INVENTAIRE DES FOURNITURES

Gestion des articles de fournitures de bout en bout

Lorsqu’elles desservent des communautés ou des clients, les installations doivent avoir les éléments essentiels à portée de main pour que les activités soient exercées efficacement. De nombreuses organisations stockent des fournitures pour s’assurer qu’elles sont disponibles, au besoin. Maintenant, il est devenu plus facile de s’assurer à la fois d’un stock adéquat, d’une distribution facile et que les fournitures sont consommées et comptabilisées conformément à leur destination.

L’inventaire des fournitures offre un moyen pratique et efficace de gérer les demandes des collaborateurs pour les articles nécessaires à la gestion de votre entreprise. Votre responsable des fournitures peut facilement examiner et répondre aux demandes de fournitures entrantes et assurer une comptabilité précise au fur et à mesure que les fournitures sont consommées.

L’abonnement à l’inventaire des fournitures fournit également des informations précieuses sur vos tendances d’achat et d’utilisation à travers les sites et les périodes.

Détails

Lorsque vous configurez l’inventaire des fournitures, vous créez les articles dont votre entreprise a besoin pour fonctionner. Les fournitures peuvent inclure des articles administratifs (papier, stylos, café), des meubles (étagères, échelles, bureaux) et de l’équipement (moniteurs, claviers, câbles).

Vos collaborateurs créent des demandes lorsqu’ils ont besoin de fournitures, et le responsable des fournitures utilise l’atelier de fournitures pour effectuer les activités de flux de travail suivantes :

• Examiner les demandes de fournitures entrantes et évaluer les besoins de réapprovisionnement en fonction des articles les plus nécessaires.

• Créer de nouvelles commandes d’achat ou transférer des articles en stock entre les entrepôts.

• Réapprovisionner la disponibilité interne des articles les plus demandés.

Options d’abonnement

Il existe deux façons de s’abonner à l’inventaire des fournitures. À vous de décider :

• Si vous utilisez actuellement le Contrôle d’inventaire pour acheter des articles que vous vendez, vous pouvez activer l’Inventaire des fournitures dans votre application Contrôle d’inventaire. Utilisez la fonctionnalité supplémentaire pour suivre les articles que vous utilisez pour faire fonctionner votre entreprise.

• Si vous souhaitez uniquement commander des fournitures pour soutenir vos opérations commerciales, vous pouvez vous abonner à l’inventaire des fournitures, qui inclut certaines fonctionnalités de contrôle d’inventaire.

Facteurs à prendre en compte

Quelle que soit l’option d’abonnement que vous choisissez, des paramètres de configuration spécifiques sont requis dans Grand livre, Achats et Contrôle d’inventaire.

• L’inventaire des fournitures nécessite des flux de travail avancés. D’importantes étapes de configuration sont requises pour prendre en charge les fonctionnalités supplémentaires que vous utiliserez avec les flux de travail avancés.

• Lorsque vous passez aux flux de travail avancés, tous les enregistrements de type d’article d’inventaire existants sont automatiquement mis à jour pour utiliser la méthode de coût standard et nécessitent que vous identifiiez une unité de mesure.

• Les fiches d’articles existantes sont également affectées à un groupe du Grand livre généré par le système (la sélection initiale du compte du Grand livre est automatiquement supprimée). Pour modifier les groupes du Grand livre générés par le système, créez de nouveaux groupes d’articles du Grand livre, puis mettez à jour chaque fiche d’article avec le nouveau groupe d’articles du Grand livre.

• La méthode de coût affectée ne peut pas être modifiée dans une fiche d’article. Si vous devez modifier la méthode de coût d’un article, dupliquez d’abord la fiche de l’article et créez-en une nouvelle. Désactivez ensuite la fiche d’article préexistante.

Comment cela fonctionne

Vous devez d’abord suivre les étapes de configuration dans Grand livre et Achats, puis vous abonner à l’inventaire des fournitures ou l’activer dans Contrôle d’inventaire.

• Dans Grand livre et Achats, configurez les dimensions Fournisseur et Collaborateur.

• Dans Achats, activez les contacts de livraison au niveau de l’en-tête et de la ligne.

S’abonner à Inventaire des fournitures ou Contrôle d’inventaire

1. Accédez à Société > Admin > Abonnements, puis recherchez Contrôle d’inventaire et Inventaire des fournitures dans la liste des abonnements.

2. Sélectionnez Options d’affichage.

3. Sélectionnez Contrôle de l’inventaire ou Inventaire des fournitures.

4. À l’invite, sélectionnez S’inscrire. Selon l’étendue de vos configurations de données existantes, le lancement de la page de configuration du contrôle d’inventaire peut prendre quelques minutes.

5. Effectuez les étapes de configuration initiales dans le contrôle d’inventaire :

   1. Sélectionnez Activer le flux de travail avancé.

   2. Sélectionnez Activer l’inventaire des fournitures.

   3. Sélectionnez les dimensions Fournisseur et Collaborateur.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Étapes de configuration supplémentaires

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des étapes de configuration restantes. Pour plus de détails, reportez-vous aux liens d’aide dans la section Informations connexes.

1. Créer des définitions de transaction pour les demandes de fournitures, les commandes d’achat et les expéditions directes.

2. Créer des articles de fournitures dans le contrôle d’inventaire.
3. En fonction des besoins de flux de travail de votre société, configurez des politiques d’approbation des achats pour les demandes de fournitures.

Permissions et autres exigences

Abonnement	Contrôle de l’inventaire ou Inventaire des fournitures Achats
Disponibilité régionale	Canada États-Unis
Type d’utilisateur	Demander des fournitures : Entreprise Collaborateur Entrepôt Pour gérer les demandes d’approvisionnement : Entreprise Entrepôt
Permissions	Achats Transactions d’achats : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier Contrôle d’inventaire Demander des fournitures : Modifier Gérer les fournitures : Modifier
Configuration	Pour configurer l’Inventaire des fournitures, vous devez : configurer les groupes d’articles du Grand livre ; configurer une définition de transaction pour les commandes d’achat de fournitures et, si nécessaire, pour les expéditions directes de fournitures ; ajouter des articles de fournitures (les articles de fournitures ne peuvent pas être convertis à partir d’articles d’inventaire existants).
Dépendances ou autres exigences	Nécessite un flux de travail avancé Nécessite des mises à jour MIV nocturnes Empêche les transactions d’inventaire négatives
Restrictions	Ces fonctionnalités de Contrôle d’inventaire ne sont pas disponibles avec un abonnement à l’Inventaire des fournitures uniquement : Définitions de transaction de Contrôle d’inventaire Frais d’approche Traitement