Lieferantengenehmigung einrichten

Richten Sie die Lieferantengenehmigung so ein, dass neue und bearbeitete Lieferantendatensätze genehmigt werden müssen, bevor Benutzer Lieferantentransaktionen erfassen können.

Bevor Sie beginnen

Wenn Sie Lieferantengenehmigungen aktivieren, setzt Sage Intacct den Status aller vorhandenen Lieferanten auf genehmigt. Dazu gehören aktive und inaktive Lieferanten, deren Status nach der Genehmigung unverändert bleibt.

Überprüfen Sie Ihre Lieferantenliste, bevor Sie die Funktion aktivieren, um sicherzustellen, dass Sie wirklich alle Lieferanten genehmigen möchten. Nehmen Sie Anpassungen an den Lieferantendatensätzen vor, bevor Sie die Lieferantengenehmigung aktivieren.

Lieferantengenehmigung aktivieren

1. Bevor Sie Lieferantengenehmigungen aktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie über die Berechtigung "Lieferant genehmigen: Liste" verfügen.

   Diese Berechtigung ist erforderlich, da Sage Intacct nach dem Aktivieren von Lieferantengenehmigungen automatisch das Prüfprotokoll für alle aktiven und inaktiven Lieferanten aktualisiert, um sie als genehmigt anzuzeigen. Der Benutzer, der Lieferantengenehmigungen aktiviert, wird als genehmigende Person erfasst.

   Sie können die Berechtigung entfernen, nachdem alle Lieferanten aktualisiert wurden.

   Die Aktualisierung des Prüfprotokolls kann je nach Anzahl der Lieferanten einige Zeit in Anspruch nehmen. Benutzer können Lieferanten erst hinzufügen, bearbeiten, entfernen und importieren, wenn der Vorgang abgeschlossen ist. Daher sollten Sie die Aktivierung dieser Funktion außerhalb der Geschäftszeiten vornehmen.
2. Wechseln Sie auf dem Top-Level zu Verbindlichkeiten > Einrichtung > Konfiguration .
   Das Kontrollkästchen "Lieferantengenehmigung aktivieren" ist ausgegraut.

   Da sich diese Option auf alle Entitäten in Ihrem Unternehmen auswirkt, können Sie Genehmigungen nur auf dem Top-Level aktivieren bzw. deaktivieren.

3. Aktivieren Sie in den Lieferantengenehmigungseinstellungen das Kontrollkästchen für Lieferantengenehmigung aktivieren.
4. Um Benutzern den Empfang von Benachrichtigungen zu ermöglichen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für E-Mail-Benachrichtigungen.

   Wenn E-Mail-Benachrichtigungen ausgewählt sind, können Benutzer individuell entscheiden, ob sie Folgendes erhalten möchten:

   • Benachrichtigungen zu Lieferanten, die auf eine Genehmigung warten
   • Benachrichtigungen, wenn ein von ihnen eingereichter Lieferant genehmigt oder abgelehnt wird
5. Wählen Sie Speichern aus.

   Sage Intacct beginnt mit der Aktualisierung des Prüfprotokolls für bestehende Lieferanten. Während des Vorgangs wird in der Liste "Lieferanten" eine Meldung angezeigt, die Benutzer darüber informiert, dass sie derzeit keine Lieferanten erstellen, bearbeiten, entfernen oder importieren können. Intacct benachrichtigt Sie per E-Mail, sobald die Aktualisierung abgeschlossen ist.

6. Sie können nach Bedarf zusätzliche Genehmigende hinzufügen, indem Sie den jeweiligen Benutzern die Berechtigung "Lieferanten genehmigen: Liste" zuweisen.

   Wie Sie Berechtigungen aktualisieren, hängt davon ab, ob Ihre Organisation rollenbasierte oder benutzerbasierte Berechtigungen verwendet.

   Erfahren Sie mehr über das Ändern von benutzerbasierten Berechtigungen und rollenbasierten Berechtigungen.

7. Wenn Sie die Lieferantengenehmigung so konfiguriert haben, dass E-Mail-Benachrichtigungen unterstützt werden, teilen Sie den Benutzer*innen mit, dass sie ihre Einstellungen aktualisieren können, um Benachrichtigungen zu erhalten.

   Genehmigende können Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Lieferant zur Prüfung bereit ist, und Einreichende können Benachrichtigungen erhalten, wenn von ihnen eingereichte Lieferanten genehmigt oder abgelehnt werden. Benutzer können den Erhalt von Benachrichtigungen auf ihrer Seite Präferenzen konfigurieren.

Alle neuen oder bearbeiteten Lieferanten werden jetzt zur Prüfung eingereicht. Benutzer mit der Berechtigung "Lieferantengenehmigung: Liste" können unter Kreditorenbuchhaltung > Tab "Alle" > Lieferanten genehmigen die Genehmigungswarteschlange anzeigen.

Sie können den Genehmigungsstatus für jeden Lieferanten im Feld "Status" sehen, das jetzt in der Liste "Lieferanten" und im Lieferantendatensatz angezeigt wird. Auf einem neuen Tab "Historie" im Lieferantendatensatz wird die Genehmigungshistorie angezeigt.