Rechnung vor Vertragsbeginn stellen

In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie automatisch eine Fakturierungs Terminierung erstellen, die vor dem Start einer Vertragsposition beginnt.

Dieses Thema gilt nur für befristete Verträge. Ein befristeter Vertrag hat sowohl Start- als auch Enddatum.

Informationen zur Vorschussabrechnung

Die Funktion "Rechnung im Vorschuss" erstellt automatisch Fakturierungszeitpläne, die vor dem Start einer Vertragsposition beginnen, sodass Sie Ihre Rechnungen früher versenden können. Beispiel: Sie haben eine Vertragsposition für eine Schulungs-Klasse, die für den 1. März geplant ist, möchten dem Kunden aber am 1. Februar eine Rechnung stellen.

Wenn Sie einen neuen Vertrag erstellen, definieren Sie die gewünschte Nummer der Tage oder Monate vor Vertragsbeginn, für die Sie die zugehörige Fakturierungs Terminierung starten möchten. Wenn Sie dem Vertrag eine Vertragsposition hinzufügen, beginnt die Fakturierungs Terminierung für die Vertragsposition automatisch am Startdatum der Vertragsposition abzüglich des Rechnung-in-Vorschuss-Zeitraums.

Das Enddatum endet standardmäßig am Enddatum der Vertragsposition abzüglich des Rechnung-in-Vorschuss-Zeitraums. Die Ausnahme ist, dass, wenn eine Fakturierungs Terminierung am letzten Tag eines Monats beginnt (z. B. 28. Februar) und der Rechnung-in-Vorschuss-Zeitraum Monate umfasst, der erste Fakturierungszeitraum am letzten Tag des betreffenden Monats und nicht am selben Tag Nummer wird (z. B. 31. Januar statt 28. Januar).

Vertrag für die Rechnung in Vorschuss einrichten

Sie müssen die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss definieren Vorher Für den Vertrag wurden Umsätze oder Ausgaben erfasst, Rechnungen generiert oder Mehrkomponentenvertrags-Zuordnungen definiert. Nach dem ersten Verbuchungs- oder Fakturierungsereignis können die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss nicht mehr bearbeitet werden.

Beachten Sie bei der Verwendung der Abrechnung im Vorschuss Folgendes:

• Es gibt keine Begrenzung für die Nummer Tage oder Monate in Vorschuss, die Sie Rechnung können.
• Nicht fakturierte Debitoren und nicht fakturierte Rechnungsabgrenzungsposten ("Buchungserlöse") für alle Vertragspositionen haben ein Buchung Datum, das dem Hauptbuch-Buchung-Datum der Vertragsposition entspricht, unabhängig vom tatsächlichen Fakturierungs- Terminierung Startdatum.

• Das Startdatum der Rechnung im Vorschuss darf nicht in einem geschlossenen Zeitraum liegen. Zum Beispiel, heute ist der 9. Februar und Sie haben gerade die Bücher für Januar geschlossen. Sie haben einen neuen Vertrag, der am 9. März beginnt. Der Zeitraum für die Rechnung im Vorschuss soll zwei Monate betragen. Wenn Sie den Vertrag speichern, versucht Intacct, eine Fakturierungs Terminierung zu erstellen, die am 9. Januar beginnt, aber fehlschlägt, da der Zeitraum geschlossen ist.

Sie können Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss definieren, wenn Sie einen neuen Vertrag erstellen, oder Sie können einen vorhandenen Vertrag bearbeiten. Im folgenden Verfahren wird davon ausgegangen, dass Sie einen vorhandenen Vertrag "In Bearbeitung" bearbeiten, um Informationen zur Rechnung im Vorschuss aufzunehmen.

1. Gehe zu Verträge > Alle auszuwählen, wählen Sie Verträgeauswählen und dann Bearbeiten neben den gewünschten Verträgen.
2. Wählen Sie im Abschnitt Vorausfakturierung im Vorschuss Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tage" oder "Monate" aus und geben Sie dann den Nummer von Tagen oder Monaten im Abschnitt Wenn -Feld.
3. Wählen Sie Speichern aus.

   Das System aktualisiert die Fakturierungszeitpläne für alle vorhandenen Vertragspositionen so, dass sie am Startdatum der entsprechenden Vertragsposition abzüglich der ausgewählten Länge/des ausgewählten Zeitraums für die Rechnung im Vorschuss beginnen.

4. Fügen Sie wie gewünscht Vertragspositionen hinzu.

   Die Option "In jede Rechnung aufnehmen" Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag für die Vertragsposition wird nicht unterstützt, wenn der Zeitraum Rechnung in Vorschuss = "Tage" ist. Wenn Sie während der Vertragslaufzeit mehr als einmal Rechnungen erstellen möchten, legen Sie den Wert Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag in "Fakturierungsvorlage verwenden" um.

   Sie können jetzt Eine Rechnung generieren für den Vertrag gemäß Ihrem Geschäftsprozess festlegen.

Abrechnungszeitpläne für Rechnung im Vorschuss bearbeiten

Sie können eine Rechnung-in-Vorschuss-Fakturierungs Terminierung bearbeiten, um das Startdatum der Fakturierung nach Bedarf zu ändern, mit der Ausnahme, dass Sie das Startdatum nicht auf ein Datum vor dem standardmäßigen Startdatum der Fakturierung ändern können. Die Fakturierungszeitplan-Terminierung muss am oder nach dem standardmäßigen Fakturierungsstartdatum beginnen, außer in bestimmten Szenarien, in denen das Hauptbuch-Buchungsdatum ein anderes Datum ist. Siehe Wie sich das HB-Buchungsdatum der Vertragsposition auf die Fakturierungszeitpläne auswirkt um weitere Informationen zu erhalten.

Wenn beispielsweise das standardmäßige Startdatum der Fakturierung Terminierung und das Hauptbuch-Buchung Datum der 1. Juli ist, können Sie die Fakturierungs Terminierung so ändern, dass sie am 15. Juli beginnt, aber Sie können sie nicht so ändern, dass sie am 30. Juni beginnt. Beachten Sie, dass auch wenn Sie das Startdatum der Fakturierung Terminierung ändern, die nicht fakturierten Debitoren und die nicht fakturierten Rechnungsabgrenzungsposten ("Buchungserlöse") für die Vertragsposition weiterhin ein Buchung Datum haben, das dem Hauptbuch-Buchung Datum entspricht.

Informationen zum Bearbeiten einer Terminierung für die Fakturierung finden Sie unter Fakturierungspläne.

Parameter für die Rechnung im Vorschuss für Vertragsverlängerungen festlegen

Sie können separate Parameter für die Rechnung im Vorschuss speziell für Vertragsverlängerungen definieren. Alle Vertragspositionen im untergeordneten Verlängerungsvertrag beginnen ihre Abrechnungszeitpläne standardmäßig am Startdatum der untergeordneten Vertragsposition abzüglich des Rechnung-in-Vorschuss-Zeitraums. Sie können den untergeordneten Vertrag bearbeiten und die Einstellungen für die Rechnung-in-Vorschuss (vor der Rechnungsstellung oder Umsatzrealisierung) und/oder die Abrechnungsdaten der Vertragsposition Terminierung nach Bedarf ändern.

Wenn Sie dem Quellvertrag für die Rechnung im Vorschuss eine Vertragsposition hinzufügen, nachdem dieser verlängert wurde, wird die Vertragsposition automatisch dem untergeordneten Vertrag hinzugefügt. Dieser "Link" ist nur anwendbar, wenn Sie eine neue Vertragsposition hinzufügen. Änderungen an vorhandenen Vertragspositionen im Quellvertrag werden nicht an den untergeordneten Vertrag weitergegeben.

Sie können Einstellungen für die Verlängerungs-Rechnung im Vorschuss definieren, wenn Sie einen neuen Vertrag erstellen, oder Sie können einen vorhandenen Vertrag bearbeiten, um sie hinzuzufügen. Im folgenden Verfahren wird davon ausgegangen, dass Sie einen vorhandenen Vertrag mit dem Status "In Bearbeitung" bearbeiten, um Informationen zur Rechnung für Verlängerungen mit Vorschuss zu enthalten.

1. Gehe zu Verträge > Alle >Verträge.

2. Auswählen Bearbeiten neben den gewünschten Verträgen.
3. Wählen Sie das Symbol Verlängerungen Tab.
4. Wenn der Vertrag nicht für eine Verlängerung eingerichtet ist, wählen Sie das Verlängern aktivieren Sie ein Erneuerungsvorlageund geben Sie das Verlängerungsdauer und Zeitraum. Erfahren Sie mehr zum Thema Einen Vertrag zur Verlängerung einrichten.
5. Wählen Sie im Abschnitt Vorausfakturierung im Vorschuss Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tage" oder "Monate" aus und geben Sie dann den Nummer von Tagen oder Monaten im Abschnitt Wenn -Feld.

   Wenn das Startdatum der Rechnung im Vorschuss vor dem Startdatum der Verlängerungsvorlage liegt, wird oben auf der Seite eine Informationsmeldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass die Verlängerung am Startdatum der Rechnung im Vorschuss erstellt wird.

6. Wählen Sie Speichern.

Vorgehensweise, wenn nicht alle Vertragspositionen in Vorschuss Rechnung sollen

Die Einstellungen für die Vorschussfakturierung wirken sich auf alle Vertragspositionen in einem Vertrag aus. Sie wirken sich auch auf Vertragsverlängerungen aus, da in der Regel ein Vertrag über die Rechnung im Vorschuss mit festgelegten Parametern für die Rechnung im Vorschuss verlängert wird. Wenn Sie einen Vertrag haben, bei dem nicht alle Vertragspositionen in Vorschuss Rechnung sollen, gibt es mehrere Möglichkeiten, die gewünschten Fakturierungszeitpläne für die verschiedenen Vertragspositionen zu erreichen. Einige Optionen umfassen Folgendes:

• Wenn Sie den Vertrag zum ersten Mal einrichten, erstellen Sie zwei Verträge: einen mit den Vertragspositionen, die in Vorschuss Rechnung werden, und einen mit den Vertragspositionen, die nicht in Vorschuss Rechnung. Diese Lösung funktioniert, wenn keine der Vertragspositionen an Mehrkomponentenverträgen beteiligt ist.
• Ändern Sie im übergeordneten Rechnung-in-Vorschuss-Vertrag und im untergeordneten Rechnung-in-Vorschuss-Vertrag nach der Verlängerung das Hauptbuch-Buchung-Datum für die Vertragspositionen, die nicht in Vorschuss Rechnung, auf das entsprechende spätere Datum. Sie können dies manuell oder über die API tun.
• Geben Sie bei der Ersteinrichtung des Vertrags keine Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss an. Ändern Sie stattdessen das Hauptbuch-Buchung Datum für die Vertragspositionen, die Vorschuss Rechnung sollen, auf das entsprechende frühere Datum. Sie müssen dies auch nach der Verlängerung im untergeordneten Vertrag tun, wenn die Vertragsposition für die Verlängerung auch in Vorschuss Rechnung soll.
• Wenn die Vertragspositionen, die nicht in Vorschuss Rechnung sollen, Fakturierungsvorlagen verwenden können, verwenden Sie Fakturierungsvorlagen mit den entsprechenden Verrechnungswerten, mit denen die Fakturierung entsprechend Terminierung beginnt. Wenn der Zeitraum für die Rechnung im Vorschuss beispielsweise einen Monat beträgt, hat der erste Eintrag in der Fakturierungsvorlage den Verrechnungswert 1. Um diese Lösung verwenden zu können, muss die Option "Fakturierungszeitpläne" auf der Seite "Verträge konfigurieren" auf "Standardfakturierungs Terminierung nicht ändern" eingestellt sein.

Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss aus einem Vertrag entfernen

Angenommen, Ihr Original Rechnung-in-Vorschuss-Vertrag wurde verlängert, aber Sie entscheiden später, dass Sie den untergeordneten Vertrag nicht in Vorschuss Rechnung möchten. Wenn für den untergeordneten Vertrag keine Einnahmen oder Ausgaben erfasst wurden oder Rechnungen dafür generiert wurden, können Sie die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss entfernen. Wenn der Vertrag über eine Mehrkomponentenvertrags-Zuweisung verfügt, müssen Sie Mehrkomponentenvertrag-Zuteilung löschen bevor Sie diesen Vorgang abschließen.

1. Gehe zu Verträge > Alle >Verträge.

2. Suchen Sie den Vertrag, für den Sie die Rechnung im Vorschuss entfernen möchten.
3. Öffnen Sie den Vertrag in Bearbeiten Modus.
4. Wählen Sie im Abschnitt Vorausfakturierung Abschnitt aus, entfernen Sie die Nummer im ersten Feld und verwenden Sie dann die Dropdown-Liste im zweiten Feld, um die leere Zeile oben in der Liste auszuwählen.

   Beide Felder sollten jetzt leer sein.

5. Wählen Sie Speichern aus.

   Das System setzt die Fakturierungszeitpläne so zurück, dass sie am Startdatum der Vertragsposition beginnen.

Standardeinstellungen für die Rechnung im Vorschuss für einen Kunden definieren

Wenn Sie möchten, dass die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss für einen Kunden immer auf einen bestimmten Zeitraum festgelegt sind, können Sie die Standardeinstellungen im Kunden-Datensatz definieren. Wenn Sie einen Vertrag für den Kunden erstellen, füllt das System die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss automatisch mit den Einstellungen für den Kunden aus. Sie können die Standardeinstellungen für Rechnungen im Voraus je nach Vertrag ändern oder entfernen.

1. Gehe zu Verträge > Alle >Kunden.

2. Auswählen Bearbeiten neben dem gewünschten Kunden.
3. Wählen Sie den Tab Zusätzliche Informationen aus.
4. Wählen Sie im Abschnitt Vorausfakturierung im Vorschuss Abschnitt von die Rechnungsdetails Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tage" oder "Monate" aus und geben Sie dann den Nummer von Tagen oder Monaten.
5. Wählen Sie Speichern.