Personnaliser un modèle de document imprimable dans Microsoft® Word

La personnalisation de votre modèle de document imprimable comporte deux éléments clés :

  • Flexibilité des champs de fusion de Sage Intacct
  • Puissance de formatage de Word

Ajoutez et testez des informations de manière incrémentielle pendant que vous personnalisez votre document.

Par exemple, personnalisez d’abord l’en-tête de votre société, puis testez-le. Ensuite, personnalisez l’en-tête du tableau, puis testez-le. L’ajout et le test progressifs d’informations à votre modèle de document vous aident à identifier les problèmes que vous pourriez rencontrer.

Intacct fournit des échantillons spécifiques à l’Australie (AU), à l’Afrique du Sud (SA) et au Royaume-Uni (UK). Ces modèles visent à répondre aux exigences légales de cette juridiction fiscale. Cependant, il est de votre responsabilité de vérifier vos exigences légales et de déterminer si les modèles répondent à ces exigences. Ces exemples comprennent :

  • Exemple de facture fiscale AR (compatible avec la TPS AUS)
  • Exemple de facture fiscale OE (compatible avec la TPS AUS)
  • Exemple de facture de vente AR (TVA britannique)
  • Exemple de facture de vente OE (TVA britannique)
  • Exemple de facture fiscale AR (ZA TVA)
  • Exemple de facture fiscale OE (ZA TVA)

Pour ces modèles, apportez des modifications limitées, telles que la modification des couleurs, la mise à jour du logo de l’société ou la modification de la police. D’autres modifications peuvent affecter la précision ou la fonctionnalité des modèles. Pour effectuer d’autres personnalisations, telles que l’ajout de champs, la modification de la mise en page ou la modification de l’en-tête, contactez les services professionnels.

Si vous avez des besoins en dehors des juridictions fiscales de l’Australie, de l’Afrique du Sud ou du Royaume-Uni, ou si vous déterminez que ces modèles ne répondent pas à vos besoins, rassemblez vos besoins et contactez le service professionnel.

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Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Entreprise
Permissions Modèles de documents imprimables : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier
Configuration Microsoft® Word

Ajouter des champs de fusion de normes

Ajoutez les champs de fusion sélectionnés à votre modèle de document pour afficher les données de Sage Intacct spécifiques à chaque client. Avant de commencer, assurez-vous d’avoir suivi les étapes décrites dans Exporter un modèle de document imprimable

  1. Télécharger le Liste des champs de fusion viables pour les modèles de documents imprimés.
  2. Copiez et collez les champs de fusion de ce document Word directement dans votre propre modèle de document imprimable pour afficher des informations de compte spécifiques de Sage Intacct au moment de la livraison.
    Utilisez les champs de fusion appropriés pour chaque application, sinon vous risquez de rencontrer des erreurs lors de l’impression de votre document.

Vous pouvez également utiliser la barre d’outils de documents imprimés de Sage Intacct si vous téléchargé et configuré la barre d’outils.

  1. Dans votre fichier Word, recherchez l’icône Intacct barre d’outils dans Compléments.
  2. Sélectionnez l’icône Intacct barre d’outils, puis sélectionnez Se connecter Dans la liste déroulante et effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour les entreprises : Saisissez votre ID de société, ID utilisateuret Mot de passe pour vous connecter à votre instance Intacct.
    • Pour les consoles : Saisissez votre ID de société, ID utilisateur, Mot de passeet le Client ID ou ID de l’entité pour lequel vous créez le modèle de document. Cette opération charge tous les champs de données d’application applicables, y compris les champs personnalisés, pour le client ou l’entité concerné.
  3. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ de fusion, puis sélectionnez Intacct barre d’outils et sélectionnez Insérer un champ de fusion.
  4. Dans la liste déroulante Sélectionner l’application, sélectionnez l’application correspondant au champ de fusion souhaité.
    Par exemple, si vous souhaitez un champ d’adresse, sélectionnez Société; Si vous souhaitez un champ d’article de vente, sélectionnez Ventes, et ainsi de suite.
  5. Dans le 1. Choisissez la zone de liste Type de champ, sélectionnez l’élément qui contient le champ souhaité.
    Par exemple, si vous créez un modèle de document imprimable pour vos transactions Ventes, sélectionnez la définition de transaction appropriée.
  6. Recherchez et sélectionnez le champ de données souhaité dans le 2. Sélectionnez ensuite le champ de fusion à insérer boîte de liste.
  7. Sélectionnez Insérer.
    Le champ est inséré dans le modèle et apparaît en surbrillance.

Ajouter des champs de fusion personnalisés

Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés que vous avez créés à vos modèles de documents imprimables.

Les champs personnalisés sont spécifiques à leur zone de définition de transaction et d’application. Par exemple, vous ne pouvez pas ajouter un champ personnalisé de Facture vente1 à votre modèle de document imprimable Facture vente2.

  1. Dans Intacct, recherchez l’ID de champ (et non le nom du champ) de votre champ personnalisé.
  2. Dans Word, appuyez sur Ctrl+F9 pour insérer des crochets de champ de fusion.
  3. Entre les crochets, tapez MERGEFIELD suivi d’un espace, puis saisissez votre ID de champ personnalisé en majuscules.
    Votre champ de fusion ressemblera à ceci : { MERGEFIELD COMPANY_NAME }.

    Pour que vos champs de fusion fonctionnent, chaque mot doit être en majuscule. De plus, assurez-vous d’ajouter un espace :

    • après la première parenthèse
    • entre chaque groupe de texte
    • avant le dernier bracket

Format dans Microsoft® Word

Utilisez Word pour personnaliser la mise en forme et la mise en page de vos modèles. Vous pouvez créer des tableaux, mettre en gras les informations clés et mettre en forme vos informations transactionnelles en fonction des besoins de votre entreprise.

Lorsque vous travaillez dans Word, nous vous recommandons de suivre ces instructions :

  • Activez les marqueurs de paragraphe dans Word pour voir les informations regroupées.
  • Présentez votre contenu dans des tableaux séparés.
    Par exemple, utilisez des tables distinctes pour les informations sur la société, les informations sur le client, l’en-tête de la transaction et les entrées d’élément de transaction.
  • Activez les lignes de grille de table pour des tables précises.
  • Utilisez des en-têtes et des pieds de page Word pour le texte statique que vous souhaitez afficher sur chaque page.
    • Envisagez d’utiliser des en-têtes différents pour votre première et votre dernière page, une option disponible dans Outils d’en-tête et de pied de page.
  • Obtenez toutes les images que vous souhaitez utiliser à la bonne taille avant d’insérer les images dans Word. N’utilisez pas Word pour redimensionner des images.
    • Si vous souhaitez que le logo apparaisse sur chaque page de votre document, placez-le dans l’en-tête du document.

Vous pouvez ajouter les types de contenu suivants à un modèle de document imprimable :

Types de contenu autorisés et notes sur chacun d’entre eux.
Type de contenu Remarques

Texte statique

Le texte statique est le texte réel du fichier Word. Ce texte ne change pas à chaque fois que vous imprimez ou envoyez vos documents par e-mail. Étant donné que le fichier PDF de votre document est créé dans Intacct, seules des polices spécifiques sont disponibles, notamment :

  • Arial
  • Famille Calibri
  • Courier New
  • Times New Roman
  • Tahoma
  • Cambria
  • Verdana
  • Trebuchet

Fusionner les champs

Les champs de fusion sont remplacés par les données d’un champ particulier d’Intacct au moment de la livraison. Vous pouvez ajouter des champs standard et personnalisés à vos modèles de document.

. Télécharger le Fusionner la liste des champs pour les modèles de document imprimés pour savoir quels champs vous pouvez ajouter.

Voici un exemple de champ de fusion :

«COMPANY_NAME»

Les supports « » Indiquez que l’article est un champ de fusion.

COMPANY_NAME est l’ID du champ de fusion.

Images

Vous pouvez ajouter des images du logo de votre société à vos modèles de documents imprimables afin de créer l’image de marque de votre entreprise. Les types d’images pris en charge sont les suivants :

  • PNG
  • JPEG
  • GIF

Enregistrez votre modèle de document imprimable

Une fois que vous avez terminé de personnaliser votre modèle de document, enregistrez-le sous un nom descriptif afin de pouvoir l’identifier facilement dans une liste. For example, "NY_sales_invoice.doc".

Assurez-vous que votre modèle est enregistré en tant que .doc « Word 97-2003 », sinon des erreurs pourraient s’afficher lors de l’impression de votre document.

Étape suivante : Télécharger un modèle de document imprimable dans Sage Intacct