Comptes fournisseurs

Présentation de l’approbation basée sur les fournisseurs pour l’envoi des factures fournisseurs

Votre organisation attribue-t-elle des responsabilités d’approbation des factures en fonction du fournisseur ? Si c’est le cas, vous allez adorer la nouvelle règle d’approbation basée sur le fournisseur pour les politiques d’approbation des factures.

Lorsque vous ajoutez la règle d’approbation basée sur le fournisseur à votre politique d’approbation des factures fournisseurs, vous avez la possibilité d’attribuer un approbateur de facture à chaque fournisseur, dans la fiche fournisseur. Ensuite, lorsqu’une facture fournisseur est soumise, Sage Intacct achemine la facture fournisseur vers la file d’attente de l’approbateur affecté pour examen.

Détails

• Ajoutez la règle d’approbation basée sur le fournisseur à votre politique d’approbation de facture fournisseur dans la configuration de Comptes fournisseurs.

• Le champ Approbateur de facture apparaît dans la fiche fournisseur après avoir ajouté la règle d’approbation basée sur le fournisseur et enregistré votre configuration.

  

• Attribuez des approbateurs de factures en modifiant directement les fiches des fournisseurs ou en les mettant à jour à l’aide de l’importation CSV.

• Tout utilisateur professionnel ou collaborateur sans restriction avec l’option Approuver les factures fournisseurs : Les permissions de liste peuvent être sélectionnées en tant qu’approbateur de factures.

• Vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs en tant qu’approbateur de factures fournisseurs à condition que tous les membres du groupe ne disposent d’aucune restriction et des permissions appropriées. Un seul utilisateur du groupe est requis pour approuver une facture fournisseur.

Lorsque plusieurs types de règles sont présents dans votre politique d’approbation de facture fournisseur, ils s’exécutent comme suit :

• Si votre politique d’approbation de facture fournisseur comprend plusieurs règles, celles-ci sont exécutées dans l’ordre dans lequel vous les répertoriez.

• Si une facture fournisseur est soumise pour un fournisseur qui n’a pas d’approbateur affecté, la facture fournisseur est automatiquement approuvée pour cette règle et Sage Intacct passe à la règle d’approbation suivante.

• Si votre politique d’approbation de facture fournisseur contient un groupe de règles Approbation de la valeur, Service de la transaction et un type de règle Approbation basée sur le fournisseur, Intacct exécute les règles comme suit :

  • Pour les factures fournisseurs auxquelles des approbateurs de facture ont été attribués, l’approbation basée sur le fournisseur s’exécute et l’approbation de la valeur, Service de la transaction est ignorée. Cela vous permet de créer des factures fournisseurs pour une approbation basée sur le fournisseur, qui sont réparties entre plusieurs services.

  • Pour les factures fournisseurs qui n’ont pas d’approbateur de facture attribué, l’Approbation de la valeur, Service de la transaction s’exécute et l’Approbation basée sur le fournisseur est ignorée.

Comment cela fonctionne

Étape 1. Configuration

1. Si vous utilisez déjà les approbations de factures fournisseurs, ajoutez la règle d’approbation basée sur le fournisseur à votre configuration d’approbation de facture fournisseur existante.

   Si vous n’utilisez pas encore les approbations de factures fournisseurs, découvrez comment activer l’option et créer votre politique d’approbation de factures fournisseurs.

2. Attribuez la permission Approuver les factures fournisseurs : Lister les permissions aux utilisateurs que vous souhaitez affecter comme approbateurs de factures fournisseurs.

Étape 2. Attribuer des approbateurs de facture fournisseur

1. Accédez à Comptes fournisseurs > onglet Tous > Fournisseurs.

2. Sélectionnez Modifier en regard du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

3. Sélectionnez l’onglet Informations supplémentaires.

4. Dans la section Détails de la facture fournisseur, sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs dans la liste Approbateur de facture fournisseur.

5. Sélectionnez Enregistrer ou Envoyer.

   Si l’approbation du fournisseur est activée, cette modification prend effet après l’approbation de la mise à jour du fournisseur.

Étape 3 : Valider les factures fournisseurs

Le processus de règle d’approbation basée sur le fournisseur est similaire à celui des autres règles d’approbation des factures fournisseurs.

1. Un utilisateur envoie une facture fournisseur.

2. Sage Intacct commence à exécuter les règles d’approbation de facture fournisseur que vous avez définies dans votre politique d’approbation.

3. Lorsque le flux de travail d’approbation atteint la règle basée sur le fournisseur, Sage Intacct vérifie si un approbateur de facture fournisseur est affecté au fournisseur.

   • Si un approbateur est affecté, la facture fournisseur est ajoutée à la file d’attente de celui-ci.

     Les approbateurs qui ont configuré des notifications recevront un e-mail les informant que la facture fournisseur est en attente d’approbation.

   • Si aucun approbateur n’est attribué, la facture fournisseur est automatiquement approuvée et la règle d’approbation suivante est exécutée.

     S’il n’y a plus de règles d’approbation, le statut de la facture fournisseur passe à Comptabilisée.

4. L’approbateur examine la facture fournisseur et l’approuve ou la refuse.

   • Si l’approbateur refuse la facture fournisseur, le statut de la facture fournisseur passe à Refusée.

   • Si l’approbateur approuve la facture fournisseur, le statut passe à Comptabilisée ou Partiellement approuvée, selon qu’il existe ou non des règles supplémentaires après l’approbation basée sur le fournisseur.

     Les types de règle Approbation de la valeur, Service de la transaction sont ignorés pour les factures des fournisseurs auxquels des approbateurs de facture ont été affectés.

5. Une fois que toutes les règles d’approbation sont terminées, les émetteurs configurés pour les notifications d’approbation de facture fournisseur sont informés si la facture fournisseur a été approuvée.

Permissions et autres exigences

Abonnement	Comptes fournisseurs
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Configuration : Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur Approbations : Entreprise Collaborateur
Permissions	Comptes fournisseurs Approuver les factures fournisseurs : Lister Fournisseurs : Lister, Modifier
Importation CSV	Ajoutez la règle d’approbation basée sur le fournisseur à votre politique d’approbation de facture fournisseur avant de télécharger le modèle d’importation de fournisseur pour attribuer des approbateurs de facture fournisseur. Les utilisateurs et groupes d’utilisateurs que vous spécifiez dans la colonne BILLAPPROVERID ne doivent pas être restreints.