Fehlerbehebung bei der Lieferantengenehmigung
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Im folgenden Thema werden häufig auftretende Probleme und deren Lösungen erläutert.
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Wenn der Lieferant automatisch aus einer Kundenerstattung erstellt wurde, hat Ihr Unternehmen möglicherweise die Option aktiviert, Lieferantengenehmigungen für durch eine Erstattung erstellte Lieferanten zu überspringen.
Sie benötigen die Berechtigung "Lieferanten genehmigen: Liste", um die Seite "Lieferanten genehmigen" aufzurufen.
Wenn Ihnen die Berechtigung zugewiesen wurde und Sie die Option "Lieferanten genehmigen" im Menü "Kreditorenbuchhaltung > Alle" trotzdem nicht sehen können, laden Sie Ihre Browserseite neu, um die Optionen zu aktualisieren. Wenn das Problem dadurch nicht behoben wird, melden Sie sich ab und dann wieder an.
Alle Benutzer mit Berechtigungen für die Lieferantengenehmigung sehen auf der Seite "Lieferanten genehmigen" die gleiche Liste von Lieferanten. Wenn ein Genehmigender einen Lieferanten genehmigt oder ablehnt, wird dieser Lieferant für alle Genehmigenden aus der Genehmigungswarteschlange entfernt.
Je nachdem, wo sich ein Lieferantendatensatz im Workflow befindet, kann er den Status "Eingereicht", "Genehmigt" oder "Abgelehnt" haben. Einige Maßnahmen im Zusammenhang mit einem Lieferanten können nur ausgeführt werden, wenn der Lieferant genehmigt wurde.
In der folgenden Tabelle finden Sie Informationen zu allgemeinen Maßnahmen und zum dafür erforderlichen Lieferantenstatus.
|
Maßnahme |
Erforderlicher Lieferantenstatus |
|---|---|
|
Transaktionen als Entwürfe speichern |
"Eingereicht", "Genehmigt", "Abgelehnt" |
|
Transaktionen erfassen |
nur "Genehmigt" |
|
Erfasste Transaktionen bearbeiten |
nur "Genehmigt" |
|
Transaktionen zur Zahlung auswählen |
nur "Genehmigt" |
|
Eingehende Transaktionen aus dem automatisierten Rechnungseingang empfangen |
"Eingereicht", "Genehmigt", "Abgelehnt" |
|
Lieferanten in einer Transaktion außerhalb von "Kreditorenbuchhaltung" oder "Einkauf" verknüpfen |
"Eingereicht", "Genehmigt", "Abgelehnt" |
|
Lieferantendatensatz bearbeiten |
"Eingereicht", "Genehmigt", "Abgelehnt", solange alle Zahlungsanforderungen für den jeweiligen Lieferanten vollständig sind. Nach einer Bearbeitung werden die Änderungen zur Genehmigung eingereicht. |
Der automatisierte Rechnungseingang erstellt Transaktionen im Entwurfsmodus. Dadurch werden Konflikte zwischen der Lieferantengenehmigung und dem Prozess der automatisierten Rechnungserstellung vermieden.
Bevor Sie die automatische Transaktion erfassen können, muss jedoch der Lieferant genehmigt werden.
Die Lieferantengenehmigung wird von "Lieferant 1099-Transaktionsaktualisierung" durch einen CSV-Import nicht unterstützt. Der Status von Lieferanten, die mit diesen Importvorlagen aktualisiert wurden, bleibt nach dem Import unverändert.
Wenn Sie nach dem Festlegen Ihrer Benutzereinstellungen keine Benachrichtigungen über ausstehende Lieferanten oder Lieferantengenehmigungen erhalten, hat der Admin-Benutzer die Lieferantengenehmigung möglicherweise nicht für den Versand von E-Mail-Benachrichtigungen konfiguriert. Wenden Sie sich an Ihren Admin-Benutzer, um anzufordern, dass E-Mail-Benachrichtigungen im Abschnitt "Lieferantengenehmigung" unter "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren" aktiviert werden.
Wenn Sie einem Benutzer die Berechtigung "Lieferanten genehmigen" erteilen, gewähren Sie ihm Zugriff auf alle Lieferanten in der Warteschlange "Lieferanten genehmigen". Dies schließt Lieferanten ein, die zur Genehmigung eingereicht wurden, bevor Sie den Genehmigenden hinzugefügt haben, sofern der Lieferant nicht genehmigt oder abgelehnt wurde.
Sie können nachvollziehen, wie der Lieferant genehmigt wurde, indem Sie entweder den Tab "Verlauf" oder das Prüfprotokoll im Lieferantendatensatz überprüfen.
Tab "Verlauf"
| Genehmigungsmethode | Art der Genehmigung | Maßnahme | Kommentare |
|---|---|---|---|
| Automatische Genehmigung | Konfiguration aktiviert | Genehmigt | Vom System genehmigt |
| Vom Benutzer initiierte Genehmigung über die Seite "Lieferantengenehmigung" | Erstellen oder Aktualisieren | Genehmigt | Alle vom Genehmigenden bereitgestellten Kommentare |
Prüfprotokoll
| Genehmigungsmethode | Maßnahme | Quelle | Danach |
|---|---|---|---|
| Automatische Genehmigung | Workflow | System | Genehmigt |
| Vom Benutzer initiierte Genehmigung über die Seite "Lieferantengenehmigung" | Workflow | Benutzeroberfläche | Genehmigt |
Sie können den Verlauf nachvollziehen, indem Sie sich die Spalte "Quelle" des jeweiligen Genehmigungseintrags im Prüfprotokoll ansehen:
- System: Die Genehmigung wurde automatisch ausgelöst, als der Benutzer die Funktion konfigurierte.
- Benutzeroberfläche: Der Benutzer hat den Lieferanten auf der Seite "Lieferantengenehmigung" genehmigt.
Zwei oder mehr aufeinanderfolgende Einreichungsaktionen im Prüfprotokoll weisen darauf hin, dass die einreichende Person den Lieferantendatensatz bearbeitet und erneut eingereicht hat.
Diese Funktion ermöglicht es einem Benutzer, Informationen hinzuzufügen, die er möglicherweise vergessen hat, oder Korrekturen vorzunehmen, ohne darauf warten zu müssen, dass eine genehmigende Person einen unvollständigen Datensatz prüft und ablehnt.
Wenn Sie sowohl die einreichende als auch die genehmigende Person sind, werden die von Ihnen eingereichten Lieferanten nur in der Genehmigungswarteschlange anderer Genehmigender angezeigt. Sie können Ihre eigenen Änderungen nicht genehmigen.
Im Allgemeinen empfiehlt es sich, Genehmigenden keine Berechtigungen zum Hinzufügen oder Bearbeiten von Lieferanten zuzuweisen. Wenn es jedoch erforderlich ist, dass Genehmigende Lieferanten erstellen und aktualisieren, sollten Sie dafür sorgen, dass es mehrere Genehmigende gibt.
