Configurar la aprobación del proveedor

Configura la aprobación del proveedor para requerir que se aprueben las fichas de proveedor nuevas y editadas antes de que los usuarios puedan contabilizar las transacciones del proveedor.

Antes de empezar:

Al habilitar la aprobación de proveedores, Sage Intacct establece el estado de todos los proveedores existentes en aprobado. Esto incluye a los proveedores activos e inactivos, que conservan su estado después de la aprobación.

Revisa tu lista de proveedores antes de habilitar la función, para asegurarte de que te sientes cómodo aprobando todos los proveedores. Realiza los ajustes necesarios en las fichas del proveedor antes de activar la aprobación del proveedor.

Habilitar aprobación del proveedor

Suscripción	Cuentas a pagar
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Negocios con privilegios de administrador, sin restricciones
Permisos	Aprobar proveedores: Lista

Antes de habilitar las aprobaciones de proveedores, compruebe que tiene la opción Aprobar proveedor: Permiso de lista.
El permiso es necesario porque, después de habilitar las aprobaciones de proveedores, Sage Intacct actualiza automáticamente la pista de auditoría de todos los proveedores activos e inactivos para mostrarlos como aprobados. El usuario que habilita las aprobaciones de proveedores registrado como responsable de aprobación.
Puedes quitar el permiso una vez que se hayan actualizado todos los proveedores.
El proceso de actualización de la pista de auditoría puede tardar algún tiempo, en función del número de proveedores que tengas. Los usuarios no podrán añadir, editar, eliminar ni importar proveedores hasta que se complete el proceso, por lo que es posible que desees habilitar esta función durante las horas de inactividad.
En el nivel superior, vaya a Cuentas a pagar > Configuración > Configuración .
¿Está atenuada la casilla de verificación Habilitar la aprobación del proveedor?
Dado que esta opción afecta a todas las entidades de tu sociedad, debes estar en el nivel superior para habilitar o deshabilitar las aprobaciones.
En Configuración de aprobación del proveedor, seleccione la casilla de verificación para Habilitar la aprobación del proveedor.
Para permitir que los usuarios reciban notificaciones, marca la casilla de verificación Notificaciones por correo electrónico.
Cuando se selecciona Notificaciones por correo electrónico, los usuarios pueden decidir de forma individual si desean recibir lo siguiente:
- Notificaciones de proveedores a la espera de aprobación
- Notificaciones cuando se aprueba o rechaza un proveedor que ha presentado
Escoger Salvar.
Sage Intacct inicia el proceso de actualización de la pista de auditoría de los proveedores existentes. Mientras se ejecuta el proceso, aparece un mensaje en la lista Proveedores para informar a los usuarios de que no pueden crear, editar, eliminar ni importar proveedores en este momento. Intacct te notifica por correo electrónico cuando se completa la actualización.
Agregue aprobadores adicionales asignando la opción Aprobar proveedores: Enumere el permiso, según sea necesario.
La forma de actualizar los permisos depende de si la organización utiliza permisos basados en roles o en usuarios.
Más información sobre cómo cambiar Permisos basados en el usuario y Permisos basados en funciones.
Si has configurado la aprobación del proveedor para admitir notificaciones por correo electrónico, informa a los usuarios de que pueden actualizar sus preferencias para recibir notificaciones.
Los responsables de aprobación pueden recibir notificaciones cuando un proveedor está listo para su revisión y los remitentes pueden recibir notificaciones cuando los proveedores que enviaron son aprobados o rechazados. Los usuarios pueden configurar las notificaciones en su Preferencias página.

Todos los proveedores nuevos o editados ahora se envían para su revisión. Usuarios con aprobación del proveedor: El permiso de lista puede ir a Cuentas a pagar >Pestaña Todos >Aprobar Proveedores para ver la cola de aprobación.

Puedes ver el estado de aprobación de cada proveedor en el campo Estado, que ahora aparece en la lista Proveedores y en la ficha del proveedor, y una nueva pestaña Historial en la ficha del proveedor muestra el historial de aprobación.