groupe d’utilisateurs.

Ajouter des permissions d’approbateur

Avant qu’un utilisateur puisse être affecté en tant qu’approbateur, il doit obtenir les permissions d’approuver les écritures de journal.

Sur la page Permissions du Grand livre, recherchez Approuver les écritures de journal et sélectionnez Lister en regard.

Si vous utilisez des permissions basées sur les rôles, vérifiez si vous souhaitez donner cette permission à tous les utilisateurs auxquels le rôle est affecté.

Pour en savoir plus sur l’attribution de permissions, sélectionnez l’un des liens suivants, en fonction de la configuration de sécurité de votre organisation :

L’utilisateur apparaît désormais dans la liste des approbateurs disponibles. Suivez les étapes indiquées dans la section suivante pour ajouter des utilisateurs en tant qu’approbateurs.

Attribuer un rôle à un groupe d’utilisateurs

Si vous avez créé un groupe d’utilisateurs à autoriser en tant qu’approbateur et que vous utilisez des permissions basées sur les rôles, vous pouvez attribuer un rôle avec la permission d’approbation à ce groupe. Dans ce cas, envisagez de créer un rôle distinct uniquement pour les approbateurs d’écritures de journal.

  1. Accédez à Société > Admin > Groupes.

  2. Recherchez le groupe d’approbateurs d’écriture de journal, puis sélectionnez Modifier.

  3. Accédez à l’onglet Informations sur les rôles.

  4. Dans la colonne Nom de rôle, sélectionnez le rôle ayant la permission d’approuver les écritures de journal.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

Exiger l’approbation des journaux et spécifier les approbateurs

Si vous travaillez dans une société multi-entités et que vous devez désigner différents approbateurs par entité, commencez par le niveau général. Ensuite, une fois que vous avez terminé de configurer les approbations au niveau général, accédez à chaque entité et sélectionnez les approbateurs

  1. Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.

  2. Sur la page Configurer le Grand livre, sous Options d’approbation, sélectionnez Activer les approbations d’écritures de journal.

  3. Dans la section Approbateurs, spécifiez les approbateurs pour chaque journal nécessitant des approbations.

    Vous pouvez le faire de l’une des trois manières suivantes :

    • Autoriser un approbateur par journal.

      1. Dans la colonne Journal, sur la première ligne vide, saisissez un journal.

      2. Dans la colonne Approbateur, saisissez un utilisateur qui l’autorise en tant qu’approbateur.

      3. Si vous n’autorisez pas les utilisateurs à approuver leurs propres écritures, sélectionnez un approbateur suppléant.

    • Autoriser un groupe d’utilisateurs.

      Tout membre du groupe peut approuver les écritures de journal. Seule une approbation est requise.

      1. Dans la colonne Journal, sur la première ligne vide, saisissez un journal.
      2. Dans la colonne Approbateur, saisissez un groupe d’utilisateurs pour autoriser tous les membres du groupe en tant qu’approbateurs.

      3. Si vous n’autorisez pas les utilisateurs à approuver leurs propres écritures, sélectionnez un approbateur suppléant.

    • Créer une chaîne d’approbation en plusieurs étapes.

      Dans ce flux de travail, au moins deux approbations sont requises pour chaque écriture de journal. Chaque écriture est acheminée vers le premier approbateur. Une fois approuvée, elle est transmise à l’approbateur suivant.

      1. Dans la colonne Journal, sur la première ligne vide, saisissez un journal.

      2. Dans la colonne Approbateur, saisissez un utilisateur qui l’autorise en tant qu’approbateur.

      3. Si vous n’autorisez pas les utilisateurs à approuver leurs propres écritures, sélectionnez un approbateur suppléant.

      4. Sur la ligne suivante, saisissez le même journal et sélectionnez un autre approbateur et, le cas échéant, un approbateur suppléant.

        Répétez cette étape pour ajouter des niveaux supplémentaires dans la chaîne d’approbation.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Pour approuver automatiquement toutes les transactions d’un journal particulier (aucune approbation requise), laissez le journal hors de la liste.

Configurer des notifications par e-mail pour les approbateurs

Dans la section Fréquence des notifications par e-mail, vous pouvez configurer Intacct pour qu’il envoie aux approbateurs des notifications par e-mail à propos des écritures nécessitant une approbation. Vous pouvez sélectionner la fréquence d’envoi des notifications :

  • Aucun : les notifications ne sont pas envoyées. Il s’agit de la sélection par défaut.
  • Transactions individuelles : une notification est envoyée à chaque fois qu’une approbation de transaction est demandée.
  • Résumé quotidien : une notification est envoyée une fois par jour, juste après la fin de la journée.
  • Résumé hebdomadaire : Une notification est envoyée une fois par semaine, au début du dernier jour ouvrable de la semaine.
  • Résumé mensuel : une notification est envoyée à la fin du mois, au début du dernier jour ouvrable du mois.

Les notifications récapitulatives incluent toutes les activités qui se sont produites depuis la dernière notification qui a été envoyée.

Le calendrier de votre société détermine l’heure ou le jour exact de la semaine ou du mois où les notifications récapitulatives sont envoyées.

Pour chaque transaction nécessitant une approbation, la notification contient un lien permettant de vérifier la transaction, ainsi que les informations suivantes :

  • Nom de la personne ayant soumis la transaction.
  • Date d’émission.
  • Journal.
  • Numéro de transaction.
  • Description.

Créer un approbateur administrateur

Au fur et à mesure que les personnes changent de rôle dans les sociétés ou qu’ils finissent par les quitter, il se peut qu’un approbateur ne soit plus disponible pour approuver les écritures de journal. Pour vous assurer qu’il y a toujours quelqu’un qui peut approuver une écriture, créez un approbateur administrateur.

Les écritures de journal créées par l’approbateur administrateur sont automatiquement approuvées.

  1. Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.

  2. Sur la page Configurer le Grand livre, sous Options d’approbation, saisissez un utilisateur dans le champ Approbateur administrateur.

    Il est préférable de choisir une personne qui ne fait normalement pas partie du processus d’approbation.

  3. Sélectionnez Enregistrer.

Autoriser les émetteurs à approuver leurs propres écritures

Un émetteur peut approuver ses propres écritures de journal si les conditions suivantes sont remplies :

  • Sur la page Configurer le Grand livre, sous Options d’approbation, la case L’émetteur peut approuver ses propres écritures est cochée.
  • L’émetteur est un approbateur du journal.
  • L’option Approbation du responsable du collaborateur est désactivée.
Motif Solution

L’option L’émetteur peut approuver ses propres écritures n’est pas activée

Si l’option L’émetteur peut approuver ses propres écritures n’est pas sélectionnée sur la page Configurer le Grand livre, aucun utilisateur ne peut approuver sa propre écriture.

Contactez votre administrateur pour activer cette fonction ou pour sélectionner un approbateur suppléant afin d’approuver vos écritures.

Non défini comme approbateur

Si vous n’avez pas reçu les permissions d’approbateur, vous ne pouvez pas approuver d’écritures de journal.

Contactez l’administrateur pour activer les permissions afin que vous puissiez approuver les écritures comme le décrit la section précédente.

Problèmes d’approbation du responsable

Si vous n’êtes pas affecté à un responsable, un message d’erreur peut s’afficher lorsque vous essayez de soumettre une écriture de journal. Le message indique qu’il s’agit d’une transaction non valide et qu’un responsable doit être affecté au collaborateur.

L’option qui vous permet d’approuver vos propres écritures fonctionne correctement si vous êtes configuré en tant qu’approbateur. Lorsque l’option Approbation du responsable du collaborateur a été configurée pour l’approbateur, le Grand livre ignore l’option « L’émetteur peut approuver ses propres écritures » et étudie votre fiche de collaborateur pour trouver un responsable.

Dans ce cas, indiquez un responsable dans la fiche du collaborateur, puis envoyez l’écriture au responsable pour approbation, ou supprimez l’exigence d’approbation du responsable.

Recevoir un e-mail pour approuver une transaction

Pour recevoir des e-mails, les notifications par e-mail doivent être configurées dans Configurer le Grand livre.

  1. Sélectionnez votre nom d’utilisateur en haut de n’importe quelle page, puis sélectionnez Mes préférences.

  2. Dans la section Notifications par e-mail, sous Demandes d’approbation, sélectionnez Écriture de journal.

  3. Sélectionnez Enregistrer.