Report zum Bestandsbuch Kreditorenbuchhaltung

Der Report zum Bestandsbuch Kreditorenbuchhaltung bietet eine Liste detaillierter Lieferantenkonten, einschließlich der Verbindlichkeiten für jeden Lieferanten. Dieser Report zeigt den Anfangssaldo für den von Ihnen ausgewählten Zeitraum und jede Transaktion für jeden Lieferanten an. Mit diesem Report können Sie prüfen, ob der Saldo im Bestandsbuch "Kreditorenbuchhaltung" mit der Nummer im Hauptbuch übereinstimmt, und Sie können sehen, welche Lieferanten Salden größer als Null aufweisen.

Sie können den Zeitraum, den Lieferanten, den Lieferantentyp und die Zahlungsübersicht anpassen, um Ihre Reportinganforderungen zu erfüllen. Normalerweise zeigt dieser Report nur Lieferanten mit Salden größer als Null an. Sie können jedoch auch Lieferanten mit Nullsaldo einbeziehen. Im Report können Sie den Namen des Lieferanten auswählen, um weitere Details anzuzeigen.

Wer benötigt diesen Report in der Regel?

• Buchhalter*innen, Controller*innen und alle, die sehen müssen, wer wem Geld schuldet.
• Buchhalter*innen und Controller*innen, die das Bestandsbuch Kreditorenbuchhaltung und das Kontrollkonto ausgleichen müssen.
• Buchhalter*innen und Controller*innen, die sicherstellen müssen, dass der Anfangssaldo des Bestandsbuchs Kreditorenbuchhaltung plus die Nettoaktivität in der Kreditorenbuchhaltung für den aktuellen Tag dem Endsaldo des Bestandsbuchs Kreditorenbuchhaltung für den Tag entsprechen.

Informationen zu Begriffen, die sich an Ihrem Standort unterscheiden können, finden Sie unter Terminologie über Standorte hinweg.

Um diesen Report zu generieren, gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Reports > Bestandsbuch Kreditorenbuchhaltung.

Monatlichen Report anzeigen

1. Generieren Sie den Report.

2. Wählen Sie auf der Seite mit den Reporteinstellungen die Option Anzeigen.

   In Ihrem Browser wird ein Report mit den Ergebnissen für den Standardreportingzeitraum angezeigt.

3. Um den Report einzugrenzen, wählen Sie optional Individuell anpassen aus.

Anpassen und ausführen

Vor dem Ausführen des Reports können Sie den Zeitraum und die Typen der einzuschließenden Elemente auswählen und angeben, wie der Report angezeigt werden soll.

1. Wählen Sie den Reportingzeitraum aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie das Start- und Enddatum für den Report ein. Wenn Sie keinen Reportingzeitraum angeben, erzeugt das System einen Report für den aktuellen Monat bis zum heutigen Datum.

   Sie können entweder den Reportingzeitraum oder das Start- und Enddatum angeben, aber nicht beides.

2. Legen Sie die Filter fest, um die gewünschten Daten zu erhalten.

   Mit Filtern können Sie bestimmte Datentypen in den Report aufnehmen oder ausschließen, z. B. Lieferant und Standort. Generell gilt: Um weniger und präzisere Ergebnisse in Ihrem Report zu erhalten, setzen Sie mehr Filter.

3. Formatieren Sie den Report.

   Die Formatoptionen variieren von Report zu Report. Im Allgemeinen können Sie das Layout des Reports festlegen und/oder bestimmen, wie die im Report enthaltenen Daten gruppiert und angezeigt werden sollen.

4. Geben Sie einen Titel-, Untertitel- und Fußzeilentext für den Report ein.

5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um den Report anzuzeigen, zu verarbeiten, zu merken, zu exportieren, anzupassen oder dem Dashboard hinzuzufügen:

   • Anzeigen: Den Report direkt in Ihrem Browser ansehen.
   • Drucken: Zeigen Sie den Report jetzt im druckbaren PDF-Format an.
   • Verarbeiten und speichern: Den Report generieren und für den späteren Zugriff speichern. Reports können entweder in der Liste "Meine archivierten Reports" gespeichert oder an einen Cloud-Speicherstandort wie Dropbox übermittelt werden. Weitere Informationen zum Thema Verarbeiten und Speichern von Reports.
   • Zum Dashboard hinzufügen: Fügen Sie den Report zu Ihrem Dashboard hinzu.

   • Merken: Merken (d. h. speichern) Sie den Report, damit Sie später darauf zurückgreifen oder ihn ändern und erneut ausführen können.

     Sie können die wiederkehrende Ausführung von gemerkten Reports planen. Intacct kann die Reports automatisch per E-Mail versenden oder an einen Cloud-Speicherort weiterleiten.

   • Exportieren: Exportieren Sie den Report in eine separate Datei, die Sie dann verteilen oder auf Ihrem lokalen Laufwerk speichern können. Die Dateiformate, in die Sie die Reportdaten exportieren können, variieren je nach Bericht.
   • Anpassen: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, kehren Sie zur Hauptseite des Reports zurück und grenzen Sie den Report weiter ein.
   • E-Mail: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, senden Sie ihn per E-Mail an andere.

   Einige Optionen sind nur verfügbar, wenn Sie über das Reportzentrum auf den Report zugreifen.

Zeitraum

Sie können einen der zahlreichen vordefinierten Reportingzeiträume aus den Feldern Reportingzeitraum und Ab-Datum auswählen oder einen eigenen Reportingzeitraum mithilfe der Felder Startdatum und Enddatum erstellen.

Reportfilter

Sie können die Liste nach Name oder Typ des Lieferanten filtern. Sie können auch festlegen, dass Konten mit Nullsalden unterdrückt oder angezeigt und unbezahlte Kreditkartentransaktionen ausgeschlossen werden sollen.

Festlegen von Filtern zum Eingrenzen Ihrer Reportergebnisse:

1. Um den Report so einzurichten, dass Ergebnisse für einen bestimmten Lieferantentyp angezeigt werden, wählen Sie das Dropdown-Menü Lieferantentyp und wählen Sie dann den Wert aus, der im Report enthalten sein soll.

   Sie können beispielsweise Auftragnehmer oder Distributoren auswählen.

2. Um nach Zahlungsübersicht zu filtern, wählen Sie aus der Dropdown-Liste Zusammenfassung die Zusammenfassung aus, die der Report abdecken soll.

   Um alle Zusammenfassungen einzubeziehen, treffen Sie keine Auswahl.

3. Um den Report so einzurichten, dass Ergebnisse für einen bestimmten Lieferanten oder einen Bereich von Lieferanten angezeigt werden, verwenden Sie die Dropdown-Menüs Von Lieferant und Bis Lieferant.
   So verwenden Sie die Felder Von und Bis

   Alle Feldpaare mit Von und Bis funktionieren auf die gleiche Weise. Verwenden Sie sie, um Suchergebnisse auf einen so breiten oder kleinen Bereich zu beschränken, wie es für Sie am besten ist. Dieser kann alles im System umfassen oder auch nur ein einzelnes Objekt.

   So führen Sie diesen Report für ein einzelnes Objekt aus:

   1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das gewünschte Objekt aus.
   2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Bis dasselbe Objekt aus.

   So führen Sie diesen Report für einen bestimmten Objektbereich aus:

   1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das Objekt aus, das am Anfang des Bereichs stehen soll.
   2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bis das gewünschte Objekt aus, das am Ende des Bereichs stehen soll.

   So führen Sie diesen Report für alle Objekte aus:

   Lassen Sie beide Felder leer.

   Wenn Sie eine große Anzahl von Objekten haben oder die Verarbeitung des Reports zu lange dauert, verwenden Sie die Felder Von und Bis, um eine Reihe kleinerer Reports auszuführen. Sie können z. B. fünf Reports ausführen, jeweils einen für Objekte, deren Namen mit A–E, dann mit F-J, K-O, P-T und U-Z beginnen.

   Ein Objekt ist ein Sammelbegriff, der sich auf einen bestimmten DatenArtikel im System bezieht. Kunden, Lieferanten, Artikel und Konten sind Beispiele für Objekte.

4. Um nach mehreren Lieferanten zu filtern, wählen Sie Mehrere Lieferanten und wählen Sie dann Lieferanten auswählen.

   Wählen Sie im Popup-Fenster "Lieferanten auswählen" die Option Hinzufügen, um einen Lieferanten oder einen Lieferantenbereich hinzuzufügen.

5. Um nach Lieferantengruppe zu sortieren, wählen Sie "Lieferantengruppe" und dann die Gruppe aus der Dropdown-Liste aus.

6. Wählen Sie unter Einmalige Lieferanten anzeigen die Option Einschließen zur Einbeziehung von Lieferanten, die Sie gelegentlich (oder "einmalig") verwenden.

   Wählen Sie die Option Gruppiert zur Einbeziehung einmaliger Lieferanten als eigenständige Gruppe. Wählen Sie Ausschließen, wenn Sie einmalige Lieferanten nicht in Ihren Report aufnehmen möchten.

7. Wählen Sie unter Basierend auf die Option Dokumentdatum, wenn Sie den Report auf dem Datum basieren lassen möchten, an dem das entsprechende Dokument erstellt wurde, oder wählen Sie HB-Buchungsdatum, um als Grundlage die Buchung der Transaktion im Hauptbuch zu verwenden.
8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Lieferanten einschließen, um Transaktionen von allen Lieferanten einzubeziehen, einschließlich solcher mit Nullsalden.
9. Wählen Sie Nullsaldo-Lieferanten mit Aktivität einschließen, um Konten mit Nullsalden einzubeziehen.

Filter für mehrere Entitäten und mehrere Währungen

Geben Sie für Unternehmen mit mehreren Entitäten und mehreren Währungen in ihren Filtern den Typ der Währung, den Standort und die Abteilung an.

Transaktionswährung

Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Währungen sind, können Sie Transaktionen anhand einer bestimmten Währung filtern. (Dieses Feld ist nur in einer Umgebung mit mehreren Währungen sichtbar.)  Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Transaktionswährung die Währung aus, die im Report angezeigt werden soll.  Wenn Sie keine Währung auswählen, enthält der Report Transaktionen in Ihrer Basiswährung.

Standort und Abteilung

Die folgenden Filteroptionen werden nur angezeigt, wenn Sie in einer Umgebung mit mehreren Währungen und Entitäten arbeiten.

• Um den Report nach geografischem Standort zu filtern, geben Sie den Namen der Region, des Landes, des Status oder des Gebiets oder der Stadt in das Feld Lage oder wählen Sie den Pfeil nach unten und dann den gewünschten Standort aus der angezeigten Liste aus.
  Der Standort ist erforderlich, um diesen Report auf Top-Level auszuführen. Der von Ihnen angegebene Standort bestimmt die entsprechende Währung.
• Um den Report nach Abteilung innerhalb des Unternehmens zu filtern, geben Sie den Namen der Abteilung in das Feld Abteilung ein oder wählen den Abwärtspfeil und dann aus der angezeigten Liste die gewünschte Abteilung aus.
• Um die Auswahl im Feld "Standort" zu überschreiben, verwenden Sie das Feld Anzeigen für.
  

  Wo Sie sich in der Organisation befinden, wirkt sich darauf aus, was der Report enthält.

  • Alle Standorte: Schließen Sie Daten für alle Standorte ein, unabhängig von der Entität, die Sie gerade verwenden.
  • Dieser Standort: Zeigen Sie nur die Daten für den ausgewählten Standort/die ausgewählte Entität/Gruppe an, aber nicht die Daten ihrer untergeordneten Elemente.
  • Untergeordnete Standorte: Zeigen Sie nur die Daten der untergeordneten Elemente des ausgewählten Standorts oder der ausgewählten Entität an.

Transaktionen mit mehreren Einzelpositionen von verschiedenen Standorten

Wenn Sie eine Transaktion mit mehreren Einzelpositionen von verschiedenen Standorten erstellen, wird der Report nicht auf Positionsebene gefiltert.

Beispiel: Wenn Sie dieselbe Einrichtung verwenden und eine einzelne Transaktion haben, die Folgendes umfasst:

Position	Standort	Betrag
1	Kalifornien	1.000,00 USD
2	New York	1.500,00 USD

Unabhängig davon, was Sie für die Option "Anzeigen für" auswählen, zeigt der Report 2.500,00 USD an, was der Gesamtsumme entspricht, nicht einzelnen Positionen.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Elemente im Abschnitt "Filter" dieser Reporteinstellungsseite beschrieben:

Feld "Filter"	Anmerkungen
Lieferantentyp	Ermöglicht es Ihnen, nur Daten für den hier angegebenen Lieferantentyp abzurufen. Standardmäßig ist dieses Feld leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Lieferantentypen enthält.
Zusammenfassung	Ermöglicht es Ihnen, die Daten innerhalb der ausgewählten Zusammenfassung abzurufen. Standardmäßig ist dieses Feld leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Zusammenfassungen liefert.
Lieferantenauswahl	Bereich: Mit dieser Option können Sie den Report über die Dropdown-Listen Von Lieferant und Bis Lieferant so einstellen, dass Ergebnisse für einen bestimmten Lieferanten oder einen Lieferantenbereich angezeigt werden. Standardmäßig sind diese Felder leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Lieferanten enthält. Mit dieser Option können Sie Untergeordnete Lieferanten einschließen in Ihren Filterergebnissen auswählen. So verwenden Sie die Felder Von und Bis Alle Feldpaare mit Von und Bis funktionieren auf die gleiche Weise. Verwenden Sie sie, um Suchergebnisse auf einen so breiten oder kleinen Bereich zu beschränken, wie es für Sie am besten ist. Dieser kann alles im System umfassen oder auch nur ein einzelnes Objekt. So führen Sie diesen Report für ein einzelnes Objekt aus: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das gewünschte Objekt aus. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Bis dasselbe Objekt aus. So führen Sie diesen Report für einen bestimmten Objektbereich aus: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das Objekt aus, das am Anfang des Bereichs stehen soll. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bis das gewünschte Objekt aus, das am Ende des Bereichs stehen soll. So führen Sie diesen Report für alle Objekte aus: Lassen Sie beide Felder leer. Wenn Sie eine große Anzahl von Objekten haben oder die Verarbeitung des Reports zu lange dauert, verwenden Sie die Felder Von und Bis, um eine Reihe kleinerer Reports auszuführen. Sie können z. B. fünf Reports ausführen, jeweils einen für Objekte, deren Namen mit A–E, dann mit F-J, K-O, P-T und U-Z beginnen. Ein Objekt ist ein Sammelbegriff, der sich auf einen bestimmten DatenArtikel im System bezieht. Kunden, Lieferanten, Artikel und Konten sind Beispiele für Objekte. Mehrere Lieferanten: Mit dieser Option können Sie mehrere Lieferanten und Lieferantenbereiche hinzufügen, um Ihre Reportergebnisse besser auszurichten. Lieferantengruppe: Mit dieser Option können Sie nach allen Lieferanten innerhalb einer bestimmten Lieferantengruppe filtern.
Transaktionswährung	Ermöglicht es Ihnen, den Filter für Transaktionen mit dieser Währung anzugeben. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert, was bedeutet, dass der Report Transaktionen in allen Währungen enthält. Der Report selbst verwendet aber die Basiswährung.
Kreditkartentransaktionen aus Report ausschließen	Aktivieren Sie diese Option, um die Reports auszuführen, ohne Kreditkartentransaktionen einzubeziehen, die in der Kreditorenbuchhaltung gebucht wurden, denen aber noch keine Auszahlung zugeordnet ist. Dadurch wird sichergestellt, dass der Report "Bestandsbuch Kreditorenbuchhaltung" ordnungsgemäß mit dem Hauptbuchkonto der Kreditorenbuchhaltung verknüpft ist.
Standort	Ermöglicht die Beschränkung der Reportergebnisse auf einen bestimmten Standort oder eine bestimmte Standortgruppe. Für Unternehmen mit mehreren Währungen und mehreren Entitäten.
Abteilung	Ermöglicht die Beschränkung der Reportergebnisse auf eine bestimmte Abteilungsgruppe.
Einzelreport	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn jede Entität oder Abteilung, jeder Standort oder beide einen eigenen Report haben sollen. Aufgrund ihrer potenziell großen Größe können Reports mit Abteilungen und Standorten auf einzelnen Seiten nur offline ausgeführt werden. Wenn Sie also die Option Einzelreport auswählen, können Sie nur Verarbeiten und speichern auswählen. Wenn Sie einzelne Reports auswählen, sind alle einzelnen Reports in einem einzigen Report oder einer Excel-Arbeitsmappe enthalten.
Abfrage bei Ausführung	Wird verwendet, wenn Sie einen Report merken und zu den gemerkten Reports wechseln. Wenn Sie den Report ausführen, werden keine Filter angezeigt. Mit einer Eingabeaufforderung treffen Benutzer*innen die Auswahl, bevor sie den Report ausführen oder akzeptieren, was zuvor im gemerkten Report gespeichert wurde.
Einmalige Lieferanten anzeigen	Lieferanten, die Sie gelegentlich (oder "einmalig") verwenden, werden normalerweise aus dem Report ausgeschlossen. Sie können sie in den Report aufnehmen, indem Sie Einschließen auswählen, oder Sie nehmen sie als eigenständige Gruppe auf, indem Sie Gruppiert auswählen.
Basierend auf	Sie können wählen, ob der Report auf dem Zeitpunkt der Erstellung des entsprechenden Dokuments oder der Verbuchung der Transaktion im Hauptbuch beruhen soll. Sie sehen den Datumstyp "Basierend auf" am Anfang des Reports.
Alle Lieferanten einschließen	Alle Lieferanten anzeigen, einschließlich derjenigen mit Nullsalden.
Nullsaldo-Lieferanten mit Aktivität einschließen	Wählen Sie diese Option aus, um alle Lieferanten anzuzeigen und diejenigen mit Nullsaldo auszuschließen, mit Ausnahme von Lieferanten, die einen Nullsaldo, aber eine Aktivität für den Zeitraum aufweisen.
Anzeigen für	Wählen Sie diese Option aus, um verschiedene Ansichten der Daten anzuzeigen, je nach ausgewähltem Standort oder Entität: Alle Standorte: Diese Option zeigt die Daten an, die auf den Standort oder die Entität und die jeweiligen untergeordneten Elemente gebucht wurden. Dieser Standort: Diese Option zeigt nur die Daten an, die auf den von Ihnen ausgewählten Standort oder die ausgewählte Entität gebucht wurden. Die Daten, die auf einen untergeordneten Standort gebucht wurden, werden nicht angezeigt. Untergeordnete Standorte: Diese Option zeigt nur die Daten an, die auf die untergeordneten Standorte des von Ihnen ausgewählten Standorts oder der Entität gebucht werden. Daten, die auf den übergeordneten Standort oder die übergeordnete Entität gebucht wurden, werden nicht angezeigt. Beispiel: Angenommen, Ihr Standort befindet sich in den USA > Kalifornien > San Francisco. Alle Standorte würde Transaktionen für die USA, Kalifornien und San Francisco anzeigen. Dieser Standort würde Transaktionen für die USA anzeigen. Untergeordnete Standorte würde nur Transaktionen für Kalifornien und San Francisco anzeigen.

Formatieren

In diesem Abschnitt können Sie die Sortierreihenfolge angeben und das Seitenlayout des Reports ändern.

Titel und Fußzeile

Titel, Untertitel und Fußzeilen betreffen nur die Druckversionen dieses Reports. Exportieren Sie die Daten im Excel- oder CSV-Format oder wählen Sie Drucken für eine PDF-Version.

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Inhalt dieses Reports

Der Standardreport "Bestandsbuch Kreditorenbuchhaltung" besteht aus den folgenden Spalten:

Spaltenüberschrift des Reports	Beschreibung
Basierend auf	Der Datumsfilter, auf dem der Report basiert: Belegdatum HB-Erfassungsdatum
Lieferant	Der/die Lieferant(en), nach dem/denen Sie gefiltert haben.
Datum	Das Datum des Dokuments oder der HB-Buchung, abhängig von Ihrer Filterauswahl.
Dokument	Die Dokument-ID, z. B. die Schecknummer für eine Zahlung per Scheck.
Referenz	Eine Nummer, wie z. B. eine zugehörige Bestellung oder Kontonummer.
Notiz	Die Ihrem Lieferanten zugeordnete ID und der Name des Lieferanten.
Gebühren	Die Sollbeträge, die für den ausgewählten Zeitraum auf das Lieferantenkonto gebucht wurden.
Zahlung	Die Habenbeträge, die für den ausgewählten Zeitraum auf das Lieferantenkonto gebucht wurden.
Saldo	Der Gesamtbetrag des Saldos, den Sie dem Lieferanten für den ausgewählten Zeitraum schulden.
Summe	Der Gesamtbetrag des Saldos, den Sie dem Lieferanten für den ausgewählten Zeitraum schulden.

Sie können einen beliebigen Link auswählen, um weitere Details anzuzeigen.

Was sind externe Gutschriften?

Externe Gutschriften sind Korrekturen, Vorschüsse oder negative Rechnungen, die einer Entität gehören, aber auf Rechnungen in einer anderen Entität angewendet werden.

Beispiel: Sie haben eine Rechnung von Ihrer Entität in San Francisco und eine Korrektur von Ihrer Entität in Los Angeles. Innerhalb der Entität in San Francisco wenden Sie die Korrektur als Gutschrift auf die Rechnung an.

Wenn Sie den Report "Bestandsbuch" von einer der beiden Entitäten für diesen Zeitraum ausführen, wird der Eintrag "Externe Gutschrift angewendet" angezeigt.

Um externe Gutschriften auf Top-Level anzuzeigen, filtern Sie Bestandsbuch-Reports nach Entität. Externe Gutschriften erscheinen nur in dem Zeitraum, in dem sie auftreten.