E-Mail-Benachrichtigungen und Genehmigungen – Benutzerpräferenzen

Steuern Sie mithilfe der Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen, wie und wann Sie Updates zu Systemaktivität und Genehmigungs-Workflows erhalten.

So greifen Sie auf Ihre Benutzerpräferenzen zu:

  • Wählen Sie oben auf einer beliebigen Sage-Intacct-Seite Ihren Anmeldenamen und dann die Option Meine Präferenzen aus.

Allgemeine E-Mail-Benachrichtigungen

Präferenzoption Beschreibung

Meine E-Mail-Signatur

Fügt der systemgenerierten E-Mail-Benachrichtigung Text hinzu, die Intacct mit einem terminierten Report sendet. Sie könnten zum Beispiel Folgendes sagen: Bei Fragen zu diesem Report kontaktieren Sie karla.grace@keyword.com.

Dieser Text wird genau so angezeigt, wie er in der E-Mail-Benachrichtigung eingegeben wurde.

Gespeicherte Reports werden generiert und sind verfügbar

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein Offline-Report generiert wurde.

Checklisten-Benachrichtigungen empfangen

Sie erhalten in folgenden Fällen eine E-Mail:

  • Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird.
  • Wenn Sie der Eigentümer der Checkliste sind und sich der Status einer Zuweisung geändert hat.

Benachrichtigungen über wiederkehrende Terminierungsfehler erhalten

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn bei einer regelmäßig terminierten Transaktion ein Problem auftritt.

Wenn Sie nicht über Admin-Berechtigungen verfügen: Sie erhalten Benachrichtigungen für alle Fehler bei wiederkehrenden Transaktionen im Zusammenhang mit wiederkehrenden Terminierungen, für die Sie verantwortlich sind. Das bedeutet, dass Sie die wiederkehrende Transaktion entweder ursprünglich eingerichtet haben oder die letzte Person waren, die die Terminierung für wiederkehrende Transaktionen aktualisiert hat.

Wenn Sie über Admin-Berechtigungen verfügen: Sie erhalten Benachrichtigungen über alle Fehler bei wiederkehrenden Transaktionen in der Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung in Ihrer Sage Intacct-Instanz.

Benachrichtigungen über Genehmigungsanforderungen

Verwenden Sie diese Einstellungen, um eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, wenn eine Transaktion Ihre Genehmigung erfordert.

Präferenzoption Beschreibung

Einkauf

Mindestbetrag …

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Einkaufstransaktion Ihre Genehmigung erfordert

Sie können Ihre E-Mail-Benachrichtigungen auf die wichtigsten oder höhere Betragsanfragen beschränken, indem Sie einen Mindestbetrag eingeben. Um beispielsweise Benachrichtigungen auf Anfragen über 5000,00 zu beschränken, geben Sie 5000 als Mindestbetrag ein.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Einkaufsgenehmigungen und die damit verbundenen E-Mail-Benachrichtigungen auf der Seite Einkauf konfigurieren aktiviert sind.

Lieferant

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein Lieferant auf Ihre Genehmigung wartet.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Lieferantengenehmigung aktivieren und die damit verbundenen E-Mail-Benachrichtigungen auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt sind.

Rechnung

Mindestbetrag …

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn in "Verbindlichkeiten" eine Rechnung erstellt wurde, die Ihre Genehmigung erfordert.

Sie können Ihre E-Mail-Benachrichtigungen auf die wichtigsten oder höhere Betragsanfragen beschränken, indem Sie einen Mindestbetrag eingeben. Um beispielsweise Benachrichtigungen auf Anfragen über 5000,00 zu beschränken, geben Sie 5000 als Mindestbetrag ein.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn das Symbol E-Mail-Benachrichtigungen Kontrollkästchen unter Einstellungen für die Genehmigung von Rechnungen im Abschnitt "true" festgelegt ist, Kreditorenbuchhaltung konfigurieren Seite.

Journaleintrag

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Anfrage zur Genehmigung eines Journaleintrags vorliegt.

Möglicherweise erhalten Sie weiterhin E-Mail-Benachrichtigungen, obwohl dieses Kontrollkästchen hier deaktiviert ist. Dies geschieht, wenn Sie auf der Seite "Hauptbuch konfigurieren" als Genehmigende*r definiert sind und die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen auf "Tägliche Zusammenfassung", "Wöchentliche Zusammenfassung" oder "Monatliche Zusammenfassung" festgelegt ist.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Genehmigungen für Journaleinträge aktivieren auf der Seite Hauptbuch konfigurieren auf "wahr" gesetzt ist.

Zahlungsanforderung

Mindestbetrag …

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Zahlungsanforderung zur Genehmigung vorliegt.

  • Einzeln: Erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail, wenn eine Zahlungsanforderung zur Genehmigung vorliegt.
  • Konsolidiert: Reduzieren Sie die Zahl Ihrer eingehenden E-Mails, indem Sie zusammengehörige Anforderungsbenachrichtigungen in einer E-Mail zusammenfassen lassen.

Um Ihre E-Mail-Benachrichtigungen auf die wichtigsten oder höhere Zahlungsgenehmigungsanfragen zu beschränken, können Sie einen Mindestbetrag eingeben. . Um beispielsweise Benachrichtigungen auf Anforderungen über 2000,00 zu beschränken, geben Sie 2000 ein.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Genehmigung von Kreditorenzahlungen aktivieren auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt ist.

Wenn ein Benutzer so konfiguriert ist, dass er E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungen für die Kreditorenbuchhaltung oder den Einkauf erhält, diese aber nicht erhält, überprüfen Sie die Einschränkungen des Benutzers. Sage Intacct sendet keine E-Mail-Benachrichtigungen zur Genehmigung an eingeschränkte Benutzer, es sei denn, die Einschränkungen des Benutzers stimmen genau mit der Entität überein, in der die Transaktion erstellt wird.

Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, wie sich Einschränkungen auf Genehmigungs-E-Mails auswirken:

Beispiel 1: Korrekte Einschränkungseinrichtung (E-Mail wird gesendet)

  • Dokument 1234 wird in der Entität erstellt: Texas.
  • Die Transaktion ist der Abteilung zugeordnet: ABC, das zur Entität Texas gehört.
  • Der Benutzer ist nur auf die Entität Texas und die Abteilung ABC beschränkt.

Da die Entität- und Abteilungseinschränkungen des Benutzers mit der Transaktion übereinstimmen, erhält der Benutzer die Genehmigungs-E-Mail.

Beispiel 2: Zusätzliche Einschränkungen verhindern die E-Mail-Zustellung

  • Dokument 1234 wird in der Entität erstellt: Texas.
  • Die Transaktion ist der Abteilung zugeordnet: ABC.
  • Der Benutzer ist beschränkt auf:
    • Entität Texas und Abteilung ABC sowie
    • Abteilung LMN und Abteilung XYZ, die zu anderen Entitäten gehören.

In diesem Fall erhält der Benutzer die Genehmigungs-E-Mail nicht.

Dies liegt daran, dass der Benutzer auf Abteilungen beschränkt ist, die mehreren Entitäten zugeordnet sind, aber nicht auf alle diese Entitäten.

Um E-Mails zur Genehmigung zu erhalten, muss der Benutzer auf Folgendes beschränkt sein:

  • Entität "Texas" und
  • Alle Entitäten, die jeder Abteilung zugeordnet sind, auf die der Benutzer beschränkt ist (einschließlich der Geschäftsbereiche LMN und XYZ).

Mehr über den Benutzer erfahren Einschränkungen für Entitäten und Einschränkungen für Abteilungen.

Benachrichtigungen über Genehmigungsbestätigungen

Verwenden Sie diese Einstellungen, um auf dem Laufenden zu bleiben, wenn ein von Ihnen eingereichter Lieferant oder eine von Ihnen eingereichte Zahlung genehmigt oder abgelehnt wurde.

Präferenzoption Beschreibung

Genehmigter Lieferant

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein von Ihnen eingereichter Lieferant genehmigt oder abgelehnt wird.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Lieferantengenehmigung aktivieren und die damit verbundenen E-Mail-Benachrichtigungen auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt sind.

Genehmigte Zahlung

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Zahlung genehmigt wurde. Wählen Sie eine Option für Benachrichtigungen über genehmigte Zahlungen aus:

  • Einzeln: Erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail, wenn eine Zahlung genehmigt wird.
  • Konsolidiert: Reduzieren Sie Ihre eingehenden E-Mails, indem Sie zugehörige Benachrichtigungen über genehmigte Zahlungen in einer E-Mail gruppieren.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Genehmigung von Kreditorenzahlungen aktivieren auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt ist.

Genehmigungen delegieren

Verwenden Sie diese Einstellungen, um Genehmigungen für Rechnungen, Journaleinträge oder Einkaufstransaktionen zu delegieren, wenn Sie nicht im Büro sind.

Bevor Sie Genehmigungen delegieren, genehmigen Sie alle Datensätze, für die Ihre Genehmigung aussteht. Alle vorhandenen, nicht genehmigten Datensätze, die sich vor Beginn der Genehmigung in Ihren Genehmigungswarteschlangen befinden, erfordern, dass der uneingeschränkte Genehmigende diese genehmigt oder gegebenenfalls umleitet, während Sie abwesend sind.

Beachten Sie das folgende erwartete Verhalten bei Genehmigungen von Rechnungen der Kreditorenbuchhaltung:

  • Eine Delegierung wird für wertbasierte Genehmigende derzeit nicht unterstützt.
  • Eine lieferantenbasierte Genehmigung, die einer Benutzergruppe zugewiesen ist, kann nicht delegiert werden.

Der Abschnitt Genehmigungen delegieren wird nur angezeigt, wenn beide der folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Delegierung aktivieren ist für Kreditorenbuchhaltung – Rechnungsgenehmigungen, Hauptbuch – Journaleintragsgenehmigungen oder Einkaufsgenehmigungen konfiguriert.
  • Sie verfügen über Berechtigungen für Genehmigende für den entsprechenden Datensatz.
Präferenzoption Beschreibung

Kontrollkästchen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Delegierung von Genehmigungen zu aktivieren.

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Delegierung von Genehmigungen zu beenden. Dies ist nur explizit erforderlich, um die Delegierung von Hauptbuch-Genehmigungen zu beenden oder um die Delegierung von Hauptbuch oder Einkauf zu beenden, wenn Sie kein Enddatum angegeben haben.

Genehmigungen des Bevollmächtigten

Je nach Konfiguration können eine oder mehrere der folgenden Optionen angezeigt werden:

  • Bevollmächtigter-Rechnungsgenehmigungen
  • Einkaufsgenehmigungen delegieren
  • Hauptbuch-Genehmigungen delegieren

Name des Bevollmächtigten

Die Benutzer*innen oder die Benutzergruppe, die als Standard-Stellvertreter*innen für den entsprechenden Datensatz angegeben sind. Dieser Wert ist schreibgeschützt.

Die Stellvertreter*innen werden in der Tabelle Stellvertreter verwalten auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren, Hauptbuch konfigurierenoder Einkauf konfigurieren festgelegt. Wenn ein Stellvertreter-Name veraltet oder falsch ist, bitten Sie Ihre*n Sage Intacct-Administrator*in, die Konfiguration mit dem richtigen Stellvertreter-Namen zu aktualisieren.

Startdatum

Enddatum

Geben Sie das Start- und Enddatum für den Delegierungszeitraum für Rechnungen oder Einkaufstransaktionen ein.

Das Enddatum muss am oder nach dem heutigen Datum liegen.

Während des Delegierungszeitraums können nur angegebene Stellvertreter*innen eine umgeleitete Rechnung oder Einkaufstransaktion genehmigen oder ablehnen. Nach Ablauf des Delegierungszeitraums werden neue Genehmigungsanforderungen wie bisher automatisch an Ihre Warteschlange gesendet. Alle delegierten Genehmigungen verbleiben bei den entsprechenden Stellvertreter*innen, auch wenn der Delegierungszeitraum endet, bevor ein*e Stellvertreter*in die Transaktion genehmigt oder abgelehnt hat.

Start- und Enddaten gelten nicht für Hauptbuchgenehmigungen. Um die Delegierung von Hauptbuchgenehmigungen zu beenden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen und speichern Sie, wenn Sie ins Büro zurückkehren.