Rechnungen für die automatische Verarbeitung hochladen

Über die Liste "Rechnungen" können Sie gescannte Rechnungen und vom Lieferanten bereitgestellte Rechnungsdokumente hochladen, damit die Automatisierung von Verbindlichkeiten Rechnungsentwürfe für Sie erstellt. Laden Sie Rechnungen in Batches hoch, um Zeit zu sparen.

Abonnement

Verbindlichkeiten

Automatisierung von Verbindlichkeiten

Sage Cloud Services
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen

Rechnungen: Liste, Anzeigen, Hinzufügen

  1. Wechseln Sie zu der Entität, in der die Rechnungen erstellt werden sollen.

    Sie können Rechnungen auf Geschäftsbereichsebene oder auf oberster Ebene hochladen.

  2. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

  3. Wählen Sie Hochladen aus.

    Das Pop-up-Fenster "Rechnungen hochladen" wird geöffnet.

  4. Wählen Sie den Standardstandort aus, der zu verwenden ist, wenn KI/ML den Standort für eine Rechnung in diesem Batch nicht prognostizieren kann.

    In der Regel prognostiziert KI/ML den Standort für Sie. Wenn Sie jedoch Rechnungen von einem neuen Lieferanten ohne Historie hochladen, verwendet KI/ML den hier ausgewählten Standort. Nachdem KI/ML Ihre Muster gelernt hat, prognostiziert sie den Standort und ignoriert den beim Hochladen ausgewählten Standort.

    Der Standort ist für Unternehmen mit einem einzigen Geschäftsbereich optional.

  5. Wählen Sie, wie die Einzelpositionen für die Rechnungen generiert werden sollen.

    • Zum Erstellen detaillierter Rechnungen wählen Sie Alle Einzelpositionen und zugehörigen Beträge aus.
    • Zum Erstellen zusammengefasster Rechnungen wählen Sie Einzelne Einzelposition mit Gesamtbetrag aus.

  6. Ziehen Sie Dateien per Drag-and-Drop in das Pop-up-Fenster, um sie hochzuladen, oder wählen Sie Dateien durchsuchen aus, um sie auszuwählen.

    Sie können Zeit sparen, indem Sie bis zu 30 Rechnungen auf einmal hochladen.

    Intacct akzeptiert Dokumente in den folgenden Formaten:

    • Format: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC oder PNG
    • Verschlüsselung: Unverschlüsselt
    • Dateigröße: Bis zu einer Größe von 20 MB
    • Dokumentlänge: Weniger als 200 Seiten

    Die PDF-Unterstützung schließt die folgenden Dateitypen aus:

    • Nicht standardmäßige PDFs, z. B. PDFs, die JavaScript oder eingebettete Dateien enthalten
    • PDF-Version 1.4 oder früher

    Kennwortgeschützte Dateien können von Intacct nicht verarbeitet werden.

  7. Wählen Sie Rechnungen erstellen aus, wenn Sie alle benötigten Dateien hinzugefügt haben.

  8. Wählen Sie in der Liste "Rechnungen" die Option Aktualisieren aus, um den Status der hochgeladenen Rechnungen anzuzeigen.

    Intacct erstellt für jeden Datei-Upload eine Rechnung mit der hochgeladenen Datei als Anhang.

    So zeigt Intacct den Transaktionsstatus für hochgeladene und per E-Mail gesendete Transaktionen an
    • Analyse läuft: Intacct verarbeitet das Dokument noch. Sie können das angehängte Rechnungsdokument anzeigen, aber die Rechnungsdetails sind noch nicht ausgefüllt. Sie können das angehängte Transaktionsdokument anzeigen, aber die Transaktionsdetails sind noch nicht ausgefüllt.
    • Entwurf: Die Verarbeitung ist abgeschlossen. Sie können die Rechnungsdetails aufrufen und bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Rechnung einreichen oder buchen. Sie können die Transaktionsdetails aufrufen und bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, reichen Sie die Transaktion ein oder buchen Sie sie.

    Der Status "Analyse läuft" wird für hochgeladene Rechnungen angezeigt, die gerade verarbeitet werden. Per E-Mail gesendete Rechnungen werden in der Liste "Rechnungen" angezeigt, sobald der Entwurf erstellt wurde.

    Der Status "Analyse läuft" wird für hochgeladene Transaktionen angezeigt, die gerade verarbeitet werden. Per E-Mail gesendete Transaktionen werden in der Liste "Automatisierte Transaktionen" angezeigt, sobald der Entwurf erstellt wurde.

    Um den Status von Rechnungen zu überprüfen, die zuvor noch analysiert wurden, wählen Sie erneut Aktualisieren aus.

    Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht sehen, müssen Sie Intacct möglicherweise etwas Zeit geben, um die Verarbeitung abzuschließen. Erfahren Sie, wie Sie die Verarbeitung von Rechnungen abbrechen, die in der Liste angezeigt werden, sich aber mehr als 2 Stunden im Status "Analyse läuft" befinden.

    In Standardansichten enthalten die folgenden Spalten weitere Informationen zu automatisch generierten Rechnungs-Transaktionen:

    • Quelle: Gibt an, ob die Rechnungs-Transaktion durch einen Upload erstellt wurde (über die Liste RechnungenAutomatisierte Transaktionen) oder per E-Mail. Wenn dieses Feld leer ist, wurde die Rechnungs-Transaktion entweder direkt in Intacct eingegeben, als CSV importiert oder über eine API importiert.

    • Importausnahmen: Warnt Sie bei Problemen mit dem Entwurf. Bewegen Sie den Mauszeiger über dieses Feld, um weitere Informationen anzuzeigen.

    • Empfänger-E-Mail: Zeigt die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse an, an die die Rechnungs-Transaktion gesendet wurde.

    • Absender-E-Mail: Zeigt die E-Mail-Adresse des Absenders an.

Nächster Schritt: Eingehende Rechnungen über den automatisierten Rechnungseingang prüfen und buchen