Mehrere Dokumente in eine einzige Einkaufstransaktion konvertieren

Konvertieren Sie mehrere Dokumente, einschließlich Belegpositionen, in eine einzige Einkaufs-Transaktion, damit Sie einen Lieferanten mit einer einzigen Zahlung bezahlen können.

Wenn ein Lieferant seine Arbeit für mehrere Projekte in einer Rechnung berechnet, können Sie eine einzelne Einkaufstransaktion erstellen, die mehrere Dokumente enthält, die Sie konvertieren können, um die Rechnung zu replizieren.

Sie können Einzelpositionen aus verschiedenen Transaktionen in eine Transaktion konvertieren, wenn Sie Artikel aus zwei oder mehr Transaktionen kombinieren, die nicht in der Kreditorenbuchhaltung gebucht werden.

Sie arbeiten mit einem Subunternehmer an mehreren Projekten. Wenn der Subunternehmer seine Rechnung für den Monat sendet, enthält die Rechnung eine Gebühr für jedes Projekt, an dem er gearbeitet hat. Für jedes der Projekte gibt es ein Dokument, bei dem es sich um eine Bestellung oder einen Unterauftrag handelt, das von Ihrem Unternehmen erstellt wurde. Im Einkauf erstellen Sie eine Rechnung und wählen Aus einer vorhandenen Transaktion konvertieren aus, um alle Bestellbelege zu konvertieren. Über die Dropdown-Listen Quelldokument-ID und Quelldokumentpositions-ID wählen Sie die Bestellungen und bei Bedarf die Einzelpositionen aus, die Sie in die Zahlung einbeziehen möchten.

Bevor Sie beginnen

Um mehrere Dokumente, einschließlich Belegpositionen, in eine einzige Einkaufs-Transaktion zu konvertieren, muss Folgendes angewendet werden:

  • Ein Admin muss das Symbol Konvertierungen für mehrere Quelldokumente aktivieren Kontrollkästchen auf der Seite "Einkauf konfigurieren". Erfahren Sie, wie Sie Einkauf konfigurieren.

  • Dokumente müssen vom gleichen Lieferanten stammen.

  • Dokumente müssen in derselben Transaktionsdefinition enthalten sein.

    Angenommen, Ihr Lieferant sendet eine Rechnung für Projekte, an denen er gearbeitet hat. Wenn Sie eine Transaktionsdefinition für die Rechnung anlegen, im Datensatz Kann erstellt werden aus wählen Sie Einkaufs- und Unterverträge aus, die der Rechnung zugeordnet sind. Anschließend können Sie diese Einkaufs- und Unterverträge in eine einzige Einkaufs-Transaktion konvertieren, da sie in der Transaktionsdefinition für die Rechnung enthalten sind.

    Die Einzelpositionen verbleiben als separate Einzelpositionen in der Ziel-Transaktion. Sie werden nicht in einer Einzelposition zusammengefasst. Wenn Sie beispielsweise eine Einzelposition aus Transaktion A für 10 Widgets und eine Einzelposition aus Transaktion B auswählen, die 5 Widgets enthält, enthält die neue Transaktion zwei Einzelpositionen, eine für 10 Widgets und eine für 5 Widgets.

    Erfahren Sie, wie Sie Eine Transaktionsdefinition hinzufügen.

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Einkaufstransaktionen: Auflisten, Anzeigen und Hinzufügen
Konfiguration

Sie können nur Transaktionen konvertieren, bei denen der Status "Ausstehend" oder "Teilweise konvertiert" lautet.

  1. Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben der Art der Transaktion, die Sie erstellen möchten.

  2. Wählen Sie eine Lieferant.

  3. Wählen Sie die Option Aus einer vorhandenen Transaktion konvertieren aus.

  4. Wählen Sie ein Transaktions-Dokument aus.

    Wenn das Dokument, das Sie konvertieren möchten, nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass der Dokumenttyp in der Transaktionsdefinition enthalten ist Kann erstellt werden aus Liste.

  5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um weitere Dokumente zu konvertieren.

  6. Bestätigen Sie die Informationen zur Transaktion.

  7. Wählen Sie Entwurf oder Buchen aus.

Konvertieren von Belegpositionen in eine Einkaufs-Transaktion

  1. Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben der Art der Transaktion, die Sie erstellen möchten.

  2. Wählen Sie eine Lieferant.

  3. Wählen Sie in der Tabelle "Einträge" in der ersten Zeile "Artikel" die Option Details anzeigen.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Quell-Dokument-ID auszuwählen, wählen Sie ein Dokument aus der Liste der verfügbaren Transaktionen aus.

    Wenn das Dokument, das Sie konvertieren möchten, nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass der Dokumenttyp in der Transaktionsdefinition enthalten ist Kann erstellt werden aus Liste. Rückgestellte Transaktionen werden nicht in der Liste angezeigt.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Positions-ID des QuellDokuments auszuwählen, wählen Sie eine Einzelposition im ausgewählten Dokument aus.

  6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um eine weitere Zeile eines Dokuments zu konvertieren.

  7. Auswählen Details ausblenden und bestätigen Sie die Informationen, die in die Transaktion aufgenommen werden sollen.

  8. Wählen Sie Entwurf oder Buchen aus.