Informationen zur Delegierung von Einkaufsgenehmigungen

Alle brauchen eine Pause vom Büro. Durch die Delegierung von Genehmigungen wird sichergestellt, dass Transaktionen, die zur Genehmigung eingereicht werden, den Genehmigungsprozess auch dann durchlaufen, wenn die Genehmigenden abwesend sind.

Wenn in Ihrer Organisation die Genehmigungsdelegierung verwendet wird, können Genehmigende ihre Genehmigungsaufgaben an andere Personen delegieren, wenn sie aus irgendeinem Grund selbst nicht verfügbar sind.

Durch das Aktivieren und Konfigurieren der Genehmigungsdelegierung können Genehmigende für Einkaufsgenehmigungen selbst eine Abwesenheitsmeldung einstellen. Während ein Genehmigender in seinen Benutzereinstellungen auf "Abwesend" gesetzt ist, leitet Sage Intacct neue Genehmigungsanfragen automatisch an den zugewiesenen Stellvertreter weiter Benutzer oder Benutzergruppe.

Beispiel: In Ihrer Organisation wurden den folgenden Genehmigenden die folgenden Bevollmächtigten zugewiesen:

Beispiel für Genehmigende und Bevollmächtigte
Genehmigender	Stellvertreter:in
Emily Woo	Tom Hong
James McGrath	Lucy Martinez
Ken Nguyen	Tom Hong
Lucy Martinez	Ken Nguyen	Genehmigungsgruppe A
Tom Hong	Lucy Martinez

Wenn die Genehmigung von Emily Woo erforderlich ist und sie abwesend ist, wird die Genehmigungsanfrage an Tom Hong weitergeleitet.
Wenn Tom abwesend ist, wird die Genehmigungsanfrage an Lucy Martinez gesendet.
Wenn Lucy Martinez abwesend ist, wird die Genehmigungsanfrage an Ken Nguyen gesendet.

Wenn eine Benutzergruppe als Stellvertreter für die Genehmigung konfiguriert ist, können alle Mitglieder der Gruppe die Genehmigung anzeigen. Die Konfiguration der Transaktionsdefinition stellt jedoch sicher, dass nur uneingeschränkte Gruppenmitglieder genehmigen oder ablehnen können.

Überlegungen zur Einrichtung der Delegierung

Berücksichtigen Sie beim Einrichten der Delegierung die Abwesenheits- und Routinglogik.

Genehmigungsrouting

Neue Genehmigungsanforderungen werden nur dann an einen Stellvertreter umgeleitet, wenn die genehmigende Person in ihren Einstellungen die Abwesenheitsbenachrichtigung für Genehmigungen aktiviert hat. Siehe Genehmigungen des Stellvertreters festlegen.
Wenn ein Bevollmächtigter ebenfalls abwesend ist, wird die Genehmigungsanforderung an den Stellvertreter des Bevollmächtigten weitergeleitet. Sage Intacct versucht nur dreimal, eine Genehmigungsanforderung umzuleiten. Nach dem dritten Mal wird die Genehmigungsanforderung zurück an den ursprünglichen Genehmigenden weitergeleitet.
Der Stellvertreter Benutzer oder Benutzergruppe übernimmt die Verantwortung für alle Genehmigung Anforderungen, bis der Genehmigender die Abwesenheitsmeldung für Einkaufsgenehmigungen deaktiviert oder das angegebene Start- und Enddatum verstrichen ist.
Genehmigungsanforderungen für berechtigungsbasierte Wertgenehmigungen (Wertgenehmigung und Wertgenehmigung: Progressiv) werden nur an einen Stellvertreter mit der gleichen Wert-Berechtigung umgeleitet.
Benutzer mit eingeschränkten Rechten können als Standard-Stellvertreter festgelegt werden. Auf diese Weise kann ein eingeschränkter Stellvertreter Transaktionen anzeigen, die uneingeschränkte Standort- oder Abteilungspositionen enthalten können. Eingeschränkte Benutzer*innen können nur Transaktionen genehmigen oder ablehnen, auf die sie uneingeschränkten Zugriff auf alle Positionen haben.

Benachrichtigung

Wenn eine Genehmigungsanforderung an einen Bevollmächtigten weitergeleitet wird, sieht der Genehmigende die Transaktion nicht mehr auf der Listenseite "Transaktionen genehmigen".

E-Mail-Benachrichtigungen für umgeleitete Genehmigungsanfragen werden an Stellvertreter ausgegeben, wenn die E-Mail-Benachrichtigung an zwei Stellen aktiviert ist: auf der Seite "Einkauf konfigurieren" und auf der Seite "Persönliche Einstellungen" des Stellvertreters.

Genehmigungsanforderungen werden an jedes Mitglied einer Stellvertreter Benutzergruppe gesendet, für die E-Mail-Benachrichtigungen in den Einstellungen aktiviert sind.

Konfiguration

Der von Ihnen ausgewählte Standard-Stellvertreter wird auf zwei Arten verwendet:

Das Feld "Benutzer" oder "Benutzergruppe" wird für jeden Genehmigenden in der Tabelle "Stellvertreter verwalten" ausgefüllt
Es wird automatisch neuen Genehmigenden zugewiesen, die später hinzugefügt werden

Wenn Sie die Delegierung von Genehmigungen zum ersten Mal einrichten, wird der Standard-Stellvertreter allen Genehmigenden zugewiesen. Überprüfen Sie die Tabelle und aktualisieren Sie die Stellvertreter bei Bedarf, um sicherzustellen, dass jeder Genehmigende über den entsprechenden Stellvertreter verfügt. Wenn ein Genehmigender den Standard-Stellvertreter verwendet, wird sein Stellvertreter durch die Aktualisierung des Standardwerts automatisch aktualisiert.

Wählen Sie einen Stellvertreter aus, der über die gleichen Zugriffs- und Genehmigungsberechtigungen für die Entität verfügt wie der Genehmigende. In vielen Fällen ist dies eine gleichrangige Person oder der Vorgesetzte des Genehmigenden.

Wenn Sie den Standard-Stellvertreter später ändern:

Genehmigende, die noch die Standardeinstellung verwenden, übernehmen automatisch den aktualisierten Stellvertreter
Genehmigende mit manuell zugewiesenen Bevollmächtigten sind davon nicht betroffen

Nur Benutzer oder Benutzergruppen mit der gleichen Genehmigungsstufe für den Einkauf können als Bevollmächtigte ausgewählt werden

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