Ausgabenübersicht

Ausgaben vereinfachen für Ihr Unternehmen das Reporting und die Genehmigung von Ausgaben. Mitarbeitende können Ausgaben-Reports von jedem Standort aus einreichen, und Intacct leitet sie automatisch zur Genehmigung an die zuständige Führungskraft weiter. Vorgesetzte erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Report eingereicht wird.

Vorgesetzte können Folgendes tun:

  • Zeigen Sie den eingereichten Ausgaben-Report an.

  • Genehmigen Sie den eingereichten Ausgaben-Report unverändert.

  • Fordern Sie Änderungen oder zusätzliche Details an.

Nachdem der Ausgaben-Report genehmigt wurde, wird er zu einer Rechnung. Anschließend bearbeitet das Buchhaltungsteam die Rechnung und stellt einen Scheck oder eine Online-Zahlung aus. Die entsprechenden Daten werden automatisch in anderen Anwendungen, wie Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuch, gebucht.

Mitarbeiter können Folgendes tun:

  • Überprüfen Sie den Status der entsprechenden Ausgaben-Reports im Genehmigungs- und Zahlungszyklus.

  • Überprüfen Sie die gesamte Ausgaben-Historie.

Vorschusszahlungen

Das Buchhaltungsteam kann eine Vorschuss-Zahlung veranlassen, bevor ein Mitarbeiter einen Ausgaben-Report einreicht. Beispielsweise benötigt ein neuer Mitarbeiter möglicherweise Mittel für einen großen Umzug Ausgaben. Nachdem die Ausgaben getätigt und der Report eingereicht wurde, wird der Vorschuss auf die Rechnung angewendet.

Ausgaben-Report-Details

Ausgaben-Reports können eine unbegrenzte Anzahl von Einzelpositionen enthalten, von denen jeder unterschiedliche Ausgabenarten, Abteilungen und Standorte angeben kann. Mitarbeitende können zusätzlich zu den obligatorischen Daten, wie z. B. Ausgabenart und Kosten, Notizen hinzufügen. Außerdem können sie ihren Ausgaben-Reports Anhänge hinzufügen. Beispielsweise scannen Mitarbeitende in New York Belege und fügen sie an, um Ausgaben-Reports an ihre Führungskraft in Kalifornien zu übermitteln.

Ausgabentypen

Anstatt Konto-Nummern oder -Labels zu verwenden, können Sie mit Ausgaben-Typen folgende Aufgaben ausführen:

  1. Geben Sie Hauptbuchkonten, die für Mitarbeiter-Ausgaben-Reports verwendet werden, bekanntere Namen.

  2. Beschränken Sie den Zugriff auf Konten, die von Mitarbeitenden nicht verwendet werden sollen.

    Beispiel: Sie möchten nicht, dass Mitarbeiter Ausgaben auf einem Eigenkapital-Konto buchen. Um dies zu verhindern, erstellen Sie für dieses Konto keine Ausgaben-Art.

Sie können jedem Hauptbuch-Konto einen oder mehrere Ausgabentypen zuweisen. Das Konto für den Fahrzeugkilometerstand lautet beispielsweise "7216 Transportation", aber der Ausgabentyp könnte "Kilometerstand" lauten, um die Erkennung für die Mitarbeitenden einfacher und schneller zu gestalten.

Ausgaben-Zahlung-Arten

Sie können die Zahlungsmethoden für Ausgaben-Zahlungen für Folgendes verwenden:

  • Verfolgen Sie, wie Ausgaben bezahlt wurden.

  • Erstellen Sie sowohl erstattungsfähige als auch nicht erstattungsfähige Ausgaben.

    Sie können beispielsweise Zahlungen für Kreditkarten von Unternehmen oder Schecks für nicht erstattungsfähige Ausgaben erstellen. Jedem Ausgaben Zahlung Typ kann ein bestimmter Versatz zugewiesen werden Konto der zur einfacheren Abstimmung.

Sie können Ausgaben-Ausgaben-Zahlungen und Ausgaben-Korrekturen zuweisen.

Berichte

Zu den Anwendungsreports gehören das Ausgaben-Bestandsbuch, das Scheckregister für Mitarbeiterausgaben und die Mitarbeiter-Liste.

Ein optionales Reporting zu Kundenausgaben Lösung ist für professionelle Dienstleistungsunternehmen mit anspruchsvolleren Anforderungen an die Ausgabenberichterstattung verfügbar. Diese Anwendung umfasst unter anderem Ausgaben Rechnung-Back, Projekt Ausgaben-Tracking und PDA-Unterstützung.

Der Lebenszyklus von Erstattungsanträgen und eingereichten Zahlungen

Rückerstattungsanträge und eingereichte Zahlungen durchlaufen während ihres Lebenszyklus mehrere Status. Zentrierte Aktionen können nur in bestimmten Phasen dieses Zyklus ausgeführt werden.