Comptes clients

Rapprocher les paiements et crédits des clients avec les factures

Voyez facilement comment les paiements et les crédits appliqués correspondent aux factures à l’aide du rapport de rapprochement des clients. En un coup d’œil, vous pouvez non seulement voir combien un client doit, mais aussi la manière dont les paiements et les crédits étaient mis en correspondance avec les factures.

Le rapport de rapprochement des clients répond aux questions suivantes :

  • Quels crédits et paiements ont été appliqués à une facture donnée ?
  • Où un crédit donné a-t-il été appliqué ?
  • Quelles transactions partagent une séquence de correspondance spécifiée ?
  • Quelles transactions restent partiellement rapprochées ou ne sont pas rapprochées du tout ?

Le rapport de rapprochement met en correspondance les transactions à l’aide de séquences de lettres, ce qui vous aide à évaluer la façon dont les paiements et les crédits ont été appliqués.

Détails

Les séquences de mise en correspondance sont des séquences alphabétiques utilisées dans le rapport de rapprochement des clients afin de montrer la relation entre les factures et les crédits ou paiements qui leur sont appliqués.

Sage Intacct attribue une séquence de mise en correspondance à une facture lorsque vous lui appliquez un paiement ou un crédit. Toutes les écritures de paiement qui se rapportent à la facture utilisent la même séquence, établissant une relation entre elles. Tant que la facture est dans un état partiellement payé, les séquences de mise en correspondance s’affichent en minuscules, indiquant que la facture n’est pas complètement rapprochée. Une fois la facture payée en totalité, les séquences de mise en correspondance sont changées en majuscules.

Dans le cas d’un crédit, tel qu’une régularisation ou un acompte, une séquence de mise en correspondance est attribuée au crédit lorsqu’elle est appliquée à une transaction. Vous pouvez suivre la façon dont le crédit est mis en correspondance avec les transactions en regardant les écritures d’équilibrage du crédit, également appelées éléments compensateurs. L’écriture de crédit et les écritures d’équilibrage de crédit partagent la même séquence de mise en correspondance. Cette séquence s’affiche en minuscules jusqu’à ce que le crédit soit entièrement appliqué.

Vous pouvez filtrer le rapport de rapprochement des clients pour afficher les transactions sans correspondance, partiellement ou entièrement mises en correspondance. Vous pouvez également filtrer le rapport pour une séquence de correspondance donnée.

Comment cela fonctionne

Configurer le rapprochement de client

  1. Accédez à Société > onglet Configurer > Paramètres > Séquence de documents.
  2. Dans la liste Séquence de documents, sélectionnez Ajouter.
  3. Saisissez un identifiant de séquence et un nom de séquence.
  4. Sélectionnez Alphabétique comme type de séquence.
  5. Si vous souhaitez que la séquence maximale comporte moins de 16 caractères, remplacez la valeur par défaut du champ Maximum de la séquence principale.

    Cela limite le nombre d’incréments autorisés pour la séquence. En général, vous n’avez pas besoin de modifier la valeur par défaut.

  6. Dans le champ Séquence principale, saisissez a.

    Il s’agit de la valeur initiale que Sage Intacct utilise dans le code de correspondance. La deuxième séquence est b, la troisième c, et ainsi de suite. Lorsque la séquence atteint z, la séquence suivante est aa.

  7. Vous pouvez également définir un préfixe fixe ou un suffixe fixe.

    Sous les champs de saisie, vous pouvez afficher un aperçu de la façon dont la séquence apparaît dans le rapport.

  8. Sélectionnez Enregistrer.
  1. Accédez à Comptes clients > Configurer  > Configuration.
  2. Dans la section Séquencement des documents, sélectionnez Activer le rapprochement de client.
  3. Pour Séquence de correspondance CC, sélectionnez la séquence de documents alphabétique que vous avez créée à l’étape précédente.
    Seules les séquences de documents alphabétiques s’affichent dans la liste des options sélectionnables. Si la séquence créée ne figure pas dans la liste, vérifiez à nouveau la séquence pour confirmer que le type de séquence est défini sur alphabétique.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Dans Comptes clients, accordez les permissions Rapprochement des clients : Exécuter les permissions pour les utilisateurs qui doivent examiner et comptabiliser des transactions entrantes.

Suivez la procédure qui correspond à votre configuration : Attribuez des permissions à un rôle ou attribuez des permissions à des utilisateurs spécifiques.

Exécuter le rapport de rapprochement des clients

  1. Accédez à Comptes clients > Tous > Rapports > Rapprochement des clients.
  2. Sélectionnez une Période de référence.
  3. Choisissez les clients que vous souhaitez inclure dans le rapport.
    1. Si vous souhaitez limiter le rapport à un seul client, définissez les champs De et À sur le nom du client.

    2. Cochez la case Inclure tous les clients pour inclure les transactions des clients avec des soldes nuls.

    3. Sélectionnez Inclure les clients avec un solde nul et une activité pour inclure les comptes avec un solde nul uniquement si ces clients ont eu une activité pendant la période sélectionnée.

  4. Si vous souhaitez examiner le rapprochement pour une séquence de correspondance particulière uniquement, saisissez-la dans Correspondance de séquence.
  5. Pour afficher uniquement les transactions qui ne sont pas entièrement rapprochées, sélectionnez ce qui suit :
    1. Sous Correspondances à afficher, choisissez Sélectionner.
    2. Sélectionnez Sans correspondance et Correspondance partielle.
    3. Sélectionnez Terminé.
  6. Définissez le tri par ordre.

    En plus du tri par client ou facture, vous pouvez également trier par séquence de correspondance.

  7. Définissez les autres filtres dont vous avez besoin, tels que Établissement ou Devise.
  8. Sélectionnez Afficher.

Permissions et autres exigences

Abonnement

Comptes clients
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Entreprise
Permissions

Comptes clients

  • Rapprochement des clients : Exécuter
Configuration

Activez le rapprochement des clients et définissez une séquence de correspondance CC dans Configurer Comptes clients.
Restrictions

Sage Intacct commence à attribuer des séquences de correspondance aux transactions une fois que vous avez activé le rapprochement des clients. Les séquences de mise en correspondance ne sont pas affectées aux paiements et crédits que vous avez appliqués aux factures avant d’activer la fonctionnalité.