Diskrepanzen zwischen dem Nebenbuch Kreditorenbuchhaltung und dem Hauptbuch verstehen

Die folgende Liste beschreibt mögliche Gründe dafür, dass Ihr Nebenbuch und Ihr Hauptbuch für Verbindlichkeiten Unterschiede aufweisen können, und bietet Lösungen für jeden Grund.

Allgemeine Diskrepanzen

Mögliche Gründe, warum die beiden Reports nicht übereinstimmen:

  • Der ausgewählte Zeitraum umfasst Transaktionen, bei denen Guthaben teilweise oder vollständig verrechnet werden.

    Diese Transaktionen werden im Report "Bestandsbuch Verbindlichkeiten" nicht angezeigt, während die Report "Zahlungsausstände (Zeitraum)" in Verbindlichkeiten die offenen Salden für alle Transaktionen anzeigt.

  • Beim Filtern des Reports haben Sie keine einmaligen Lieferanten berücksichtigt.

    Führen Sie den Report "Kreditoren-Bestandsbuch" erneut aus und wählen Sie einmalige Lieferanten aus.

Der Report zu Zahlungsausständen basiert auf dem HB-Buchungsdatum, aber das von Ihnen gewählte Auswahldatum führt zu einer Nichtübereinstimmung, wenn eine Zahlung vor dem Rechnungsdatum erfolgt ist.

Lösung: Verwenden Sie eines der beiden folgenden Verfahren, um die Salden auszugleichen:

  • Machen Sie Journaleinträge, um:
    1. Verrechnen Sie die Zahlung.
    2. Fügen Sie die Zahlung im richtigen Zeitraum hinzu, indem Sie das Rechnungsdatum oder ein beliebiges Datum danach verwenden.
  • In der AP-Anwendung:
    1. Kehren Sie die Zahlung um.
    2. Erstellen Sie die Zahlung erneut (wählen Sie die Rechnung erneut zur Zahlung aus).

Beispiel: Sie erstellen am 1. Dezember eine Rechnung und haben fälschlicherweise erfasst, dass die Zahlung am 15. November erfolgt ist. Wenn Sie einen Journaleintrag vornehmen, um die Zahlung hinzuzufügen, oder die Rechnung erneut zur Zahlung auswählen, verwenden Sie den 1. Dezember oder ein beliebiges späteres Datum als Datum für die Zahlung.

Um zu verhindern, dass ein Zahlungsdatum jemals vor dem Rechnungsdatum liegt, stellen Sie sicher, dass die Option für Zahlungsdaten müssen nach dem Rechnungsdatum liegen ist in Ihrer Verbindlichkeiten-Konfiguration ausgewählt.

Einige Transaktionen wurden möglicherweise nicht korrekt importiert.

Lösung: Ermitteln Sie, ob Transaktionen in den ursprünglich importierten Transaktionen fehlen. Je nachdem, was Sie finden, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Wenn Transaktionen fehlten: Importieren Sie die fehlenden Transaktionen als historische Transaktionen.
  • Wenn Transaktionen nicht Es fehlen: Fügen Sie einen Journaleintrag hinzu, damit der Hauptbuch-Anfangssaldo mit dem Betrag der ursprünglich importierten Transaktionen übereinstimmt.

Fehlende Transaktionen

Mögliche Ursachen:

  • Rückbuchungen im falschen Zeitraum erfolgen. Überprüfen Sie Ihre Umkehrungen, um zu sehen, ob das Transaktionsdatum mit dem Umkehrungsdatum übereinstimmt. Wenn nicht, wurde die Transaktion wahrscheinlich in einem falschen Zeitraum zurückgebucht.
  • Kreditorenbuchhaltung falsch konfiguriert.

Lösungen:

  • Erstellen Sie für Umkehrungen, die im falschen Zeitraum vorgenommen wurden, einen Journaleintrag, um die Umkehrung aus dem falschen Zeitraum zu entfernen. Erstellen Sie dann einen weiteren Journaleintrag, um die Zurückbuchung dem richtigen Zeitraum hinzuzufügen.
  • Überprüfen Sie, ob die Konfiguration korrekt ist, und geben Sie sie bei Bedarf an. Klicken Sie auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren Seite:
    • Zeiträume der Zahlungsausstände korrigieren. Lassen Sie für die erste Zeile des Bereichs für den Zeitraum der Zahlungsausstände den Mindestbereich leer und setzen Sie den Höchstbereich auf 0.
    • Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen für Rückbuchungen als historische Transaktionen anzeigen aktiviert ist.

Externe Haben werden nur angezeigt, wenn Sie den Report nach einem Standort filtern. Wenn Sie den Report für das Top-Level ausführen und keinen Standort auswählen, werden diese Transaktionen nicht berücksichtigt. Weitere Informationen zu externen Gutschriften.

Lösung: Filtern Sie die Reports nach Standort.

Vorschüsse werden im Report "Bestandsbuch Verbindlichkeiten" angezeigt, wenn sie erstellt werden, und nicht, wenn sie auf eine Transaktion angewendet werden.

Dies ist das erwartete Verhalten. Journaleinträge, die direkt auf das Hauptbuchkonto für die Kreditorenbuchhaltung eingehen, fließen nicht in das Nebenbuch "Kreditorenbuchhaltung" ein.

Lösung: Manuelles abstimmen und verfolgen Sie direkte Journal Einträge, um sicherzustellen, dass das Hauptbuch mit dem Report für Zahlungsausstände (Zeitraum) in Verbindlichkeiten verknüpft ist. Wenn die Journaleinträge für die falschen Hauptbuchkonten codiert sind, bearbeiten Sie die Journaleinträge, um die Codierung zu korrigieren.

Wenn Sie eine Kreditkarte Transaktion in Zahlungsverkehr erstellen, wird die Betrag im Referenzkonto gebucht und die Verbindlichkeit Konto für die Transaktion.

Lösung: Wenn Sie die Kreditkartenausgleichszahlung erstellen, erstellt Intacct eine Rechnung und der Betrag wird im Hauptbuch auf dem Kreditoren-Konto erfasst.

Lösung: Ermitteln Sie den Betrag der Transaktionen, die als historisch importiert wurden, und erstellen Sie einen Journaleintrag, um das Kreditoren-Konto auszugleichen.