Momentaufnahmenvorschau

Ein Vorschau-Snapshot ist ein gespeicherter Datensatz, der eine Gruppe potenzieller Rechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt darstellt. Sie können Vorschau-Momentaufnahmedaten in benutzerdefinierten Reports verwenden, z. B. in Rechnung Prognose- oder Pre-Rechnung-Reports.

Informationen zu Vorschau-Snapshots

Auf der Seite "Rechnungen generieren" haben Sie die Möglichkeit, Filterkriterien festzulegen und dann die Vorschau auszuführen, mit der Sie die Rechnungsdaten überprüfen können, bevor Sie eine der Rechnungen erstellen. Wenn Sie die Vorschau ausführen, zeigt Intacct alle Rechnungen an, die die angegebenen Filterkriterien erfüllen, mit Daten, die zu diesem Zeitpunkt vorhanden sind. Sie können diesen Datensatz als Vorschau eines Schnappschusses und dann den Vorschau-Snapshot in einem Benutzerdefinierter Report verwenden.

Beachten Sie die folgenden Informationen zu Vorschau-Snapshots:

• Ein Vorschau-Snapshot ist statisch und erfasst, wie die Rechnung zum Zeitpunkt der Erstellung des Snapshots aussieht.
• Sie können einen Snapshot nicht "bearbeiten". Wenn Sie andere Daten wünschen, können Sie die entsprechenden fakturierbaren Transaktionen bearbeiten oder andere Filter für "Rechnung generieren" festlegen, die Vorschau erneut ausführen und dann einen weiteren Vorschau-Snapshot erstellen, der die geänderten Daten enthält.
• Da Sie so viele Vorschau-Schnappschüsse erstellen können, wie Sie möchten, erhalten Sie möglicherweise viele Vorschau-Schnappschüsse. Sie können die Vorschau-Snapshots nach Bedarf entfernen, da das Löschen dieser Datensätze keine Auswirkungen auf die tatsächlichen Rechnungsdaten hat.
• Obwohl Intacct Ihnen zunächst einen benutzerdefinierten Musterreport zur Verfügung stellt, müssen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Reports erstellen, um Vorschau-Snapshot-Daten zu verwenden.
• Sie können keine Rechnungen aus einem Vorschau-Snapshot generieren. Sie können Rechnungen mit denselben ausgewählten Filterkriterien und demselben "Ab Datum" generieren, die auch bei einem Vorschau-Snapshot verwendet werden. Die Rechnungsdaten können jedoch abweichen, wenn Änderungen an den Daten für fakturierbare Transaktionen vorgenommen wurden.

Erstellen eines Vorschau-Snapshots

Sie erstellen einen Vorschau-Snapshot auf der Seite "Rechnungen generieren". Sie können so viele Vorschau-Snapshots erstellen, wie Sie möchten. Wenn Sie wissen, dass Sie viele Vorschau-Momentaufnahmen erstellen werden, sollten Sie eine Benennungs-Konvention verwenden, die mit dem Datum/der Uhrzeit beginnt, zu der Sie den Vorschau-Momentaufnahme erstellt haben, damit Sie beim Ausführen eines Report problemlos den entsprechenden Vorschau-Momentaufnahme auswählen können. Beispiel: "15.06.JJ-10:30 Uhr Vorlauf der Rechnung".

1. Gehe zu Verträge > Alle > Fakturierung > Rechnungen generieren.

2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Legen Sie die Filter nach Bedarf fest.
   • Verwenden Sie Rechnungsrichtlinie Dropdown-Liste zum Auswählen eines gespeicherten Filtersatz.

   Verwenden Sie Ausnahmefilter, um eine Vorschau oder einen Report über fakturierbare Transaktionen anzuzeigen, die in Projektrechnungen aufgenommen werden könnten, aber derzeit aufgrund ihres Genehmigungsstatus und/oder Preisproblemen von der Rechnungsstellung ausgeschlossen sind.

3. Wählen Sie Vorschau aus.

   Intacct zeigt alle Rechnungen an, die die Filterkriterien erfüllen.

4. Wenn Sie die gewünschten Ergebnisse nicht sehen, passen Sie die Filterkriterien an und wählen Sie Vorschau schon wieder.
5. Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, wählen Sie Mehr Aktionen und wählen Sie Vorschau-Snapshot erstellen.

6. Wählen Sie im Abschnitt Vorschau-Snapshot erstellen ein aussagekräftiges Bezeichnung für den Vorschau-Snapshot und wählen Sie OK.

   Intacct zeigt oben auf der Seite ein Häkchen und einen Link zum Vorschau-Snapshot an.

7. Wenn Sie den Vorschau-Snapshot anzeigen möchten, wählen Sie das Symbol Schnappschuss anzeigen oben auf der Seite.

Vorschau-Snapshot anzeigen

1. Gehe zu Verträge > Alle >Fakturierung > Vorschau von Schnappschüssen.

2. Wählen Sie im Abschnitt Vorschau von Schnappschüssen Liste, wählen Sie Ansehen neben dem gewünschten Vorschau-Snapshot.
3. Um Details zu einer bestimmten potenziellen Rechnung anzuzeigen, wählen Sie das Symbol Link zum Transaktions-Betrag neben der gewünschten Rechnung.

Vorschau-Snapshot in einem Benutzerdefinierter Report verwenden

Sie benötigen einen Benutzerdefinierter Report, der für die Verwendung mit Vorschau-Snapshots konfiguriert ist. Intacct stellt einen Beispiel-Snapshot-Report für die Rechnungsvorschau bereit, den Sie als Ausgangspunkt verwenden können, um Ihren eigenen Benutzerdefinierten Report zu erstellen. Erfahren Sie, wie Sie Installieren Sie den beispielhaften Snapshot-Report für die Rechnungsvorschau.

Im folgenden Verfahren wird beschrieben, wie Sie einen Vorschau-Snapshot im Benutzerdefinierten Musterreport für einen Rechnungsvorschau-Snapshot verwenden.

1. Gehen Sie zu Reports > Alle > Erweitert > Benutzerdefinierte Reports.

2. Wählen Sie im Abschnitt Verträge Abschnitt und wählen Sie Schnappschuss Rechnungsvorschau.
3. Verwenden Sie Name des Vorschau-Momentaufnahme Dropdown-Liste, um den gewünschten Vorschau-Snapshot auszuwählen.
4. Füllen Sie die Felder im Report aus Filter, Formatund Titel Abschnitte nach Bedarf.
5. Wählen Sie Anzeigen aus.

Vorschau-Snapshot löschen

Da Sie so viele Vorschau-Schnappschüsse erstellen können, wie Sie möchten, erhalten Sie möglicherweise viele Vorschau-Schnappschüsse. Sie können die Vorschau-Snapshots nach Bedarf entfernen, da das Löschen dieser Datensätze keine Auswirkungen auf die tatsächlichen Rechnungsdaten hat.

1. Gehe zu Verträge > Alle >Fakturierung > Vorschau von Schnappschüssen.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Datensatz Löschen -Spalte neben jedem gewünschten Vorschau-Snapshot.
3. Wählen Sie Entfernen aus. Wählen Sie je nach Ihren Benutzer Einstellungen zur Bestätigung der entfernen OK.

Feldbeschreibungen:

Feldbeschreibungen für "Vorschau von Schnappschüssen"

Feld	Beschreibung
Name	Der Name des Vorschau-Snapshots.
Ab Datum	Das Datum am oder vor dem Datum, das die im Vorschau-Snapshot enthaltenen Rechnungsdaten enthält.
Geplantes Abrechnungsstartdatum	Wenn der Vorschau-Snapshot Daten innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs enthält, wird in diesem Feld das erste (Start-)Datum für den Datumsbereich angezeigt. In diesem Szenario zeigt das "Ab-Datum" das Enddatum des Datumsbereichs an.
Transaktionsdefinition	Die vorgeschlagene Transaktionsdefinition, die bei der Erstellung der Rechnungen verwendet werden soll.
Rechnungs-/Buchungsdatum	Die vorgeschlagenen Rechnungs- und Hauptbuch-buchen Daten, die bei der Erstellung der Rechnungen verwendet werden sollen. Die Darstellung der Datumsfelder hängt von der Debitorenbuchhaltung Ihres Unternehmens ab Überschreiben des HB-Buchungsdatums während der Eingabe aktivieren Konfigurationsoption. Wenn die Option auf "false" gesetzt ist, wird ein Feld mit dem Namen Rechnungs- und HB-Buchungsdatum erscheint. Wenn die Option auf "true" gesetzt ist, werden zwei Felder mit dem Namen Rechnungsdatum und Buchungsdatum erscheinen.
Rechnungsnachricht	Der vorgeschlagene Text, der auf Dokumenten angezeigt werden soll, die bei der Rechnungsgenerierung aus den Rechnungen gedruckt werden.
Preisliste für Projektfakturierung	Zeigt ggf. die Projekt-Preisliste an, die zum Überschreiben der Preise für alle fakturierbaren Transaktionen im Zusammenhang mit Projekten im Vorschau-Snapshot verwendet wird.
Fakturierung bis	Für die Rechnungen wurde eine oder mehrere der folgenden Optionen für "Fakturierung von" verwendet: Rechnungsempfänger Vertrag Kunde Projekt
Filter Einzuschließende Transaktionen Ausnahmefilter	In diesen Abschnitten werden die Filtereinstellungen für "Rechnungen generieren" angezeigt, die zum Erstellen des Vorschau-Snapshots verwendet werden. Siehe Feld "Rechnungen generieren" nach Feldbeschreibungen finden Sie detaillierte Informationen zu den einzelnen Filtern.
Zusammenfassung der Rechnungen	Zeigt die folgenden Informationen an: Die Nummer der Rechnungen, die im Vorschau-Snapshot enthalten sind Die Nummer der Kunden, die mit den Vorschaurechnungen verknüpft sind Der gesamte Basisbetrag der kombinierten Vorschaurechnungen
Rechnungen	Zeigt Informationen zu den potenziellen Rechnungen an, die im Vorschau-Snapshot enthalten sind.
Kunde	Der Kunde, der mit der entsprechenden Rechnung verknüpft ist. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um den Kunden in einem separaten Browserfenster anzuzeigen.
Vertrag	Der Vertrag, der der entsprechenden Rechnung zugeordnet ist. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um den Vertrag in einem separaten Browserfenster anzuzeigen.
Rechnungsempfänger	Der Kontakt der Rechnung, der den Vertragspositionen zugeordnet ist, die der entsprechenden Rechnung zugeordnet sind. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um den Kontakt der Rechnung in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die ausgewählten Optionen für "Fakturierung von" "Rechnung an" enthalten.
Versandempfänger	Die Kontakt des Warenempfängers, die den Vertragspositionen zugeordnet sind, die dem entsprechenden Rechnung zugeordnet sind. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um die Kontakt des Warenempfängers in einem separaten Browserfenster anzuzeigen.
Projekt	Das Projekt, das der entsprechenden Rechnung zugeordnet ist. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um das Projekt in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Diese Option wird nur angezeigt, wenn die ausgewählten Optionen für "Fakturieren von" Projekt enthalten.
Begriff	Die Nettobedingung, die für die entsprechende Rechnung verwendet wird. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um die Bedingung in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Wenn die Rechnung mehrere Verträge mit mehr als einer Laufzeit enthält, wird auf der Rechnung die Nettolaufzeit verwendet, die im Datensatz des Kunden angegeben ist.
Währung	Die Transaktionswährung, die der entsprechenden Rechnung zugeordnet ist.
Transaktionsbetrag	Der Betrag der entsprechenden Rechnung, ausgedrückt in der Transaktionswährung des Vertrags. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um die in der Rechnung enthaltenen fakturierbaren Transaktionen in einem separaten Browserfenster zu überprüfen.
Basisbetrag	Der Betrag der entsprechenden Rechnung, ausgedrückt in der Basiswährung.