Informationen zum Einkauf von Transaktionsdefinitionen

Eine Transaktionsdefinition ist eine Vorlage, die für Ihre Einkaufstransaktionen erstellt wird. Sie enthält die Buchhaltungseinstellungen, Workflowregeln und andere Konfigurationsoptionen, die den Verlauf der Transaktion bestimmen. Einige Beispiele für die Einstellung der Transaktionsdefinition sind die folgenden:

  • Gibt an, ob Benutzer einen Preis eingeben können, der vom vorgeschlagenen Preis abweicht
  • Gibt an, ob die Transaktion Zwischensummen enthält
  • Wie teilweise erfüllte Transaktionen verarbeitet werden
  • Welche Benutzer, Gruppen oder beide Zugriff auf die Transaktion haben
  • Welche Auswirkungen die Transaktion auf die Buchhaltung hat

Erfahren Sie mehr zum Thema Einstellungen der Transaktionsdefinition.

Die Flexibilität, die Sie beim Hinzufügen und Bearbeiten von Transaktionsdefinitionen haben, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen Standard- oder erweiterte Workflows verwendet.

Einige Felder in einer Transaktionsdefinition wirken sich direkt auf Bestandssalden und das Hauptbuch aus. Änderungen an diesen Feldern können sich erheblich auf die Buchhaltung und die Bestandsbewertung auswirken. Sage Intacct empfiehlt, die standardmäßigen Transaktionsdefinitionen nicht zu bearbeiten. Duplizieren Sie stattdessen eine Transaktionsdefinition und bearbeiten Sie dann die duplizierte Transaktionsdefinition nach Bedarf (erfordert einen erweiterten Workflow). Dies hilft, die Original Buchhaltungslogik zu erhalten und die Fehlerbehebung zu vereinfachen.

Wenn Sie Standard-Workflows verwenden,

Die Standard-Workflows werden mit Sätzen vorkonfigurierter Transaktionsdefinitionen geliefert.

Sie können die Standarddefinitionen für Transaktionen nicht entfernen. Sie können einige Konfigurationseinstellungen bearbeiten, z. B. angeben, welche Benutzer oder Gruppen Zugriff auf die Transaktionsdefinition haben oder ob die Bearbeitung zulässig ist.

Standarddefinitionen für Transaktionen für den Einkauf

Der von Ihnen installierte Standard-Workflow bestimmt, welche Einkaufstransaktionsdefinitionen installiert werden. Wenn Sie den Workflow in der Produktoberfläche auswählen, wird eine Grafik angezeigt, die die Transaktion-Definitionen und ihre Auswirkungen auf die Bestandskontrolle, die Kreditorenbuchhaltung und das Hauptbuch zeigt.

Die Workflows sind:

  • Bestellanforderung
  • Kaufauftrag
  • Anbieterrechnung
  • Ausgleichsbuchung
  • Bestellanforderung
  • Kaufauftrag
  • Anbieterrechnung
  • Ausgleichsbuchung
  • Bestellanforderung
  • Kaufauftrag
  • Beleg
  • Anbieterrechnung
  • Auftragsrückgabe
  • Ausgleichsbuchung
  • Bestellanforderung
  • Kaufauftrag
  • Beleg
  • Anbieterrechnung
  • Auftragsrückgabe
  • Ausgleichsbuchung
  • Bestellanforderung
  • Kaufauftrag
  • Beleg
  • Anbieterrechnung
  • Auftragsrückgabe
  • Ausgleichsbuchung
  • Bestellanforderung
  • Kaufauftrag
  • Beleg
  • Anbieterrechnung
  • Auftragsrückgabe
  • Ausgleichsbuchung

Es sind keine Transaktionsdefinitionen installiert.

Wenn Sie erweiterte Workflows verwenden

Nachdem Sie Standard-Workflows verwendet und erweiterte Workflows aktiviert haben, können Sie einige der vorkonfigurierten Standard-Transaktions-Definitionen an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen. Ein erweiterter Workflow bietet Ihnen mehr Flexibilität bei der Bestimmung der in einem Workflow enthaltenen Transaktionstypen, der Reihenfolge, in der die Transaktionen verarbeitet werden, und der Buchführungsregeln für jede Transaktionsdefinition. Für die Bestandskontrolle werden erweiterte Workflows empfohlen.

Der Verbrauchsmaterialbestand ist für die Verwendung erweiterter Workflows vorkonfiguriert, und es wird automatisch eine Transaktionsdefinition für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien für Sie generiert: SYS-Verbrauchsmaterialanforderung. Wenn Sie über Abteilung-spezifische Richtlinien für Genehmigung verfügen, können Sie duplizieren Verbrauchsmaterialanforderung Transaktion -definitionen erstellen, die mit bestimmten Genehmigung Richtlinien verwendet werden. Erfahren Sie mehr zum Thema Einkauf von Verbrauchsmaterialien.

Da sich diese Flexibilität auf Nebenbuch- und Hauptbuchkonten sowie die Bestandsbewertung auswirkt, empfiehlt Sage Intacct, diese Art von Anpassungen der Transaktionsdefinition von jemandem vorzunehmen, der sich mit dieser Art von Geschäftsprozessänderungen auskennt.

Mehr erfahren Informationen zu Standard- und erweiterten Workflows.

Beispiel für Transaktionsdefinitionen in einem Workflow

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie sich ein Workflow für die Transaktionsdefinition für den Einkauf auf die Bestandskontrolle, das Hauptbuch und die Debitorenbuchhaltung auswirkt.

Die Transaktion im Workflow ist Bestellanforderung, Bestellung, Empfänger, Lieferant und Rückgabe oder Belastung. Außerdem wird sichtbar, wie sich die jeweilige Transaktionsdefinition auf die Gesamtbestände, die Kreditorenbuchhaltung und das Hauptbuch auswirkt.