Configurer les approbations d’écriture de journal

Les approbations des écritures de journal permettent de s’assurer que les bons utilisateurs surveillent et approuvent les écritures de journal appropriées avant qu’elles ne soient comptabilisées.

Les sociétés à plusieurs entités exigent l’approbation des transactions de journal saisies au niveau général, au niveau de l’entité ou les deux :

  • Transactions de niveau général : Pour exiger l’approbation des transactions de journal saisies au niveau général, activez l’approbation des écritures de journal et attribuez des approbateurs au niveau général.

    Les approbations d’écritures de journal que vous configurez au niveau de l’entité ne sont pas prises en compte.

  • Transactions au niveau de l’entité : Pour exiger l’approbation des transactions de journal saisies au niveau de l’entité, activez l’approbation des écritures de journal et affectez des approbateurs au niveau de l’entité.

    Si vous ne configurez pas les approbations au niveau de l’entité, Sage Intacct vérifie si vous avez activé les approbations et affecté des approbateurs au niveau général.

    Si vous activez et affectez l’approbation à ces deux niveaux, Intacct utilise les affectations au niveau de l’entité.

Abonnement

Société

Grand livre
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions

Société

Applications : Configurer
Conditions préalables

Si vous souhaitez autoriser un groupe d’utilisateurs à approuver des écritures de journal, créez d’abord le groupe d’utilisateurs.

Avant qu’un utilisateur puisse être affecté en tant qu’approbateur, il doit obtenir les permissions d’approuver les écritures de journal.

Sur la page Permissions du Grand livre, recherchez Approuver les écritures de journal et sélectionnez Lister en regard.

Si vous utilisez des permissions basées sur les rôles, vérifiez si vous souhaitez donner cette permission à tous les utilisateurs auxquels le rôle est affecté.

Pour en savoir plus sur l’attribution de permissions, sélectionnez l’un des liens suivants, en fonction de la configuration de sécurité de votre organisation :

Si votre société utilise la sécurité basée sur les rôles, vous pouvez créer un groupe d’utilisateurs à ajouter en tant qu’approbateur. Tout membre du groupe peut approuver une écriture. L’approbation d’un seul membre est nécessaire.

Créez un rôle distinct uniquement pour les approbateurs d’écriture de journal.

Consultez les pages d’aide suivantes, pour en savoir plus, :

Si vous travaillez dans une société multi-entités et que vous devez désigner différents approbateurs par entité, commencez par le niveau général. Une fois que vous avez terminé de configurer les approbations au niveau général, accédez à chaque entité et sélectionnez les approbateurs.

  1. Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.

  2. Sous Options d’approbation, sélectionnez Activer les approbations d’écriture de journal.
  3. Sélectionnez Gérer les approbations, puis sélectionnez Modifier.

  4. Vous pouvez également sélectionner L’émetteur peut approuver ses propres écritures.

    Si vous ne souhaitez pas que les écritures de journal des approbateurs soient automatiquement approuvées lorsqu’ils les soumettent, ne cochez pas cette case. Vous pourrez sélectionner un approbateur suppléant pour chaque journal.

  5. Vous pouvez également sélectionner Activer la délégation, pour permettre aux approbateurs de sélectionner une autre personne disposant de permissions d’approbation pour approuver les écritures de journal en leur nom. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Approbations du délégataire.

  6. Vous pouvez également sélectionner un Approbateur admin.

    Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Créer un approbateur admin.

  7. Dans le tableau, spécifiez les approbateurs pour chaque journal nécessitant des approbations.

    Vous pouvez le faire de l’une des trois manières suivantes :

    1. Dans la colonne Journal, sur la première ligne vide, saisissez un journal.

    2. Sélectionnez Afficher les détails.

    3. Dans la colonneApprobateur, sélectionnez un utilisateur.

    4. Si vous n’autorisez pas les utilisateurs à approuver leurs propres écritures, sélectionnez un approbateur suppléant.

    Tout membre du groupe peut approuver les écritures de journal. Une seule approbation est requise.

    1. Dans la colonne Journal, sur la première ligne vide, saisissez un journal.
    2. Dans la colonne Approbateur, saisissez un groupe d’utilisateurs pour autoriser tous les membres du groupe en tant qu’approbateurs.

    3. Si vous n’autorisez pas les utilisateurs à approuver leurs propres écritures, sélectionnez un approbateur suppléant.

    Dans ce flux de travail, au moins deux approbations sont requises pour chaque écriture de journal. Chaque écriture est acheminée vers le premier approbateur. Une fois approuvée, elle est transmise à l’approbateur suivant.

    1. Dans la colonne Journal, sur la première ligne vide, saisissez un journal.

    2. Dans la colonne Approbateur, saisissez un utilisateur qui l’autorise en tant qu’approbateur.

    3. Si vous n’autorisez pas les utilisateurs à approuver leurs propres écritures, sélectionnez un approbateur suppléant.

    4. Sur la ligne suivante, saisissez le même journal et sélectionnez un autre approbateur et, le cas échéant, un approbateur suppléant.

      Répétez cette étape pour ajouter des niveaux supplémentaires dans la chaîne d’approbation.

  8. Sélectionnez Enregistrer, puis encore Enregistrer.

Pour approuver automatiquement toutes les transactions d’un journal particulier (aucune approbation requise), laissez le journal hors de la liste.

Les sections suivantes couvrent la configuration des fonctionnalités facultatives.

Dans la section Fréquence des notifications par e-mail, vous pouvez configurer Intacct pour qu’il envoie aux approbateurs des notifications par e-mail à propos des écritures nécessitant une approbation. Vous pouvez sélectionner la fréquence d’envoi des notifications :

  • Aucun : les notifications ne sont pas envoyées. Il s’agit de la sélection par défaut.
  • Transactions individuelles : une notification est envoyée à chaque fois qu’une approbation de transaction est demandée.
  • Résumé quotidien : une notification est envoyée une fois par jour, juste après la fin de la journée.
  • Résumé hebdomadaire : Une notification est envoyée une fois par semaine, au début du dernier jour ouvrable de la semaine.
  • Résumé mensuel : une notification est envoyée à la fin du mois, au début du dernier jour ouvrable du mois.

Les notifications récapitulatives incluent toutes les activités qui se sont produites depuis la dernière notification qui a été envoyée.

Le calendrier de votre société détermine l’heure ou le jour exact de la semaine ou du mois où les notifications récapitulatives sont envoyées.

Pour chaque transaction nécessitant une approbation, la notification contient un lien permettant de vérifier la transaction, ainsi que les informations suivantes :

  • Nom de la personne ayant soumis la transaction.
  • Date d’émission.
  • Journal.
  • Numéro de transaction.
  • Description.

Au fur et à mesure que les personnes changent de rôle dans les sociétés ou qu’ils finissent par les quitter, il se peut qu’un approbateur ne soit plus disponible pour approuver les écritures de journal. Pour vous assurer qu’il y a toujours quelqu’un qui peut approuver une écriture, créez un approbateur administrateur.

Les écritures de journal créées par l’approbateur administrateur sont automatiquement approuvées.

  1. Aller à Grand livre > Configuration > Approbations d’écriture de journal.

  2. Sélectionnez Modifier.

  3. Sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante Approbateur admin.

    Il est préférable de choisir une personne qui ne fait généralement pas partie du processus d’approbation.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Un émetteur peut approuver ses propres écritures de journal si les conditions suivantes sont remplies :

  • Sur la page Approbations d’écriture de journal, la case L’émetteur peut approuver ses propres écritures est cochée.
  • L’émetteur est un approbateur du journal.

Pour recevoir des e-mails, Les notifications par e-mail doivent être configurées sur la page Approbations d’écriture de journal.

  1. Sélectionnez votre nom d’utilisateur en haut de n’importe quelle page, puis sélectionnez Mes préférences.

  2. Dans la section Notifications par e-mail, sous Demandes d’approbation, sélectionnez Écriture de journal.

  3. Sélectionnez Enregistrer.
Problème Solution

L’émetteur ne peut pas approuver ses propres écritures

Si l’option L’émetteur peut approuver ses propres écritures n’est pas sélectionnée sur la page Configurer le Grand livre, aucun utilisateur ne peut approuver sa propre écriture.

Contactez votre administrateur pour activer cette fonction ou pour sélectionner un approbateur suppléant afin d’approuver vos écritures.

Je ne peux pas approuver les écritures

Si vous n’avez pas reçu les permissions d’approbateur, vous ne pouvez pas approuver d’écritures de journal.

Contactez votre administrateur pour activer les permissions afin que vous puissiez approuver les écritures comme le décrit la section précédente.