Zahlungen mit Vendor Payments powered by CSI – FAQs

Eine virtuelle Karte ist die digitale Version einer Visa- oder Mastercard-Kreditkarte. Sie wird vom Lieferanten elektronisch empfangen und wie eine Kreditkarte verarbeitet. Sie verfügt über verbesserte Sicherheits- und Kontrollfunktionen. Dazu gehören die folgenden:

• Kann nur für den angegebenen Betrag verwendet werden

• Kann nur vom vorgesehenen Empfänger verarbeitet werden

• Ablaufzeitrahmen mit kurzer Frist

• Einmalige Verwendung, Hinzufügen zusätzlicher Mittel nicht möglich

Mit digitalen Zahlungen steigt die Effizienz der Verarbeitung und es fallen insgesamt niedrigere Kosten für die Kreditorenfunktionen an.

Virtuelle Karten wirken sich auf folgende Weise positiv auf Ihr Unternehmen aus:

• Effizienz: Sie verringern die Abhängigkeit von Schecks, die Zeit für die Verarbeitung und die Abteilungskosten.

• Sicherheit: Sie sind aufgrund ihres digitalen Charakters, der einmaligen Verwendung und der streng kontrollierten Verarbeitungsparameter weitaus fälschungssicherer.

• Monetisierung: Virtuelle Kartenzahlungen eröffnen Cashback-Rabattmöglichkeiten vom Zahlungsanbieter, mit denen Sie Geld zurückverdienen können.

CSI führt in regelmäßigen Abständen einen Abgleichprozess für virtuelle Karten durch. Wenn ein Lieferant virtuelle Kartenzahlungen bei einem anderen Unternehmen akzeptiert, das CSI verwendet, kann CSI den Lieferanten auch für virtuelle Kartenzahlungen bei Ihnen registrieren. Wenn ein Lieferant keine virtuellen Kartenzahlungen wünscht, sollte er seine bevorzugte Zahlungsmethode bei CSI in ACH oder Scheckeinreichung aktualisieren, und zwar sowohl für Sie als auch für alle anderen Unternehmen, die CSI zur Zahlung verwenden.

Die einzige Gebühr, die dem Lieferanten durch die Annahme einer virtuellen Karte entsteht, sind die normalen Kreditkartenbearbeitungsgebühren für die Annahme von Zahlungen.

Lieferanten, die virtuelle Karten akzeptieren, tun dies in der Regel, um von den folgenden Vorteilen zu profitieren:

• Sicherere Zahlungsverarbeitung

• Schnellerer Eingang der Mittel

• Garantierte Mittel durch Kartennetzwerke

• Effizientere Zahlungsprozesse mit begleitenden Abstimmungsdaten

Wenn es Gebühren, Rabattverluste oder andere negative Auswirkungen auf Sie oder den Lieferanten gibt, der Zahlungen über eine virtuelle Karte überweist, sehen wir davon ab, diesen Lieferanten für eine Karte zu registrieren oder diesen damit zu bezahlen.

Wenn ein Lieferant keine virtuellen Kartenzahlungen akzeptiert, überweist CSI die Zahlung je nach Präferenz des Lieferanten per Scheck oder ACH.

Ja. Unser Partner CSI setzt sich mit Lieferanten in Verbindung, um ihnen zu helfen, virtuelle Kartenzahlungen zu einem späteren Zeitpunkt zu akzeptieren, wenn der Lieferant dies anfordert.

CSI wechselt die Banken. Diese Änderung bedeutet, dass ausstehende virtuelle Karten, die bis zum 1. September 2023 nicht verarbeitet wurden, nicht mehr funktionieren und Sie eine Rückerstattung des Zahlungsbetrags erhalten. CSI hat mit den Lieferanten kommuniziert und sie daran erinnert, alle ausstehenden Zahlungen vor diesem Zeitpunkt zu verarbeiten.

Wenn eine virtuelle Kartenzahlung storniert wird und Sie eine Rückerstattung erhalten, gehen Sie bei jeder Zahlung wie folgt vor:

1. Annullieren Sie die Zahlung in den Scheckbelegen.

2. Bezahlen Sie die Rechnung erneut.

Sie können den letzten Status einer virtuellen Kartenzahlung auf dem Tab "Verlauf" der erfassten Zahlung anzeigen.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Gebuchte Zahlungen.

2. Suchen Sie die Zahlung für die virtuelle Karte und wählen Sie Anzeigen aus.

3. Überprüfen Sie auf dem Tab Historie den Verlauf der elektronischen Zahlungen.

   Wenn eine virtuelle Karte vom Lieferanten eingelöst wurde, wird in der Spalte "Beschreibung" die Option "Virtuelle Karte vollständig eingelöst" angezeigt.

   

CSI zieht ab dem ersten Monat der Transaktionsaktivität Servicegebühren vom verdienten Rabattsaldo Ihres Unternehmens ab. Wenn die Gebühren den monatlichen Rabattsaldo übersteigen, stellt CSI dem Unternehmen eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen netto aus.

Sie können die Schecks, die CSI an Lieferanten sendet, nicht ändern oder anpassen, einschließlich der Informationen, die auf dem Scheckabschnitt angezeigt werden.

Nein, die Transaktionsreferenznummer ist nicht auf Schecks von CSI aufgedruckt. Sie können die Schecks, die CSI an Lieferanten sendet, nicht ändern oder anpassen, einschließlich der Informationen, die auf dem Scheckabschnitt angezeigt werden.

CSI lässt Schecks von Deluxe drucken und versenden. Die Schecks werden von Deluxe aus den Einrichtungen in Kansas City oder Chicago verschickt.

Derzeit ist es nicht möglich, Schecks von CSI zu beschleunigen. Wenn ein Scheck früher zugestellt werden soll, können Sie den Scheck manuell drucken und über Nacht an den Lieferanten senden.

Die Fehlerursache hängt von der Bulk-Aktion ab.

• Anforderung abbrechen: Sie können Zahlungsanforderungen an CSI nur stornieren, wenn der Zahlungsstatus des Anbieters "Fehlgeschlagen" lautet.

• Status aktualisieren: Sie können den Zahlungsstatus des Anbieters erst 24 Stunden nach Erfassung der Zahlung aktualisieren.

• Zahlungsvorgang wiederholen: Sie können Zahlungsanforderungen an CSI nur wiederholen, wenn der Zahlungsstatus des Anbieters "Fehlgeschlagen" lautet.

Das kommt häufig vor und bedeutet, dass CSI die Zahlung noch verarbeitet. Die Zahlungsmethode wechselt schließlich zu ACH, virtuelle Karte oder Scheck, je nachdem, wie CSI den Lieferanten bezahlt.

Wenn für die Zahlungsmethode nach einigen Tagen immer noch "Netzwerk" angezeigt wird, aktualisieren Sie den Zahlungsstatus, um die neuesten Informationen von CSI zu erhalten.

Wenn die Zahlungsanforderung fehlschlägt, können Sie die Verarbeitung der Zahlung erneut versuchen oder die Zahlungsanforderung stornieren.

So wiederholen Sie die Zahlung:

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Zahlungsanforderungen.

2. Wählen Sie die Zahlungsanforderungen aus, für die Sie die Zahlung wiederholen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen  > Zahlung erneut versuchen aus.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Zahlungsanforderungen.

2. Wählen Sie die Zahlungsanforderungen aus, für die Sie die Zahlung wiederholen möchten.
3. Wählen Sie Zahlung wiederholen aus.

So stornieren Sie die Zahlung:

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Zahlungsanforderungen.

2. Wählen Sie die Zahlungsanforderungen aus, die Sie abbrechen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Anforderung abbrechen aus.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Zahlungsanforderungen.

2. Wählen Sie die Zahlungsanforderungen aus, die Sie abbrechen möchten.
3. Wählen Sie Anforderung abbrechen aus.

Nachdem Sie die Zahlungsanforderung abgebrochen haben, können Sie die Rechnung erneut bezahlen, um die Zahlung erneut zu übermitteln.

Eine virtuelle Kartenzahlung kann gesperrt werden, nachdem ein Lieferant sie erhalten hat, um Betrug zu verhindern. Das kann verschiedene Gründe haben:

• Der Lieferant sagte, dass er virtuelle Karten akzeptiert, tut das aber gar nicht.

• Die Kartenzahlung liegt über dem vom Lieferanten akzeptierten Guthabenmaximum. Stellen Sie sicher, dass der Lieferant CSI im Registrierungsfragebogen im Abschnitt zu Kreditgebühren, Bedingungen und Rabatten für Kartenzahlungen über diese Kreditlimits informiert.

• Der Lieferant hat versucht, die Karte für weniger als den vollen Betrag zu verarbeiten.

• Der Lieferant hat mehr als dreimal versucht, die Karte zu verarbeiten.

Setzen Sie sich in jedem Fall mit dem Lieferanten in Verbindung, um seine bevorzugte Zahlungsmethode zu überprüfen. Annullieren Sie die erfasste Zahlung in Intacct und reichen Sie eine neue Zahlung erneut ein.

CSI wechselt die Banken. Diese Änderung bedeutet, dass ausstehende virtuelle Karten, die bis zum 1. September 2023 nicht verarbeitet wurden, nicht mehr funktionieren und Sie eine Rückerstattung des Zahlungsbetrags erhalten. CSI hat mit den Lieferanten kommuniziert und sie daran erinnert, alle ausstehenden Zahlungen vor diesem Zeitpunkt zu verarbeiten.

Wenn eine virtuelle Kartenzahlung storniert wird und Sie eine Rückerstattung erhalten, gehen Sie bei jeder Zahlung wie folgt vor:

1. Annullieren Sie die Zahlung in den Scheckbelegen.

2. Bezahlen Sie die Rechnung erneut.

Der von Ihnen benannte Support-Benutzer kann Sage Intacct Support kontaktieren und um zusätzliche Hilfe bitten.