Delegierung von Rechnungsgenehmigungen einrichten

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• Rechnungsgenehmigungspflichten delegieren

Sie können die Delegierung von Rechnungsgenehmigungen in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung aktivieren und Stellvertreter auf oberster Ebene auswählen.

Nachdem Sie die Delegierung aktiviert haben, können Genehmigende Genehmigungsaufgaben delegieren, wenn sie nicht im Büro sind. Intacct leitet Genehmigungsanforderungen automatisch an den Stellvertreter weiter, den Sie in der Konfiguration zugewiesen haben.

Funktionsweise der Delegierung

Wenn ein Genehmigender die Delegierung in seinen Benutzereinstellungen aktiviert, leitet Intacct neue Genehmigungsanfragen an den zugewiesenen Stellvertreter weiter. Neue Anforderungen, die nach Ablauf des Delegierungszeitraums eingereicht werden, werden an den ursprünglichen Genehmigenden weitergeleitet. Anforderungen, die während des Delegierungszeitraums eingereicht werden, verbleiben in der Verantwortung des Stellvertreters.

Als Administrator aktivieren Sie die Delegierung in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung und weisen dort Stellvertreter zu. Der von Ihnen ausgewählte Standard-Stellvertreter wird automatisch allen Genehmigenden zugewiesen. Sie können die Standardzuweisung für bestimmte Genehmigende bei Bedarf überschreiben.

Beachten Sie bei der Auswahl eines Stellvertreters Folgendes:

• Berechtigungen: Ein Stellvertreter muss über die Berechtigung "Rechnungen genehmigen: Auflisten" verfügen.
• Einschränkungen: Ein Stellvertreter sollte nicht stärker eingeschränkt sein als der ursprüngliche Genehmigende. Wenn ein Stellvertreter beispielsweise auf die Entität E100 beschränkt ist und einem Genehmigenden mit den Einschränkungen E100 und E200 zugewiesen ist, kann der Stellvertreter eingehende Genehmigungsanforderungen für E200 nicht überprüfen. Entweder müssen Sie die Einschränkungen des Stellvertreters erweitern oder einen anderen Stellvertreter auswählen.
• Lieferantenbasierte Genehmigende Benutzergruppen, die als lieferantenbasierte Genehmigende fungieren, können keine Stellvertreter zugewiesen werden. Sie können einzelnen Benutzern, die als lieferantenbasierte Genehmigende fungieren, Stellvertreter zuweisen.
• Wertbasierte Genehmigende: Eine Delegierung wird für wertbasierte Genehmigende derzeit nicht unterstützt. Diese Genehmigenden erhalten eine Warnmeldung, wenn sie die Delegierung aktivieren und ihre Einstellungen speichern.

Wenn Sie einen Stellvertreter mit Berechtigungen oder Einschränkungen zuweisen, die mit denen des ursprünglichen Genehmigenden in Konflikt stehen, erhält der Genehmigende eine Warnmeldung, wenn er seine Einstellungen nach der Aktivierung der Delegierung speichert. Als Administrator müssen Sie die Konflikte vor Beginn des Delegierungszeitraums beheben, um den Workflow intakt zu halten.

E-Mail-Benachrichtigung für Bevollmächtigte

Wenn die Delegierung aktiviert ist, sendet Intacct die folgenden Benachrichtigungen für jede neue Rechnungsgenehmigungsanforderung an den Stellvertreter:

• Benachrichtigung über Stellvertreter: Dadurch wird der Stellvertreter darüber benachrichtigt, dass er im Namen des ursprünglichen Genehmigenden als Genehmigender zugewiesen wurde.
• Benachrichtigung über Genehmigungsanforderung: Dadurch wird der Stellvertreter benachrichtigt, dass eine Transaktion auf seine Genehmigung wartet, und es werden Transaktionsdetails bereitgestellt.

E-Mail-Benachrichtigungen werden nur dann an Stellvertreter gesendet, wenn Folgendes zutrifft:

• E-Mail-Benachrichtigungen ist im Abschnitt "Rechnungsgenehmigungseinstellungen" von "Verbindlichkeiten konfigurieren" aktiviert
• In den Benutzereinstellungen des Stellvertreters unter "E-Mail-Benachrichtigungen" und "Genehmigungsanforderungen" hat der Benutzer "Rechnung" ausgewählt

Delegierung der Rechnungsgenehmigung konfigurieren

1. Wechseln Sie auf Top-Level zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.
2. Wählen Sie unter "Einstellungen für die Rechnungsgenehmigung" die Option Delegierung aktivieren.
3. Wählen Sie unter "Bevollmächtigte verwalten" die Option Verwalten.
4. Wählen Sie als Standardstellvertreter-Typ entweder Benutzer oder Benutzergruppe aus.

   Die von Ihnen ausgewählte Option bestimmt über Ihre Auswahloptionen im Feld "Standard-Stellvertreter".

5. Wählen Sie den Standardvertreter aus der Dropdown-Liste aus.

   Um in der Liste angezeigt zu werden, müssen der Benutzer oder alle Mitglieder einer Benutzergruppe über die Berechtigung "Rechnungen genehmigen: Listenberechtigungen" verfügen. Intacct kopiert den Namen des Standardvertreters in die einzelnen Genehmigendeneinträge in der folgenden Tabelle.

6. Überprüfen Sie die zugewiesenen Vertreter für die einzelnen Genehmigenden in der Tabelle und weisen Sie bei Bedarf einzelne Vertreter zu.

   Berücksichtigen Sie die Rolle des Genehmigenden und seine Berechtigungen, wenn Sie entscheiden, ob die Einstellungen für Stellvertreter überschrieben werden sollen.

   Wenn der Standard-Stellvertreter mit dem Genehmigenden identisch ist, müssen Sie einen anderen Vertreter auswählen.
7. Wählen Sie Speichern.
8. Wählen Sie Speichern.

"Delegieren der Rechnungsgenehmigung" deaktivieren

Wenn Sie die Delegierung von Genehmigungen für Ihr Unternehmen deaktivieren, geschieht Folgendes:

• Neue Rechnungsgenehmigungsanträge werden an die ursprünglichen Genehmigenden weitergeleitet, auch wenn der Genehmigende abwesend ist.
• Alle Rechnungen, die zuvor an einen Stellvertreter weitergeleitet wurden, verbleiben in der Genehmigungswarteschlange des Stellvertreters.
• Die Option zum Delegieren von Genehmigungen wird von der Seite "Meine Einstellungen" entfernt.

Intacct speichert Ihre Delegierungseinstellungen. Wenn Sie die Delegierung von Genehmigungen später wieder aktivieren, werden Ihre Delegierungseinstellungen wiederhergestellt.

1. Wechseln Sie auf Top-Level zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.
2. Deaktivieren Sie in den "Einstellungen für Rechnungsgenehmigungen" die Option Delegierung aktivieren.
3. Wählen Sie Speichern.