Sage Expense Management

Améliorations apportées à Sage Expense Management

Sage Expense Management (SEM) comprend désormais des améliorations qui permettent d’automatiser les approbations, d’améliorer la visibilité du budget, de simplifier les paramètres de facturation par défaut du projet et de tenir les utilisateurs informés grâce aux notifications push sur téléphone portable.

Approbations automatiques des rapports de dépenses

Réduisez les goulets d’étranglement liés aux approbations et faites en sorte que les collaborateurs soient payés plus rapidement.

SEM prend désormais en charge les approbations automatiques des rapports de dépenses éligibles, ce qui permet d’accélérer les remboursements et de permettre aux approbateurs de se concentrer sur les exceptions.

Les administrateurs peuvent activer les approbations automatiques et définir un seuil de montant de rapport. Les rapports sont approuvés automatiquement lorsqu’ils répondent aux critères d’éligibilité configurés, tels que la conformité aux politiques, l’absence de dépenses dupliquées, un niveau d’approbation unique et le respect du seuil défini.

Lorsqu’un rapport est considéré comme approuvé automatiquement, Sage Expense Management :

• Approuve le rapport

• Notifie le collaborateur par email

• Consigne l’approbation dans l’historique des rapports et des dépenses

• Contourne l’approbateur assigné

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Approbations automatiques sur Sage Expense Management.

Valeurs par défaut facturables au niveau du projet

Les administrateurs peuvent désormais configurer la valeur facturable par défaut au niveau du projet plutôt qu’au niveau de l’organisation, ce qui facilite la catégorisation cohérente des dépenses liées au projet.

Chaque projet peut avoir son propre paramètre facturable par défaut. Lorsqu’un collaborateur sélectionne un projet lors de la création d’une dépense, le champ Facturable est automatiquement renseigné en fonction de la configuration de ce projet. Les collaborateurs peuvent toujours remplacer la valeur sur le formulaire de dépense si nécessaire.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Valeurs par défaut facturables au niveau du projet avec Sage Intacct.

Express ACH

Pour les organisations qui utilisent ACH, vous pouvez désormais accélérer les paiements pour les petites dépenses à l’aide de « Express ACH ».

Lorsque ce paramètre est activé dans les paramètres d’administration, les rapports de dépenses jusqu’à 1 000 $ sont traités à l’aide d’Express ACH, généralement dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables. Les notes de frais de plus de 1 000 $ continuent d’être traitées à l’aide de l’ACH standard, généralement dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables.

Les équipes financières disposent ainsi d’une option de remboursement plus rapide pour la majorité des rapports de dépenses de faible valeur.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Express ACH pour des remboursements plus rapides.

Regroupez les dépenses lors de la soumission automatique du rapport

SEM offre désormais aux administrateurs plus de flexibilité dans la façon dont les dépenses sont regroupées lorsque les rapports sont créés via la soumission automatique de rapports. Cela permet de mieux répondre aux besoins organisationnels en matière d’examen et de reporting.

Les administrateurs ont désormais le choix entre les options suivantes :

• Aucun regroupement : Toutes les dépenses complètes sont soumises dans un seul rapport.

• Regrouper par mode de paiement : Les dépenses sont regroupées dans des rapports distincts par mode de paiement.

• Regroupement avancé : Les dépenses peuvent être regroupées par projet ou par centre de coûts, avec un regroupement facultatif de deuxième niveau par mode de paiement.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Configurez l’envoi automatique de rapports pour les dépenses de vos collaborateurs.

Notifications push de l’application mobile

Les notifications push de l’application mobile sont désormais disponibles dans SEM, fournissant des mises à jour sur l’activité des dépenses, des rapports, des approbations et des rappels en temps réel.

• Les administrateurs contrôlent les déclencheurs de notification disponibles pour leur organisation.

• Les collaborateurs et les approbateurs peuvent ensuite sélectionner leurs propres préférences dans l’ensemble approuvé. Ils décident s’ils souhaitent recevoir des mises à jour par e-mail, des notifications push sur téléphone portable ou les deux.

• Les préférences de notification peuvent être configurées à partir de l’application Web et de l’application téléphone portable.

Améliorations budgétaires

Cette version inclut plusieurs améliorations apportées aux budgets, ce qui les rend plus faciles à configurer, à surveiller et à utiliser.

Les administrateurs peuvent désormais sélectionner le fonctionnement de la visibilité du budget lors de la configuration. Vous déterminez si les budgets ne sont visibles que par les administrateurs, tous les employés contributeurs ou des collaborateurs spécifiques. Lorsque la visibilité est activée, les collaborateurs peuvent afficher les budgets pertinents dans leur tableau de bord, y compris le montant global du budget, le montant utilisé et le montant restant.

Les améliorations supplémentaires apportées au budget sont les suivantes :

• Vue de l’utilisation historique du budget à partir de la page Vue d’ensemble des dépenses

• Capacité d’exportation du budget à partir de la vue d’ensemble des dépenses

• Une plus grande flexibilité pour modifier les détails du budget après la configuration

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Création et gestion de budgets.

Permissions et autres exigences

Abonnement	Sage Expense Management
Disponibilité régionale	États-Unis