Fehlerbehebung beim Hochladen und Senden von Rechnungen per E-Mail

Intacct akzeptiert Dokumente in den folgenden Formaten:

• Format: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC oder PNG
• Verschlüsselung: Unverschlüsselt
• Dateigröße: Bis zu einer Größe von 20 MB
• Dokumentlänge: Weniger als 200 Seiten

Dies kann passieren, wenn die PDF-Datei aus einer nicht unterstützten Version (PDF 1.4 oder früher) stammt oder in einem nicht standardmäßigen Dateiformat vorliegt. Ein Beispiel für eine nicht standardmäßige PDF-Datei wäre eine PDF-Datei, die JavaScript enthält, oder eine PDF-Datei mit einer eingebetteten Datei.

Lösung: Wenn die PDF-Version nicht unterstützt wird, konvertieren Sie die Datei in eine neuere Version. Wenn die PDF-Datei ein nicht standardmäßiges Dateiformat verwendet, bearbeiten Sie das PDF-Dokument, um JavaScript oder die eingebettete Datei zu entfernen. Speichern Sie dann die neue Version der PDF-Datei und laden Sie sie hoch oder senden Sie sie per E-Mail.

Alternativ können Sie den Lieferanten bitten, eine neue PDF zu senden, die den Anforderungen entspricht.

Eine schnelle Möglichkeit, um zu überprüfen, ob Sie die richtige Datei im PDF-Format verwenden, besteht darin, die Datei in Notepad, Notepad++ oder im Texteditor zu öffnen. Die erste Zeile einer PDF-Datei muss eine Kopfzeile sein, die aus den fünf Zeichen %PDF- und dann einer Versionsnummer besteht. Wenn die Zeile mehr als fünf Zeichen zu enthalten scheint, einschließlich aller Sonderzeichen am Anfang der Kopfzeile, wird die Datei als PDF nach PDF-Standard ungültig.

Mit jedem Batch von Rechnungen, den Sie über die Schaltfläche "Hochladen" in der Liste "Rechnungen" hochladen, können Sie angeben, wie Einzelposten in den Rechnungsentwürfen für diesen Batch generiert werden sollen.

Zum Erstellen detaillierter Rechnungen wählen Sie Alle Einzelposten und zugehörigen Beträge aus. Zum Erstellen zusammengefasster Rechnungen wählen Sie Einzelner Einzelposten mit Gesamtbetrag aus.

Standardmäßig erstellt Sage Intacct Rechnungen mit einem einzigen Einzelposten, der den Gesamtbetrag enthält.

Intacct füllt die Standortdimension für eine Rechnung mithilfe von KI/ML-Prognosen aus. Der Standort, den Sie im Pop-up-Fenster "Rechnungen hochladen" auswählen, wird nur verwendet, wenn KI/ML den Standort nicht prognostizieren kann.

Wenn die von Ihnen hochgeladene Rechnung beispielsweise die erste Rechnung dieses Lieferanten ist, verfügt KI/ML noch über keine Historie, um vorschlagen zu können, wie die Transaktion zugeordnet werden soll. Bis KI/ML aus Ihren Korrekturen lernt, verwendet sie den Standardstandort.

Die Schaltflächen "Hochladen" und "Aktualisieren" werden auf der Seite "Rechnungen" angezeigt, wenn Folgendes zutrifft:

• Die AP-Automatisierung ist aktiviert.
• Sie verfügen über die Berechtigung "Rechnungen: Hinzufügen".

Wenn Sie ein Benutzer sind, dessen Berechtigungen auf bestimmte Standorte beschränkt sind, können Sie nur Rechnungen auf Geschäftsbereichsebene hochladen.

Wenn Ihr Unternehmen den automatisierten Rechnungseingang verwendet hat und diese Schaltflächen verschwunden sind, erstellen Sie einen Support-Fall.

Wenn ein hochgeladenes Dokument länger als 2 Stunden den Status "Analyse läuft" aufweist, zeigt Sage Intacct neben der Rechnung in der Liste "Rechnungen" einen Link zum Abbrechen an.

Sie können Intacct erlauben, die Analyse der Datei fortzusetzen. Sie können aber auch Abbrechen auswählen und folgende Schritte ausführen:

• Stoppen Sie die Analyse des Dokuments.
• Erstellen Sie einen leeren Transaktionsentwurf mit dem Dokument im Anhang.

Sobald Sie die Verarbeitung abbrechen, können Sie die Transaktionsdetails direkt eingeben und das angehängte Dokument als Referenz verwenden.

Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail an die E-Mail-Adresse der obersten Ebene senden, verwendet Intacct den Standardgeschäftsbereich als Standort für Einzelposten. Der Standardgeschäftsbereich ist der erste Geschäftsbereich in der Liste der Geschäftsbereiche.

Änderungen, die Sie erfassen, werden an das maschinelle Lern-Modell zurückgesendet, um genauere zukünftige Vorhersagen zu ermöglichen.

Wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass wir die E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen nicht finden konnten, überprüfen Sie die Konfigurationen für den automatisierten Rechnungseingang, um sicherzustellen, dass die E-Mails an eine gültige E-Mail-Adresse gesendet werden.

Wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass mehrere E-Mail-Adressen gefunden wurden, stellen Sie sicher, dass sich nur eine Automatisierungs-E-Mail-Adresse in der An-Zeile befindet.

Wenn Ihre bereitgestellten E-Mail-Adressen mit @ai.sage.com enden, werden Regeln für die automatische Weiterleitung unterstützt.

Wenn Ihre E-Mail-Adressen mit @sagemail.com enden, wird die automatische Weiterleitung nicht unterstützt. Sie können E-Mails manuell von Ihrem Verbindlichkeiten-Postfach an das Postfach für den automatisierten Rechnungseingang weiterleiten.

E-Mails, die über Apple oder iCloud Mail gesendet wurden, werden für den automatisierten Rechnungseingang nicht unterstützt. Dies hat mit der Art und Weise zu tun, wie Mac Mail Anhänge direkt in die E-Mail einbettet.

Verwenden Sie die Online-Version der E-Mail oder eine alternative E-Mail-Lösung, um E-Mails an den Posteingang des automatischen Rechnungseingangs zu senden.

Die E-Mail-Adresse der obersten Ebene verwendet die erste Entität in der Liste der Entitäten als Standardstandort. Dieser Standort, der nicht bearbeitet werden kann, wird auf eine Rechnung angewendet, wenn KI/ML den Standort nicht prognostizieren kann, z. B. bei Rechnungen eines neuen Lieferanten.

Sie können den Standort für einen Rechnungsentwurf ändern, bevor Sie ihn einreichen oder erfassen.

Standardmäßig weisen aus Rechnungen erstellte Entwürfe einen einzigen Einzelposten auf, der den Gesamtbetrag enthält. Sie können die Konfiguration so anpassen, dass Entwürfe Einzelpostendetails enthalten. Erfahren Sie mehr unter Detailtiefe von per E-Mail gesendeten Rechnungen konfigurieren.

Intacct liest Anhänge aus der Kopfzeile der E-Mail-Nachricht aus, nicht aus dem Text. Bei im älteren Rich-Text-Format gesendeten E-Mail-Nachrichten werden Anhänge nicht dem Nachrichtenkopf hinzugefügt, sondern dem Nachrichtentext als Symbole. Diese Anhänge können von Intacct nicht gelesen werden.

Lösung: Nehmen Sie in Ihrer E-Mail-Anwendung eine der folgenden Änderungen vor:

• Ändern Sie Ihr Standard-Nachrichtenformat in HTML.
• Ändern Sie das Format der individuellen Nachricht in HTML, wenn Sie eine Rechnung weiterleiten.

Wenn Sie eine Unzustellbarkeitsbenachrichtigung erhalten, dass bestimmte Anhänge abgelehnt wurden, ermitteln Sie, welche Dokumente keine automatisierte Transaktion generiert haben. Korrigieren Sie alle in der E-Mail vermerkten Fehler und senden Sie dann die fehlenden Transaktionsdokumente erneut oder laden Sie sie hoch.

Wenn Sie keine Unzustellbarkeitsbenachrichtigung erhalten haben und Ihnen Transaktionen fehlen, die per E-Mail gesendet wurden, sollten Sie einen Support-Fall erstellen, um Fehler bei Ihren E-Mail-Sicherheitseinstellungen zu beheben.

Wenn Sie einen Geschäftsbereich löschen, wird das bereitgestellte Postfach deaktiviert. Wenn Sie einen neuen Geschäftsbereich erstellen, stellt Intacct eine neue E-Mail-Adresse mit einer eindeutigen Adresse bereit. Zu diesem Zweck hängt Intacct _2 an die Geschäftsbereichs-ID an.

Angenommen, Ihre Unternehmens-ID lautet "examplecorp" und Ihre Geschäftsbereichs-ID "E100". Intacct stellt für diesen Geschäftsbereich ein Postfach mit der Adresse examplecorpe100@sagemail.com bereit.

Wenn Sie den NA-Geschäftsbereich löschen, entfernt Intacct examplecorpe100@sagemail.com. Wenn Sie einen neuen Geschäftsbereich erstellen und ihm dieselbe Geschäftsbereichs-ID von NA geben, stellt Intacct ein neues Postfach mit der Adresse examplecorpe100_2@sagemail.com bereit.

Wenn Sie diesen Vorgang wiederholen, den Geschäftsbereich löschen und einen neuen mit derselben Geschäftsbereichs-ID erstellen, stellt Intacct ein neues Postfach bereit und erhöht die Zahl wie folgt: examplecorpe100_3@sagemail.com.

Wenn Sie einen Geschäftsbereich deaktivieren, löscht Intacct das zugehörige Postfach nicht. Wenn Sie oder ein Lieferant Rechnungen an das Postfach weiterleiten, erstellt das System Transaktionsentwürfe. Sie können jedoch keine Maßnahmen ergreifen, solange der Geschäftsbereich inaktiv ist.

Benachrichtigen Sie vor der Deaktivierung eines Geschäftsbereichs alle Lieferanten, die regelmäßig Rechnungen an das Postfach weiterleiten, darüber, dass die E-Mail-Adresse nicht mehr überwacht wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Geschäftsbereich deaktivieren oder löschen.