Kunden und Lieferanten in einem Unternehmen mir mehreren Geschäftsbereichen

In einer Umgebung mit mehreren Entitäten ist es üblich, Kunden und Lieferanten zu haben, die mehreren Entitäten gemeinsam sind. Diese Kunden und Lieferanten können einmalig auf der Top-Level des Unternehmens eingerichtet und dann von allen Entitäten verwendet oder nach Entität oder Abteilung eingeschränkt werden.

Beziehen sich bestimmte Kunden oder Lieferanten nur auf eine bestimmte Entität? Sie können das auch einrichten, indem Sie sie auf Entitätsebene erstellen.

Übersicht

• Geteilt Datensätze werden auf dem Top-Level erstellt und von Entitäten in einem Unternehmen gemeinsam genutzt. Zu den gemeinsam genutzten Datensätzen gehören Transaktionen und Objekte. Zu den gemeinsamen Transaktionen gehören: Rechnungen und Journaleinträge. Zu den gemeinsam genutzten Objekten gehören: Kunden, Lieferanten und Bankkonten. Wenn Sie freigegebene Daten auf Top-Level erstellen, aktivieren Sie die gemeinsame Nutzung dieser Daten für mehrere Entitäten und auf dem Top-Level. Freigegebene Datensätze werden in den Datensatzlisten für alle Entitäten angezeigt.

• Entitätsebene Datensätze (früher als Entität Private bezeichnet) werden auf der Entitätsebene erstellt und sind nur in der Entität zugänglich, in der die Daten erstellt wurden. Benutzer können Transaktionen mit Datensätzen auf Entitätsebene durchführen, indem sie entweder gemeinsam genutzte Objekte oder Objekte auf Entitätsebene verwenden. Sie können z. B. eine Entitätsebene Rechnung entweder für eine freigegebene Kunde (die am Top-Level erstellt wurde) oder eine Entitätsebene Kunde generieren.

• Eingeschränkt Datensätze beziehen sich auf Kunden, Lieferanten, Girokonten und Sparkonten, die der Administrator auf Standorte, Standort Gruppen, Abteilungen und Abteilung Gruppen beschränken kann. Ein Administrator kann beispielsweise festlegen, dass ein britischer Lieferant auf die britische Entität in Ihrem Unternehmen beschränkt wird. Administratoren können einzelne Lieferanten nur auf den Top-Level oder auf bestimmte Standorte, Standort Gruppen, Abteilungen und Abteilung Gruppen beschränken.

Gemeinsame Kunden und Lieferanten

Kunden und Lieferanten, die auf Top-Level erstellt werden, werden von allen Entitäten gemeinsam genutzt. Das bedeutet, dass sie in Listen auf allen Ebenen eines Unternehmens mit mehreren Entitäten angezeigt werden und überall in Transaktionen verwendet werden können, einschließlich Rechnungen, die von bestimmten Entitäten eingegeben wurden.

1. Gehen Sie zum Top-Level des Unternehmens.
2. Erstellen oder bearbeiten Sie den Kunden oder Lieferanten.

Nach Entität oder Abteilung einschränken

Stellen Sie immer sicher, dass Sie sich beim Aktivieren und Anzeigen von Einschränkungen auf dem Top-Level befinden.

Einschränkungen aktivieren

Die Möglichkeit, Kunden und Lieferanten einzuschränken, ist eine Konfigurationsoption, die Ihr Administrator aktivieren kann.

1. Gehe zuUnternehmen > Admin >Abonnements.

   Die Seite "Abonnements" wird angezeigt.

2. Auswählen Multi-Entität-Managementauswählen und dann Konfigurieren.
3. Wählen Sie im Abschnitt Entitätseinschränkungen Wählen Sie eines der folgenden Elemente aus, um sie auf eine Entität zu beschränken:
   • Kunden
   • Lieferanten
   • Girokonten
   • Sparkonten

Nach dem Speichern Ihrer Änderungen wird ein Einschränkungen Tab wird auf der Seite "Informationen" für die Datentypen angezeigt, die Sie einschränken möchten.

Kunden oder Lieferanten einschränken

Sie können Kunden und Lieferanten auf einen Standort oder eine bestimmte Abteilung oder nur auf das Top-Level beschränken.

1. Bearbeiten Sie den Kunden oder Lieferanten auf dem Top-Level des Unternehmens.
2. Wählen Sie auf der Seite "Informationen zum Kunden" oder Lieferanten das Einschränkungen Tab.
   • Uneingeschränkt (Standardeinstellung) bedeutet, dass der Kunde oder Lieferant in jeder Transaktion, von jedem Standort oder jeder Abteilung verwendet werden kann.
   • Um nach Standort oder Abteilung einzuschränken, wählen Sie Eingeschränkter Kunde oder Eingeschränkter Lieferantauswählen und dann bestimmte Standorte und Abteilungen auswählen.
   • Nur auf Top-Level beschränkt bedeutet, dass der Kunde oder Lieferant nur von Transaktionen verwendet werden kann, die auf Top-Level eingegeben wurden.

Entitätsspezifische (private) Kunden oder Lieferanten

Um einen Kunden oder Lieferanten privat zu machen, wechseln zu der Entität und erstellen Sie sie dann.

Ein privater Kunde oder Lieferant kann nicht in Transaktionen für andere Entitäten verwendet werden. Beispielsweise wird ein Lieferant von Bürobedarf, der für eine Entität in Arizona erstellt wurde, nicht in der Lieferanten-Liste für andere Entitäten angezeigt.

Was bedeutet "Ohne Eigentümer"?

In einem Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen können freigegebene Datensätze wie Kunden, Lieferanten und andere Elemente nur auf der obersten Ebene eines Unternehmens bearbeitet werden. Einige Journaltransaktionen, wie z. B. wiederkehrende Journaleinträge, die auf der obersten Ebene erstellt wurden, sind ebenfalls Eigentum auf oberster Ebene und können nicht innerhalb eines Geschäftsbereichs bearbeitet werden.

Wenn Sie die Liste der freigegebenen Datensätze (Kunde, Lieferant oder Eintrag) innerhalb eines Geschäftsbereichs anzeigen, können Sie die freigegebenen Datensätze in der Liste sehen. Diese werden jedoch als "Ohne Eigentümer" für die Entität aufgeführt und die Option Bearbeiten wird nicht angezeigt. Wechseln Sie zur obersten Ebene, die den Datensatz besitzt, um Änderungen vorzunehmen.