Informationen zur Delegierung von Einkaufsgenehmigungen

Zugehörige Informationen

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• Einkauf konfigurieren
• Genehmigungen delegieren

Alle brauchen eine Pause vom Büro. Durch die Delegierung von Genehmigungen wird sichergestellt, dass Transaktionen, die zur Genehmigung eingereicht werden, den Genehmigungsprozess auch dann durchlaufen, wenn die Genehmigenden abwesend sind.

Wenn in Ihrer Organisation die Genehmigungsdelegierung verwendet wird, können Genehmigende ihre Genehmigungsaufgaben an andere Personen delegieren, wenn sie aus irgendeinem Grund selbst nicht verfügbar sind.

Durch das Aktivieren und Konfigurieren der Genehmigungsdelegierung können Genehmigende für Einkaufsgenehmigungen selbst eine Abwesenheitsmeldung einstellen. Wenn ein Genehmigender in seinen Einstellungen auf "Abwesend" gesetzt ist, leitet Sage Intacct neue Genehmigungsanfragen automatisch an den zugewiesenen Stellvertreter weiter Benutzer oder Benutzergruppe.

Beispiel: In Ihrer Organisation wurden den Genehmigenden die in der folgenden Tabelle aufgeführten Bevollmächtigten zugewiesen:

1. Wenn die Genehmigung von Emily Woo erforderlich ist und sie abwesend ist, wird die Genehmigungsanfrage an Tom Hong weitergeleitet.

2. Wenn Tom abwesend ist, wird die Genehmigungsanfrage an Lucy Martinez gesendet.

3. Wenn Lucy Martinez abwesend ist, wird die Genehmigungsanfrage an Ken Nguyen gesendet.

Überlegungen zur Einrichtung der Delegierung

Berücksichtigen Sie beim Einrichten der Delegierung die Abwesenheits- und Routinglogik.

Genehmigungsrouting

• Neue Genehmigungsanforderungen werden nur dann an einen Stellvertreter umgeleitet, wenn die genehmigende Person in ihren Einstellungen die Abwesenheitsbenachrichtigung für Genehmigungen aktiviert hat. Siehe Genehmigungen des Stellvertreters festlegen.
• Wenn ein Bevollmächtigter ebenfalls abwesend ist, wird die Genehmigungsanforderung an den Stellvertreter des Bevollmächtigten weitergeleitet. Sage Intacct versucht nur dreimal, eine Genehmigungsanforderung umzuleiten. Nach dem dritten Mal wird die Genehmigungsanforderung zurück an den ursprünglichen Genehmigenden weitergeleitet.
  
• Der Stellvertreter Benutzer oder Benutzergruppe übernimmt die Verantwortung für alle Genehmigung Anforderungen, bis der Genehmigender die Abwesenheitsmeldung für Einkaufsgenehmigungen deaktiviert oder das angegebene Start- und Enddatum verstrichen ist.
• Genehmigungsanforderungen für berechtigungsbasierte Wertgenehmigungen (Wertgenehmigung und Wertgenehmigung: Progressiv) werden nur an einen Stellvertreter mit der gleichen Wert-Berechtigung umgeleitet.
• Benutzer mit eingeschränkten Rechten können als Standard-Stellvertreter festgelegt werden. Auf diese Weise kann ein eingeschränkter Stellvertreter Transaktionen anzeigen, die uneingeschränkte Standort- oder Abteilungspositionen enthalten können. Eingeschränkte Benutzer*innen können nur Transaktionen genehmigen oder ablehnen, auf die sie uneingeschränkten Zugriff auf alle Positionen haben.

Benachrichtigung

• Wenn eine Genehmigung Anforderung an eine Stellvertreter umgeleitet wird, sieht der Genehmigender die Transaktion nicht mehr auf der Seite Liste"Transaktionen genehmigen".

• E-Mail-Benachrichtigungen für umgeleitete Genehmigungsanfragen werden an Stellvertreter ausgegeben, wenn die E-Mail-Benachrichtigung an zwei Stellen aktiviert ist: 
  • Die Seite "Einkauf konfigurieren"
  • Seite mit persönlichen Präferenzen des Stellvertreters

Konfiguration

Die von Ihnen ausgewählte Standard-Stellvertretung wird auf zwei Arten verwendet:

• Das Feld "Benutzer" oder "Benutzergruppe" wird für alle Genehmigende in der Tabelle "Stellvertreter verwalten" ausgefüllt

• Es wird automatisch neuen Genehmigenden zugewiesen, die später hinzugefügt werden

Wenn Sie die Delegierung von Genehmigungen zum ersten Mal einrichten, wird die Standard-Stellvertretung allen Genehmigenden zugewiesen. Überprüfen Sie die Tabelle und aktualisieren Sie die Stellvertretung bei Bedarf, um sicherzustellen, dass alle Genehmigenden über die entsprechende Stellvertretung verfügen. Wenn Genehmigende die Standard-Stellvertretung verwenden, werden die jeweiligen Stellvertreter*innen automatisch aktualisiert, wenn die Standardeinstellung aktualisiert wird.

Wählen Sie eine Stellvertretung aus, die über die gleichen Zugriffs- und Genehmigungsberechtigungen für die Entität verfügt wie Genehmigende. In vielen Fällen sind dies Kolleg*innen oder Vorgesetzte der Genehmigenden.

Wenn Sie die Standard-Stellvertretung im Nachhinein ändern:

• Genehmigende, die weiterhin die Standardeinstellung nutzen, übernehmen die aktualisierte Stellvertretung automatisch.

• Auf Genehmigende mit einer manuell zugewiesenen Stellvertretung wirkt sich dies nicht aus

Nur Benutzer*innen oder Benutzergruppen mit der gleichen Genehmigungsstufe für Einkauf können als Stellvertretung ausgewählt werden

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