Configurar la aprobación del proveedor
Configura la aprobación del proveedor para exigir que se aprueben las fichas de proveedores nuevas y editadas antes de que los usuarios puedan contabilizar transacciones de proveedores. Configura la aprobación del proveedor en el nivel general, no dentro de una entidad.
Los proveedores creados automáticamente a partir de reembolsos a clientes pueden participar en los flujos de trabajo estándar de aprobación de proveedores.
Antes de empezar:
Al habilitar la aprobación de proveedores, Sage Intacct aprueba automáticamente a todos los proveedores existentes, incluidos los proveedores inactivos.
Revisa la lista de proveedores antes de habilitar la aprobación de proveedores y realiza los cambios necesarios en las fichas de proveedores.
Habilitar aprobación del proveedor
| Suscripción | Cuentas a pagar |
|---|---|
| Disponibilidad por región |
Todas las regiones |
| Tipo de usuario | Empresarial con privilegios de administrador, sin restricciones |
| Permisos |
Aprobar proveedores: enumerar Acceso a todas las fichas de proveedores El usuario que habilita las aprobaciones de proveedores se registra como aprobador en la pista de auditoría. Puedes eliminar el permiso una vez que se hayan actualizado todos los proveedores. |
- En el nivel general, ve a Cuentas a pagar > Ajustes > Configuración.
- En Configuración de aprobación de proveedores, selecciona Habilitar la aprobación del proveedor.
Si tu sociedad procesa reembolsos a clientes, utiliza Omitir aprobaciones de proveedores para proveedores creados a partir de reembolsos a clientes para aprobar automáticamente a los proveedores creados a partir de reembolsos a clientes en lugar de enviarlos a través del flujo de trabajo de aprobación de proveedores.
- Para permitir que los usuarios reciban notificaciones, selecciona Notificaciones por correo electrónico.
Los usuarios pueden decidir si desean recibir lo siguiente actualizando sus Preferencias:
- Notificaciones de proveedores en espera de aprobación
- Notificaciones cuando se aprueba o rechaza un proveedor que han enviado
- Haz clic en Guardar.
Sage Intacct actualiza la pista de auditoría y marca a los proveedores existentes como aprobados. Se envía una notificación por correo electrónico cuando finaliza la actualización.
Pasos siguientes opcionales
- Asigna el permiso Aprobar proveedores: Enumerar permisos a otros responsables de aprobación.
En función de la configuración de tu sociedad, actualiza Permisos basados en el usuario o bien Permisos basados en funciones.
-
Si has habilitado las notificaciones por correo electrónico, pide a los usuarios que configuren sus preferencias de notificación.
-
Los responsables de aprobación pueden recibir notificaciones cuando los proveedores estén listos para su revisión.
-
Los remitentes pueden recibir notificaciones cuando se aprueban o rechazan los proveedores que han enviado.
-
Los usuarios configuran las preferencias de notificación en la página Preferencias.
-
Resultados
-
Los proveedores nuevos y actualizados ahora requieren aprobación antes de poder utilizarse en transacciones de Cuentas a pagar o Compras.
-
Los responsables de aprobación pueden revisar a los proveedores en Cuentas a pagar > Todos pestaña > Aprobar Proveedores .
-
Las fichas de proveedores ahora incluyen el estado de aprobación y la información del historial.
