Configurer la comptabilisation du coût de la main-d’œuvre

Gérez et suivez facilement vos coûts de main-d’œuvre directs et indirects par projet en automatisant votre processus de flux de travail pour comptabiliser les coûts de main-d’œuvre après approbation. Cela vous permet de gérer les performances financières de votre projet et de surveiller la rentabilité du projet à l’aide des données les plus récentes, ce qui améliore l’intégrité des données en éliminant les processus manuels sources d’erreurs.

Toutes les heures soumises par le personnel du projet sont automatiquement comptabilisées dans les comptes du Grand livre que vous avez spécifiés. Vous pouvez ensuite générer des rapports avec des informations actuelles et immédiates sur les performances financières du projet.

Comptabilisation des coûts de main-d’œuvre de base et avancée

Le calcul avancé des coûts de main-d’œuvre permet une analyse plus détaillée des coûts de personnel et vous permet de remplacer la comptabilité et le taux de coût au niveau de la feuille de temps individuelle élément en utilisant différents types de temps, appelés types de temps.

Utilisez la comptabilisation avancée des coûts de main-d’œuvre pour :

  • Distinguer et suivre différents types de temps, tels que les heures supplémentaires, le temps de déplacement, les vacances, etc.
  • Remplacer un type de gain au cas par cas dans la feuille de temps. Par exemple, remplacez un type de gain lorsque le taux de coût ou la comptabilité sont différents, par exemple pour les heures supplémentaires, la prime de risque ou le temps de déplacement.

Sélectionnez le journal du Grand livre et le compte par défaut

  1. Aller à Projets > Mise en place Configuration >.
  2. Lorsque le Configurer des Projets s’affiche, faites défiler vers le bas jusqu’à Comptabilisation GL de la feuille de temps .
  3. Sous Journaux, sélectionnez une Coût de main-d’œuvre journal.
  4. Sous Comptes, sélectionnez Comptes de coûts de main-d’œuvre.
    • Sélectionner une Passif de la paie Compte.
    • Vous pouvez également sélectionner un Écart compte.
  5. Pour une analyse plus détaillée et pour avoir la possibilité de remplacer certaines écritures de feuille de temps individuelles, sélectionnez l’icône Activer le type de gain au niveau du type d’heure et de la tâche case à cocher.

Créer des types de gains

Les types de gains dictent le mode de calcul du taux du collaborateur. Il s’agit de savoir si le collaborateur touche un salaire ou un salaire horaire, et si un multiplicateur d’heures supplémentaires s’applique à ce type de gain. La création d’un type de gain configure également le compte de dépenses du grand livre (côté débit).

  1. Aller à Projets > Mise en place > collaborateurs, puis sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Types de gains. La page Informations sur le type de gain s’affiche.
  2. Saisissez les informations souhaitées, y compris les comptes du Grand livre sur lesquels vous souhaitez comptabiliser le temps facturable et le temps non facturable.
Si vous ne souhaitez pas faire la distinction entre le temps facturable et non facturable, sélectionnez le même compte du Grand Livre pour les deux.

Associer les types de gains aux collaborateurs

Attribuez des types de gains aux collaborateurs pour déterminer leur taux de rémunération (salaire, horaire, heures supplémentaires, etc.) lorsqu’ils soumettent leurs heures. Un collaborateur doit avoir un type de gain pour les coûts à comptabiliser.

  1. Aller à Projets Tous > collaborateurs. La liste Collaborateurs s’affiche.
  2. Recherchez le collaborateur souhaité et sélectionnez le collaborateur adjacent Modifier lien.
  3. Sur le Informations sur le collaborateur Sélectionnez un type de gain.
  4. Sur le Taux de coût Saisissez le salaire ou le salaire horaire du collaborateur.

Configurer la comptabilisation avancée des coûts de main-d’œuvre

La configuration de la comptabilisation avancée des coûts de main-d’œuvre ne prend que quelques minutes de plus que la configuration de la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre de base. Pour plus d’informations sur ces options et d’autres de ces pages, sélectionnez le lien d’aide de chaque page.

Créer un type d’heure

  1. Aller à Projets > Mise en place > types de > de temps, puis sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Types d’heures.
  2. Saisissez un nom pour le type d’heure et sélectionnez le Type de temps du compte de GL auquel vous souhaitez qu’il soit comptabilisé. Il s’agit du côté débit de la transaction.
  3. Vous pouvez éventuellement saisir le compte du Grand Livre de compensation (c’est-à-dire côté crédit). Si vous ne sélectionnez pas de compte du grand livre, le compte spécifié comme compte de compensation sur la page de configuration du projet est utilisé à la place.
  4. Vous pouvez également associer un Type de gain par le type d’heure.
    • Si vous sélectionnez un type de gain, le compte du grand livre correspondant au type de gain sera utilisé pour les dépenses ou les débits de la transaction au lieu du compte du grand livre que vous avez sélectionné à l’étape 2 ci-dessus. Le type de gain peut également être utilisé pour obtenir un multiplicateur pour les employés horaires, ce qui est précieux pour le coût des heures supplémentaires. Pour les salariés, le type d’heure n’aura aucun effet.
Pour les salariés salariés, le type d’heure n’a aucun effet.

Les types de temps sont exactement ce à quoi ils ressemblent : différentes catégories de temps, telles que le salaire, les heures contractuelles, les heures supplémentaires, les vacances, le temps de déplacement, etc. Toutes les écritures d’un type d’heure donné sont automatiquement comptabilisées dans les comptes du grand livre que vous affectez à ce type d’heure. Cela permet de générer des rapports qui clarifient la part des coûts de personnel d’un projet consacrée aux différentes catégories de temps de travail.

Vous pouvez également attribuer un type d’heure à une tâche, ce qui entraîne la ligne de feuille de temps par défaut sur le type d’heure de la tâche.

Si vous n’activez pas la possibilité de sélectionner un type d’heure dans la grille de feuille de temps, vous ne pourrez pas remplacer le type d’heure par défaut.

Activer la saisie du type d’heure sur votre feuille de temps

  1. Aller à Projets > Mise en place Configuration >.
  2. Faites défiler vers le bas jusqu’à l’icône Affichage du tableau de feuille de temps et sélectionnez la section Afficher le type d’heure case à cocher.

Attribuer un type d’heure à une tâche

  1. Aller à Projets > Tous > Projets > tâches. La liste des tâches s’affiche.
  2. Recherchez la tâche souhaitée et sélectionnez-la Modifier. (Vous pouvez sélectionner à la place Ajouter pour créer une tâche.)
  3. Sélectionnez l’icône Informations supplémentaires Tab. Sélectionnez le type d’heure auquel vous souhaitez associer la tâche.
  • Si vous À NE PAS FAIRE Saisissez un type de gain dans votre type d’heure :
    • Aucun type de gain n’est associé à un type de temps.
    • La comptabilisation du compte du Grand livre est extraite du type d’heure. Si aucun compte du Grand livre n’est associé au type d’heure, il est extrait du type de gain associé au collaborateur.
    • Le multiplicateur est tiré du type de gain associé au collaborateur
    • Si le collaborateur est salarié, aucun multiplicateur n’est ajouté.
  • Si vous À FAIRE Saisissez un type de gain dans votre type d’heure :
    • Vous activez cette option dans la Configurer des Projets (via la page Activer le type de gain au niveau du type d’heure et de la tâche case à cocher).
    • La comptabilisation du compte du Grand Livre est extraite du type de gain associé au type d’heure et NON directement du type d’heure.
    • Le multiplicateur est tiré du type de gain associé au type de temps.

    C’est tout. Vous avez terminé !

    Comment puis-je calculer les coûts de main-d’œuvre ?

    Il existe trois méthodes distinctes de calcul et de comptabilisation des coûts :

    • Horaire. Les heures comptabilisées du collaborateur sont multipliées par le taux horaire.

    Les taux de coût de main-d’œuvre sont toujours calculés à l’heure, que les saisies de la feuille de temps soient par jour ou non.

    • Salaire. Le salaire annuel du collaborateur détermine le coût total par période de feuille de temps. Quelles que soient les heures travaillées, chaque période de feuille de temps est calculée de la même manière et calculée au prorata des projet/tâches sur lesquelles le collaborateur a travaillé.
    • Salaire avec écart. Le salaire annuel du collaborateur est utilisé pour déterminer à la fois le coût total par période de feuille de temps ET le taux de coût horaire équivalent du collaborateur. Le projet/tâche figurant sur la feuille de temps est facturé en multipliant les heures par le taux. Toute différence entre le coût total des coûts horaires et le coût total de la feuille de temps (configurez une compte d’écart pour le coût de main-d’œuvre sur la page Configurer Projets) est comptabilisée dans une compte d’écart. Vous pouvez activer le salaire avec l’écart à partir de la page Informations sur le collaborateur, en sélectionnant l’icône Comptabiliser les coûts de main-d’œuvre réels avec l’écart juste en dessous de la case Type de gain.

    Pour obtenir des exemples de différents calculs des coûts de main-d’œuvre, reportez-vous à la section Exemples d’entrées ci-dessous.

    Une fois que vous avez complété et enregistré les informations de ces pages, à mesure que les feuilles de temps sont envoyées et, le cas échéant, approuvées, les coûts de main-d’œuvre sont automatiquement comptabilisés dans le Grand livre dans les comptes que vous avez spécifiés.

    Comptabilisation des coûts de main-d’œuvre dans un environnement multi-entités

    Dans un environnement multi-entités, les feuilles de temps pour les projets créés au niveau général peuvent être saisies pour ces projets au niveau de l’entité.

    Les collaborateurs doivent facturer fournisseur leurs heures de travail pour les projets de niveau général uniquement à l’entité à laquelle le projet est associé. Le temps de facturation par rapport à des projets de niveau général dans d’autres entités entraînera une perte de revenus.

    Exemples

    Si vous sélectionnez Salaire, le taux saisi est le salaire annuel du collaborateur. Il peut s’agir d’un tarif entièrement chargé.

    Hypothèses :

    • Nombre de semaines dans une année : 52
    • Nombre d’heures par an : 2080
    • Nombre d’heures dans une semaine : 40
    • Salaire du collaborateur = 75 400,00
    • Salaire hebdomadaire = 1 450,00
    • Coût horaire équivalent = 36,25

    Exemple de feuille de temps

    Projet Tâche Lun Mar Mer Jeudi Ven Sam Dim Total % Salaire
    Montant    		 HRLY
    COÛT    		 Écart
    L’ABC
    Mise en place    		 Formation       8 8     16 37.21 539.53 580  
    L’ABC
    Mise en place    		 Téléchargements 3 3 2         8 18.6 269.77 290  
    Configuration HK Téléchargements 3 1 3         7 16.28 236.05 253.75  
    Configuration HK Configuration 3 5 4         12 27.91 404.65 435  
        9 9 9 8 8     43 100 1450 1558.75 108.75

    Écriture de journal du salaire, avec écart désactivé

    Compte du grand livre Collaborateur Service Établissement Projet Client Tâche/Article Débit Crédit
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie L’ABC
    Mise en place    		 ABC Formation 539.53  
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie L’ABC
    Mise en place    		 ABC Téléchargements 269.77  
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie Configuration HK HK Téléchargements 236.05  
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie Configuration HK HK Configuration 404.65  
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration ABC ABC Formation   539.53
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration ABC ABC Téléchargements   269.77
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration HK HK Téléchargements   236.05
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration HK HK Configuration   404.65
                  1,450.00 1450.00

    Écriture de journal du salaire, avec écart activé

    Compte du grand livre Collaborateur Service Établissement Projet Client Tâche/Article Débit Crédit
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie L’ABC
    Mise en place    		 ABC Formation 580.00  
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie L’ABC
    Mise en place    		 ABC Téléchargements 290.00  
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie Configuration HK HK Téléchargements 253.75  
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie Configuration HK HK Configuration 435.00  
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration ABC ABC Formation   580.00
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration ABC ABC Téléchargements   290.00
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration HK HK Téléchargements   253.75
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration HK HK Configuration   435.00
                  1,558.75 1,558.75

    Écriture d’écart

    Compte du grand livre Collaborateur Service Établissement Projet Client Tâche/Article Débit Crédit
    Salaires à payer Karren Thomas Services         108.75  
    Écart Karren Thomas Services           108.75
                  108.75 108.75

    Taux de coût horaire du collaborateur : 35.00

    Exemple de feuille de temps

    Projet Tâche Lun Mar Mer Jeudi Ven Sam Dim Total % HRLY
    COÛT
    L’ABC
    Mise en place    		 Formation       8 8     16 37.21 560
    L’ABC
    Mise en place    		 Téléchargements 3 3 2         8 18.6 280
    Configuration HK Téléchargements 3 1 3         7 16.28 245
    Configuration HK Configuration 3 5 4         12 27.91 420
        9 9 9 8 8     43 100 1505

    Écriture de journal horaire

    Compte du grand livre Collaborateur Service Établissement Projet Client Tâche/Article Débit Crédit
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie L’ABC
    Mise en place    		 ABC Formation 560.00  
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie L’ABC
    Mise en place    		 ABC Téléchargements 280.00  
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie Configuration HK HK Téléchargements 245.00  
    Salaire et traitement
    Dépense    		 Karen Thomas Services Californie Configuration HK HK Configuration 420.00  
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration ABC ABC Formation   560.00
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration ABC ABC Téléchargements   280.00
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration HK HK Téléchargements   245.00
    Salaires à payer Karren Thomas Services Californie Configuration HK HK Configuration   420.00
                  1,505.00 1,505.00