Planmäßige Rechnungsstellung einrichten – Verträge

In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie geplante Rechnungsläufe für Ihre Organisation einrichten.

1. Definieren Sie die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen.
2. Geplante Rechnungsrichtlinien erstellen
3. Definieren Sie die Rangfolge der Rechnung-Richtlinien.

1. Definieren Sie die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen

Alle Unternehmen, die die geplante Rechnungsstellung verwenden möchten, müssen eine E-Mail-Adresse angeben, um Benachrichtigungen über die Ausführung von Rechnungen zu erhalten. Wenn Sie eine allgemeine E-Mail-Adresse verwenden, überprüfen Sie den Posteingang regelmäßig.

Ob Sie die geplante Rechnungsstellung aktivieren müssen, hängt von Folgendem ab:

• Wenn Ihr Unternehmen nach dem 19. August 2022 Verträge abonniert hat, werden für Ihr Unternehmen automatisch geplante Rechnungsrichtlinien aktiviert.
• Wenn Ihr Unternehmen vor dem 19. August 2022 Verträge abonniert hat, können Sie sich bei Bedarf für geplante Rechnungsrichtlinien entscheiden.
  Die Aktivierung dieser Option ist dauerhaft. Die Erstellung von Rechnungen wird auf die Ebene beschränkt, auf der ein Vertrag in Unternehmen mit mehreren Entitäten erstellt wird. Wenn also ein Vertrag auf dem Top-Level erstellt wird, kann er nur auf dem Top-Level fakturiert werden. Wenn sie auf Entitätsebene erstellt wird, kann sie nur auf Entitätsebene fakturiert werden.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung > Konfiguration.
2. Wenn Ihr Unternehmen vor dem 19. August 2022 Verträge abonniert hat, wählen Sie das Kontrollkästchen "Richtlinien für geplante Rechnungen" aktivieren.
3. Geben Sie die entsprechende E-Mail-Adresse in die Leiste Benachrichtigungs-E-Mail zu geplanten Rechnungsrichtlinien -Feld.
4. Wählen Sie Speichern.

2. Geplante Rechnungsrichtlinien erstellen

Sie können entweder neue Rechnungsrichtlinien mit Terminierungsinformationen erstellen oder vorhandene bearbeiten, um Zeitpläne einzuschließen.

Beachten Sie das folgende erwartete Verhalten:

• Wenn Sie die Rechnungsrichtlinie auf der Top-Level eines Unternehmens mit mehreren Entitäten erstellen, können Sie die zu verwendende Rechnungsrichtlinie mehreren Entitäten zuweisen.
• Wenn Sie die Rechnungsrichtlinie auf Entitätsebene erstellen, kann die Rechnungsrichtlinie nur von dieser Entität verwendet werden.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung > Mehr und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Rechnungsrichtlinien.

2. Wählen Sie im Abschnitt Bezeichnung eine aussagekräftige Kennung ein.

   Diese Kennung wird in den entsprechenden Auswahllisten in Intacct angezeigt. Sie können den Bezeichnung Nachdem Sie die Rechnungsrichtlinie gespeichert haben.

3. Verwenden Sie "Ab Datum" festlegen auf Dropdown-Liste, um die Option auszuwählen, die die Standardeinstellung bestimmt Ab Datum wenn Intacct die Rechnungsrichtlinie ausführt.

   In diesem Feld wird die Funktion Nächstes Ausführungsdatum als Referenzpunkt. Wenn Sie z. B. angeben, Ende des Monats wie die "Ab Datum" festlegen auf Wert und der Nächstes Ausführungsdatum ist der 01. August, dann filtert Intacct ab dem 31. August nach Rechnungen, wenn die Rechnung Richtlinie ausgeführt wird.

4. Wählen Sie das Symbol Terminiert Kontrollkästchen.

   Intacct zeigt die Felder an, die sich auf die Planung von Rechnungsrichtlinien beziehen.

5. Wählen Sie mithilfe des Kalender-Tools die Startdatum für die Terminierung.

   Die Startdatum muss am oder nach dem heutigen Datum liegen. Dieses Datum ist das Nächstes Ausführungsdatum für die erste Ausführung der Rechnungsrichtlinie. Das nächste Ausführungsdatum ist das Rechnungsdatum und das HB-Buchungsdatum für alle geplanten Rechnungen.

6. Verwenden Sie Wiederholungen und Alle Felder zum Festlegen der Häufigkeit, mit der die Terminierung erfolgt.

   Beispiel: Wenn Wiederholungen = Monate und Alle = 1, führt Intacct die Rechnungsrichtlinie einmal im Monat aus.

7. Wählen Sie die anderen Filter wie gewünscht aus.

   Siehe Rechnungsrichtlinie: Feldbeschreibungen für Informationen zu den einzelnen Feldern.

8. Wählen Sie Speichern.

9. Testen Sie optional die Rechnungsrichtlinie mithilfe der Vorschau im Rechnungen generieren Seite.

   Wenn die Vorschau nicht die erwarteten Ergebnisse anzeigt, bearbeiten Sie die Richtlinie für die Rechnung, um die Filter anzupassen.

3. Definieren Sie die Rangfolge der Rechnungsrichtlinie

Legen Sie auf dem Tab Konfiguration der Rechnungsrichtlinien auf der Seite Verträge konfigurieren die Verarbeitungsreihenfolge für mehrere Rechnungsrichtlinien fest. Wenn Sie Rechnungsrichtlinien auf Top-Level eines Unternehmens mit mehreren Entitäten erstellen, können Sie diesen Tab auch verwenden, um die Rechnungsrichtlinien den gewünschten Entitäten zuzuweisen.

Angenommen, Ihr Unternehmen verfügt über zwei Rechnungsrichtlinien mit unterschiedlichen Filterkriterien, die beide dieselbe Rechnung enthalten und am selben Datum ausgeführt werden. Welcher Rechnungslauf soll Vorrang haben?

Sie können die Rechnungsrichtlinien per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge im Feld Rechnungsrichtlinien Rangfolge Dialogfenster. In der obigen Abbildung verarbeitet Intacct beispielsweise die Rechnungsrichtlinie zuerst in Zeile 1, dann in Zeile 2 usw.

Wenn Sie eine geplante Rechnungsrichtlinie auf Entitätsebene erstellen, weist Intacct sie automatisch der nächsten verfügbaren Zeile im Feld dieser Entität zu Rechnungsrichtlinien Rangfolge Tabelle. Angenommen, Entität A verfügt bereits über zwei geplante Richtlinien für Rechnungen. In Entität A erstellen Sie eine neue Richtlinie für geplante Rechnungen. Intacct weist die neue Richtlinie für geplante Rechnungen automatisch Zeile 3 in Geschäftsbereich A zu Rechnungsrichtlinien Rangfolge Tabelle. Sie müssen die Standardreihenfolge nur ändern, wenn Sie dies wünschen.

Wenn Sie eine geplante Rechnungsrichtlinie auf der Top-Level erstellen, müssen Sie die Rechnungsrichtlinie manuell zu einer oder mehreren Entitäten hinzufügen. Rechnungsrichtlinien Rangfolge Tabelle. Die Rechnungsrichtlinie wird erst verarbeitet, wenn sie mindestens einer Entität zugewiesen wurde Rechnungsrichtlinien Rangfolge Tabelle.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung > Konfiguration.
2. Wählen Sie das Symbol Konfiguration der Rechnungsrichtlinien Tab.
3. Wählen Sie das Symbol # Richtlinien für Rechnungen neben der entsprechenden Entität. Die Rechnungsrichtlinien Rangfolge Pop-up-Fenster wird angezeigt.
4. Verwenden Sie in der entsprechenden Zeile den Dropdown-Menü , um die gewünschte Rechnungsrichtlinie auszuwählen.

   Wenn dies beispielsweise die erste Rechnungsrichtlinie ist, die Intacct auswerten soll, verwenden Sie das Dropdown-Menü in Zeile 1.

   In den Dropdown-Listen werden nur geplante Rechnungsrichtlinien angezeigt.

5. Wiederholen Sie Schritt 4 für alle Rechnungsrichtlinien, die Sie für die ausgewählte Entität angeben möchten.
6. Wählen Sie Speichern.
7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6 für jede Entität, der Sie Rechnungsrichtlinien zuweisen möchten.
8. Auswählen Speichern So schließen Sie den Verträge konfigurieren Seite.