Journaleinträge umkehren

Sie können jeden Journaleintrag zurückbuchen, der noch nicht zurückgebucht wurde und sich in einem offenen Zeitraum befindet. Sie können statistische Transaktionen, Hauptbuchtransaktionen für Anpassungen und statistische Transaktionen für Anpassungen auf die gleiche Weise zurückbuchen. Dies setzt voraus, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen.

Nachdem Sie einen Journaleintrag zurückgebucht haben, können Sie die Zurückbuchung nicht mehr rückgängig machen. Sie können jedoch einen anderen Journaleintrag erstellen, um ihn zu ersetzen.
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Journaleinträge, Geschäftlicher Benutzer: Auflisten, Anzeigen, Bearbeiten, Zurückbuchen

Einen Journaleintrag zurückbuchen

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.
    • Sie können auch andere Arten von Journaleinträgen zurückbuchen, z. B. Journaleinträge für Anpassungen. Um einen anderen Journaleintragstyp zurückzubuchen, beginnen Sie mit der entsprechenden Journaleintragsliste im Hauptbuchmenü.
  2. Suchen Sie das Journal und wählen Sie Transaktionen.
  3. Suchen Sie die Transaktion in der Liste.

    Sehen Sie sich unsere Tipps zum Auffinden von Journaleinträgen an.

  4. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Anzeigen.

  5. Wählen Sie oben auf der Seite Zurückbuchen aus.
    Wenn der Eintrag in einer anderen Anwendung erstellt wurde, z. B. in "Verbindlichkeiten", wird die Schaltfläche "Zurückbuchen" nicht angezeigt. Um die Transaktion rückgängig zu machen, wechseln Sie zu der Anwendung, in der sie erstellt wurde, wo Sie sie dann annullieren oder zurückbuchen können.
  6. Geben Sie das Zurückbuchungsdatum und andere Informationen ein.
    • Übernehmen Sie die Standardeinstellung für das Zurückbuchungsdatum oder geben Sie ein anderes Datum ein. Das Standarddatum ist jeweils der Folgetag. Sie können die Transaktion jedoch zu einem anderen Datum in der Vergangenheit oder Zukunft zurückbuchen.
    • Geben Sie eine Beschreibung ein, um das entsprechende Prüfprotokoll zu hinterlassen.
    • Standardmäßig enthält die Zurückbuchung eine Referenznummer, bei der es sich um das Wort "Zurückgebucht-" gefolgt von der ursprünglichen Transaktionsnummer handelt. Sie müssen in dieses Feld nichts eingeben.
  7. Wählen Sie Umkehren aus.
  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.
    • Sie können auch andere Arten von Journaleinträgen zurückbuchen, z. B. Journaleinträge für Anpassungen. Um einen anderen Journaleintragstyp zurückzubuchen, beginnen Sie mit der entsprechenden Journaleintragsliste im Hauptbuchmenü.
  2. Wählen Sie links neben dem Journal Transaktionen anzeigen aus.

    Suchen Sie für allgemeine Journaleinträge das Hauptjournal und wählen Sie links daneben Transaktionen anzeigen aus.

  3. Suchen Sie in der Liste der Transaktionen die Transaktion und wählen Sie dann Anzeigen.

    Sehen Sie sich unsere Tipps zum Auffinden von Journaleinträgen an.

  4. Wählen Sie oben auf der Seite Zurückbuchen aus.
    Wenn der Eintrag in einer anderen Anwendung erstellt wurde, z. B. in "Verbindlichkeiten", wird die Schaltfläche "Zurückbuchen" nicht angezeigt. Um die Transaktion rückgängig zu machen, wechseln Sie zu der Anwendung, in der sie erstellt wurde, wo Sie sie dann annullieren oder zurückbuchen können.
  5. Geben Sie das Zurückbuchungsdatum und andere Informationen ein.
    • Übernehmen Sie die Standardeinstellung für das Zurückbuchungsdatum oder geben Sie ein anderes Datum ein. Das Standarddatum ist jeweils der Folgetag. Sie können die Transaktion jedoch zu einem anderen Datum in der Vergangenheit oder Zukunft zurückbuchen.
    • Geben Sie eine Beschreibung ein, um das entsprechende Prüfprotokoll zu hinterlassen.
    • Standardmäßig enthält die Zurückbuchung eine Referenznummer, bei der es sich um das Wort "Zurückgebucht-" gefolgt von der ursprünglichen Transaktionsnummer handelt. Sie müssen in dieses Feld nichts eingeben.
  6. Wählen Sie Umkehren aus.

Andere Arten von Transaktionen rückgängig machen

Viele Journale enthalten Transaktionen, die in anderen Anwendungen in Sage Intacct generiert werden. Beispielsweise werden Rechnungen, die Sie in "Verbindlichkeiten" eingeben, automatisch in einem "Verbindlichkeiten"-Journal erfasst und in der Regel in täglichen Zusammenfassungen gruppiert.

Transaktionen, die in anderen Anwendungen erstellt wurden, können im Hauptbuch nicht zurückgebucht werden. Um eine Transaktion zurückzubuchen, die in einer anderen Anwendung erstellt wurde, verwenden Sie diese andere Anwendung, um die Transaktion zu annullieren oder zurückzubuchen.

Wie verfolgt Sage Intacct Zurückbuchungen?

Wenn Sie eine Transaktion zurückbuchen, führt das Hauptbuch die folgenden Schritte aus:

  • Es erstellt eine identische Transaktion, die die Umkehrung der ursprünglichen Transaktion darstellt, wodurch die ursprüngliche Transaktion ausgenullt wird. Sie haben jetzt für Audit-Zwecke zwei Transaktionen. Sie können dies sehen, indem Sie einen Drilldown durch das Hauptbuch durchführen.
  • Es verknüpft die Zurückbuchung mit der ursprünglichen Transaktion, damit die beiden Einträge gleich bleiben.
  • Es fügt einen Zurückgebucht am-Link unter dem Feld Datum ein. Hier wird das Datum angezeigt, an dem die Transaktion zurückgebucht wurde.
  • Es entfernt die Schaltfläche Zurückbuchen auf der Seite "Transaktion bearbeiten", da Sie diese Transaktion nicht mehr zurückbuchen können.

Wenn Sie eine unternehmensinterne Transaktion zurückbuchen, funktioniert das Hauptbuch auf die gleiche Weise. Die Transaktionen werden jedoch auf beiden Seiten rückgängig gemacht – sowohl für den Quellgeschäftsbereich als auch für den Zielgeschäftsbereich.

Damit der ursprüngliche Eintrag und der zurückgebuchte Eintrag synchronisiert bleiben, werden Benutzer*innen gewarnt, wenn sie versuchen, einen Journaleintrag zu ändern, der mit einem anderen Journaleintrag verknüpft ist.

  • Änderungen am ursprünglichen Eintrag: Wenn Benutzer*innen versuchen, den ursprünglichen Journaleintrag zu ändern, warnt Intacct die Benutzer*innen, dass der zurückgebuchte Eintrag ebenfalls geändert wird, und bittet um Bestätigung, um fortzufahren.
  • Änderungen am Rückbuchungseintrag: Wenn der Benutzer versucht, den Rückbuchungseintrag zu ändern, warnt Intacct den Benutzer und fragt, ob die Änderungen auch im ursprünglichen Eintrag wiedergegeben werden sollen.

Feldbeschreibungen

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Elemente auf der Eintragsseite "Hauptbuch zurückbuchen" beschrieben:

Element Anmerkung

Umkehrungsdatum

Das Standarddatum ist das Transaktionsdatum plus 1 Tag. Sie können dies jedoch mit einem beliebigen anderen Datum überschreiben.

Beschreibung

Eine Beschreibung ist erforderlich, um Sie bei der Bereitstellung eines Prüfprotokolls zu unterstützen.

Referenznummer

Geben Sie optional Ihre eigene Referenznummer ein.

Umkehren

Buchen Sie diese Transaktion im Hauptbuch zurück und kehren Sie zur Seite "Transaktion bearbeiten" zurück.
Rückruf Einen Eintrag zurückrufen. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie die einreichende Person sind, nicht der*die Genehmigende, und den Eintrag bereits eingereicht haben, der*die Genehmigende den Eintrag jedoch nicht genehmigt hat.

Abbrechen

Verwerfen Sie alle vorgenommenen Änderungen und kehren Sie zur Seite "Transaktion bearbeiten" zurück.