Report zum Bestandsbuch Debitorenbuchhaltung

Der Report "Bestandsbuch Debitorenbuchhaltung" ist eine Liste detaillierter Kundenkonten. Diese zeigt die aktuellen Salden der Konten für Kunden an. Dieser Report zeigt den Anfangssaldo für den ausgewählten Zeitraum sowie die Gebühren und Zahlungen für jeden Kunden an.

Verwenden Sie diesen Report, um zu sehen, ob der Saldo im Debitoren-Bestandsbuch mit dem im Hauptbuch übereinstimmt, und um zu sehen, welche Kunden Salden größer als Null haben.

Sie können den Zeitraum, den Kunden, den Kundentyp und die Zahlungsübersicht anpassen, um Ihre Reportinganforderungen zu erfüllen. Normalerweise zeigt dieser Report nur Kunden mit Salden größer als Null an. Sie können jedoch auch Nullsaldo-Kunden einbeziehen. Im Report können Sie den Namen des Kunden auswählen, um zur Seite "Kundeninformationen" zu gelangen.

Wer benötigt diesen Report in der Regel?

• Buchhalter*innen, Controller*innen und alle, die sehen müssen, wer wem Geld schuldet.

Informationen zu Begriffen, die sich an Ihrem Standort unterscheiden können, finden Sie unter Terminologie über Standorte hinweg.

Um diesen Report zu generieren, gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Reports > Debitoren-Bestandsbuch.

Einen Report generieren

• Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Reports > Bestandsbuch Debitorenbuchhaltung.

Monatlichen Report anzeigen

1. Generieren Sie den Report.

2. Wählen Sie auf der Seite mit den Reporteinstellungen die Option Anzeigen.

   In Ihrem Browser wird ein Report mit den Ergebnissen für den Standardreportingzeitraum angezeigt.

3. Um den Report einzugrenzen, wählen Sie optional Individuell anpassen aus.

Anpassen und ausführen

Vor dem Ausführen des Reports können Sie den Zeitraum und die Typen der einzuschließenden Elemente auswählen und angeben, wie der Report angezeigt werden soll.

1. Wählen Sie den Reportingzeitraum aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie das Start- und Enddatum für den Report ein. Wenn Sie keinen Reportingzeitraum angeben, erzeugt das System einen Report für den aktuellen Monat bis zum heutigen Datum.

   Sie können entweder den Reportingzeitraum oder das Start- und Enddatum angeben, aber nicht beides.

2. Legen Sie die Filter fest, um die gewünschten Daten zu erhalten.

   Mit Filtern können Sie bestimmte Datentypen in den Report aufnehmen oder ausschließen, z. B. Lieferant und Standort. Generell gilt: Um weniger und präzisere Ergebnisse in Ihrem Report zu erhalten, setzen Sie mehr Filter.

3. Formatieren Sie den Report.

   Die Formatoptionen variieren von Report zu Report. Im Allgemeinen können Sie das Layout des Reports festlegen und/oder bestimmen, wie die im Report enthaltenen Daten gruppiert und angezeigt werden sollen.

4. Geben Sie einen Titel-, Untertitel- und Fußzeilentext für den Report ein.

5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um den Report anzuzeigen, zu verarbeiten, zu merken, zu exportieren, anzupassen oder dem Dashboard hinzuzufügen:

   • Anzeigen: Den Report direkt in Ihrem Browser ansehen.
   • Drucken: Zeigen Sie den Report jetzt im druckbaren PDF-Format an.
   • Verarbeiten und speichern: Den Report generieren und für den späteren Zugriff speichern. Reports können entweder in der Liste "Meine archivierten Reports" gespeichert oder an einen Cloud-Speicherstandort wie Dropbox übermittelt werden. Weitere Informationen zum Thema Verarbeiten und Speichern von Reports.
   • Zum Dashboard hinzufügen: Fügen Sie den Report zu Ihrem Dashboard hinzu.

   • Merken: Merken (d. h. speichern) Sie den Report, damit Sie später darauf zurückgreifen oder ihn ändern und erneut ausführen können.

     Sie können die wiederkehrende Ausführung von gemerkten Reports planen. Intacct kann die Reports automatisch per E-Mail versenden oder an einen Cloud-Speicherort weiterleiten.

   • Exportieren: Exportieren Sie den Report in eine separate Datei, die Sie dann verteilen oder auf Ihrem lokalen Laufwerk speichern können. Die Dateiformate, in die Sie die Reportdaten exportieren können, variieren je nach Bericht.
   • Anpassen: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, kehren Sie zur Hauptseite des Reports zurück und grenzen Sie den Report weiter ein.
   • E-Mail: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, senden Sie ihn per E-Mail an andere.

   Einige Optionen sind nur verfügbar, wenn Sie über das Reportzentrum auf den Report zugreifen.

Zeitraum

Sie können einen der zahlreichen vordefinierten Reportingzeiträume aus den Feldern "Reportingzeitraum" und "Ab-Datum" auswählen oder mithilfe der Felder "Startdatum" und "Enddatum" einen eigenen Reportingzeitraum erstellen.

Reportfilter

Sie können die Liste der Kunden nach Kundenname oder -typ filtern. Sie können auch auswählen, ob Konten mit Nullsalden unterdrückt oder angezeigt werden sollen.

Festlegen von Filtern zum Eingrenzen Ihrer Reportergebnisse:

1. Um den Report so einzurichten, dass Ergebnisse für einen bestimmten Kundentyp angezeigt werden, wählen Sie in der Dropdown-Liste Kundentyp den Kundentyp aus, der im Report enthalten sein soll.
2. Um nach Zahlungsübersicht zu filtern, wählen Sie aus der Dropdown-Liste Zusammenfassung die Zusammenfassung aus, die der Report abdecken soll. Um alle Zusammenfassungen einzubeziehen, lassen Sie die Auswahl leer.
3. Um nach Gebiet zu filtern, wählen Sie aus der Dropdown-Liste Gebiet das Gebiet aus, das der Report abdecken soll. Um alle Gebiete einzubeziehen, treffen Sie keine Auswahl.
4. Um den Report so einzurichten, dass Ergebnisse für einen bestimmten Kunden oder einen bestimmten Kundenbereich angezeigt werden, verwenden Sie die Dropdown-Listen Von Kunde und Bis Kunde.
So verwenden Sie die Felder Von und Bis

Alle Feldpaare Von und Bis funktionieren auf die gleiche Weise. Verwenden Sie sie, um Suchergebnisse auf einen so breiten oder kleinen Bereich zu beschränken, wie es für Sie am besten ist. Dieser kann alles im System umfassen oder auch nur ein einzelnes Objekt.

So führen Sie diesen Report für ein einzelnes Objekt aus:

1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das gewünschte Objekt aus.
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Bis dasselbe Objekt aus.

So führen Sie diesen Report für einen bestimmten Objektbereich aus:

1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das Objekt aus, das am Anfang des Bereichs stehen soll.
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Bis das Objekt aus, das am Ende des Bereichs stehen soll.

So führen Sie diesen Report für alle Objekte aus:

Lassen Sie beide Felder leer.

Wenn Sie eine große Anzahl von Objekten haben oder die Verarbeitung des Reports zu lange dauert, verwenden Sie die Felder Von und Bis, um eine Reihe kleinerer Reports auszuführen. Sie können z. B. fünf Reports ausführen, jeweils einen für Objekte, deren Namen mit A–E, dann mit F-J, K-O, P-T und U-Z beginnen.

Ein Objekt ist ein Sammelbegriff, der sich auf einen bestimmten DatenArtikel im System bezieht. Kunden, Lieferanten, Artikel und Konten sind Beispiele für Objekte.

5. Neben der Filterung Ihrer Ergebnisse nach Kunde, Kundentyp und/oder Zahlungsübersicht können Sie auch die Art der Währung, den Wechselkurs, den Standort und die Abteilung angeben.
So legen Sie zusätzliche Filter für Unternehmen mit mehreren Währungen und Entitäten fest:
Transaktionswährung
• Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Währungen sind, können Sie Transaktionen anhand einer bestimmten Währung filtern. (Dieses Feld ist nur in einer Umgebung mit mehreren Währungen sichtbar.)  Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Transaktionswährung die Währung aus, die im Report angezeigt werden soll.  Wenn Sie keine Währung auswählen, enthält der Report Transaktionen in Ihrer Basiswährung.
Wechselkursarten
• Wenn die Transaktionswährung nicht die Basiswährung Ihres Unternehmens ist, wählen Sie Wechselkurstyp und dann eine Wechselkursart, z. B. Intacct-Tageskurs oder Veröffentlichter WSJ-Kurs.

  Wenn Sie den Wechselkurs für diese Rechnung kennen oder einen festen Kurs mit dem Kunden vereinbart haben, können Sie diesen in Wechselkurs eingeben. Andernfalls wird der Wechselkurs automatisch bei Erstellung der Rechnung generiert.
Standort/Abteilung
• Wählen Sie die Option Einschließen, wenn der Report Kunden enthalten soll, die Sie gelegentlich (oder "einmalig") verwenden. Wählen Sie die Option Gruppiert, um einmalige Kunden als eigenständige Gruppe aufzunehmen. Wählen Sie "Ausschließen" aus, wenn Sie einmalige Kunden nicht in Ihren Report aufnehmen möchten.
• Wählen Sie Dokumentdatum, wenn Sie den Report auf dem Datum basieren lassen möchten, an dem das entsprechende Dokument erstellt wurde, oder wählen Sie HB-Buchungsdatum, wenn der Zeitpunkt der Verbuchung der Transaktion im Hauptbuch als Grundlage dienen soll.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Kunden einschließen, um Transaktionen von und zu allen Kunden in Ihren Report aufzunehmen.
• Wählen Sie Nullsaldo-Kunden mit Aktivität einschließen, um Konten mit Nullsalden einzubeziehen.

Formatieren

In diesem Abschnitt können Sie die Sortierreihenfolge angeben und das Seitenlayout des Reports ändern.

1. Um die Ergebnisse des Reports zu sortieren, wählen Sie die Dropdown-Liste Sortieren nach und dann die Kategorie aus, nach der sortiert werden soll.

   Die Abkürzung "abst" oder "desc" nach einer Option bedeutet "Absteigende Reihenfolge", z. B. umgekehrte alphabetische oder umgekehrte numerische Reihenfolge.

2. Um das Seitenlayout zu ändern, wählen Sie die Dropdown-Liste Seitenausrichtung und dann entweder Hochformat oder Querformat aus.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Elemente im Abschnitt "Format" dieser Reporteinstellungsseite beschrieben:

Formatoptionen

Feld	Beschreibung
Sortieren nach	Die Standardeinstellung ist Datum.
Seitenausrichtung	Hochformat: Seiten des Reports vertikal anzeigen oder drucken. Das Standardlayout ist Hochformat. Querformat: Seiten des Reports horizontal anzeigen oder drucken.

Titel und Fußzeile

Titel, Untertitel und Fußzeilen gelten nur für die PDF-Version dieses Reports.

PDF-Version generieren

1. Öffnen Sie den Report und wählen Sie Graph.
2. Wählen Sie auf der Seite "Diagramm" die Option Drucken.

1. Geben Sie den Titel in das Feld Reporttitel 1 ein.

   • Dieser Titel befindet sich in großer Schrift oben auf der Seite direkt unter Ihrem Unternehmensnamen.
   • Sie können beim Eingeben des Textes in dieses Feld den Standardnamen ersetzen, den Intacct automatisch vergeben hat.

2. Geben Sie den Untertitel in das Feld Reporttitel 2 ein.

   Dieser Untertitel befindet sich in kleinerer Schrift direkt unter dem Haupttitel.

3. Geben Sie den Fußzeilentext in das Feld Fußzeilentext ein. Der Fußzeilentext befindet sich in der Mitte am unteren Rand des Reports.

Bei der Ausgabe in PDF enthalten Standardreports automatisch den Zeitstempel Erstellt am und die Seitenzahl am unteren Rand der Seite.

Inhalt dieses Reports

Der Standardreport "Bestandsbuch Kreditorenbuchhaltung" besteht aus den folgenden Spalten:

Spaltenüberschrift	Beschreibung
Basierend auf	Der Datumsfilter, auf dem der Report basiert: Dokumentdatum HB-Buchungsdatum
Kunde	Der oder die Kunden, nach denen Sie gefiltert haben.
Datum	Das Datum des Dokuments oder der HB-Buchung, abhängig von Ihrer Filterauswahl.
Dokument	Die Dokument-ID, z. B. die Rechnungsnummer.
Referenz	Eine Nummer, z. B. eine zugehörige Kundenauftrags- oder Kontonummer.
Notiz	Die ID, die Ihrem Kunden (Lieferanten) zugeordnet ist, und der Name des Kunden.
Transaktionswährung	Transaktionswährung.
Transaktionsbetrag	Transaktionsbetrag:
Gebühren	Die Sollbeträge, die für den ausgewählten Zeitraum auf dem Konto des Kunden gebucht wurden.
Zahlungen	Die Habenbeträge, die für den ausgewählten Zeitraum auf dem Konto des Kunden gebucht wurden.
Saldo	Der gesamte Betrag des Saldos Ihres Kunden für den ausgewählten Zeitraum (d. h. der Betrag, den der Kunde Ihnen schuldet).
Gesamt	Der gesamte Betrag des Saldos des Kunden für den ausgewählten Zeitraum.

Was sind externe Gutschriften?

Externe Gutschriften sind Korrekturen, Vorschüsse oder negative Rechnungen, die einer Entität gehören, aber auf Rechnungen in einer anderen Entität angewendet werden.

Beispiel: Sie haben eine Rechnung von Ihrer Entität in San Francisco und eine Korrektur von Ihrer Entität in Los Angeles. Innerhalb der Entität in San Francisco wenden Sie die Korrektur als Gutschrift auf die Rechnung an.

Wenn Sie den Report "Bestandsbuch" von einer der beiden Entitäten für diesen Zeitraum ausführen, wird der Eintrag "Externe Gutschrift angewendet" angezeigt.

Um externe Gutschriften auf Top-Level anzuzeigen, filtern Sie Bestandsbuch-Reports nach Entität. Externe Gutschriften erscheinen nur in dem Zeitraum, in dem sie auftreten.