Modèles d’e-mails—Services de plateforme

Utilisez des modèles d’e-mails pour envoyer des e-mails fréquents et cohérents aux utilisateurs, aux autres employés et même aux contacts extérieurs à votre société.

À propos des modèles d’e-mail

Utilisez des modèles d’e-mails pour communiquer fréquemment et régulièrement avec les utilisateurs, les employés et les contacts en dehors de votre société. Vous pouvez créer des modèles d’e-mail en texte brut ou en HTML. Comme tout e-mail, les modèles peuvent inclure des images et des liens. Les modèles incluent souvent des champs de fusion de l’objet dans l’étendue et des objets associés.

Par exemple, dans une application de profil d’employé, vous pouvez configurer un modèle d’e-mail qui informe les employés des nouvelles embauches. Vous pouvez paramétrer un modèle sur l’objet Profil de l’employé. L’e-mail comprend le nom, le titre, la biographie et la photo du collaborateur. Vous pouvez également créer des modèles d’e-mail pour les tâches quotidiennes, telles que la notification des participants aux réunions. Tout ce qui est communiqué régulièrement et qui utilise les données fusionnées de votre application est un bon candidat pour un modèle d’e-mail.

Les modèles d’e-mails sont nécessaires pour certains types d’automatisation. Par exemple, vous pouvez créer des déclencheurs et des actions de flux de travail qui envoient automatiquement des e-mails en fonction d’un modèle d’e-mail. Tant que vous n’avez pas au moins un modèle d’e-mail, vous ne pouvez pas créer ces types d’automatisation. Créez vos modèles avant de créer vos déclencheurs d’e-mail et vos actions de workflow.

Ajouter un modèle d’e-mail

Chaque fois que vous avez besoin d’un déclencheur de type d’e-mail ou d’une action de flux de travail, vous pouvez créer un modèle d’e-mail à utiliser dans cette automatisation. Par exemple, vous pouvez disposer d’une application Recouvrements pour envoyer automatiquement un e-mail à un client lorsqu’un commis met à jour le statut de l’activité de recouvrement. Dans ce cas, créez d’abord un modèle d’e-mail à l’aide de champs de fusion pour les informations spécifiques à ce client. Appelez ensuite ce modèle dans le cadre de votre application de flux de travail.

La différence entre rédiger un modèle d’e-mail et écrire un e-mail standard réside dans l’utilisation de champs de fusion provenant de fiches d’objets au lieu d’informations spécifiques.

1. Aller à Services de plateforme > Tous > Objets.

2. Recherchez et sélectionnez l’objet pour lequel vous souhaitez créer le modèle d’e-mail.

   Utilisation Filtrer par application en haut de la page pour filtrer par applications personnalisées.

3. Sur la page Définition d’objet, sélectionnez Modèles d’e-mail en haut de la page.
4. Créez un modèle de fiche d’e-mail de l’une des deux manières suivantes :
   1. Sélectionnez Nouveau modèle dans la section Modèles d’e-mails.
   2. Sélectionnez Cloner en regard d’un modèle existant similaire à celui que vous souhaitez créer.
5. Dans Nom de modèle, saisissez un nom qui identifie le modèle dans les listes des pages Définition d’objet et Propriétés du déclencheur. Assurez-vous d’utiliser un nom qui définit clairement l’utilisation du modèle d’e-mail.
6. Si vous le souhaitez, sélectionnez Privé pour empêcher d’autres utilisateurs d’utiliser ce modèle.
7. À partir de la Le format liste déroulante, choisissez HTML ou Texte brut.
   Si vous choisissez HTML, vous pouvez utiliser toutes les options de mise en forme disponibles dans la barre d’outils de l’éditeur HTML. Si vous sélectionnez Texte brut, la taille de l’e-mail est réduite et vous ne pouvez pas ajouter de balises HTML ou d’images. Les champs de fusion peuvent être utilisés avec l’un ou l’autre format.
8. Dans Objet, saisissez l’objet de votre e-mail pour que vos destinataires puissent le voir. Intacct affiche cette valeur dans la ligne d’objet de l’e-mail lorsque l’e-mail est envoyé.
9. Entrez le modèle d’e-mail dans la zone de texte du modèle. Utilisez la barre d’outils de mise en forme pour mettre en forme et styliser votre modèle. Voir Plus d’options de modèle d’e-mail pour plus de détails.
10. Utilisez l’icône Champs de fusion disponibles pour ajouter des champs de fusion à votre modèle d’e-mail.
    1. Choisissez un type de champ parmi Sélectionner le type de champ. Il s’agit des objets actuels, des objets associés et des types de systèmes spéciaux, tels que l’utilisateur actuel et la date.
    2. Dans Sélectionner un champ, choisissez un champ. Les options consistent en les champs disponibles pour ce type de champ.
    3. Faites glisser et déposez ou copiez le champ de fusion associé à partir de Copier le jeton de champ de fusion dans la zone de texte du modèle d’e-mail.
11. Sélectionnez Enregistrer.

Plus d’options de modèle d’e-mail

Utilisez le tableau ci-dessous pour ajouter des liens, ajouter des images, modifier le code source, et mettre en forme et styliser votre modèle d'e-mail.

Par défaut pour les services sans descriptions des champs de règles spécifiques

Tâche	Instructions
Ajouter des liens	Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez utiliser comme lien, puis sélectionnez l’icône du globe et de la chaîne. Dans la fenêtre Insérer un lien hypertexte, entrez l’adresse de destination dans Lien URL. Étant donné que le lien se trouve dans un e-mail, les autres propriétés du lien hypertexte ne s’appliquent pas. Congé Cible, Le style, Classeet Nom vide. Sélectionnez Soumettre.
Ajouter des images	Sélectionnez l’icône de l’image. Sur la page Insérer une image, entrez l’adresse de l’image dans URL de l’image. Par exemple : https://www.example.com/images/thisimage.jpg L’image doit être hébergée et disponible sur Internet. Dans Texte alternatif, entrez le texte à afficher à la place de l’image. Ce texte s’affiche pour les destinataires qui ont désactivé les images. Vous pouvez éventuellement saisir les valeurs de pixels dans Largeur et Hauteur pour définir la largeur et la hauteur de l’image. La définition de la largeur ou de la hauteur permet de garder l’image proportionnelle, tandis que la définition de valeurs individuelles pour la largeur et la hauteur peut entraîner une distorsion de l’image. Vous pouvez également saisir une valeur de pixel dans Bordure pour ajouter un cadre autour de l’image. Si vous le souhaitez, définissez l’alignement de l’image dans Alignement. Saisissez une valeur de pixel dans Espace horizontal pour créer un espace à gauche et à droite de l’image. Saisissez une valeur de pixel dans Espace vertical pour créer un espace au-dessus et au-dessous de l’image. Sélectionnez Soumettre.
Modifier la couleur du texte	Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez modifier. En fonction de vos besoins, sélectionnez Couleur de premier plan (police) ou Couleur d’arrière-plan (en surbrillance). Utilisez le menu Couleur pour modifier la couleur de votre texte de l’une des trois manières suivantes : Sélectionnez une couleur Web standard. Entrez une valeur RVB hexadécimale dans la zone de texte, par exemple « 10E5F7 », puis appuyez sur la touche Entrée/Retour. Entrez un nom de couleur X11, tel que « Cramoisi », puis appuyez sur la touche Entrée/Retour. Vous pouvez rechercher des valeurs RVB hexadécimales et des noms de couleurs X11 en ligne avec un moteur de recherche.
Afficher et modifier le code source	Sélectionnez La source. Les modèles d’e-mail prennent en charge les balises HTML prises en charge par les programmes de messagerie standard, tels qu’Outlook. Avec une certaine expertise HTML, vous pouvez étendre la mise en forme au-delà de ce qui est disponible via la barre d’outils de mise en forme.

Modifier un modèle d’e-mail

Au fur et à mesure que votre application évolue, vous devrez peut-être mettre à jour les modèles d’e-mails. Par exemple, si les politiques de votre société changent, vous devrez peut-être mettre à jour vos modèles d’e-mails de recouvrement. Vous pouvez également constater qu’une escalade via plusieurs modèles d’e-mail est plus efficace qu’un seul modèle d’e-mail. Vous pouvez modifier un modèle d’e-mail à tout moment.

1. Aller à Services de plateforme > Tous > Objets.

2. Recherchez et sélectionnez l’objet pour lequel vous souhaitez modifier le modèle d’e-mail.

   Utilisez l’icône Filtrer par application liste déroulante en haut de la page pour filtrer par applications personnalisées.

3. Sur la page Définition d’objet, sélectionnez Modèles d’e-mail en haut de la page.
4. Sélectionnez Modifier à côté du modèle d’e-mail que vous souhaitez modifier.
5. Apportez les modifications nécessaires.

   Voir Ajouter un modèle d’e-mail et Plus d’options de modèle d’e-mail pour plus d’informations sur vos options.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Afficher une liste de modèles d’e-mails

Vous pouvez afficher une liste de tous les modèles d’e-mail existants associés à un objet à partir de la page Définition de l’objet.

1. Aller à Services de plateforme > Tous > Objets.

2. Recherchez et sélectionnez l’objet pour lequel vous souhaitez afficher les modèles d’e-mail.

   Utilisez l’icône Filtrer par application liste déroulante en haut de la page pour filtrer par applications personnalisées.

3. Sur la page Définition d’objet, sélectionnez Modèles d’e-mail en haut de la page.

Supprimer un modèle d’e-mail

Lorsqu’un modèle d’e-mail n’est plus utile pour votre application, vous pouvez le supprimer. Avant de supprimer, assurez-vous que le modèle d’e-mail n’est plus utilisé par des déclencheurs ou des actions de flux de travail. Une fois que vous avez supprimé un modèle d’e-mail, il ne peut pas être restauré.

1. Aller à Services de plateforme > Tous > Objets.

2. Recherchez et sélectionnez l’objet dans lequel se trouve le modèle d’e-mail que vous souhaitez supprimer.

   Utilisez l’icône Filtrer par application liste déroulante en haut de la page pour filtrer par applications personnalisées.

3. Sur la page Définition d’objet, sélectionnez Modèles d’e-mail en haut de la page.
4. Sélectionnez l’icône Supprimer à côté du modèle d’e-mail que vous souhaitez supprimer.
5. Dans la boîte de dialogue de confirmation de supprimer, sélectionnez l’icône Oui case, puis sélectionnezSupprimer.