E-Mail-Benachrichtigungen und Genehmigungen – Benutzerpräferenzen

Steuern Sie mithilfe der Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen, wie und wann Sie Updates zu Systemaktivität und Genehmigungs-Workflows erhalten.

So greifen Sie auf Ihre Benutzerpräferenzen zu:

Wählen Sie oben auf einer beliebigen Sage-Intacct-Seite Ihren Anmeldenamen und dann die Option Meine Präferenzen aus.

Allgemeine E-Mail-Benachrichtigungen

Präferenzoption	Beschreibung
Meine E-Mail-Signatur	Fügt der systemgenerierten E-Mail-Benachrichtigung Text hinzu, die Intacct mit einem terminierten Report sendet. Sie könnten zum Beispiel Folgendes sagen: Bei Fragen zu diesem Report kontaktieren Sie karla.grace@keyword.com. Dieser Text wird genau so angezeigt, wie er in der E-Mail-Benachrichtigung eingegeben wurde.
Gespeicherte Reports werden generiert und sind verfügbar	Erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein Offline-Report generiert wurde.
Checklisten-Benachrichtigungen empfangen	Sie erhalten in folgenden Fällen eine E-Mail: Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird. Wenn Sie der Eigentümer der Checkliste sind und sich der Status einer Zuweisung geändert hat.
Benachrichtigungen über wiederkehrende Terminierungsfehler erhalten	Erhalten Sie eine E-Mail, wenn bei einer regelmäßig terminierten Transaktion ein Problem auftritt. Wenn Sie nicht über Admin-Berechtigungen verfügen: Sie erhalten Benachrichtigungen für alle Fehler bei wiederkehrenden Transaktionen im Zusammenhang mit wiederkehrenden Terminierungen, für die Sie verantwortlich sind. Das bedeutet, dass Sie die wiederkehrende Transaktion entweder ursprünglich eingerichtet haben oder die letzte Person waren, die die Terminierung für wiederkehrende Transaktionen aktualisiert hat. Wenn Sie über Admin-Berechtigungen verfügen: Sie erhalten Benachrichtigungen über alle Fehler bei wiederkehrenden Transaktionen in der Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung in Ihrer Sage Intacct-Instanz.

Benachrichtigungen über Genehmigungsanforderungen

Verwenden Sie diese Einstellungen, um eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, wenn eine Transaktion Ihre Genehmigung erfordert.

Präferenzoption	Beschreibung
Einkauf Mindestbetrag …	Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Einkaufstransaktion Ihre Genehmigung erfordert Sie können Ihre E-Mail-Benachrichtigungen auf die wichtigsten oder höhere Betragsanfragen beschränken, indem Sie einen Mindestbetrag eingeben. Um beispielsweise Benachrichtigungen auf Anfragen über 5000,00 zu beschränken, geben Sie 5000 als Mindestbetrag ein. Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Einkaufsgenehmigungen und die damit verbundenen E-Mail-Benachrichtigungen auf der Seite Einkauf konfigurieren aktiviert sind.
Lieferant	Erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein Lieferant auf Ihre Genehmigung wartet. Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Lieferantengenehmigung aktivieren und die damit verbundenen E-Mail-Benachrichtigungen auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt sind.
Rechnung Mindestbetrag …	Erhalten Sie eine E-Mail, wenn in "Verbindlichkeiten" eine Rechnung erstellt wurde, die Ihre Genehmigung erfordert. Sie können Ihre E-Mail-Benachrichtigungen auf die wichtigsten oder höhere Betragsanfragen beschränken, indem Sie einen Mindestbetrag eingeben. Um beispielsweise Benachrichtigungen auf Anfragen über 5000,00 zu beschränken, geben Sie 5000 als Mindestbetrag ein.
Journaleintrag	Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Anfrage zur Genehmigung eines Journaleintrags vorliegt. Möglicherweise erhalten Sie weiterhin E-Mail-Benachrichtigungen, obwohl dieses Kontrollkästchen hier deaktiviert ist. Dies geschieht, wenn Sie auf der Seite "Hauptbuch konfigurieren" als Genehmigender definiert sind und die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen* auf "Tägliche Zusammenfassung", "Wöchentliche Zusammenfassung" oder "Monatliche Zusammenfassung" festgelegt ist. Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Genehmigungen für Journaleinträge aktivieren auf der Seite Hauptbuch konfigurieren auf "wahr" gesetzt ist.
Zahlungsanforderung Mindestbetrag …	Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Zahlungsanforderung zur Genehmigung vorliegt. Einzeln: Erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail, wenn eine Zahlungsanforderung zur Genehmigung vorliegt. Konsolidiert: Reduzieren Sie die Zahl Ihrer eingehenden E-Mails, indem Sie zusammengehörige Anforderungsbenachrichtigungen in einer E-Mail zusammenfassen lassen. Um Ihre E-Mail-Benachrichtigungen auf die wichtigsten oder höhere Zahlungsgenehmigungsanfragen zu beschränken, können Sie einen Mindestbetrag eingeben. . Um beispielsweise Benachrichtigungen auf Anforderungen über 2000,00 zu beschränken, geben Sie 2000 ein. Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Genehmigung von Kreditorenzahlungen aktivieren auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt ist.

Präferenzoption

Beschreibung

Einkauf

Mindestbetrag …

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Einkaufstransaktion Ihre Genehmigung erfordert

Sie können Ihre E-Mail-Benachrichtigungen auf die wichtigsten oder höhere Betragsanfragen beschränken, indem Sie einen Mindestbetrag eingeben. Um beispielsweise Benachrichtigungen auf Anfragen über 5000,00 zu beschränken, geben Sie 5000 als Mindestbetrag ein.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Einkaufsgenehmigungen und die damit verbundenen E-Mail-Benachrichtigungen auf der Seite Einkauf konfigurieren aktiviert sind.

Lieferant

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein Lieferant auf Ihre Genehmigung wartet.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Lieferantengenehmigung aktivieren und die damit verbundenen E-Mail-Benachrichtigungen auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt sind.

Rechnung

Mindestbetrag …

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn in "Verbindlichkeiten" eine Rechnung erstellt wurde, die Ihre Genehmigung erfordert.

Journaleintrag

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Anfrage zur Genehmigung eines Journaleintrags vorliegt.

Möglicherweise erhalten Sie weiterhin E-Mail-Benachrichtigungen, obwohl dieses Kontrollkästchen hier deaktiviert ist. Dies geschieht, wenn Sie auf der Seite "Hauptbuch konfigurieren" als Genehmigende*r definiert sind und die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen auf "Tägliche Zusammenfassung", "Wöchentliche Zusammenfassung" oder "Monatliche Zusammenfassung" festgelegt ist.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Genehmigungen für Journaleinträge aktivieren auf der Seite Hauptbuch konfigurieren auf "wahr" gesetzt ist.

Zahlungsanforderung

Mindestbetrag …

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Zahlungsanforderung zur Genehmigung vorliegt.

Einzeln: Erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail, wenn eine Zahlungsanforderung zur Genehmigung vorliegt.
Konsolidiert: Reduzieren Sie die Zahl Ihrer eingehenden E-Mails, indem Sie zusammengehörige Anforderungsbenachrichtigungen in einer E-Mail zusammenfassen lassen.

Um Ihre E-Mail-Benachrichtigungen auf die wichtigsten oder höhere Zahlungsgenehmigungsanfragen zu beschränken, können Sie einen Mindestbetrag eingeben. . Um beispielsweise Benachrichtigungen auf Anforderungen über 2000,00 zu beschränken, geben Sie 2000 ein.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Genehmigung von Kreditorenzahlungen aktivieren auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt ist.

Benachrichtigungen über Genehmigungsbestätigungen

Verwenden Sie diese Einstellungen, um auf dem Laufenden zu bleiben, wenn ein von Ihnen eingereichter Lieferant oder eine von Ihnen eingereichte Zahlung genehmigt oder abgelehnt wurde.

Präferenzoption	Beschreibung
Genehmigter Lieferant	Erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein von Ihnen eingereichter Lieferant genehmigt oder abgelehnt wird. Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Lieferantengenehmigung aktivieren und die damit verbundenen E-Mail-Benachrichtigungen auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt sind.
Genehmigte Zahlung	Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Zahlung genehmigt wurde. Wählen Sie eine Option für Benachrichtigungen über genehmigte Zahlungen aus: Einzeln: Erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail, wenn eine Zahlung genehmigt wird. Konsolidiert: Reduzieren Sie Ihre eingehenden E-Mails, indem Sie zugehörige Benachrichtigungen über genehmigte Zahlungen in einer E-Mail gruppieren. Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Genehmigung von Kreditorenzahlungen aktivieren auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt ist.

Präferenzoption

Beschreibung

Genehmigter Lieferant

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein von Ihnen eingereichter Lieferant genehmigt oder abgelehnt wird.

Genehmigte Zahlung

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Zahlung genehmigt wurde. Wählen Sie eine Option für Benachrichtigungen über genehmigte Zahlungen aus:

Einzeln: Erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail, wenn eine Zahlung genehmigt wird.
Konsolidiert: Reduzieren Sie Ihre eingehenden E-Mails, indem Sie zugehörige Benachrichtigungen über genehmigte Zahlungen in einer E-Mail gruppieren.

Dieses Kontrollkästchen ist nur relevant, wenn Genehmigung von Kreditorenzahlungen aktivieren auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren auf "wahr" gesetzt ist.

Genehmigungen delegieren

Verwenden Sie diese Einstellungen, um Genehmigungen für Rechnungen, Journaleinträge oder Einkaufstransaktionen zu delegieren, wenn Sie nicht im Büro sind.

Bevor Sie Genehmigungen delegieren, genehmigen Sie alle Datensätze, für die Ihre Genehmigung aussteht. Alle vorhandenen, nicht genehmigten Datensätze, die sich vor Beginn der Genehmigung in Ihren Genehmigungswarteschlangen befinden, erfordern, dass der uneingeschränkte Genehmigende diese genehmigt oder gegebenenfalls umleitet, während Sie abwesend sind.

Beachten Sie das folgende erwartete Verhalten bei Genehmigungen von Rechnungen der Kreditorenbuchhaltung:

Eine Delegierung wird für wertbasierte Genehmigende derzeit nicht unterstützt.
Eine lieferantenbasierte Genehmigung, die einer Benutzergruppe zugewiesen ist, kann nicht delegiert werden.

Der Abschnitt Genehmigungen delegieren wird nur angezeigt, wenn beide der folgenden Bedingungen zutreffen:

Delegierung aktivieren ist für Kreditorenbuchhaltung – Rechnungsgenehmigungen, Hauptbuch – Journaleintragsgenehmigungen oder Einkaufsgenehmigungen konfiguriert.
Sie verfügen über Berechtigungen für Genehmigende für den entsprechenden Datensatz.

Präferenzoption	Beschreibung
Kontrollkästchen	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Delegierung von Genehmigungen zu aktivieren. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Delegierung von Genehmigungen zu beenden. Dies ist nur explizit erforderlich, um die Delegierung von Hauptbuch-Genehmigungen zu beenden oder um die Delegierung von Hauptbuch oder Einkauf zu beenden, wenn Sie kein Enddatum angegeben haben.
Genehmigungen des Bevollmächtigten	Je nach Konfiguration können eine oder mehrere der folgenden Optionen angezeigt werden: Bevollmächtigter-Rechnungsgenehmigungen Einkaufsgenehmigungen delegieren Hauptbuch-Genehmigungen delegieren
Name des Bevollmächtigten	Die Benutzerinnen oder die Benutzergruppe, die als Standard-Stellvertreterinnen für den entsprechenden Datensatz angegeben sind. Dieser Wert ist schreibgeschützt. Die Stellvertreterinnen werden in der Tabelle Stellvertreter verwalten* auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren, Hauptbuch konfigurierenoder Einkauf konfigurieren festgelegt. Wenn ein Stellvertreter-Name veraltet oder falsch ist, bitten Sie Ihren Sage Intacct-Administratorin, die Konfiguration mit dem richtigen Stellvertreter-Namen zu aktualisieren.
Startdatum Enddatum	Geben Sie das Start- und Enddatum für den Delegierungszeitraum für Rechnungen oder Einkaufstransaktionen ein. Das Enddatum muss am oder nach dem heutigen Datum liegen. Während des Delegierungszeitraums können nur angegebene Stellvertreterinnen eine umgeleitete Rechnung oder Einkaufstransaktion genehmigen oder ablehnen. Nach Ablauf des Delegierungszeitraums werden neue Genehmigungsanforderungen wie bisher automatisch an Ihre Warteschlange gesendet. Alle delegierten Genehmigungen verbleiben bei den entsprechenden Stellvertreterinnen, auch wenn der Delegierungszeitraum endet, bevor eine Stellvertreterin die Transaktion genehmigt oder abgelehnt hat. Start- und Enddaten gelten nicht für Hauptbuchgenehmigungen. Um die Delegierung von Hauptbuchgenehmigungen zu beenden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen und speichern Sie, wenn Sie ins Büro zurückkehren.