Lieferanten auf einen Geschäftsbereich oder eine Abteilung einschränken

In Unternehmen mit mehreren gemeinsamen Geschäftsbereichen können Sie Lieferanten auf gewünschte Geschäftsbereiche und Standorte einschränken, um zu verhindern, dass der Lieferant versehentlich im falschen Geschäftsbereich verwendet wird. Sie können einen Lieferanten auch auf eine Abteilung oder Abteilungsgruppe einschränken.

Einschränkungen für Lieferanten können entweder unter "Lieferantensichtbarkeit" oder im Lieferantendatensatz festgelegt werden.

Neben der individuellen Aktualisierung von Lieferanteneinschränkungen können Sie auch die Import- und Exportfunktionen auf der Seite "Lieferantensichtbarkeit" nutzen:

• Sie können die Liste der Lieferanteneinschränkungen in eines von mehreren Standardformaten (CSV, Excel, Word, PDF) exportieren, damit Sie die Informationen drucken oder in einer anderen Anwendung verwenden können.
• Sie können die Liste der Lieferanteneinschränkungen schnell aktualisieren, indem Sie ausgewählte Daten exportieren, Änderungen vornehmen und dann Ihre Änderungen importieren.

Um die Liste der Lieferantensichtbarkeit anzuzeigen, wechseln Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung  > Lieferanten > Sichtbarkeit.

Richtlinien für die Aktualisierung von Lieferanteneinschränkungen

Das Wichtigste, was Sie beim Aktualisieren von Datensätzen für die Einschränkung von Lieferanten durch einen CSV-Import beachten sollten, ist, dass sich Änderungen, die Sie in der Tabelle vornehmen, auf Ihre Datensätze für die Lieferanteneinschränkung auswirken.

• Wenn Sie Tabellendaten für eine Lieferanteneinschränkung aktualisieren, überschreiben die von Ihnen angegebenen Informationen die Daten im vorhandenen Datensatz für die Einschränkung von Lieferanten.
• Wenn Sie Daten aus der Tabelle entfernen, werden die entsprechenden Informationen aus dem Lieferanteneinschränkungs-Datensatz entfernt.

Empfohlene Vorsichtsmaßnahmen:

• Erstellen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Lieferanteneinschränkungsdaten, bevor Sie Änderungen vornehmen. Speichern Sie eine Kopie der "CSV für Import"-Tabelle, damit Sie einen Datensatz der Lieferantensichtbarkeitsliste haben, bevor Sie sie aktualisieren.
• Bevor Sie umfangreiche Änderungen vornehmen, testen Sie den Aktualisierungsprozess. Versuchen Sie, einige Einschränkung von Testlieferanten zu ändern, und aktualisieren Sie dann nur diese Lieferantendatensätze.
• Wenn Sie die Datei "CSV für Import" exportieren, stellen Sie sicher, dass Sie dabei die Spalte "Lieferanten-ID" einschließen. Dadurch wird der zu aktualisierende Lieferantendatensatz eindeutig identifiziert.
• Die Spaltenreihenfolge ist dabei nicht wichtig: Beispielsweise muss die Lieferanten-ID nicht an erster Stelle stehen. Die Kopfzeile identifiziert den Inhalt der jeweiligen Spalte.
• Beachten Sie beim Aktualisieren der Datei "CSV für Import", dass für verschiedene Feldtypen unterschiedliche Informationen erforderlich sind.
  • Geben Sie für Kontrollkästchenoptionen WAHR ein, um die Option zu aktivieren, und FALSCH, um die Option zu deaktivieren.

Pflichtfelder für neue Lieferanteneinschränkungen

Wenn Sie neue Lieferanten hinzufügen, müssen mindestens die folgenden Spalten enthalten sein:

• Lieferanten-ID: Das Kennungsfeld für alle anderen Werte.
• Sichtbarkeit: Art der Einschränkung: "Uneingeschränkt", "Nur Stamm" oder "Eingeschränkt"
• Benutzerdefinierte Pflichtfelder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder erstellt haben, die Pflichtangaben enthalten, müssen Sie auch diese Spalten einschließen.

Lieferanteneinschränkungen individuell bearbeiten

Wenn Sie Einschränkungen für nur einen oder zwei Lieferanten aktualisieren oder hinzufügen müssen, lässt sich der Lieferantendatensatz am schnellsten auf der Seite "Lieferantensichtbarkeit" bearbeiten.

1. Wechseln Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung  > Lieferanten > Sichtbarkeit.
2. Suchen Sie den Lieferanten, den Sie aktualisieren möchten.
3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

   Dadurch wird der Lieferantendatensatz auf dem Tab "Einschränkungen" geöffnet.

4. Wählen Sie im Abschnitt "Sichtbarkeit" eine der folgenden Optionen aus, um anzugeben, wer Transaktionen für diesen Lieferanten anzeigen und buchen kann:
   • Uneingeschränkter Lieferant: die oberste Ebene und alle Geschäftsbereiche innerhalb einer Struktur mit mehreren Geschäftsbereichen
   • Auf Top-Level beschränkt: nur die oberste Ebene einer Struktur mit mehreren Geschäftsbereichen
   • Eingeschränkter Lieferant: nur die ausgewählten Standorte, Standortgruppen, Abteilungen oder Abteilungsgruppen innerhalb einer Struktur mit mehreren Geschäftsbereichen
5. Wenn Sie Eingeschränkter Lieferant aktiviert haben, wählen Sie die Einschränkungen wie folgt aus:
   1. Treffen Sie in der ersten leeren Zeile unter "Eingeschränkte Standorte" oder "Eingeschränkte Abteilungen" Ihre Auswahl entsprechend der Einschränkung, die Sie festlegen möchten.
   2. Wählen Sie einen Standort oder eine Abteilung aus der Dropdown-Liste aus.
   3. Um weitere Einschränkungen hinzuzufügen, wählen Sie in der nächsten leeren Zeile eine Einschränkung aus der Dropdown-Liste aus.
      Wenn Sie eine Entität als Standort auswählen, müssen Sie auch die Standorte auswählen, die dieser Entität zugeordnet sind.
6. Wählen Sie Speichern oder Einreichen aus.

1. Wechseln Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung  > Lieferanten > Sichtbarkeit.
2. Wählen Sie Bearbeiten neben dem Lieferanten aus, den Sie aktualisieren möchten.

   Dadurch wird der Lieferantendatensatz auf dem Tab "Einschränkungen" geöffnet.

3. Wählen Sie im Abschnitt "Sichtbarkeit" eine der folgenden Optionen aus, um anzugeben, wer Transaktionen für diesen Lieferanten anzeigen und buchen kann:
   • Uneingeschränkter Lieferant: die oberste Ebene und alle Geschäftsbereiche innerhalb einer Struktur mit mehreren Geschäftsbereichen
   • Auf Top-Level beschränkt: nur die oberste Ebene einer Struktur mit mehreren Geschäftsbereichen
   • Eingeschränkter Lieferant: nur die ausgewählten Standorte, Standortgruppen, Abteilungen oder Abteilungsgruppen innerhalb einer Struktur mit mehreren Geschäftsbereichen
4. Wenn Sie Eingeschränkter Lieferant aktiviert haben, wählen Sie die Einschränkungen wie folgt aus:
   1. Treffen Sie in der ersten leeren Zeile unter "Eingeschränkte Standorte" oder "Eingeschränkte Abteilungen" Ihre Auswahl entsprechend der Einschränkung, die Sie festlegen möchten.
   2. Wählen Sie einen Standort oder eine Abteilung aus der Dropdown-Liste aus.
   3. Um weitere Einschränkungen hinzuzufügen, wählen Sie in der nächsten leeren Zeile eine Einschränkung aus der Dropdown-Liste aus.
      Wenn Sie eine Entität als Standort auswählen, müssen Sie auch die Standorte auswählen, die dieser Entität zugeordnet sind.
5. Wählen Sie Speichern oder Einreichen aus.

Lieferanteneinschränkungen exportieren

Sie können alle Daten exportieren, die Sie in der Liste "Lieferantensichtbarkeit" anzeigen können. Auf diese Weise können Sie genau steuern, was exportiert wird, einschließlich der Datenspalten, der Anzeige- und Sortierreihenfolge sowie der Liste der enthaltenen Lieferanteneinschränkungen.

Listenansicht erstellen, die die zu exportierenden Daten enthält

Um zu kontrollieren, was exportiert wird, können Sie eine benutzerdefinierte Ansicht der Liste "Lieferantensichtbarkeit" erstellen, die nur die Daten enthält, die Sie anzeigen möchten.

1. Wählen Sie Neue Ansicht erstellen aus dem Dropdown-Menü Ansichten verwalten oben in der Liste "Lieferantensichtbarkeit" aus.
2. Wählen Sie in Schritt 1 des Assistenten zum Erstellen einer neuen Ansicht die Datenspalten aus, die Sie einschließen möchten.

   Sie können aus Lieferanten-Standardfeldern (z. B. Name und ID) sowie allen benutzerdefinierten Feldern wählen, die Sie für Ihr Unternehmen erstellt haben.

3. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

   Mit dem Assistenten können Sie:

   • Die Reihenfolge auswählen, in der die Spalten angezeigt werden.
   • Die Liste der Lieferanteneinschränkungen filtern, z. B. nach nicht eingeschränkten Lieferanten, oder nach Lieferanten, die nur von der obersten Ebene angezeigt werden können.
   • Die Sortierreihenfolge für Spalten auswählen, z. B. Sortieren von Lieferanten nach ID oder Sichtbarkeit.
4. Geben Sie in Schritt 5, "Erweiterte Optionen speichern", einen Namen für die neue Ansicht ein.
5. Wählen Sie Speichern.

Dadurch kehren Sie zur Liste "Lieferantensichtbarkeit" zurück. Die neue Ansicht kann jetzt aus der Dropdown-Liste neben "Ansichten verwalten" ausgewählt werden.

Liste der Lieferanteneinschränkungen exportieren

1. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, wählen Sie die Listenansicht mit den zu exportierenden Daten aus.

   • Wählen Sie eine Ansicht aus, die Sie zuvor erstellt haben, oder konfigurieren Sie Spalten, um die benötigten Spalten hinzuzufügen.

     Wählen Sie oben in der Liste Lieferantensichtbarkeit das Dropdown-Menü neben "Ansichten verwalten" und dann den Namen der zuvor erstellten Ansicht aus.

   • Wenn Sie vor dem Exportieren der Liste "Lieferantensichtbarkeit" keine Ansicht auswählen, enthält Ihre Exportdatei die Liste der Lieferanten und Spalten, die derzeit unter "Lieferantensichtbarkeit" angezeigt werden.
2. Exportieren Sie die Liste, indem Sie ein Exportformat aus dem Dropdown-Menü Exportieren oben in der Liste Lieferantensichtbarkeit auswählen.

   Feldbeschreibungen für Exportformate

   Exportformat	Beschreibung
   CSV	Kommagetrennte Datei (Comma-Separated Values, CSV), die von den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen geöffnet werden kann.
   Excel	Microsoft Excel-Datei (.xls).
   Word	Microsoft Word-Datei (.doc).
   PDF	Adobe PDF-Datei (.pdf).
   CSV für Import	CSV-Datei mit kommagetrennten Werten, die Lieferanten und Felder in einem Format enthält, mit dem Sie die Liste "Lieferantensichtbarkeit" aktualisieren können. Wenn die aktuelle Ansicht der Liste "Lieferantensichtbarkeit" Felder enthält, die nicht durch einen Importvorgang aktualisiert werden können, werden diese Felder nicht in die Exportdatei aufgenommen.

CSV-Import zur Massenaktualisierung von Lieferanteneinschränkungen verwenden

Sie können Einschränkungen für mehrere Lieferanten gleichzeitig aktualisieren, indem Sie Lieferantendaten im Format "CSV für Import" exportieren, die resultierende Tabelle bearbeiten und dann Ihre Änderungen importieren.

Exportieren Sie die Lieferantenliste im Format CSV für Import.

Bevor Sie mit diesem Vorgang beginnen, wird empfohlen, eine benutzerdefinierte Ansicht Ihrer Lieferantensichtbarkeitsliste zu erstellen, die die Lieferanten und Spalten enthält, die Sie aktualisieren möchten. Dadurch erhalten Sie beim Exportieren der Lieferantenliste eine Tabelle, die auf die Informationen zugeschnitten ist, die Sie ändern möchten.

1. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, wählen Sie die Listenansicht mit den zu exportierenden Daten aus.

   • Wählen Sie eine Ansicht aus, die Sie zuvor erstellt haben, oder konfigurieren Sie Spalten, um die benötigten Spalten hinzuzufügen.

     Wählen Sie oben in der Liste Lieferantensichtbarkeit das Dropdown-Menü neben "Ansichten verwalten" und dann den Namen der zuvor erstellten Ansicht aus.

   • Wenn Sie vor dem Exportieren der Liste "Lieferantensichtbarkeit" keine Ansicht auswählen, enthält Ihre Exportdatei die Liste der Lieferanten und Spalten, die derzeit unter "Lieferantensichtbarkeit" angezeigt werden.
   Wenn die aktuelle Ansicht der Liste "Lieferantensichtbarkeit" Felder enthält, die nicht durch einen Importvorgang aktualisiert werden können, werden diese Felder nicht in die Exportdatei aufgenommen.
2. Exportieren Sie die Lieferantenliste im Format CSV für Import.

   Das System exportiert die Daten in eine vordefinierte CSV-Importvorlage, die Sie dann öffnen und aktualisieren können.

CSV-Vorlagendatei aktualisieren

1. Öffnen Sie die CSV-Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm.
2. Aktualisieren Sie die Tabelle.
   1. Sie können allgemeine Einschränkungen für vorhandene Lieferanten wie folgt aktualisieren:
      • Uneingeschränkter Lieferant: Neben der obersten Ebene können alle Geschäftsbereiche innerhalb einer Struktur mit mehreren Geschäftsbereichen diesen Lieferanten anzeigen und entsprechende Transaktionen buchen.
      • Nur auf die oberste Ebene beschränkt (nur Stamm): Nur die oberste Ebene einer Struktur mit mehreren Geschäftsbereichen kann diesen Lieferanten anzeigen und entsprechende Transaktionen buchen.
      • Eingeschränkter Lieferant: Nur die ausgewählten Standorte, Standortgruppen, Abteilungen oder Abteilungsgruppen innerhalb der Struktur mit mehreren Geschäftsbereichen können diesen Lieferanten anzeigen und entsprechende Transaktionen buchen.
   2. Sie können ändern, welche Standorte oder Abteilungen innerhalb einer Struktur mit mehreren Geschäftsbereichen ausgewählte Lieferanten anzeigen können.

      Sie können beliebig viele Spalten für Standorte und Abteilungen hinzufügen.

3. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Tabelle im .csv-Format.

Änderungen importieren:

1. Wählen Sie oben rechts in der Lieferantenliste Importieren aus.
2. Suchen Sie nach der zu importierenden .csv-Datei.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse an, an die die Ergebnisse gesendet werden sollen.

   Wenn Datensätze nicht importiert werden können, werden Sie per E-Mail darüber benachrichtigt.

4. Wählen Sie bei Bedarf weitere Optionen aus.