Report zur Rechnungsanalyse
Zugehörige Informationen
Related topicsDer Report "Rechnungsanalyse" unterstützt Sie bei der Analyse Ihrer Einkäufe, indem er Ihnen die Ausgabeneinzelpositionen in Rechnungen anzeigt. Dieser Report kann Ihnen beispielsweise zeigen, wie viel von einer bestimmten Art von Briefpapier Sie in einem bestimmten Zeitraum bestellt haben und bei welchen Lieferanten. Dieser Report ist hilfreich für Buchhalter*innen und Controller*innen, die sehen möchten, für welche Artikel das Geld ausgegeben wird.
Informationen zu Begriffen, die sich an Ihrem Standort unterscheiden können, finden Sie unter Terminologie über Standorte hinweg.
Um diesen Report zu generieren, gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Reports > Rechnungsanalyse.
| Abonnement | Kreditorenbuchhaltung |
|---|---|
| Benutzertyp | Geschäftlicher Benutzer, Mitarbeiter, Genehmigung |
| Berechtigungen | Rechnungen anzeigen |
Monatlichen Report anzeigen
- Generieren Sie den Report.
Wählen Sie auf der Seite mit den Reporteinstellungen die Option Anzeigen.
In Ihrem Browser wird ein Report mit den Ergebnissen für den Standardreportingzeitraum angezeigt.
- Um den Report einzugrenzen, wählen Sie optional Individuell anpassen aus.
Einige Ihrer benutzerdefinierten Einstellungen werden von Sitzung zu Sitzung beibehalten, andere jedoch nicht.
Wenn Sie zu dieser Seite zurückkehren, bleiben die zuvor vorgenommenen Änderungen in den folgenden Einstellungen erhalten:
- Alle Felder im Abschnitt Format
- Alle Felder im Abschnitt Titel
- Kontrollkästchen und Optionsfelder im Abschnitt Filter
Wenn Sie z. B. Mein neuester Report in das Feld Reporttitel 1 eingeben, wird bei der nächsten Ausführung dieses Reports im Feld Reporttitel 1 Mein neuester Report angezeigt.
In den folgenden Feldern werden jedes Mal die Standardeinstellungen angezeigt, wenn Sie zu dieser Seite zurückkehren, um diesen Report auszuführen. Wenn Sie eine dieser Einstellungen bei der letzten Ausführung dieses Reports geändert haben, müssen Sie diese erneut ändern. In diesen Feldern werden die Änderungen nicht beibehalten:
- Abschnitt Zeitraum
- Dropdown-Menüs im Abschnitt Filter
Nicht alle Reports enthalten alle der oben genannten Abschnitte.
Anpassen und ausführen
Wenn Sie alle Ergebnisse für eine bestimmte Kategorie anzeigen möchten, treffen Sie keine Auswahl in den Dateneingabefeldern. Sie können diesen Report ausführen, ohne Suchinformationen einzugeben. In diesem Fall kann die Ausführung des Reports jedoch sehr lange dauern und möglicherweise zu viele Ergebnisse liefern, um aussagekräftig zu sein.
Vor dem Ausführen des Berichts können Sie den Zeitraum und die Typen der einzuschließenden Elemente auswählen und angeben, wie der Report angezeigt werden soll.
Einen Report anpassen und ausführen:
Wählen Sie den Reportingzeitraum aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie das Start- und Enddatum für den Report ein. Wenn Sie keinen Reportingzeitraum angeben, erzeugt das System einen Report für den aktuellen Monat bis zum heutigen Datum.
- Sie können entweder den Reportingzeitraum oder das Start- und Enddatum angeben, aber nicht beides.
Legen Sie die Filter fest, um die gewünschten Daten zu erhalten.
- Mit Filtern können Sie bestimmte Datentypen in den Report aufnehmen oder von ihm ausschließen, z. B. Lieferant oder Lieferantentyp. Generell gilt: Um weniger und präzisere Ergebnisse in Ihrem Report zu erhalten, setzen Sie mehr Filter.
Formatieren Sie den Report.
- Die Formatoptionen variieren von Report zu Report. Im Allgemeinen können Sie das Layout des Reports festlegen und bestimmen, wie die im Report enthaltenen Daten gruppiert und angezeigt werden sollen.
- Geben Sie einen Titel-, Untertitel- und Fußzeilentext für den Report ein.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen. Einige Optionen sind nur im Reportzentrum verfügbar.
- Anzeigen: Zeigen Sie den Report in Ihrem Browser an.
- Drucken: Zeigen Sie den Report in einem druckbaren PDF-Format an.
- Verarbeiten und speichern: Generieren Sie den Report und speichern Sie ihn für den späteren Zugriff.
Reports können entweder in der Liste "Meine archivierten Reports" gespeichert oder an einen Cloud-Speicherstandort wie Dropbox übermittelt werden. Weitere Informationen zum Verarbeiten und Speichern von Reports.
- Zum Dashboard hinzufügen: Fügen Sie den Report zu Ihrem Dashboard hinzu.
Merken: Merken (speichern) Sie den Report zu Referenzzwecken, um ihn zu ändern und erneut auszuführen.
Terminieren Sie die wiederkehrende Ausführung von gemerkten Reports. Versenden Sie die Reports automatisch per E-Mail oder an einen Cloud-Speicherort.
- Exportieren: Exportieren Sie den Report in eine separate Datei.
Die Dateiformate variieren je nach Report.
- Anpassen: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, verfeinern Sie den Report weiter.
- E-Mail: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, senden Sie ihn per E-Mail an andere.
Zeitraum
Sie können einen der vordefinierten Reportingzeiträume verwenden, die in den Feldern Reportingzeitraum und Ab-Datum verfügbar sind, oder mithilfe der Felder Startdatum und Enddatum einen eigenen Reportingzeitraum erstellen.
Führen Sie im Abschnitt Zeitraum einen der folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Reportingzeitraum den Zeitraum aus. Geben Sie entweder ein Datum in das Feld Ab-Datum ein oder wählen Sie mithilfe des Kalender-Tools ein Datum aus.
- Geben Sie ein bestimmtes Startdatum, Enddatum oder beides ein. Alternativ können Sie die gewünschten Datumsangaben auch mithilfe des Kalender-Tools auswählen.
Wenn Sie alle Felder für den Zeitraum ausfüllen (d. h. wenn Sie die Felder Reportingzeitraum, Stichtag, Startdatum und Enddatum ausfüllen), generiert Intacct Ihren Report basierend auf dem Start- und Enddatum. Das Ab-Datum wird ignoriert.
In der folgenden Tabelle werden die Felder im Abschnitt Zeitraum beschrieben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Reportingzeitraum | Diese Zeiträume beziehen sich auf das Ab-Datum. Alle Zeiträume beginnen am ersten Tag des Zeitraums, z. B. am ersten Tag des von Ihnen ausgewählten Monats, Quartals oder Jahres. |
Ab-Datum | Das Datum, welches Intacct als Referenzwert für den von Ihnen ausgewählten Reportingzeitraum verwendet. Standardmäßig wird das aktuelle Datum verwendet. |
Startdatum | Lassen Sie das Startdatum leer, um alle Daten vom frühesten Datum Ihrer Intacct-Daten bis einschließlich des Enddatums einzuschließen. |
Enddatum | Lassen Sie das Enddatum leer, um alle Daten vom Startdatum bis heute einzuschließen. |
Abfrage bei Ausführung | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Intacct wartet, bis Sie (oder eine andere Person, die diesen Report verwendet) einen Standort, eine Abteilung und/oder einen Zeitraum eingegeben haben, bevor der Report ausgeführt wird. |
Reportfilter
Verwenden Sie Filter, um die Ergebnisse des Reports einzugrenzen. Mithilfe von Filtern können Sie genau die Daten isolieren und zusammenstellen, die Sie benötigen. Sie können eine beliebige Kombination von Filtern festlegen.
- Legen Sie fest, dass der Report Ergebnisse für einen bestimmten Lieferanten oder einen bestimmten Lieferantenbereich anzeigen soll. Verwenden Sie dazu die Dropdown-Menüs Von Lieferant und Bis Lieferant.
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das gewünschte Objekt aus.
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Bis dasselbe Objekt aus.
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das Objekt aus, das am Anfang des Bereichs stehen soll.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bis das gewünschte Objekt aus, das am Ende des Bereichs stehen soll.
- Legen Sie fest, dass der Report Ergebnisse für einen bestimmten Lieferantentyp anzeigen soll. Wählen Sie dazu das Dropdown-Menü Lieferantentyp und wählen Sie dann den Lieferantentyp aus, der im Report enthalten sein soll, z. B. Berater oder Distributoren.
- Legen Sie fest, dass der Report Ergebnisse für ein bestimmtes Konto oder einen bestimmten Kontenbereich anzeigen soll. Verwenden Sie dazu die Dropdown-Menüs Von Konto und Bis Konto.
Um den Report nach geografischem Standort zu filtern, geben Sie entweder den Namen der Region, des Landes, des Bundeslandes oder des Gebiets oder der Stadt in die Dropdown-Liste Standort ein. Oder Sie wählen den Standort aus der Liste aus.
Geben Sie einen Standort ein oder wählen Sie einen Standort aus, wenn Sie diesen Report auf der obersten Ebene ausführen möchten. Das System verwendet den von Ihnen angegebenen Standort, um die entsprechende Währung zu ermitteln.
- Um den Report innerhalb des Unternehmens nach Abteilung zu filtern, geben Sie den Namen der Abteilung in die Dropdown-Liste Abteilung ein. Oder Sie wählen die Abteilung aus der Liste aus.
Wenn der Report bestimmte Standorte abdecken soll, unabhängig davon, was in der Dropdown-Liste Standort ausgewählt ist, verwenden Sie die Dropdown-Liste Anzeigen für, um die Standorte für den Report auszuwählen:
- Alle Standorte: Damit schließen Sie Daten für alle Standorte ein, unabhängig von dem Geschäftsbereich, den Sie gerade verwenden.
- Dieser Standort: Damit schließen Sie nur Daten für den Geschäftsbereich ein, den Sie gerade verwenden.
- Untergeordnete Standorte: Damit schließen Sie nur Daten für die Standorte ein, die untergeordnete Standorte Ihres aktuellen Geschäftsbereichs sind. Wenn Ihre aktuelle Entität beispielsweise Kalifornien ist und Sie untergeordnete Standorte für San Francisco und Los Angeles haben, verwenden Sie diese Option, damit der Report nur Daten für Los Angeles und Kalifornien enthält.
- Wählen Sie das Kontrollkästchen Zahlungsdetails einschließen aus, wenn der Report zusätzliche Details darüber enthalten soll, wie die Zahlung erfolgt ist, z. B. Datum und Betrag der Zahlung. Sie sehen diese Details ganz rechts im Report.
- Wählen Sie entweder Zusammenfassung oder Detail, je nachdem, wie viele Informationen Sie in den Report aufnehmen möchten.
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen zum Anzeigen von Dokumenten aus, um den Typ der Transaktion anzugeben, die Sie einschließen möchten:
- Vollständig bezahlt
- Teilweise bezahlt
- Nicht bezahlt
- Alle
Alle Feldpaare mit Von und Bis funktionieren auf die gleiche Weise. Verwenden Sie sie, um Suchergebnisse auf einen so breiten oder kleinen Bereich zu beschränken, wie es für Sie am besten ist. Dieser kann alles im System umfassen oder auch nur ein einzelnes Objekt.
So führen Sie diesen Report für ein einzelnes Objekt aus:
So führen Sie diesen Report für einen bestimmten Objektbereich aus:
So führen Sie diesen Report für alle Objekte aus:
Lassen Sie beide Felder leer.
Wenn Sie eine große Anzahl von Objekten haben oder die Verarbeitung des Reports zu lange dauert, verwenden Sie die Felder Von und Bis, um eine Reihe kleinerer Reports auszuführen. Sie können z. B. fünf Reports ausführen, jeweils einen für Objekte, deren Namen mit A–E, dann mit F-J, K-O, P-T und U-Z beginnen.
Ein Objekt ist ein Sammelbegriff, der sich auf einen bestimmten DatenArtikel im System bezieht. Kunden, Lieferanten, Artikel und Konten sind Beispiele für Objekte.
In einer Umgebung mit mehreren Entitäten können Sie nach Standort, Abteilung oder beidem filtern.
In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Elemente im Abschnitt "Filter" dieser Reporteinstellungsseite beschrieben:
| Feld "Filter" | Anmerkungen |
|---|---|
Von Lieferant, An Lieferant | Ermöglicht es Ihnen, nur Daten für diesen bestimmten Lieferanten oder Lieferantenbereich abzurufen. Standardmäßig sind diese Felder leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Lieferanten enthält. |
Lieferantentyp | Nur Daten für den angegebenen Lieferantentyp einschließen. Standardmäßig ist dieses Feld leer, was bedeutet, dass der Report alle Lieferantentypen enthält. |
Von Konto, An Konto | Ermöglicht es Ihnen, nur Daten für dieses bestimmte Konto oder diesen bestimmten Kontenbereich abzurufen. Standardmäßig sind diese Felder leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Konten liefert. |
Standort | Ermöglicht die Beschränkung der Reportergebnisse auf einen bestimmten Standort. Für Unternehmen mit mehreren Währungen und mehreren Entitäten. |
Abteilung | Ermöglicht Ihnen, die Ergebnisse des Reports auf eine bestimmte Abteilung zu beschränken. |
Einzelreport | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn jede Entität oder Abteilung und/oder jeder Standort einen eigenen Report haben soll. Aufgrund ihrer potenziell großen Größe können Reports mit Abteilungen und Standorten auf einzelnen Seiten nur offline ausgeführt werden. Wenn Sie also die Option Einzelreport auswählen, können Sie nur Verarbeiten und speichern auswählen. Wenn Sie einzelne Reports auswählen, sind alle einzelnen Reports in einem einzigen Report oder einer Excel-Arbeitsmappe enthalten. |
Abfrage bei Ausführung | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Sie (oder eine Person, die diesen Report verwendet) einen Standort, eine Abteilung und/oder einen Zeitraum eingeben müssen, bevor der Report ausgeführt wird. |
Anzeigen für | Wählen Sie diese Option aus, um verschiedene Ansichten der Daten anzuzeigen, je nach ausgewähltem Standort oder Entität: Alle Standorte: Diese Option zeigt die Daten an, die auf den Standort oder die Entität und die jeweiligen untergeordneten Elemente gebucht wurden. Dieser Standort: Diese Option zeigt nur die Daten an, die auf den von Ihnen ausgewählten Standort oder die ausgewählte Entität gebucht wurden. Die Daten, die auf einen untergeordneten Standort gebucht wurden, werden nicht angezeigt. Untergeordnete Standorte: Diese Option zeigt nur die Daten an, die auf die untergeordneten Standorte des von Ihnen ausgewählten Standorts oder der Entität gebucht werden. Daten, die auf den übergeordneten Standort oder die übergeordnete Entität gebucht wurden, werden nicht angezeigt. Beispiel: Angenommen, Ihr Standort befindet sich in den USA > Kalifornien > San Francisco. Alle Standorte würde Transaktionen für die USA, Kalifornien und San Francisco anzeigen. Dieser Standort würde Transaktionen für die USA anzeigen. Untergeordnete Standorte würde nur Transaktionen für Kalifornien und San Francisco anzeigen. |
Zahlungsdetails einschließen | Diese Option funktioniert auf Dokumentebene und zeigt an, wie die Rechnung bezahlt wurde, was besonders nützlich ist, wenn Sie eine Rechnung mit mehr als einem Scheck bezahlen. Dafür werden zwei neue Spalten hinzugefügt: Bezahlt von und Methode. In der Spalte "Bezahlt von" wird die Dokumentnummer angezeigt, mit der die Rechnung bezahlt wurde. In der Regel ist dies Ihre Schecknummer. In diesem Fall wird in der Spalte "Methode" "Gedruckter Scheck" angezeigt, sie kann aber auch andere Methoden wie "Online" oder "Rabatt" enthalten. Darüber hinaus wird die Spalte "Bezahlter Betrag" erweitert, um die Beträge anzuzeigen, die mit den einzelnen Dokumenten gezahlt wurden. Standardmäßig ist dieses Kontrollkästchen deaktiviert, was bedeutet, dass der Report KEINE Zahlungsdetails enthält. |
Anzeigen | Zusammenfassung: zeigt alle Typen der Kreditorenbuchhaltung an, wie z. B. Umsatzkosten, Rechtskosten, Reisekosten, Internetdienste, Bürobedarf usw., sowie den Gesamtbetrag, mit dem dieses Konto von allen Lieferanten belastet wird. Detail: zeigt zusätzliche Spalten und Zeilen mit deutlich mehr Details an (für jeden Lieferanten werden individuelle Einzelpositionen zusammen mit Details angezeigt, wie z. B. Rechnungsnummer, Beschreibung, Abteilung, Standort, Transaktionszuweisung, Transaktionswährung, Transaktionsbetrag, Gesamtbetrag in ihrer Basiswährung usw.). |
Dokumente anzeigen | Vollständig bezahlt: zeigt nur Transaktionen für Rechnungen an, die vollständig bezahlt wurden. Teilweise bezahlt: Zeigt nur Transaktionen für Rechnungen an, die teilweise bezahlt wurden. Nicht bezahlt: zeigt nur Transaktionen für Rechnungen an, für die keine Zahlungen geleistet wurden. Alle: zeigt alle Transaktionen an, mit Ausnahme von Rechnungen mit dem Status "Entwurf" oder "Eingereicht". |
Formatieren
So formatieren Sie diesen Report:
- Um zugehörige Daten gruppiert anzuordnen, wählen Sie aus der Dropdown-Liste Gruppieren nach die gewünschte Gruppe aus.
Um die Daten innerhalb der einzelnen Gruppen zu organisieren, wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sortieren nach das Element aus, nach dem die Datensätze sortiert werden sollen.
Die Abkürzung "abst" oder "desc" nach einer Option bedeutet "Absteigende Reihenfolge", z. B. umgekehrte alphabetische oder umgekehrte numerische Reihenfolge.
- Um das Seitenlayout zu ändern, klicken Sie im Feld Seitenausrichtung auf Hochformat oder Querformat.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Gruppieren nach | Wählen Sie aus, wie zugehörige Daten nach Gruppen angeordnet werden. |
Sortieren nach | Wählen Sie aus, wie die Daten in den einzelnen Gruppen sortiert werden sollen. |
Seitenausrichtung | Das Standardlayout ist Hochformat. Hochformat: Seiten des Reports vertikal anzeigen oder drucken Querformat: Seiten des Reports horizontal anzeigen oder drucken |
Titel und eine Fußzeile
Titel, Untertitel und Fußzeilen betreffen nur die Druckversionen dieses Reports. Exportieren Sie die Daten im Excel- oder CSV-Format oder wählen Sie Drucken für eine PDF-Version.
- Geben Sie den Titel in das Feld Reporttitel 1 ein.
- Dieser Titel wird in großer Schrift oben auf der Seite direkt unter Ihrem Unternehmensnamen angezeigt.
- Sie können jeden Standardnamen überschreiben, der automatisch in diesem Feld angezeigt wird.
- Geben Sie den Untertitel in das Feld Reporttitel 2 ein.
Dieser Untertitel erscheint in kleinerer Schrift direkt unter dem Haupttitel.
- Geben Sie den Fußzeilentext in das Feld Fußzeilentext ein. Fußzeilentext erscheint unten mittig unter dem Bericht.
Inhalt dieses Reports
Der Standardreport zur Rechnungsanalyse besteht aus den folgenden Spalten:
| Spaltenüberschrift des Reports | Beschreibung |
|---|---|
Datum | Das Datum, an dem Sie die Rechnungen vom Lieferanten erhalten haben |
Lieferant | ID und Name, die dem Lieferanten zugeordnet sind |
Rechnungsnummer | Die Nummer des Fakturierungskontos des Lieferanten bei Ihrem Unternehmen |
Beschreibung | Die Art der Artikel, die Ihnen in Rechnung gestellt wurden (z. B. Rechtsberatung, monatliche Rechnung oder Telekommunikationskosten) |
Abteilung | Nummer und Name der Abteilung, der die Rechnung zugeschrieben wird |
Standort | Der physische Standort der Abteilung |
Zuordnung | Der Betrag, der der angegebenen Abteilung und/oder dem angegebenen Standort in Rechnung gestellt wird, manchmal ausgedrückt als Prozentsatz des gesamten Betrags. Wie eine Ausgabe zugewiesen wird, hängt davon ab, wie Sie sie auf der Seite "Zuweisungsinformationen" für Ihr Unternehmen einrichten. |
Transaktionswährung | Die Währung, in der die Transaktion fakturiert wurde (z. B. EUR oder USD). |
Transaktionsbetrag | Der Rechnungsbetrag in der angegebenen Währung |
Betrag | Der Rechnungsbetrag in Ihrer Basiswährung. Die Fremdwährung wird automatisch in Ihre Basiswährung konvertiert. |
Sie können einen beliebigen Link auswählen, um weitere Details anzuzeigen.
Wählen Sie in diesem Report einen beliebigen Betrag in der letzten Spalte (Betrag) aus, um die Rechnungsinformationen für diese Transaktion anzuzeigen.
