Ausgabenübersicht

Ausgaben vereinfachen das Reporting und die Genehmigung von Ausgaben für Ihr Unternehmen. Mitarbeitende können Ausgaben-Reports von jedem Standort aus einreichen, und Intacct leitet sie automatisch zur Genehmigung an die entsprechende Vorgesetzte weiter. Vorgesetzte erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Report eingereicht wird.

Vorgesetzte können Folgendes tun:

  • Zeigen Sie den eingereichten Ausgaben-Report an.

  • Genehmigen Sie den eingereichten Ausgaben-Report unverändert.

  • Fordern Sie Änderungen oder zusätzliche Details an.

Nachdem der Ausgaben-Report genehmigt wurde, wird er zu einer Rechnung. Anschließend bearbeitet das Buchhaltungsteam die Rechnung und stellt einen Scheck oder eine Online-Zahlung aus. Die entsprechenden Daten werden automatisch in anderen Anwendungen gebucht, z. B. in der Kreditorenbuchhaltung und im Hauptbuch.

Mitarbeiter können Folgendes tun:

  • Überprüfen Sie den Status ihrer Ausgaben-Reports im Genehmigungs- und Zahlungszyklus.

  • Überprüfen Sie die gesamte Ausgaben-Historie.

Vorschusszahlungen

Das Buchhaltungsteam kann eine Vorschuss-Zahlung veranlassen, bevor ein Mitarbeiter einen Ausgaben-Report einreicht. Beispielsweise benötigt ein neuer Mitarbeiter möglicherweise Mittel für einen großen Umzug Ausgaben. Nachdem die Ausgaben getätigt und der Report eingereicht wurde, wird der Vorschuss auf die Rechnung angewendet.

Ausgaben-Report-Details

Ausgaben-Reports können eine unbegrenzte Anzahl von Einzelposten enthalten, die jeweils unterschiedliche Ausgabentypen, Abteilungen und Standorte angeben können. Mitarbeitende können zusätzlich zu den obligatorischen Daten, wie z. B. Ausgabenart und Kosten, Notizen hinzufügen. Außerdem können sie ihren Ausgaben-Reports Anhänge hinzufügen. Beispielsweise scannen Mitarbeiter in New York Belege und fügen sie an, um Ausgaben-Reports an ihren Manager in Kalifornien zu senden.

Ausgabentypen

Anstatt Konto-Nummern oder -Labels zu verwenden, können Sie Ausgaben-Typen für Folgendes verwenden:

  1. Geben Sie Hauptbuchkonten, die für Mitarbeiter-Ausgaben-Reports verwendet werden, bekanntere Namen.

  2. Beschränken Sie den Zugriff auf Konten, die von Mitarbeitern nicht verwendet werden sollen.

    Beispiel: Sie möchten nicht, dass Mitarbeiter Ausgaben auf einem Eigenkapital-Konto buchen. Um dies zu verhindern, erstellen Sie für dieses Konto keine Ausgaben-Art.

Sie können jedem Hauptbuch-Konto eine oder mehrere Ausgabentypen zuweisen. Das Konto für den Kilometerstand des Autos lautet beispielsweise "7216 Transportation", aber der Ausgabentyp könnte "Kilometerstand" lauten, um es für die Mitarbeiter einfacher und schneller zu erkennen.

Ausgaben-Zahlung-Arten

Sie können die Ausgaben-Zahlungen für folgende Zwecke verwenden:

  • Verfolgen Sie, wie Ausgaben bezahlt wurden.

  • Erstellen Sie sowohl erstattungsfähige als auch nicht erstattungsfähige Ausgaben.

    Sie können beispielsweise Zahlungen für Unternehmenskreditkarten oder Schecks für nicht erstattungsfähige Ausgaben erstellen. Jedem Ausgaben Zahlung Typ kann ein bestimmter Offset-Konto zugewiesen werden, um die Abstimmung zu erleichtern.

Sie können Ausgaben-Ausgaben-Zahlungen und Ausgaben-Korrekturen zuweisen.

Berichte

Zu den Anwendungsreports gehören das Ausgaben-Bestandsbuch, das Scheckregister für Mitarbeiterausgaben und die Mitarbeiter-Liste.

Ein optionales Reporting zu Kundenausgaben Lösung ist für professionelle Dienstleistungsunternehmen mit komplexeren Anforderungen an die Ausgabenberichterstattung verfügbar. Diese Anwendung umfasst unter anderem Ausgaben Rechnung-Back-, Projekt Ausgaben-Tracking und PDA-Unterstützung.

Der Lebenszyklus von Erstattungsanträgen und geleisteten Zahlungen

Rückerstattungsanträge und eingereichte Zahlungen durchlaufen während ihres Lebenszyklus mehrere Status. Zentrierte Aktionen können nur in bestimmten Phasen dieses Zyklus ausgeführt werden.

Sage Expense Management

Sage Expense Management (SEM) ist eine Lösung von Sage Intacct, die die Ausgabenverfolgung und das Reporting vereinfacht und die Verwaltung von Geschäftsausgaben erleichtert. In Sage Expense Management sind Ausgaben individuelle Datensätze jedes geschäftlichen Einkaufs, den Sie tätigen, unabhängig davon, ob Sie mit Firmenkreditkarte, persönlicher Karte oder Bargeld einkaufen. Jede Ausgaben enthält Details wie Betrag, Datum, Händler und Kategorie.