Kreditoren-Bestandsbuch-Report

Die Report "Bestandsbuch Verbindlichkeiten" bietet eine Liste detaillierter Lieferant Konten, einschließlich der Verbindlichkeiten gegenüber den einzelnen Lieferant. Dieser Report zeigt den Anfangssaldo für den von Ihnen ausgewählten Zeitraum und jede Transaktion für jeden Lieferanten an. Mit diesem Report können Sie überprüfen, ob der Saldo im Bestandsbuch für Verbindlichkeiten mit der Nummer im Hauptbuch übereinstimmt, und um zu sehen, welche Lieferanten Salden größer als Null aufweisen.

Sie können den Zeitraum, den Lieferanten, den Lieferantentyp und die Zahlungsübersicht anpassen, um Ihre Reportinganforderungen zu erfüllen. Normalerweise zeigt dieser Report nur Lieferanten mit Salden größer als Null an. Sie können jedoch auch Nullsaldo-Lieferanten einbeziehen. Im Report können Sie den Namen des Lieferanten auswählen, um weitere Details anzuzeigen.

Wer benötigt diesen Report in der Regel?

• Buchhalter, Controller, alle, die sehen müssen, wer wem Geld schuldet.
• Wirtschaftsprüfer*innen und Controller*innen, die die Bestandsbuch der Kreditorenbuchhaltung und die Kontroll Konto ausgleichen müssen.
• Wirtschaftsprüfer*innen und Controller*innen, die sicherstellen müssen, dass der Anfangssaldo des Bestandsbuchs für Verbindlichkeiten plus die Nettoaktivität der Kreditorenbuchhaltung für den aktuellen Tag dem Endsaldo des Bestandsbuchs für Verbindlichkeiten für den Tag entspricht.

Informationen zu Begriffen, die sich an Ihrem Standort unterscheiden können, finden Sie unter Terminologie über Standorte hinweg.

Um diesen Report zu generieren, gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Reports > Kreditorenbuchhaltung Bestandsbuch.

Monatlichen Report anzeigen

1. Generieren Sie den Report.

2. Wählen Sie auf der Seite mit den Reporteinstellungen die Option Anzeigen.

   In Ihrem Browser wird ein Report mit den Ergebnissen für den Standardreportingzeitraum angezeigt.

3. Um den Report einzugrenzen, wählen Sie optional Individuell anpassen aus.

Anpassen und ausführen

Vor dem Ausführen des Berichts können Sie den Zeitraum und die Typen der einzuschließenden Elemente auswählen und angeben, wie der Report angezeigt werden soll.

1. Wählen Sie den Reportingzeitraum aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie das Start- und Enddatum für den Report ein. Wenn Sie keinen Reportingzeitraum angeben, erzeugt das System einen Report für den aktuellen Monat bis zum heutigen Datum.

   Sie können entweder den Reportingzeitraum oder das Start- und Enddatum angeben, aber nicht beides.

2. Legen Sie die Filter fest, um die gewünschten Daten zu erhalten.

   Mit Filtern können Sie bestimmte Datentypen in den Report aufnehmen oder ausschließen, z. B. Lieferant und Standort. Generell gilt: Um weniger und präzisere Ergebnisse in Ihrem Report zu erhalten, setzen Sie mehr Filter.

3. Formatieren Sie den Report.

   Die Formatoptionen variieren von Report zu Report. Im Allgemeinen können Sie das Layout des Reports festlegen und/oder bestimmen, wie die im Report enthaltenen Daten gruppiert und angezeigt werden sollen.

4. Geben Sie einen Titel-, Untertitel- und Fußzeilentext für den Report ein.

5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um den Report anzuzeigen, zu verarbeiten, zu merken, zu exportieren, anzupassen oder dem Dashboard hinzuzufügen:

   • Anzeigen: Den Report direkt in Ihrem Browser ansehen.
   • Drucken: Zeigen Sie den Report jetzt im druckbaren PDF-Format an.
   • Verarbeiten und speichern: Den Report generieren und für den späteren Zugriff speichern. Reports können entweder in der Liste "Meine archivierten Reports" gespeichert oder an einen Cloud-Speicherstandort wie Dropbox übermittelt werden. Weitere Informationen zum Thema Verarbeiten und Speichern von Reports.
   • Zum Dashboard hinzufügen: Fügen Sie den Report zu Ihrem Dashboard hinzu.

   • Merken: Merken (d. h. speichern) Sie den Report, damit Sie später darauf zurückgreifen oder ihn ändern und erneut ausführen können.

     Sie können die wiederkehrende Ausführung von gemerkten Reports planen. Intacct kann die Reports automatisch per E-Mail versenden oder an einen Cloud-Speicherort weiterleiten.

   • Exportieren: Exportieren Sie den Report in eine separate Datei, die Sie dann verteilen oder auf Ihrem lokalen Laufwerk speichern können. Die Dateiformate, in die Sie die Reportdaten exportieren können, variieren je nach Bericht.
   • Anpassen: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, kehren Sie zur Hauptseite des Reports zurück und grenzen Sie den Report weiter ein.
   • E-Mail: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, senden Sie ihn per E-Mail an andere.

   Einige Optionen sind nur verfügbar, wenn Sie über das Reportzentrum auf den Report zugreifen.

Zeitraum

Sie können einen der zahlreichen vordefinierten Reportingzeiträume aus den Feldern Reportingzeitraum und Ab-Datum auswählen oder einen eigenen Reportingzeitraum mithilfe der Felder Startdatum und Enddatum erstellen.

Reportfilter

Sie können die Liste nach Lieferant Namen oder Typ filtern. Sie können auch auswählen, ob Konten mit Nullsalden unterdrückt oder angezeigt und unbezahlte Kreditkartenkartentransaktionen ausgeschlossen werden sollen.

Festlegen von Filtern zum Eingrenzen Ihrer Reportergebnisse:

1. Um den Report so einzurichten, dass Ergebnisse für einen bestimmten Lieferantentyp angezeigt werden, wählen Sie das Anbietertyp und wählen Sie dann den Wert aus, der im Report enthalten sein soll.

   Sie können beispielsweise Auftragnehmer oder Distributoren auswählen.

2. Um nach Zahlungsübersicht zu filtern, wählen Sie das Zusammenfassung und wählen Sie dann die Zusammenfassung aus, die der Report enthalten soll.

   Um alle Zusammenfassungen einzuschließen, wählen Sie nichts aus.

3. Um den Report so einzurichten, dass Ergebnisse für einen bestimmten Lieferanten oder eine Reihe von Lieferanten angezeigt werden, verwenden Sie die Von Lieferant und An Lieferant Dropdown-Menüs.
   So verwenden Sie die Ab und An Felder

   Alle Ab und An Feldpaare funktionieren auf die gleiche Weise. Verwenden Sie sie, um Suchergebnisse in einem so breiten oder feinen Bereich zu erhalten, wie Sie es benötigen, von allem im System bis hin zu einem einzelnen spezifischen Objekt.

   So führen Sie diesen Report für ein einzelnes Objekt aus:

   1. Über die Schaltfläche Ab in der Dropdown-Liste das gewünschte Objekt aus.
   2. Über die Schaltfläche An in der Dropdown-Liste dasselbe Objekt aus.

   So führen Sie diesen Report für einen bestimmten Objektbereich aus:

   1. Über die Schaltfläche Ab Wählen Sie Liste das Objekt aus, das Sie am Anfang des Bereichs haben möchten.
   2. Über die Schaltfläche An Dropdown-Liste das gewünschte Objekt am Ende des Bereichs aus.

   So führen Sie diesen Report für alle Objekte aus:

   Lassen Sie beide Felder leer.

   Wenn Sie eine große Nummer von Objekten haben oder die Verarbeitung des Reports zu lange dauert, verwenden Sie die Option Ab und An Felder, um eine Reihe kleinerer Reports auszuführen. Sie können z. B. fünf Reports ausführen, jeweils einen für Objekte, deren Namen mit A–E, dann mit F-J, K-O, P-T und U-Z beginnen.

   Ein Objekt ist ein Sammelbegriff, der sich auf einen bestimmten DatenArtikel im System bezieht. Kunden, Lieferanten, Artikel und Konten sind Beispiele für Objekte.

4. Um nach mehreren Lieferanten zu filtern, wählen Sie Mehrere Lieferanten und wählen Sie dann Lieferanten auswählen.

   Wählen Sie im Pop-up-Fenster "Lieferanten auswählen" die Option Hinzufügen So fügen Sie einen Lieferanten oder einen Lieferantenbereich hinzu.

5. Um nach Lieferanten zu sortieren, wählen Sie "Lieferantengruppe" und dann die Gruppe aus der Dropdown-Liste aus.

6. In Einmalige Lieferanten anzeigenauszuwählen, wählen Sie das Symbol Einschließen Option zum Einbeziehen von Lieferanten, die Sie gelegentlich (oder "einmalig") verwenden.

   Wählen Sie das Symbol Gruppiert Option, einmalige Lieferanten als eigenständige Gruppe einzubeziehen. Auswählen Ausschließen wenn Sie keine einmaligen Lieferanten in Ihren Report aufnehmen möchten.

7. In Basierend aufauszuwählen, wählen Sie Belegdatum Wenn Sie möchten, dass der Report auf dem Datum basiert, an dem das entsprechende Dokument erstellt wurde, oder wählen Sie HB-Buchung um darauf zu basieren, wann die Transaktion im Hauptbuch erfasst wurde.
8. Wählen Sie das Symbol Alle Lieferanten einschließen Kontrollkästchen, um Transaktionen von allen Lieferanten einzubeziehen, einschließlich solcher mit Nullsalden.
9. Auswählen Nullsaldo-Lieferanten mit Aktivität einschließen Damit schließen Sie Konten mit Nullsalden ein.

Filter für mehrere Entitäten, mehrere Währungen

Unternehmen mit mehreren Entitäten und mehreren Währungen geben in ihren Filtern die Art der Währung, den Standort und die Abteilung an.

Transaktionswährung

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Währungen hat, können Sie Transaktionen basierend auf einer bestimmten Währung filtern. (Dieses Feld ist nur in einer Umgebung mit mehreren Währungen sichtbar.)  Über die Schaltfläche Transaktions-Währung Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Währung aus, die in der Report angezeigt werden soll.  Wenn Sie keine Währung auswählen, enthält der Report Transaktionen in Ihrer Basiswährung.

Standort und Abteilung

Die folgenden Filteroptionen werden nur angezeigt, wenn Sie in einer Umgebung mit mehreren Währungen und Entitäten arbeiten.

• Um den Report nach geografischem Standort zu filtern, geben Sie den Namen der Region, des Landes, des Status oder des Gebiets oder der Stadt in die Lage oder wählen Sie den Pfeil nach unten und dann den gewünschten Standort aus der angezeigten Liste aus.
  Der Standort ist erforderlich, um diesen Report auf der Top-Level auszuführen. Der von Ihnen angegebene Standort bestimmt die entsprechende Währung.
• Um den Report nach Abteilung innerhalb des Unternehmens zu filtern, geben Sie den Namen der Abteilung in die Spalte Abteilung oder wählen Sie den Pfeil nach unten und dann aus der angezeigten Liste die gewünschte Abteilung aus.
• Um die Auswahl im Feld "Standort" zu überschreiben, verwenden Sie das Symbol Anzeigen für -Feld.
  

  Der Standort, an dem Sie sich in der Organisation befinden, wirkt sich darauf aus, was der Report enthält.

  • Alle Standorte: Schließen Sie Daten für alle Standorte ein, unabhängig von der Entität, die Sie gerade verwenden.
  • Dieser Standort: Zeigen Sie nur die Daten des ausgewählten Standorts/der Entität/Gruppe, nicht aber die Daten seiner untergeordneten Elemente an.
  • Untergeordnete Standorte: Zeigen Sie nur die Daten der untergeordneten Elemente des ausgewählten Standorts oder der ausgewählten Entität an.

Transaktionen mit mehreren Einzelpositionen von verschiedenen Standorten

Wenn Sie eine Transaktion mit mehreren Einzelpositionen von verschiedenen Standorten aus erstellen, wird der Report nicht auf Positionsebene gefiltert.

Beispiel: Wenn Sie dieselbe Einrichtung für eine einzelne Transaktion verwenden, die Folgendes umfasst:

Position	Standort	Betrag
1	Kalifornien	$1000.00
2	New York	$1500.00

Unabhängig davon, was Sie in der Option "Anzeigen für" auswählen, zeigt der Report 2.500,00 USD an, was der Summe entspricht, nicht einzelnen Positionen.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Elemente im Abschnitt "Filter" dieser Reporteinstellungsseite beschrieben:

Feld "Filter"	Anmerkungen
Lieferantentyp	Ermöglicht es Ihnen, nur Daten für den hier angegebenen Lieferantentyp abzurufen. Standardmäßig ist dieses Feld leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Lieferantentypen liefert.
Zusammenfassung	Ermöglicht es Ihnen, die Daten in der ausgewählten Zusammenfassung abzurufen. Standardmäßig ist dieses Feld leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Zusammenfassungen erhält.
Lieferantenauswahl	Reichweite: Mit dieser Option können Sie den Report so einstellen, dass Ergebnisse für einen bestimmten Lieferanten oder einen bestimmten Lieferantenbereich mit dem Von Lieferant und An Lieferant Dropdown-Menüs. Standardmäßig sind diese Felder leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Lieferanten liefert. Mit dieser Option können Sie Folgendes auswählen Untergeordnete Lieferanten einschließen in Ihren Filterergebnissen verwenden. So verwenden Sie die Ab und An Felder Alle Ab und An Feldpaare funktionieren auf die gleiche Weise. Verwenden Sie sie, um Suchergebnisse in einem so breiten oder feinen Bereich zu erhalten, wie Sie es benötigen, von allem im System bis hin zu einem einzelnen spezifischen Objekt. So führen Sie diesen Report für ein einzelnes Objekt aus: Über die Schaltfläche Ab in der Dropdown-Liste das gewünschte Objekt aus. Über die Schaltfläche An in der Dropdown-Liste dasselbe Objekt aus. So führen Sie diesen Report für einen bestimmten Objektbereich aus: Über die Schaltfläche Ab Wählen Sie Liste das Objekt aus, das Sie am Anfang des Bereichs haben möchten. Über die Schaltfläche An Dropdown-Liste das gewünschte Objekt am Ende des Bereichs aus. So führen Sie diesen Report für alle Objekte aus: Lassen Sie beide Felder leer. Wenn Sie eine große Nummer von Objekten haben oder die Verarbeitung des Reports zu lange dauert, verwenden Sie die Option Ab und An Felder, um eine Reihe kleinerer Reports auszuführen. Sie können z. B. fünf Reports ausführen, jeweils einen für Objekte, deren Namen mit A–E, dann mit F-J, K-O, P-T und U-Z beginnen. Ein Objekt ist ein Sammelbegriff, der sich auf einen bestimmten DatenArtikel im System bezieht. Kunden, Lieferanten, Artikel und Konten sind Beispiele für Objekte. Mehrere Lieferanten: Mit dieser Option können Sie mehrere Lieferanten und Lieferantenbereiche hinzufügen, um Ihre Reportergebnisse besser auszurichten. Lieferantengruppe: Mit dieser Option können Sie nach allen Lieferanten innerhalb einer bestimmten Lieferantengruppe filtern.
Transaktionshäufigkeit	Ermöglicht es Ihnen, den Filter für Transaktionen mit dieser Währung anzugeben. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert, was bedeutet, dass der Report Transaktionen aller Währungen enthält. Der Report selbst ist jedoch in der Basiswährung.
Kreditkartentransaktionen aus Report ausschließen	Aktivieren Sie diese Option, um die Reports auszuführen, ohne Kreditkartentransaktionen einzubeziehen, die in "Verbindlichkeiten" erfasst wurden, denen aber noch keine Auszahlung zugeordnet ist. Dadurch wird sichergestellt, dass der Report "Bestandsbuch Verbindlichkeiten" ordnungsgemäß mit dem Hauptbuchkonto für Verbindlichkeiten verknüpft ist.
Standort	Ermöglicht die Beschränkung der Reportergebnisse auf einen bestimmten Standort oder eine bestimmte Standortgruppe. Für Unternehmen mit mehreren Währungen und mehreren Entitäten.
Abteilung	Ermöglicht die Beschränkung der Reportergebnisse auf eine bestimmte Abteilungsgruppe.
Einzelreport	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn jede Entität oder Abteilung, jeder Standort oder beide einen eigenen Report haben soll. Aufgrund ihrer potenziell großen Größe können Reports mit Abteilungen und Standorten auf einzelnen Seiten nur offline ausgeführt werden. Wenn Sie also das Symbol Einzel-Report können Sie nur auswählen Verarbeiten und speichern. Wenn Sie einzelne Reports auswählen, sind alle einzelnen Reports in einem einzigen Report oder einer Excel-Arbeitsmappe enthalten.
Abfrage bei Ausführung	Wird verwendet, wenn Sie sich einen Report merken und zu "Gemerkte Reports" wechseln. Wenn Sie den Report ausführen, werden keine der Filter angezeigt. Mit einer Eingabeaufforderung trifft der Benutzer die Auswahl, bevor er den Report ausführt oder akzeptiert, was zuvor im gemerkten Report gespeichert wurde.
Einmalige Lieferanten anzeigen	Lieferanten, die Sie gelegentlich (oder "einmalig") verwenden, werden normalerweise aus dem Report ausgeschlossen. Sie können sie in den Report aufnehmen, indem Sie Einschließenoder schließen Sie sie als eigenständige Gruppe ein, indem Sie Gruppiert.
Basierend auf	Sie können wählen, ob der Report darauf basieren soll, wann das entsprechende Dokument erstellt wurde oder wann die Transaktion im Hauptbuch erfasst wurde. Sie sehen den Datumstyp "Basierend auf" am Anfang des Reports.
Alle Lieferanten einschließen	Alle Lieferanten anzeigen, auch solche mit Nullsalden.
Nullsaldo-Lieferanten mit Aktivität einschließen	Wählen Sie diese Option aus, um alle Lieferanten anzuzeigen und diejenigen mit Nullsaldo auszuschließen, mit Ausnahme von Lieferanten, die einen Nullsaldo, aber eine Aktivität für den Zeitraum aufweisen.
Anzeigen für	Wählen Sie diese Option aus, um verschiedene Ansichten der Daten anzuzeigen, je nach ausgewähltem Standort oder Entität: Alle Standorte: Diese Option zeigt die Daten an, die auf den Standort oder die Entität und die jeweiligen untergeordneten Elemente gebucht wurden. Dieser Standort: Diese Option zeigt nur die Daten an, die auf den von Ihnen ausgewählten Standort oder die ausgewählte Entität gebucht wurden. Die Daten, die auf einen untergeordneten Standort gebucht wurden, werden nicht angezeigt. Untergeordnete Standorte: Diese Option zeigt nur die Daten an, die auf die untergeordneten Standorte des von Ihnen ausgewählten Standorts oder der Entität gebucht werden. Daten, die auf den übergeordneten Standort oder die übergeordnete Entität gebucht wurden, werden nicht angezeigt. Beispiel: Angenommen, Ihr Standort befindet sich in den USA > Kalifornien > San Francisco. Alle Standorte würde Transaktionen für die USA, Kalifornien und San Francisco anzeigen. Dieser Standort würde Transaktionen für die USA anzeigen. Untergeordnete Standorte würde nur Transaktionen für Kalifornien und San Francisco anzeigen.

Formatieren

In diesem Abschnitt können Sie die Sortierreihenfolge angeben und das Seitenlayout des Reports ändern.

Titel und Fußzeile

Titel, Untertitel und Fußzeilen betreffen nur die Druckversionen dieses Reports. Exportieren Sie die Daten in Excel oder CSV oder wählen Sie Drucken als PDF-Version erstellen.

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Inhalt dieses Reports

Der Standard-Report "Bestandsbuch Verbindlichkeiten" besteht aus den folgenden Spalten:

Überschrift "Report Spalte"	Beschreibung
Basierend auf	Der Datumsfilter, auf dem der Report basiert: Belegdatum HB-Erfassungsdatum
Lieferant	Der/die Lieferant(en), nach dem Sie gefiltert haben.
Datum	Das Datum der Dokument- oder HB-Buchung, abhängig von Ihrer Filterauswahl.
Dokument	Die Dokument-ID, z. B. die Scheck-Nummer bei einer Zahlung per Scheck.
Referenz	Eine Nummer, z. B. eine zugehörige Bestellung oder eine Konto-Nummer.
Notiz	Die mit Ihrem Lieferanten verknüpfte ID und der Name des Lieferanten.
Gebühren	Die Belastungen, die für den ausgewählten Zeitraum auf das Lieferanten-Konto gebucht wurden.
Zahlung	Die Guthaben, die für den ausgewählten Zeitraum auf das Lieferanten-Konto gebucht wurden.
Saldo	Der gesamte Betrag des Saldos, den Sie dem Lieferanten für den ausgewählten Zeitraum schulden.
Summe	Der Gesamtbetrag Betrag des Saldos, den Sie dem Lieferant für den ausgewählten Zeitraum schulden.

Sie können einen beliebigen Link auswählen, um weitere Details anzuzeigen.

Was sind externe Haben?

Externe Haben sind Korrekturen, Vorschüsse oder negative Rechnungen, die einer Entität gehören, aber auf Rechnungen in einer anderen Entität angewendet werden.

Beispiel: Sie haben eine Rechnung von Ihrer Entität in San Francisco und eine Korrektur von Ihrer Entität in Los Angeles. Innerhalb der Entität in San Francisco wenden Sie die Korrektur als Gutschrift auf die Rechnung an.

Wenn Sie den Report "Bestandsbuch" von einer der beiden Entitäten für diesen Zeitraum ausführen, wird der Eintrag "Externes Haben angewendet" angezeigt.

Um externe Haben auf dem Top-Level anzuzeigen, filtern Sie Bestandsbuch-Reports nach Entität. Externe Haben erscheinen nur in dem Zeitraum, in dem sie auftreten.