Kunden und Lieferanten in einem Unternehmen mir mehreren Geschäftsbereichen

In einer gemeinsam genutzten Umgebung mit mehreren Entitäten ist es üblich, Kunden und Lieferanten zu haben, die mehreren Entitäten gemeinsam sind. Diese Kunden und Lieferanten können einmalig auf dem Top-Level des Unternehmens eingerichtet und dann von allen Entitäten verwendet oder nach Entität oder Abteilung eingeschränkt werden.

Sind bestimmte Kunden oder Lieferanten für eine bestimmte Entität eindeutig? Sie können das auch einrichten, indem Sie sie auf Entitätsebene erstellen.

Übersicht

  • Geteilt Die Daten sind für Benutzer mit Zugriff auf alle Entitäten sichtbar. Standardmäßig werden Elemente, die auf Top-Level erstellt werden, vom Top-Level und von allen Entitäten gemeinsam genutzt. Gemeinsame Kunden, Lieferanten und Bankkonten werden in den Listen für alle Entitäten angezeigt.
  • Eingeschränkt Daten sind nur für diejenigen Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die Entitäten haben, auf die die Daten beschränkt sind. Wenn die Nutzung eines Kunden, Lieferant oder Kontos eingeschränkt werden soll, können Sie es auf eine Teilmenge von Standorten oder Abteilungen oder nur auf das Top-Level beschränken. Beispielsweise kann ein Lieferant im Vereinigten Königreich auf britische Geschäftsbereiche beschränkt sein, sodass andere Geschäftsbereiche den Lieferanten nicht in Listen sehen.
  • Privat Die Daten sind nur für Benutzer sichtbar, die auf die Entität zugreifen können, in der die privaten Daten erstellt wurden. Kunden, Lieferanten und Bankkonten, die auf der Entitätsebene erstellt werden, sind privat und können nur von dieser Entität verwendet werden.

Benutzer, die auf Top-Level arbeiten, können auf alle Daten zugreifen, solange sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen: freigegebene, eingeschränkte und private.

Gemeinsame Kunden und Lieferanten

Kunden und Lieferanten, die auf Top-Level erstellt werden, werden von allen Entitäten gemeinsam genutzt. Das bedeutet, dass sie in Listen auf allen Ebenen eines Unternehmens mit mehreren Entitäten angezeigt werden und überall in Transaktionen verwendet werden können, einschließlich Rechnungen, die von bestimmten Entitäten eingegeben werden.

  1. Gehen Sie zum Top-Level des Unternehmens.
  2. Erstellen oder bearbeiten Sie den Kunden oder Lieferanten.

Nach Entität oder Abteilung einschränken

Stellen Sie immer sicher, dass Sie sich beim Aktivieren und Anzeigen von Einschränkungen auf dem Top-Level befinden.

Einschränkungen aktivieren

Die Möglichkeit, Kunden und Lieferanten einzuschränken, ist eine Konfigurationsoption, die Ihr Administrator aktivieren kann.

Wenn Kunden und Lieferanten auf dem Top-Level über einen Einschränkungen Tab, ist die Option bereits aktiviert.
  1. Gehe zuUnternehmen > Admin >Abonnements.

    Die Seite "Abonnements" wird angezeigt.

  2. Auswählen Multi-Entität-Managementund wählen Sie dann Konfigurieren.
  3. Wählen Sie im Entitätseinschränkungen Wählen Sie eines der folgenden Elemente aus, um sie auf eine Entität zu beschränken:
    • Kunden
    • Lieferanten
    • Girokonten
    • Sparkonten

Nach dem Speichern Ihrer Änderungen wird ein Einschränkungen Tab wird auf der Seite "Informationen" für die Datentypen angezeigt, die Sie einschränken möchten.

Kunden oder Lieferanten einschränken

Sie können Kunden und Lieferanten auf einen Standort oder eine Abteilung oder nur auf die Top-Level beschränken.

  1. Bearbeiten Sie auf dem Top-Level des Unternehmens den Kunden oder Lieferanten.
  2. Wählen Sie auf der Seite "Informationen zum Kunden oder Lieferanten" das Einschränkungen Tab.
    • Uneingeschränkt (die Standardeinstellung) bedeutet, dass der Kunde oder Lieferant in jeder Transaktion, jedem Standort oder jeder Abteilung verwendet werden kann.
    • Um die Daten nach Standort oder Abteilung einzuschränken, wählen Sie Eingeschränkter Kunde oder Eingeschränkter Lieferantauswählen und dann bestimmte Standorte und Abteilungen auswählen.
    • Nur auf Top-Level beschränkt bedeutet, dass der Kunde oder Lieferant nur von Transaktionen verwendet werden kann, die auf Top-Level eingegeben wurden.

Entitätsspezifische (private) Kunden oder Lieferanten

Um einen Kunden oder Lieferanten privat zu machen, wechseln zu der Entität und erstellen Sie sie dann.

Ein privater Kunde oder Lieferant kann nicht in Transaktionen für andere Entitäten verwendet werden. Beispielsweise wird ein Lieferant von Bürobedarf, der für eine Entität in Arizona erstellt wurde, nicht in der Lieferanten-Liste für andere Entitäten angezeigt.

Was bedeutet "Ohne Eigentümer"?

In einem Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen können freigegebene Datensätze wie Kunden, Lieferanten und andere Elemente nur auf der obersten Ebene eines Unternehmens bearbeitet werden. Einige Journaltransaktionen, wie z. B. wiederkehrende Journaleinträge, die auf der obersten Ebene erstellt wurden, sind ebenfalls Eigentum auf oberster Ebene und können nicht innerhalb eines Geschäftsbereichs bearbeitet werden.

Wenn Sie die Liste der freigegebenen Datensätze (Kunde, Lieferant oder Eintrag) innerhalb eines Geschäftsbereichs anzeigen, können Sie die freigegebenen Datensätze in der Liste sehen. Diese werden jedoch als "Ohne Eigentümer" für die Entität aufgeführt und die Option Bearbeiten wird nicht angezeigt. Wechseln Sie zur obersten Ebene, die den Datensatz besitzt, um Änderungen vorzunehmen.