Einblicke in Aufwendungen

Benutzer aller Art, unabhängig davon, ob sie Transaktionen eingeben, Transaktionen überprüfen oder Transaktionen genehmigen, können mit "Einblicke in Aufwendungen" sehen, wie sich die Transaktion auf das Budget auswirkt, bevor die Transaktion erfasst wird. Dies hilft den Benutzern, während des Ausgabenprozesses fundierte Entscheidungen zu treffen.

Abonnement	Ausgabenmanagement und mindestens eine der folgenden Optionen: Kreditorenbuchhaltung Hauptbuch Einkauf
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen (für die Konfiguration)
Berechtigungen	Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten für den entsprechenden Bereich Einblicke in Aufwendungen - Ausführen
Voraussetzungen	Das Ausgabenmanagement muss konfiguriert sein. Gegebenenfalls müssen benutzerdefinierte Bücher aktiviert und im Ausgabenmanagement angegeben werden.

Einblicke in Aufwendungen für eine Transaktion verwenden

Erstellen oder öffnen Sie eine Transaktion, die von Ausgabenmanagement unterstützt wird – entweder einen Hauptbuch-Journaleintrag, eine Rechnung oder eine konfigurierte Einkaufstransaktion.
Wenn Sie nicht wissen, welche Transaktionen unterstützt werden, bitten Sie Ihren Budget- oder Systemadministrator, dies für Sie zu überprüfen.
Nachdem Sie einen Einzelposten hinzugefügt haben, aber bevor Sie die Transaktion erfassen, können Sie jederzeit Einblicke in Aufwendungen anzeigen.
Das Dialogfeld "Einblicke in Aufwendungen" wird angezeigt, in dem die Auswirkungen der Transaktion auf das verfügbare Budget zu sehen sind.
Wenn Sie mehrere Budgets haben, basiert das verwendete Budget auf dem Erfassungsdatum der Transaktion.
Angenommen, Sie haben ein Budget für jedes Kalenderjahr. Wenn eine Transaktion das Erfassungsdatum 28.12.2022 und das Belegdatum 15.01.2023 hat, zeigt "Einblicke in Aufwendungen" an, in welcher Weise sich die Transaktion auf das Budget für 2022 bezieht.
Um das Budget, die tatsächlichen oder die vorgemerkten Ausgaben aufzuschlüsseln, wählen Sie den entsprechenden blauen Link aus.
Wenn Sie weitere Einzelposten hinzufügen, wählen Sie Einblicke in Aufwendungen anzeigen erneut, um die Informationen zu aktualisieren.

Wenn alle Einzelposten in einer Bestellanforderung eindeutig sind, wird jeder Einzelposten einzeln in einer eigenen Position angezeigt. Wenn eine einzelne Anforderung mehr als zehn nicht eindeutige Einzelposten enthält, werden bis zu drei Einzelposten in der Liste "Einblicke in Aufwendungen" zu einem einzigen Posten zusammengefasst.

Wenn Sie vorgemerkte Ausgaben in einem benutzerdefinierten Buch verfolgen und "Einkauf" verwenden

"Einblicke in Aufwendungen" führt Berechnungen basierend auf der primären Hauptbucherfassung aus, die für die Transaktionsdefinition eingerichtet ist. Wenn Sie die zusätzliche Erfassung aktiviert haben, wird diese sekundäre Erfassung nicht in "Einblicke in Aufwendungen" berücksichtigt.

Beispiel:

Sie haben das Ausgabenmanagement so eingerichtet, dass vorgemerkte Ausgaben berücksichtigt werden, und ein benutzerdefiniertes Buch erstellt, um diese zu verfolgen.
Sie haben eine Kaufauftrag-Transaktionsdefinition eingerichtet, die im Buch für vorgemerkte Ausgaben erfasst wird.
Sie möchten, dass der im Buch für vorgemerkte Ausgaben angegebene Betrag von Ihren vorgemerkten Ausgaben abgezogen wird, wenn Sie Informationen zu "Einblicke in Aufwendungen" in der Einkaufsrechnung anzeigen.

Die Best-Practice-Lösung:

Erstellen Sie eine Transaktionsdefinition, die im Einkaufs-Workflow unmittelbar vor der Rechnung liegt.
Richten Sie diese Transaktion ein, um den Rechnungsbetrag aus dem Buch für vorgemerkte Ausgaben freizugeben.

Dieser Schritt stellt auch sicher, dass das Buch für vorgemerkte Ausgaben ordnungsgemäß ausgeglichen wird, und vermeidet, dass Abweichungen zwischen der Bestellsumme und der Rechnungssumme angepasst werden müssen.