Lieferantengenehmigung einrichten

Richten Sie die Lieferantengenehmigung so ein, dass neue und bearbeitete Lieferantendatensätze genehmigt werden müssen, bevor Benutzer Lieferantentransaktionen erfassen können. Richten Sie Lieferantengenehmigung auf Top-Level ein, nicht innerhalb einer Entität.

Lieferanten, die automatisch aus Kundenerstattungen erstellt wurden, können an Standard-Workflows für die Genehmigung von Lieferanten teilnehmen.

Bevor Sie beginnen

Wenn Sie die Lieferantengenehmigung aktivieren, genehmigt Sage Intacct automatisch alle vorhandenen Lieferanten, einschließlich inaktiver Lieferanten.

Überprüfen Sie die Lieferantenliste, bevor Sie die Lieferantengenehmigung aktivieren, und nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen an den Lieferantendatensätzen vor.

Die erste Aktualisierung des Prüfprotokolls kann je nach Anzahl der Lieferanten einige Zeit in Anspruch nehmen. Bis zum Abschluss der Verarbeitung können Benutzer*innen keine Lieferanten hinzufügen, bearbeiten, löschen oder importieren. Erwägen Sie, Lieferantengenehmigungen außerhalb der Geschäftszeiten zu aktivieren.

Lieferantengenehmigung aktivieren

Abonnement Kreditorenbuchhaltung
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen, ohne Einschränkungen
Berechtigungen

Lieferanten genehmigen: Auflisten

Zugriff auf alle Lieferantendatensätze

Benutzer*innen, die Lieferantengenehmigungen aktivieren, werden im Prüfprotokoll als Genehmigende erfasst. Sie können die Berechtigung entfernen, nachdem alle Lieferanten aktualisiert wurden.
  1. Wechseln Sie auf Top-Level zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.
  2. Wählen Sie in den Einstellungen für die Lieferantengenehmigung die Option Lieferantengenehmigung aktivieren.

    (Optional) Wenn Ihr Unternehmen Kundenerstattungen verarbeitet, verwenden Sie Überspringen Sie Lieferantengenehmigungen für Lieferanten, die aus Kundenerstattungen erstellt wurden, um Lieferanten, die aus Kundenerstattungen erstellt wurden, automatisch zu genehmigen, anstatt sie durch den Workflow für die Genehmigung von Lieferanten zu leiten.

  3. Um Benutzer*innen den Empfang von Benachrichtigungen zu ermöglichen, wählen Sie E-Mail-Benachrichtigungen.

    Benutzer*innen können entscheiden, ob sie Folgendes erhalten möchten, indem sie ihre Einstellungen aktualisieren:

    • Benachrichtigungen zu Lieferanten, die auf eine Genehmigung warten
    • Benachrichtigungen, wenn ein von ihnen eingereichter Lieferant genehmigt oder abgelehnt wird
  4. Wählen Sie Speichern.

Sage Intacct aktualisiert das Prüfprotokoll und markiert vorhandene Lieferanten als genehmigt. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird gesendet, wenn die Aktualisierung abgeschlossen ist.

Optionale nächste Schritte

  1. "Lieferanten genehmigen" zuweisen: Berechtigung zum Auflisten für zusätzliche Genehmigende.

    Aktualisieren Sie je nach Konfiguration Ihres Unternehmens entweder Benutzerbasierte Berechtigungen oder Rollenbasierte Berechtigungen.

  2. Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, bitten Sie die Benutzer*innen, ihre Benachrichtigungseinstellungen zu konfigurieren.

    • Genehmigende können Benachrichtigungen erhalten, wenn Lieferanten zur Prüfung bereit sind.

    • Einreichende können Benachrichtigungen erhalten, wenn von ihnen eingereichte Lieferanten genehmigt oder abgelehnt werden.

    • Benutzer*innen konfigurieren die Benachrichtigungseinstellungen auf der Seite "Einstellungen".

Ergebnisse

  • Neue und aktualisierte Lieferanten erfordern jetzt eine Genehmigung, bevor sie für Verbindlichkeiten- oder Einkaufstransaktionen verwendet werden können.

  • Genehmigende können Lieferanten unter Kreditorenbuchhaltung > Tab Alle > Lieferanten genehmigen überprüfen.

  • Lieferantendatensätze enthalten jetzt Informationen zum Status der Genehmigung und zur Historie.