Informationen zur Delegierung von Einkaufsgenehmigungen

Alle brauchen eine Pause vom Büro. Durch die Delegierung von Genehmigungen wird sichergestellt, dass Transaktionen, die zur Genehmigung eingereicht werden, den Genehmigungsprozess auch dann durchlaufen, wenn die Genehmigenden abwesend sind.

Wenn in Ihrer Organisation die Genehmigungsdelegierung verwendet wird, können Genehmigende ihre Genehmigungsaufgaben an andere Personen delegieren, wenn sie aus irgendeinem Grund selbst nicht verfügbar sind.

Durch das Aktivieren und Konfigurieren der Genehmigungsdelegierung können Genehmigende für Einkaufsgenehmigungen selbst eine Abwesenheitsmeldung einstellen. Durch das Aktivieren und Konfigurieren der Genehmigungsdelegierung können Genehmigende für die Genehmigung von Journaleinträgen selbst eine Abwesenheitsmeldung einstellen. Während ein Genehmigender in seinen Benutzereinstellungen auf "Abwesend" gesetzt ist, leitet Sage Intacct neue Genehmigungsanfragen automatisch an den zugewiesenen Stellvertreter weiter Benutzer oder Benutzergruppe.

Beispiel: Angenommen, in Ihrer Organisation wurden den folgenden Genehmigenden die folgenden Bevollmächtigten zugewiesen:

Beispiel für Genehmigende und Bevollmächtigte

Genehmigender	Stellvertreter:in
Emily Woo	Tom Hong
James McGrath	Lucy Martinez Vorgesetzter des Mitarbeiters
Ken Nguyen	Tom Hong
Lucy Martinez	Ken Nguyen	Genehmigungsgruppe A
Tom Hong	Lucy Martinez

1. Wenn die Genehmigung von Emily Woo erforderlich ist und sie abwesend ist, wird die Genehmigungsanfrage an Tom Hong weitergeleitet.

2. Wenn Tom abwesend ist, wird die Genehmigungsanfrage an Lucy Martinez gesendet.

3. Wenn Lucy Martinez abwesend ist, wird die Genehmigungsanfrage an Ken Nguyen gesendet.

Überlegungen zur Einrichtung der Delegierung

Berücksichtigen Sie beim Einrichten der Delegierung die Abwesenheits- und Routinglogik.

Genehmigungsrouting

• Neue Genehmigungsanforderungen werden nur dann an einen Stellvertreter umgeleitet, wenn die genehmigende Person in ihren Einstellungen die Abwesenheitsbenachrichtigung für Genehmigungen aktiviert hat. Siehe Genehmigungen des Stellvertreters festlegen.
• Wenn ein Bevollmächtigter ebenfalls abwesend ist, wird die Genehmigungsanforderung an den Stellvertreter des Bevollmächtigten weitergeleitet. Sage Intacct versucht nur dreimal, eine Genehmigungsanforderung umzuleiten. Nach dem dritten Mal wird die Genehmigungsanforderung zurück an den ursprünglichen Genehmigenden weitergeleitet.
  
• Der Stellvertreter Benutzer oder Benutzergruppe übernimmt die Verantwortung für alle Genehmigung Anforderungen, bis der Genehmigender die Abwesenheitsmeldung für Einkaufsgenehmigungen deaktiviert oder das angegebene Start- und Enddatum verstrichen ist.
• Genehmigungsanforderungen für berechtigungsbasierte Wertgenehmigungen (Wertgenehmigung und Wertgenehmigung: Progressiv) werden nur an einen Stellvertreter mit der gleichen Berechtigung umgeleitet.
• Eingeschränkte Benutzer können als Standard-Stellvertreter festgelegt werden. Auf diese Weise kann ein eingeschränkter Stellvertreter Transaktionen anzeigen, die uneingeschränkte Standort- oder Abteilungspositionen enthalten können. Eingeschränkte Benutzer können nur Transaktionen genehmigen oder ablehnen, auf die sie uneingeschränkten Zugriff auf alle Positionen haben.

• Der Bevollmächtigte übernimmt die Verantwortung für alle Genehmigungsanforderungen, bis der Genehmigende die Abwesenheitsmeldung für Genehmigungen deaktiviert.

Benachrichtigung

• Der Stellvertreter erhält E-Mail-Benachrichtigungen für umgeleitete Genehmigungsanforderungen, wenn die E-Mail-Benachrichtigung auf der Seite "Hauptbuch konfigurieren" eingerichtet ist und der Stellvertreter auch E-Mail-Benachrichtigungen in seinen Einstellungen aktiviert hat.
• Wenn eine Genehmigungsanforderung an einen Bevollmächtigten weitergeleitet wird, sieht der Genehmigende die Transaktion nicht mehr auf der Listenseite "Transaktionen genehmigen".

• E-Mail-Benachrichtigungen für umgeleitete Genehmigungsanforderungen werden an Stellvertreter ausgegeben, wenn die E-Mail-Benachrichtigung an zwei Stellen aktiviert ist: auf der Seite "Einkauf konfigurieren" und auf der Seite "Persönliche Einstellungen" des Stellvertreters.

Konfiguration

• Der Standard-Stellvertreter wird in den folgenden Situationen verwendet:
  • Um alle Felder zum Stellvertreter bei der Ersteinrichtung der Delegierung von Genehmigungen vorab auszufüllen
  • Als Stellvertreter für Benutzer*innen, denen nach Einrichtung der Delegierung die Berechtigung zur Genehmigung des Journaleintrags erteilt wurde.

    Nehmen wir beispielsweise im obigen Beispiel an, dass Tom Hong der Standard-Bevollmächtigte ist. Wenn Sie Jane Johnson die Genehmigungsberechtigung erteilen, ist Tom Hong ihr Bevollmächtigter, bis Sie ihren Bevollmächtigten ausdrücklich ändern.

    Der Standard-Bevollmächtigte kann jeder Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen sein, mit Ausnahme des Benutzers "Vorgesetzter des Mitarbeiters". Der Standard-Bevollmächtigte kann Transaktionen nur genehmigen, wenn er als Bevollmächtigter des Genehmigenden fungiert.