Achats

Approbations des achats au niveau des lignes

Vous en avez eu l’idée, nous l’avons fait

Bénéficiez d’un contrôle granulaire et d’approbations plus rapides en laissant les approbateurs agir au niveau de la ligne plutôt qu’au niveau de l’en-tête uniquement. Cette fonction garantit que chaque responsable de service, de projet ou d’établissement n’approuve que ce dont il est en charge afin de réduire les goulots d’étranglement et d’améliorer la précision.

Principaux avantages

  • Approbations granulaires : Les approbateurs peuvent approuver ou refuser des lignes individuelles ou la transaction entière.

  • Routage basé sur les dimensions : Acheminez les lignes par service, projet ou établissement afin d’assurer une répartition précise des responsabilités.

  • Visibilité claire : Consultez le statut par ligne, y compris les approbations ou les refus partiels.

  • Politiques flexibles : Combinez des règles au niveau de l’en-tête et de la ligne pour suivre les flux de travail réels.

Activez les notifications pour que les approbateurs puissent agir rapidement. Vous pouvez également déléguer des approbations pour les absents du bureau.

Comment cela fonctionne

La façon dont vous configurez votre politique d’approbation est importante. Les règles d’approbation sont évaluées de manière séquentielle, une à la fois, selon l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la politique.

Les règles d’approbation au niveau de la ligne et les règles d’approbation basées sur la valeur ne fonctionnent pas ensemble en tant que règle combinée. Chaque règle est appliquée indépendamment à la transaction, et la règle actuelle doit être entièrement approuvée avant que la règle suivante ne soit évaluée.

Exemple

Votre politique d’approbation comprend :

  • Une règle d’approbation au niveau de la ligne qui achemine chaque ligne vers le responsable du service

  • Une règle d’approbation basée sur la valeur qui exige une approbation lorsque le montant total dépasse 100 $

Si vous créez un bon de commande d’un montant de 150 $, celui-ci est d’abord transmis au responsable du service pour chaque ligne, conformément à la règle d’approbation au niveau de la ligne. Une fois toutes les approbations au niveau de la ligne terminées, la commande d’achat est transmise au responsable de l’approbation de la valeur, conformément à la règle d’approbation de la valeur.

Les règles sont traitées dans l’ordre. La configuration des deux types de règles ne crée pas une condition d’approbation unique et combinée.

  1. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.

  2. Accédez à la section Approbations et assurez-vous que l’option Activer l’approbation des achats est sélectionnée.

  3. Pour créer une politique d’approbation, sélectionnez Gérer.

  4. Créez une nouvelle politique d’approbation ou modifiez une politique existante.

  5. Sélectionnez la définition de transaction d’achat.

  6. Pour le type de règle, sélectionnez l’une des options suivantes :

    1. Approbation au niveau des lignes par service

    2. Approbation au niveau des lignes par établissement

    3. Approbation au niveau des lignes par projet

  7. Sélectionnez Enregistrer.

  8. Fermez la fenêtre Politiques d’approbation des achats.

  9. Sélectionnez Enregistrer sur la page Configurer les Achats.

Si votre société utilise à la fois les approbations au niveau de l’en-tête et au niveau de la ligne, approuvez les transactions et les éléments dans la fiche de transaction.

Vous pouvez approuver des transactions dans la liste des transactions uniquement lorsque les approbations au niveau de la ligne ne sont pas activées.

  1. Accédez à Achats > Tous > Approuver les transactions.

  2. Sélectionnez Afficher en regard de la transaction que vous souhaitez approuver.

  3. Dans la section Écritures, sélectionnez les éléments à approuver ou à refuser.

Rejoindre le programme Adoption précoce

Vous pouvez rejoindre le programme Adoption précoce en remplissant ce formulaire dès aujourd’hui.

Permissions et autres exigences

Abonnement

Achats
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

Collaborateur

Responsable projet
Permissions

Administration, Achats

  • Abonnements aux applications : Lister, Afficher et Configurer.

Achats

  • Approuver la transaction d’achat : Lister

  • Niveaux d’approbation des achats : Niveaux applicables
Configuration

Activez les approbations d’Achats sur la page Configurer les achats.
Dépendances ou autres exigences

Dans Achats, activez ces dimensions et attribuez un responsable à chacune d’elles :

  • Service

  • Établissement

  • Projet
Restrictions

Si votre société utilise à la fois les approbations au niveau de l’en-tête et au niveau de la ligne, approuvez les transactions et les éléments dans la fiche de transaction et non dans la liste Approuver les transactions.