Rapport de livre-journal des dépenses

Le Livre-journal des dépenses Le rapport fournit une liste des soldes des comptes courants de chaque collaborateur. Ce rapport affiche le solde d’ouverture de la période que vous avez sélectionnée ainsi que chaque transaction pour chaque collaborateur.

Utilisez ce rapport pour voir si le solde du livre-journal des dépenses correspond à celui du grand livre et pour voir quels collaborateurs ont des soldes supérieurs à zéro.

Vous pouvez filtrer la liste par collaborateur, emplacement, service et relevé des paiements. Normalement, la liste n’affiche que les collaborateurs dont le solde est supérieur à zéro, mais vous pouvez également afficher les collaborateurs dont le solde est nul.

Dans le rapport, vous pouvez sélectionner un nom de collaborateur pour accéder à la page Informations sur le collaborateur.

Qui sont les destinataires de ce rapport ?

• Les comptables, les contrôleurs, tous ceux qui ont besoin de voir quels employés doivent de l’argent.
• Les comptables et les contrôleurs qui doivent équilibrer le livre-journal des dépenses et le compte de contrôle.

Pour consulter le rapport du livre-journal des dépenses, accédez à Dépense > Tout > Rapports > Livre-journal des dépenses.

Afficher un rapport mensuel

1. Générez le rapport.
2. Lorsque la page des paramètres du rapport s’affiche, sélectionnez Vue.
   Un rapport contenant les résultats de la période de référence par défaut s’affiche dans votre navigateur.
3. Facultatif : Choisir Personnaliser pour affiner le rapport, et suivez les étapes de la section suivante, Personnaliser et exécuter.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

1. Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.

   Vous pouvez spécifier la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.

2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

   Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le fournisseur et le site. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.

3. Effectuer la mise en page du rapport.

   Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et/ou organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.

4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

5. Procédez de l’une des manières suivantes :

   Comment travailler avec les rapports

   À :	Sélectionnez :
   Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.	Afficher
   Affichez le rapport au format PDF pour pouvoir l’imprimer ou l’enregistrer sur votre disque local.	Imprimer
   Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les formats disponibles sont HTML, imprimable (PDF), Excel, CSV (valeurs séparées par des virgules) et texte. Les rapports peuvent être enregistrés : Dans Intacct Dans la liste Mes rapports enregistrés Transmis vers un emplacement de stockage dans le cloud, tel que Dropbox En savoir plus sur Traitement et stockage des rapports.	Traiter et stocker
   Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.	Ajouter au tableau de bord
   Enregistrez le rapport dans la liste Rapports enregistrés pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter. Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.	Enregistrer
   Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local.  Les formats de fichier disponibles varient selon les rapports.	Exporter

   Après avoir exécuté un rapport, vous pouvez également l’envoyer par e-mail à d’autres personnes ou revenir à la page Configuration des rapports pour affiner les résultats.

   Partager et affiner les rapports

   Après l’exécution du rapport, pour…	Sélectionnez
   Envoyez le rapport par e-mail à d’autres utilisateurs.	E-mail
   Revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.	Personnaliser

Période

Vous pouvez utiliser l’une des nombreuses périodes de référence prédéfinies disponibles dans la Période et En date du ou de créer votre propre période de référence à l’aide de la commande Date de début et Date de fin Boîtes.

Pour définir la période à rechercher :

Dans la section Période, effectuez l’une des actions suivantes :

• Utilisez une période de référence prédéfinie :
  1. Sélectionnez l’icône Période flèche vers le bas, puis sélectionnez la période de votre choix.
  2. Saisissez un En date du (La date qui sera utilisée comme référence pour la période que vous sélectionnez ; laissez le champ de date actuelle vide).
• Spécifiez votre propre période de référence en saisissant une Date de début et/ou un Date de fin.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque article de la section Période de cette page de configuration du rapport :

Champ Période	Remarques	Limites
Période	Ces périodes sont toujours relatives à la date d’effet. Toutes les périodes commencent le premier jour de la période, c’est-à-dire le premier jour du mois, du trimestre ou de l’année que vous sélectionnez.	Fonctionne uniquement avec En date du. Ne s’applique pas si vous sélectionnez un Date de début ou un Date de fin.
En date du	Laissez ce champ vide pour utiliser automatiquement la date d’aujourd’hui.	Fonctionne uniquement avec Période. Ne s’applique pas si vous sélectionnez un Date de début ou un Date de fin.
Date de début, Date de fin	Laissez le Date de début Vide pour inclure toutes les informations de la première date à laquelle vous avez saisi des données dans votre société jusqu’à la date de fin (incluse). Laissez le Date de fin Vide pour inclure toutes les informations de la date de début jusqu’à la date du jour.	Utilisez le format de date suivant : MM/JJ/AAAA
Invite à l’exécution	Cochez cette case pour obliger le système à attendre que vous (ou toute personne utilisant ce rapport) saisissiez un site, un service et/ou une période avant d’exécuter le rapport.

Filtres du rapport

Vous pouvez filtrer la liste des collaborateurs par nom ou par type. Vous pouvez également choisir de supprimer ou d’afficher les comptes dont les soldes sont nuls.

Pour définir des filtres afin d’affiner les résultats du rapport :

1. Pour que le rapport affiche les résultats d’un collaborateur spécifique, sélectionnez l’icône Employé , puis sélectionnez le nom du collaborateur que vous souhaitez que le rapport couvre.
2. Pour filtrer le rapport par emplacement géographique, saisissez le nom de la région, du pays, de l’État ou du territoire, ou la ville dans la Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’emplacement souhaité dans la liste qui s’affiche.
Vous devez saisir ou sélectionner un site pour exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez permet de déterminer la devise appropriée.
3. Pour filtrer le rapport par service dans la société, saisissez le nom du service dans la Département ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le service souhaité.
4. Pour filtrer par relevé des paiements, sélectionnez l’icône Résumé , puis sélectionnez le résumé que vous souhaitez que le rapport couvre. Pour inclure tous les résumés, ne sélectionnez rien.
   Pour les sociétés multidevises : Vous pouvez filtrer les transactions en fonction d’une devise spécifique. Pour ce faire, sélectionnez la flèche vers le bas Devise de transaction, puis sélectionnez la devise que vous souhaitez afficher dans le rapport. Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport inclut les transactions dans votre devise de tenue de compte.
5. Choisir Date du document pour baser votre rapport sur la date de création du document correspondant, ou sélectionnez Date de comptabilisation dans le grand livre pour la baser sur le moment où la transaction a été comptabilisée dans le Grand livre.
6. Sélectionnez l’icône Afficher les collaborateurs sans activité pour inclure tous les collaborateurs dans le rapport, même s’il n’y a aucune activité pour un collaborateur en particulier.
7. Choisir Afficher les employés avec un solde nul pour inclure les collaborateurs ayant un solde nul ainsi que ceux à qui un solde est dû.

Champ Filtre	Remarques	Limites
Collaborateur	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le collaborateur que vous spécifiez ici. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport obtient des résultats pour tous les collaborateurs.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un emplacement spécifique.	S’affiche uniquement pour les sociétés multidevises et multi-entités uniquement.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité, service et/ou établissement ait sa propre page de rapport.	En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les services et les emplacements sur des pages individuelles ne peuvent être exécutés que hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel , vous ne pouvez sélectionner que Traiter et stocker.
Invite à l’exécution	Cochez cette case pour vous obliger (vous ou toute personne utilisant ce rapport) à saisir une entité ou un emplacement et un service avant l’exécution du rapport.
Résumé	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le résumé que vous spécifiez ici. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport obtient des résultats pour tous les résumés.
Basé sur	Vous pouvez choisir de baser le rapport sur la date de création du document correspondant ou sur la date de comptabilisation de la transaction dans le grand livre.
Afficher les collaborateurs sans activité	Cochez cette case pour afficher la liste de tous les collaborateurs, même s’il n’y a aucune activité pour un collaborateur.
Afficher les collaborateurs avec des soldes nuls	Cochez cette case pour répertorier les collaborateurs dont le solde est nul et ceux à qui un solde est dû.
Devise de transaction	permet de spécifier la devise. Par défaut, cette option est désactivée, ce qui signifie que le rapport contient des transactions de toutes les devises. Toutefois, le rapport lui-même est dans la devise de tenue de compte.	Cet article apparaît si votre société utilise des devises de transaction étrangères. Si c’est le cas, vous pouvez sélectionner des transactions d’une devise spécifiée. Si vous n’effectuez aucune sélection, le rapport contient des transactions de toutes les devises. Toutefois, le rapport lui-même est dans la devise de tenue de compte.

Formatage

Utilisez cette section pour spécifier l’ordre de tri du rapport.

Pour mettre en forme ce rapport :

1. Pour trier les résultats du rapport, sélectionnez l’icône Trier par , puis sélectionnez la catégorie à trier : ID de collaborateur, Prénom ou Nom de famille.
2. Pour modifier la mise en page, sélectionnez l’icône Page Orientation liste déroulante, puis sélectionnez Portrait ou Paysage.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour une version PDF.

1. Saisissez le titre dans la Titre du rapport 1 boîte.

   • Le titre s’affiche en grand au-dessus de la page, juste en dessous du nom de votre société.
   • Vous pouvez saisir dans ce champ tout nom par défaut que le système a peut-être renseigné automatiquement.

2. Saisissez le sous-titre dans la Titre du rapport 2 boîte.

   Ce sous-titre s’affiche en plus petits caractères, directement sous le titre principal.

3. Saisissez le texte du pied de page dans la Texte du pied de page boîte. Le texte du pied de page s’affiche en bas au centre du rapport.

Les rapports standard exportés au format PDF incluent automatiquement les éléments Créé le Horodatage et numéro de page en bas de page.