Informationen zu E-Mail-Vorlagen

Mit E-Mail-Vorlagen können Sie Dokumente per E-Mail mit einer Standardnachricht und einheitlicher Formatierung versenden. Sie können sie verwenden, um allgemeine Kommunikationen (z. B. monatliche Rechnungen, Kontoauszüge, Einkauf Bestellungen oder Vertragsverlängerungen) zu automatisieren und gleichzeitig Flexibilität zu ermöglichen, wenn Sie eine Nachricht anpassen müssen.

E-Mail-Vorlagen unterstützen Nur-Text-, HTML-Markup- und Zusammenführungsfelder. Seriendruckfelder ziehen Transaktions-, Kunden-, Lieferanten- oder Unternehmensdaten direkt in die E-Mail, wenn sie gesendet wird.

So funktionieren E-Mail-Vorlagen

Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen folgt in der Regel diesem Workflow:

  1. Erstellen einer E-Mail-Vorlage

    Definieren Sie den Nachrichteninhalt, die Empfänger und die Formatierung für einen bestimmten Transaktionstyp.

  2. Weisen Sie die E-Mail-Vorlage zu

    Wählen Sie aus, wo die Vorlage verwendet wird, z. B. auf der Ebene der Debitorenbuchhaltung, für bestimmte Kunden oder Lieferanten oder für bestimmte Transaktionen.

  3. E-Mails mit der Vorlage senden

    Wenn Sie Dokumente einzeln oder als Batch per E-Mail versenden, wendet Sage Intacct automatisch die entsprechende E-Mail-Vorlage an. Sie können die zugewiesene Vorlage bei Bedarf beim Senden überschreiben.

So wählt Intacct eine E-Mail-Vorlage aus

Wenn eine E-Mail gesendet wird, bestimmt Intacct basierend auf der Priorität der Zuweisung, welche E-Mail-Vorlage verwendet werden soll. Spezifischere Zuweisungen überschreiben allgemeinere. Beispiel:

  • Vorlagen, die Kunden, Lieferanten oder Transaktionsdefinitionen zugewiesen sind, überschreiben allgemeine Standardwerte.

  • Sie können die zugewiesene Vorlage beim Senden überschreiben, ohne gespeicherte Zuweisungen zu ändern.

Diese Hierarchie ermöglicht es Ihnen, konsistente Standardnachrichten beizubehalten und gleichzeitig Ausnahmen wie besondere Hinweise oder einmalige Mitteilungen zu unterstützen.

Was Sie mit E-Mail-Vorlagen machen können

Mit E-Mail-Vorlagen können Sie:

  • Senden Sie konsistente, markenspezifische Botschaften mit Transaktionsdokumenten.

  • Füllen Sie E-Mails automatisch mit Kunden-, Lieferanten- oder Transaktionsdetails aus.

  • Weisen Sie unterschiedliche Vorlagen für verschiedene Geschäftsszenarien zu.

  • Sie können Nachrichten anpassen oder überschreiben, ohne neue Vorlagen zu erstellen.

  • Senden Sie E-Mails einzeln oder in großen Mengen.