Ausgabenübersicht

Ausgaben vereinfachen das Reporting und die Genehmigung von Ausgaben für Ihr Unternehmen. Mitarbeitende können Ausgaben-Reports von jedem Standort aus einreichen, und Intacct leitet sie automatisch zur Genehmigung an die entsprechende Vorgesetzte weiter. Vorgesetzte erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Report eingereicht wird.

Vorgesetzte können Folgendes tun:

  • Zeigen Sie den eingereichten Ausgaben-Report an.

  • Genehmigen Sie den eingereichten Ausgaben-Report unverändert.

  • Fordern Sie Änderungen oder zusätzliche Details an.

Nachdem der Ausgaben-Report genehmigt wurde, wird er zu einer Rechnung. Anschließend bearbeitet das Buchhaltungsteam die Rechnung und stellt einen Scheck oder eine Online-Zahlung aus. Die entsprechenden Daten werden automatisch in anderen Anwendungen wie Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuch gebucht.

Mitarbeiter können Folgendes tun:

  • Überprüfen Sie den Status ihrer Ausgaben-Reports im Genehmigungs- und Zahlungszyklus.

  • Überprüfen Sie die gesamte Ausgaben-Historie.

Vorschusszahlungen

Das Buchhaltungsteam kann eine Vorschuss-Zahlung leisten, bevor ein Mitarbeiter einen Ausgaben-Report einreicht. Beispielsweise benötigt ein neuer Mitarbeiter möglicherweise Mittel für einen großen Umzug Ausgaben. Nachdem die Ausgaben getätigt und der Report eingereicht wurde, wird der Vorschuss auf die Rechnung angewendet.

Ausgaben-Report-Details

Ausgaben-Reports können eine unbegrenzte Anzahl von Einzelposten enthalten, die jeweils unterschiedliche Ausgabentypen, Abteilungen und Standorte angeben können. Mitarbeitende können zusätzlich zu den obligatorischen Daten wie Ausgabenart und Kosten Notizen hinzufügen. Außerdem können sie ihren Ausgaben-Reports Anhänge hinzufügen. Beispielsweise scannen Mitarbeiter in New York Belege und fügen sie an, um Ausgaben-Reports an ihren Manager in Kalifornien zu übermitteln.

Ausgabentypen

Anstatt Konto-Nummern oder -Labels zu verwenden, können Sie Ausgabentypen für Folgendes verwenden:

  1. Geben Sie Hauptbuchkonten, die für Mitarbeiter-Ausgaben-Reports verwendet werden, bekanntere Namen.

  2. Beschränken Sie den Zugriff auf Konten, die Mitarbeiter nicht verwenden sollen.

    Sie möchten beispielsweise nicht, dass Mitarbeiter Ausgaben auf einem Eigenkapital-Konto buchen. Um dies zu verhindern, erstellen Sie für dieses Konto keine Ausgabenart.

Sie können jedem Hauptbuch-Konto einen oder mehrere Ausgabentypen zuweisen. Beispiel: Das Konto für den Kilometerstand des Autos lautet "7216 Transportation", der Ausgabentyp könnte jedoch "Kilometerstand" lauten, damit die Mitarbeiter ihn leichter und schneller erkennen können.

Ausgaben-Zahlung-Arten

Sie können die Zahlungsmethoden für Ausgaben-Zahlungen für Folgendes verwenden:

  • Verfolgen Sie, wie Ausgaben bezahlt wurden.

  • Erstellen Sie sowohl erstattungsfähige als auch nicht erstattungsfähige Ausgaben.

    Sie können beispielsweise Zahlungen für Kreditkarten von Unternehmen oder Schecks für nicht erstattungsfähige Ausgaben erstellen. Jedem Ausgaben Zahlung Typ kann zur einfacheren Abstimmung ein bestimmter Offset-Konto zugewiesen werden.

Sie können Ausgaben Zahlung Typen zuweisen, um Ausgaben Reports und Ausgaben Anpassungen vorzunehmen.

Berichte

Zu den Anwendungsreports gehören das Ausgaben-Bestandsbuch, das Scheckregister für Mitarbeiterausgaben und die Mitarbeiter-Liste.

Ein optionales Reporting zu Kundenausgaben Lösung ist für professionelle Dienstleistungsunternehmen mit anspruchsvolleren Anforderungen an das Ausgabenreporting verfügbar. Diese Anwendung umfasst unter anderem Ausgaben Rechnung-Back-, Projekt Ausgaben-Tracking und PDA-Unterstützung.

Der Lebenszyklus von Erstattungsanträgen und eingereichten Zahlungen

Rückerstattungsanträge und eingereichte Zahlungen durchlaufen während ihres Lebenszyklus mehrere Status. Zentrierungsaktionen können nur in bestimmten Phasen dieses Zyklus ausgeführt werden.

Sage Expense Management

Sage Expense Management (SEM) ist eine Lösung von Sage Intacct, die die Verfolgung von Ausgaben und das Reporting vereinfacht und die Verwaltung von Geschäftsausgaben erleichtert. In Sage Expense Management sind Ausgaben individuelle Datensätze für jeden geschäftsbezogenen Kauf, den Sie tätigen, sei es per Firmenkreditkarte, Privatkarte oder Barmittel. Jede Ausgabe enthält Details wie Betrag, Datum, Händler und Kategorie.