Entités et emplacements

Entités

Dans une société multi-entités partagée, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.

Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau général. La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données de référence tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même restreindre les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.

Une société de gestion immobilière est un exemple de société partagée multi-entités. Une entité représente le siège social de l’entreprise et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Une entité peut avoir un nombre illimité d’emplacements qui s’affichent sur cette entité uniquement.

Site

Un établissement est une dimension pour laquelle une transaction peut être codée. Les établissements sont regroupés sur une seule entité et partagent le numéro d’immatriculation fiscale de cette entité.

Par exemple, si l’entité E100 se trouve aux États-Unis, les emplacements 101 et 102 sont associés à l’entité E100. Supposons que l’emplacement 110 soit New York et l’emplacement 120 soit la Californie.

Transactions codées aux emplacements 110 et 120 :

• Cumul jusqu’à l’entité E100.
• Partagez le numéro d’immatriculation fiscale de l’entité américaine E100.
• Apparaissez dans les rapports que vous exécutez sur des transactions codées à New York ou en Californie en sélectionnant ces emplacements pour le rapport.

Contrairement aux entités, les emplacements ne produisent pas un ensemble de livres équilibrés. Étant donné qu’ils sont regroupés sur une seule entité, les établissements n’ont pas de transactions inter-entités. Enfin, les utilisateurs peuvent être limités à des entités, mais pas à des emplacements.

Vous pouvez créer un nombre illimité d’emplacements au sein d’une entité de votre société Intacct, sans frais supplémentaires. Rappelons simplement que ces établissements partagent tous le numéro d’immatriculation fiscale de l’entité à laquelle ils appartiennent.

Dimensions d’emplacement dans les transactions et les rapports

La dimension d’établissement utilisée pour les transactions et les rapports reflète à la fois les données d’entité et d’établissement. Par exemple, supposons qu’une transaction ait une dimension d’établissement E100 Californie. Cette notation indique une entité comme dimension d’établissement pour cette transaction avec un ID d’entité E100 et un nom d’entité Californie.

Supposons qu’une autre transaction ait la dimension d’établissement 101 San Jose. Cette notation indique un emplacement qui est cumulé avec l’entité E100 Californie.

La différenciation entre les entités et les dimensions en un coup d’œil lors de l’utilisation de la dimension d’emplacement est une bonne raison d’établir un ID d’entité et une convention de dénomination.

Conventions de dénomination

Il est recommandé de configurer une convention d’affectation de noms pour vos identifiants d’entité. Une convention de dénomination claire facilite la recherche d’un nom d’entité parmi les noms d’emplacements et simplifie l’ajout d’entités à l’avenir.

Une convention de dénomination courante consiste à précéder une valeur numérique de 3 ou 4 chiffres de la lettre E. Par exemple, votre premier identifiant d’entité est E100, le deuxième identifiant d’entité est E200, etc.

L’ID d’entité est fixe lorsque vous le définissez et ne peut pas être modifié. Vous pouvez toutefois modifier le nom de l’entité ultérieurement si nécessaire.

Il est également recommandé d’avoir une convention de dénomination pour les entités, généralement basée sur leur emplacement. Par exemple, les sites de San Francisco, Los Angeles et Sacramento peuvent tous faire partie de l’E100 : Entité californienne. Dans cet exemple, l’ID de l’entité est E100 et le nom de l’entité est Californie.

Hiérarchie des emplacements

Vous pouvez créer une hiérarchie d’emplacements, par exemple, avec un emplacement qui a un ou plusieurs emplacements enfants. Les établissements parent et enfant seraient toujours cumulés sur une seule entité. Par exemple, l’emplacement 121 est Los Angeles, qui est l’emplacement enfant de l’emplacement 120 en Californie. Les établissements parent et enfant sont cumulés sur l’entité 100 des États-Unis.

Hiérarchie des établissements dans une société multi-entités mise à niveau

Les établissements d’une société multi-entités partagée nécessitent un identifiant parent, qui peut être un identifiant d’entité ou un autre identifiant d’établissement. Tous les établissements existants sans ID parent se voient automatiquement attribuer l’ID parent de votre entité nouvellement créée.

Continuez à utiliser la convention de dénomination cohérente que vous avez utilisée pour les identifiants d’emplacement. Une convention de dénomination cohérente vous permet de différencier les identifiants d’entité des identifiants d’établissement. Des identifiants d’établissement distincts facilitent le codage d’une transaction à un établissement ou l’attribution d’un identifiant parent à un établissement donné.

Modifications de la hiérarchie des établissements

Vous pouvez modifier la relation parent-enfant entre deux sites uniquement dans les conditions suivantes :

• Votre société a une entité.
• Votre société opère dans une seule devise de tenue de compte.
• Aucune transaction n’est codée pour l’établissement enfant dont vous souhaitez modifier la filiation.

Si ces critères sont remplis, vous pouvez modifier le parent de l’emplacement enfant.