Sage Expense Management
Améliorations apportées à Sage Expense Management
Sage Expense Management (SEM) comprend désormais des améliorations qui simplifient le rapprochement des cartes de crédit et renforcent les contrôles des rapports et des transactions par carte. SEM améliore également la gestion des accès délégués, réduit les mises à jour répétitives des dépenses et facilite et accélère la navigation dans les paramètres d’administration.
Module de rapprochement (bêta)
Vous pouvez désormais rapprocher les transactions par carte dans Sage Expense Management des transactions avec les transactions sur vos relevés de carte. La fonction de rapprochement fournit un flux de travail centralisé pour examiner, mettre en correspondance et résoudre les différences entre les données des relevés et les fiches de dépenses.
Configurez le rapprochement à l’aide de périodes de mois civils ou de périodes de relevé personnalisé. Une fois qu’un relevé est téléchargé, SEM compare automatiquement les transactions du relevé aux dépenses existantes et les regroupe en fonction du statut de rapprochement.
Examinez les transactions mises en correspondance, identifiez les transactions manquantes dans le relevé ou dans Sage Expense Management, et prenez des mesures, telles que la mise en correspondance, l’importation, l’ignorance ou la suppression de transactions. La fonctionnalité prend également en charge le rapprochement des transactions avec plusieurs correspondances potentielles.
Une fois le rapprochement terminé et clôturé, les dépenses rapprochées sont marquées en conséquence et leur date de montant ne peut plus être modifiée.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur Rapprochez vos cartes à l’aide de la fonction de rapprochement.
Contrôles de modification des transactions par carte
Améliorez la visibilité et le contrôle des mises à jour des transactions par carte.
Les administrateurs peuvent désormais activer un paramètre qui empêche les dépensiers de modifier le montant ou la date des dépenses liées aux transactions par carte. Les dépensiers peuvent continuer à modifier les dépenses créées manuellement et les dépenses de carte fractionnées, à condition que le total de tous les fractionnements corresponde au montant en devise de transaction initial. Les administrateurs conservent la possibilité de modifier toutes les dépenses.
SEM indique désormais également si le montant ou la date d’une dépense effectuée avec une carte associée a été modifié par rapport à la valeur initiale de la transaction par carte. Pour les organisations utilisant des flux en temps réel (RTF), SEM fournit également des informations supplémentaires sur les transactions en attente et leur fonctionnement.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gestion des transactions par carte d’entreprise.
Contrôles de délégation d’accès
Contrôlez le niveau d’accès accordé aux délégataires.
Vous pouvez désormais sélectionner le niveau d’accès qu’un délégataire reçoit lorsque la délégation d’accès est configurée. Cela permet un meilleur contrôle sur les actions que les délégataires peuvent effectuer en votre nom.
Les types d’accès suivants sont disponibles :
-
Envoyer
-
Valider
-
Soumettre et approuver
-
Non restreint
Chaque type d’accès offre un niveau différent d’accès aux dépenses, aux rapports et aux actions d’approbation. Le type d’accès sélectionné s’applique à la fois aux applications Web et aux applications sur téléphone portable.
SEM empêche également les délégataires d’approuver leurs propres rapports, même lorsqu’ils ont un accès approuvé ou illimité.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur Activation de la délégation pour les comptes de collaborateurs et Délégation d’accès.
Modifier plusieurs dépenses en même temps
Mettez à jour plusieurs dépenses en une seule action.
Vous pouvez désormais modifier plusieurs dépenses simultanément lorsque les mêmes mises à jour doivent être appliquées à plusieurs dépenses, ce qui réduit la nécessité de mettre à jour chaque dépense individuellement.
Les administrateurs peuvent modifier plusieurs dépenses à partir de la page Dépenses professionnelles et dans les rapports de dépenses. Les approbateurs peuvent modifier plusieurs dépenses dans les rapports de dépenses qui leur sont attribués pour examen.
Vous pouvez mettre à jour les champs pris en charge, tels que la catégorie ou le code du grand livre, le centre de coûts, le projet, les champs personnalisés, le commerçant, l’objet et le statut facturable sur un maximum de 50 dépenses à la fois.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur Modifier les dépenses de plusieurs collaborateurs en tant qu’administrateur ou Modifier plusieurs dépenses d’équipe à la fois en tant qu’approbateur.
Modification en ligne des dépenses (bêta)
Examinez et mettez à jour les dépenses directement à partir de la vue de liste.
Vous pouvez désormais consulter et modifier les détails de dépense directement à partir de la vue liste dépense sans ouvrir chaque dépense individuellement. La modification en ligne est disponible sur la page Dépenses professionnelles et dans les rapports de dépenses, ce qui vous permet d’apporter des corrections rapides lors de l’examen des dépenses.
Vous pouvez mettre à jour les champs de dépenses modifiables directement à partir de la ligne et enregistrer les modifications instantanément à partir de la vue de liste.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur Modifier les dépenses directement à partir de la vue de liste.
Rechercher dans les paramètres d’administration (bêta)
Trouvez plus rapidement les pages de paramètres et de configuration.
Vous pouvez désormais utiliser la recherche dans les paramètres d’administration pour localiser rapidement des pages, des sections et des paramètres sans parcourir manuellement la barre latérale. Une nouvelle barre de recherche est disponible en haut de la barre latérale Paramètres d’administration et peut également être ouverte à l’aide du raccourci clavier /.
Les résultats de la recherche sont regroupés en catégories, ce qui facilite l’accès direct à la page ou au paramètre que vous recherchez.
Permissions et autres exigences
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