Informe del registro de facturas
El informe de Registro de facturas muestra las facturas que has recibido de los proveedores en el periodo de tiempo especificado, así como las regularizaciones de cuenta que se han introducido. Cada factura que aparece en la lista muestra la fecha, el identificador de proveedor y el nombre, factura número de teléfono móvil, descripción (si corresponde), la fecha de vencimiento y importe.
Para obtener información sobre las condiciones que pueden diferir según tu ubicación, consulta Terminología en todas las configuraciones regionales.
Con el informe, puedes:
- Ver facturas y regularizaciones
- Consulta los detalles de pago de las facturas, incluido el método de pago y la fecha
- Consulta los detalles del crédito, incluidas las facturas a las que se aplicó una regularización en particular
- Ver los subtotales de los importes de facturación por proveedor o ubicación
Para generar este informe, ve a Cuentas a pagar > Todos > informes > registros > facturas.
| Suscripción |
Cuentas a pagar |
|---|---|
| Tipo de usuario |
Negocio, Empleado, Aprobación |
| Permisos | Ejecutar informe de registro de facturas |
Ver un informe mensual
- En la página de configuración del informe, selecciona Ver.
El informe muestra todos los resultados del periodo de informe predeterminado.
- Para refinar el informe, selecciona Personalizar.
Algunas de las configuraciones personalizadas persisten de una sesión a otra, pero otras no.
Cuando regrese a esta página, la siguiente configuración conserva los cambios realizados anteriormente:
- Todos los campos de la Formato Sección
- Todos los campos de la Títulos Sección
- Casillas de verificación y botones de opción en el Filtros Sección
Por ejemplo, si introduces Mi último informe en el Título del informe 1 , la próxima vez que ejecute este informe, el Título del informe 1 Expositores de cajas Mi último informe.
Los siguientes campos muestran la configuración predeterminada cada vez que vuelves a esta página para ejecutar este informe. Si cambiaste alguno de estos ajustes la última vez que ejecutaste este informe, tienes que volver a cambiarlo. Estos campos no conservan los cambios:
- Periodo de tiempo Sección
- Los menús desplegables en el archivo Filtros Sección
No todos los informes incluyen todas las secciones anteriores.
Personalizar y ejecutar
Antes de ejecutar el informe, puedes seleccionar el periodo de tiempo y los tipos de elementos que se van a incluir, y especificar cómo quieres que aparezca el informe.
-
Selecciona el periodo del informe en el menú desplegable o introduce las fechas de inicio y finalización que deseas que cubra el informe. Si no especificas un periodo de informe, el sistema genera un informe para el mes actual hasta la fecha.
Puedes especificar el periodo del informe o las fechas de inicio y finalización, pero no ambas.
-
Establece los filtros para obtener los datos específicos que deseas.
Los filtros permiten incluir o excluir tipos específicos de datos en el informe, como el proveedor y la ubicación. Como regla general, para obtener menos resultados y más precisos en el informe, establece más filtros.
-
Dale formato al informe.
Las opciones de formato varían de informe a informe. Por lo general, puede establecer el diseño del informe o organizar cómo agrupar y mostrar los datos contenidos en el informe.
- Escribe un texto de título, subtítulo y pie de página para el informe.
-
Para ver, procesar, guardar, exportar o personalizar el informe o añadirlo al panel de control, selecciona una de las siguientes opciones:
- Ver: Consulta el informe ahora en el navegador.
- Imprimir: Muestra el informe ahora, en formato PDF imprimible.
- Procesar y almacenar: Genera el informe y guárdalo para acceder a él más adelante. Los informes se pueden almacenar en la lista Mis informes almacenados o entregarse en una ubicación de almacenamiento en la nube, como Dropbox. Más información sobre Procesamiento y almacenamiento de informes.
- Añadir al panel de control: Añade el informe a tu panel de control.
-
Memorizar: Memoriza (es decir, guarda) el informe para que más adelante puedas volver a consultarlo o modificarlo y volver a ejecutarlo.
Puedes programar informes guardados para que se ejecuten de forma recurrente. Intacct puede enviar automáticamente los informes por correo electrónico o entregarlos en una ubicación de almacenamiento en la nube.
- Exportar: Exporta el informe a un archivo independiente que luego puedes distribuir o guardar en tu unidad local. Los formatos de archivo a los que se pueden exportar los datos del informe varían de un informe a otro.
- Personalizar: Después de ejecutar el informe, vuelve a la página principal del informe y refina aún más el informe.
- Correo electrónico: Después de ejecutar el informe, envía un correo electrónico a otros usuarios.
Algunas opciones solo están disponibles si accedes al informe desde el Centro de informes.
Puede usar prueba y error para obtener los resultados precisos que desea. Solo tienes que rellenar los campos deseados y seleccionar Ver para ver el informe. Si los resultados no son los que deseas, selecciona Personalizar para volver a la página de configuración del informe y refinar aún más el informe. Repite este proceso hasta que estés satisfecho.
En el caso de los informes financieros complejos que se ejecutarán con regularidad, guarda el informe una vez que hayas terminado de configurarlo. La próxima vez que estés listo para ejecutar el informe, solo tienes que cambiar el A fecha de antes de ejecutar el informe.
Periodo de tiempo
Puedes utilizar uno de los periodos de informe predefinidos disponibles en la Periodo de informe y A fecha de Fecha o cree su propio periodo de informe utilizando el parámetro Fecha de inicio y Fecha de finalización cajas.
En el Periodo de tiempo , realiza una de las siguientes acciones:
- Utilice el parámetro Periodo de informe lista desplegable para seleccionar el periodo de informe. Introduce una fecha en la carpeta A fecha de o utiliza la herramienta de calendario para seleccionar una fecha.
- Introduce un específico Fecha de inicio, Fecha de finalización, o ambos. También puedes utilizar la herramienta de calendario para seleccionar las fechas deseadas.
Si completas todos los campos del periodo de tiempo (es decir, si rellenas el parámetro Periodo de informe, A fecha de, Fecha de inicio, y Fecha de finalización campos), Intacct genera el informe en función de las fechas de inicio y finalización. Ignora el A fecha de.
En la tabla siguiente se describen los campos de la Periodo de tiempo sección.
| Campo | Descripción |
|---|---|
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Periodo de informe |
Estos periodos son relativos a la A fecha de. Todos los periodos comienzan el primer día del periodo, como el primer día del mes, trimestre o año que selecciones. |
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A fecha de |
La fecha que Intacct utilizará como línea de base para el periodo de informe que selecciones. El valor predeterminado es la fecha de hoy. |
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Fecha de inicio |
Deja el archivo Fecha de inicio en blanco para incluir toda la información desde la fecha más temprana de los datos de Intacct hasta la fecha de finalización inclusive. |
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Fecha de finalización |
Deja el archivo Fecha de finalización En blanco para incluir toda la información desde la fecha de inicio hasta hoy. |
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Avisar al ejecutar |
Selecciona esta casilla de verificación para obligar a Intacct a esperar a que tú (o cualquier persona que utilice este informe) introduzcas una ubicación, un departamento o un periodo de tiempo antes de ejecutar el informe. |
Filtros del informe
Puedes utilizar la sección Filtros para filtrar la lista de facturas y regularizaciones por proveedor o tipo de proveedor. Además, puedes incluir opcionalmente información adicional sobre cómo se pagaron las facturas o cómo se aplicaron los ajustes a las facturas.
- Para mostrar los resultados de un proveedor específico, selecciona el icono Del proveedor y, a continuación, selecciona el proveedor que deseas incluir en el informe.
- Desde el Desde en la lista desplegable, seleccione el objeto que desee.
- Desde el Para desplegable lista, seleccione el mismo objeto.
- Desde el Desde lista desplegable, selecciona el objeto que deseas al principio del rango.
- Desde el Para en la lista desplegable, selecciona el objeto que deseas al final del rango.
- Para mostrar los resultados de un tipo de proveedor específico, seleccione el icono Tipo de proveedor y, a continuación, elige el tipo de proveedor que deseas que incluya el informe, como consultores o distribuidores.
Todos Desde y Para Los pares de campos funcionan de la misma manera. Utilícelos para obtener resultados de búsqueda en un rango tan amplio o tan fino como necesite, desde todo en el sistema hasta un solo objeto específico.
Para ejecutar este informe para un solo objeto:
Para ejecutar este informe para un rango específico de objetos:
Para ejecutar este informe para todos los objetos:
Deja ambos campos en blanco.
Si tienes un gran número de teléfono móvil o el informe tarda demasiado en procesarse, utiliza el parámetro Desde y Para campos para ejecutar una serie de informes más pequeños. Por ejemplo, puedes ejecutar cinco informes, uno para cada uno de los objetos cuyos nombres comiencen por A-E, luego F-J, K-O, P-T y U-Z.
Un objeto es un término general que se refiere a cualquier artículo de datos específico en el sistema. Los clientes, los proveedores, los artículos y las cuentas son ejemplos de objetos.
- Para mostrar los resultados de un proveedor específico o un rango de proveedores, utiliza el parámetro Seleccionar proveedor cuadros de lista.
- Si tu sociedad tiene varias entidades y utiliza varias divisas, selecciona la ubicación que debe utilizar el informe (obligatorio) y, opcionalmente, el departamento y la divisa base que debe utilizar el informe. Selecciona también las ubicaciones en las que basar el informe (independientemente de la ubicación que hayas elegido en el paso de vista previa).
- Selecciona si deseas Mostrar detalles de la transacción Para facturas y regularizaciones, como la cuenta, el departamento, la ubicación, la asignación y la nota.
- Selecciona si deseas mostrar detalles sobre cómo se pagaron las facturas y cómo se aplicaron los ajustes. Si se realizaron varios pagos a una factura o si se aplicó una regularización a varias facturas, este detalle se desglosa en varias líneas.
- Para mostrar detalles sobre cómo se realizaron los pagos (como el método de pago y el número de teléfono móvil), selecciona el icono Mostrar detalles de pago casilla de verificación.
- Para mostrar detalles sobre dónde se aplicaron las regularizaciones, selecciona el icono Mostrar detalles de Crédito casilla de verificación. Al seleccionar esta opción, se cambia el Pagado por columna a un Pagado por/Pagado a columna y añade información sobre las facturas a las que se aplicó la regularización.
- Si no deseas que el informe muestre las facturas que ya se han pagado, selecciona el icono Ocultar documentos pagados casilla de verificación.
- Si deseas que el informe muestre solo los elementos de la factura que se han liberado para el pago, marca la Mostrar solo los elementos liberados casilla de verificación.
| Caja de filtro | Notas | Limitaciones |
|---|---|---|
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De proveedor, A proveedor |
Incluye datos solo para un proveedor específico o un rango de proveedores. De forma predeterminada, estas casillas están en blanco, lo que significa que el informe incluirá a todos los proveedores. |
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Tipo de proveedor |
Incluir datos solo para el tipo de proveedor especificado. De forma predeterminada, este cuadro está en blanco, lo que significa que el informe incluirá todos los tipos de proveedores. |
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Divisa de la transacción |
Asigna la divisa base que debe utilizar el informe. Aparece solo para sociedades que tienen varias entidades y que utilizan varias divisas. |
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Ubicación |
Para mostrar todos los datos en un solo informe, desactiva el archivo Informe individual casilla de verificación. Para mostrar una página de informe independiente para cada departamento, selecciona esta casilla de verificación. Para obligar a la persona que ejecuta el informe a seleccionar una ubicación, un departamento o un periodo de tiempo en el que ejecutas el informe, comprueba el parámetro Aviso al ejecutar casilla de verificación. Aparece solo para sociedades que tienen varias entidades y que utilizan varias divisas. |
Obligatorio si ejecutas un informe en el nivel general. Esto garantiza que el informe utilice la divisa base correcta. Ejecuta informes sin conexión si tienen departamentos y ubicaciones en páginas individuales, ya que estos informes pueden ser demasiado grandes para ejecutarlos durante la sesión de tu sociedad. |
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Departamento |
Para mostrar todos los datos en un solo informe, desactiva el archivo Informe individual casilla de verificación. Para mostrar una página de informe independiente para cada departamento, selecciona esta casilla de verificación. Para obligar a la persona que ejecuta el informe a incluir una ubicación, un departamento o un periodo de tiempo cuando ejecutes el informe, marca la casilla de verificación Preguntar al ejecutar Aparece solo para sociedades que tienen varias entidades y que utilizan varias divisas. |
Ejecuta informes sin conexión si tienen departamentos y ubicaciones en páginas individuales, ya que estos informes pueden ser demasiado grandes para ejecutarlos durante la sesión activa. |
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Mostrar para |
Selecciona las ubicaciones para las que el informe debe incluir transacciones. Aparece solo para sociedades que tienen varias entidades y que utilizan varias divisas. |
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Mostrar detalles de la transacción |
Añade columnas adicionales de detalle para cada transacción del informe. Esto incluye la etiqueta de cuenta (o cuenta del Libro Mayor), el departamento, la ubicación, la asignación y la nota. De forma predeterminada, esta casilla de verificación no está marcada, lo que significa que el informe no incluirá ningún detalle. |
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Mostrar detalles de pago |
Esta opción funciona a nivel de documento y muestra cómo se pagó la factura, lo que resulta especialmente útil cuando se paga una factura con más de un cheque. Se añaden cuatro nuevas columnas para esto: Pagado por, Método, Fecha de pago y Cuenta bancaria. La columna Pagado por muestra el número de documento que pagó la factura. Por lo general, este es su número de teléfono móvil. En este caso, la columna Método muestra Cheque impreso, pero también podría contener otros métodos, como En línea o Descuento. Además, la columna Importe pagado se expande para mostrar los importes pagados por cada documento. De forma predeterminada, esta casilla de verificación no está marcada, lo que significa que el informe no incluirá detalles de pago. |
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Mostrar detalles de Crédito |
Muestra cómo se aplicaron los ajustes a las facturas. Al seleccionar esta opción, se cambia el Pagado por columna a un Pagado por/Pagado a columna y añade información sobre las facturas a las que se aplicó la regularización. |
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Ocultar documentos pagados |
Selecciona esta opción si te interesa ver solo las facturas que aún no se han pagado en su totalidad. De este modo, se eliminan las facturas pagadas del informe para facilitar su clasificación. De forma predeterminada, esta casilla de verificación no está marcada, lo que significa que el informe incluirá las facturas pagadas y las impagadas. |
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Mostrar solo los elementos liberados |
Selecciona esta opción para mostrar todos los elementos de la factura que se han liberado para el pago. No disponible si no has seleccionado también el icono Mostrar detalles de la transacción casilla de verificación. |
Solo aparece si has habilitado la función Liberar para pagar. |
Formato
Utiliza esta sección para especificar el criterio de ordenación y cambiar el diseño de página del informe.
Para dar formato a este informe:
- Para ordenar los resultados del informe, selecciona el icono Ordenar por desplegable lista y, a continuación, seleccione la categoría por la que desea ordenar.
La abreviatura "desc" después de una opción significa "Orden descendente", revertir orden alfabético o revertir numérico.
- Para cambiar el diseño de página, seleccione el icono Orientación de la página desplegable lista y, a continuación, seleccione Retrato o bien Paisaje.
En la tabla siguiente se describe cada artículo de la sección Formato de esta página de ajustes del informe:
| Cuadro de formato | Notas |
|---|---|
|
Ordenar por |
El proveedor es el valor predeterminado. |
|
Orientación de la página |
Vertical es el diseño predeterminado. Vertical: muestra o imprime las páginas del informe verticalmente Horizontal: muestra o imprime las páginas del informe horizontalmente |
|
Agrupar por |
Puedes agrupar las facturas por proveedor o ubicación y mostrar subtotales. De lo contrario, el valor predeterminado es Ninguno. |
Títulos y pie de página
Los títulos, subtítulos y pies de página solo se aplican a las versiones impresas de este informe. Exporta a Excel o CSV, o selecciona Imprimir para una versión en PDF.
-
Introduce el título en la carpeta Título del informe 1 caja.
- Este título se muestra en letra grande en la parte superior de la página, directamente debajo del nombre de la sociedad.
- Puede escribir sobre cualquier nombre predeterminado que aparezca automáticamente en este cuadro.
-
Introduce el subtítulo en la carpeta Título del informe 2 caja.
El subtítulo se muestra en letra más pequeña, directamente debajo del título principal.
- Introduce el texto del pie de página en la carpeta Texto del pie de página caja. El texto del pie de página se muestra en la parte inferior central del informe.
Puedes utilizar hasta 80 caracteres en cada título, subtítulo y pie de página, incluidos espacios.
¿Qué hay en este informe?
El informe predeterminado del Registro de facturas consta de las siguientes columnas:
| Encabezado de columna del informe | Descripción |
|---|---|
|
Fecha |
La fecha en que recibiste las facturas del proveedor |
|
Proveedor |
El identificador y el nombre asociado con el proveedor |
|
N.º de factura/regularización |
El cuenta de facturación número de teléfono móvil del proveedor con tu sociedad |
|
Fecha de vencimiento |
La fecha de vencimiento de la factura |
|
Describir |
Una descripción de los productos o servicios que proporcionó el proveedor |
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Divisa |
|
|
Importe de la transacción |
|
|
Importe |
El importe de la factura |
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Importe pagado |
El importe que tu sociedad ha pagado al proveedor |
Puedes seleccionar cualquier enlace para profundizar en los detalles.