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Erstellen, Anzeigen oder Bearbeiten von Kunden und Lieferanten in einem gemeinsamen Unternehmen mit mehreren Entitäten

In einer Umgebung mit mehreren Entitäten ist es üblich, Kunden und Lieferanten zu haben, die mehreren Entitäten gemeinsam sind. Diese Kunden und Lieferanten können einmalig auf der Top-Level des Unternehmens eingerichtet und dann von allen Entitäten verwendet oder nach Entität oder Abteilung eingeschränkt werden.

Beziehen sich bestimmte Kunden oder Lieferanten nur auf eine bestimmte Entität? Sie können das auch einrichten, indem Sie sie auf Entitätsebene erstellen.

Übersicht

Gemeinsame Datensätze

Freigegebene Datensätze werden auf Top-Level erstellt und von Entitäten in einem Unternehmen gemeinsam genutzt. Zu den gemeinsam genutzten Datensätzen gehören Transaktionen und Objekte. Zu den gemeinsamen Transaktionen gehören: Rechnungen und Journaleinträge. Zu den gemeinsam genutzten Objekten gehören: Kunden, Lieferanten und Bankkonten.

Wenn Sie freigegebene Daten auf Top-Level erstellen, aktivieren Sie die gemeinsame Nutzung dieser Daten für mehrere Entitäten und auf dem Top-Level. Freigegebene Datensätze werden in den Datensatzlisten für alle Entitäten angezeigt.

Entitätsspezifische Datensätze

Entitätsspezifische Datensätze (früher als Entität Private bezeichnet) werden auf der Entitätsebene erstellt und sind in der Entität zugänglich, in der die Daten erstellt wurden. Sie können weiterhin auf Entität-spezifische Datensätze auf dem Top-Level zugreifen, indem Sie Folgendes auswählen Private einschließen oder Entität-spezifische Daten anzeigen auf einer Seite, auf der Sie Datensätze anzeigen. Intacct verhindert von vornherein die Erstellung von Transaktionen auf Top-Level mit Entität-spezifischen Objekten.

Benutzer können Transaktionen mit Entität-spezifischen Datensätzen durchführen, indem sie entweder freigegebene oder Entität-spezifische Objekte verwenden. Sie können z. B. eine Entität-spezifische Rechnung entweder für einen gemeinsamen Kunden (erstellt auf Top-Level) oder für einen Entität-spezifischen Kunden generieren.

Beschränkt

Beschränkte Datensätze beziehen sich auf Kunden, Lieferanten, Girokonten und Sparkonten in einem gemeinsamen Unternehmen mit mehreren Entitäten, die der Administrator auf Standorte, Standortgruppen, Abteilungen und Abteilungsgruppen beschränken kann.

Sie können beispielsweise einen britischen Lieferanten auf die britische Entität in Ihrem Unternehmen beschränken. Sie können einzelne Lieferanten nur auf den Top-Level oder auf bestimmte Standorte, Standort Gruppen, Abteilungen und Abteilung Gruppen beschränken.

Gemeinsame Kunden und Lieferanten

Kunden und Lieferanten, die auf Top-Level erstellt werden, werden von allen Entitäten gemeinsam genutzt. Das bedeutet, dass sie in Listen in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten angezeigt werden und überall in Transaktionen verwendet werden können.

Gehen Sie zum Top-Level des Unternehmens.
Erstellen oder bearbeiten Sie den Kunden oder Lieferanten.

Nach Entität oder Abteilung einschränken

Stellen Sie sicher, dass Sie sich beim Aktivieren und Anzeigen von Einschränkungen auf dem Top-Level befinden.

Einschränkungen aktivieren

Die Möglichkeit, Kunden und Lieferanten einzuschränken, ist eine Konfigurationsoption, die Ihr Administrator aktivieren kann.

Wenn Kunden und Lieferanten auf Top-Level über eine Einschränkungen Tab verwenden, ist die Option bereits aktiviert.

Gehe zu Unternehmen > Admin > Abonnements.
Die Seite "Abonnements" wird angezeigt.
Auswählen Multi-Entität-Managementauswählen und dann Konfigurieren.
Wählen Sie im Abschnitt Entitätseinschränkungen Wählen Sie eines der folgenden Objekte aus, um sie auf eine Entität zu beschränken:
- Kunden
- Lieferanten
- Girokonten
- Sparkonten

Nach dem Speichern Ihrer Änderungen wird ein Einschränkungen Tab wird auf der Informationsseite für die Objekte angezeigt, die Sie einschränken möchten.

Kunden oder Lieferanten einschränken

Sie können Kunden und Lieferanten auf einen Standort oder eine bestimmte Abteilung oder nur auf das Top-Level beschränken.

Bearbeiten Sie den Kunden oder Lieferanten auf dem Top-Level des Unternehmens.
Wählen Sie auf der Seite "Informationen zum Kunden" oder Lieferanten das Einschränkungen Tab.
- Uneingeschränkt (Standardeinstellung) bedeutet, dass der Kunde oder Lieferant in jeder Transaktion, von jedem Standort oder jeder Abteilung verwendet werden kann.
- Um nach Standort oder Abteilung einzuschränken, wählen Sie Eingeschränkter Kunde oder Eingeschränkter Lieferantauswählen und dann bestimmte Standorte und Abteilungen auswählen.
- Nur auf Top-Level beschränkt bedeutet, dass der Kunde oder Lieferant nur von Transaktionen verwendet werden kann, die auf Top-Level eingegeben wurden.

Einschränkungen für Kunde, Lieferant oder Bank Konto anzeigen und bearbeiten

Sie können die Sichtbarkeit einzelner Kunden, Lieferanten und Bankkonten einschränken.

Wenn Sie Einschränkungen für Kunden und Lieferanten aktivieren, fügt Intacct im Top-Level ein Menü hinzu, das Artikel, um eine Liste aller Kunden oder Lieferanten mit Sichtbarkeitseinschränkungen bereitzustellen.

Für Kunden, Lieferanten und Bankkonten fügt Intacct einen Tab zu den einzelnen Lieferanten-, Kunden-, Girokonto- oder Sparkontoinformationen hinzu. Sie können Einschränkungen für jeden Datensatz verwalten, der mit einem eingeschränkten Objekttyp definiert ist.

Bevor Sie beginnen: Entitätseinschränkungen aktivieren auf der Seite "Verwaltung mehrerer Entitäten" aus.

Entitätsspezifische (private) Kunden oder Lieferanten

Um einen Kunden oder Lieferanten privat zu machen, wechseln zu der Entität und erstellen Sie sie dann.

Ein privater Kunde oder Lieferant kann nicht in Transaktionen für andere Entitäten verwendet werden. Beispielsweise wird ein Lieferant von Bürobedarf, der für eine Entität in Arizona erstellt wurde, nicht in der Lieferanten-Liste für andere Entitäten angezeigt.

Was bedeutet "Ohne Eigentümer"?

In einem Unternehmen mit mehreren Entitäten ist es üblich, Objekte auf dem Top-Level zu definieren, um den Zugriff auf diese Objekte über Entitäten hinweg zu ermöglichen. Bei Bedarf können Sie auch Entität-spezifische Objekte definieren. Sie können z. B. eine Gruppe von Lieferanten auf Entitätsebene definieren, die nur im Kontext dieser bestimmten Entität verwendet werden sollen. Dies ist nützlich für Fälle, in denen nur eine Entität in Ihrem Unternehmen mit diesen spezifischen Lieferanten interagiert.

Wenn Sie auf der Entitätsebene arbeiten, werden Objekte, die auf dem Top-Level oder in einer anderen Entität definiert sind, wie folgt angezeigt Ohne Eigentümer in der Entität, in der Sie arbeiten. Beispielsweise wird ein Objekt, das Sie in der Entität E100 definieren, angezeigt als Ohne Eigentümer in der Entität E102. Sie können das Objekt weiterhin in der Entität anzeigen, in der Sie gerade arbeiten.