Configurar la aprobación del proveedor

Configura la aprobación de proveedores para requerir que se aprueben las fichas de proveedores nuevas y editadas antes de que los usuarios puedan contabilizar transacciones de proveedores.

Antes de empezar:

Al habilitar la aprobación de proveedores, Sage Intacct establece el estado de todos los proveedores existentes como aprobado. Esto incluye proveedores activos e inactivos, que conservan su estado después de la aprobación.

Revisa tu lista de proveedores antes de habilitar la función para asegurarte de que te sientes cómodo aprobando a todos los proveedores. Realiza los ajustes necesarios en las fichas de proveedores antes de activar la aprobación de proveedores.

Habilitar aprobación del proveedor

Suscripción	Cuentas a pagar
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Empresarial con privilegios de administrador, sin restricciones
Permisos	Aprobar proveedores: enumerar

Antes de habilitar la función Aprobación de proveedores, comprueba que tienes activado el permiso Aprobar proveedor: Lista permiso.
El permiso es necesario porque, después de habilitar la función Aprobación de proveedores, Sage Intacct actualiza automáticamente las pistas de auditoría de todos los proveedores activos e inactivos para mostrarlos como aprobados. El usuario que habilita la función Aprobación de proveedores queda registrado como responsable de aprobación.
Puedes eliminar el permiso una vez que se hayan actualizado todos los proveedores.
El proceso de actualización de la pista de auditoría puede tardar algún tiempo, en función del número de proveedores que tengas. Los usuarios no podrán añadir, editar, borrar ni importar proveedores hasta que se complete el proceso, por lo que es posible que desees habilitar esta función fuera del horario laboral.
En el nivel general, ve a Cuentas a pagar > Configuración > Configuración .
¿La casilla de verificación Habilitar la aprobación del proveedor está atenuada?
Dado que esta opción afecta a todas las entidades de tu sociedad, debes estar en el nivel general para habilitar o deshabilitar las aprobaciones.
En los ajustes de Aprobación de proveedores, marca la casilla de verificación Habilitar aprobación de proveedores.
Para permitir que los usuarios reciban notificaciones, marca la casilla de verificación para Notificaciones por correo electrónico.
Cuando se seleccionan las notificaciones por correo electrónico, los usuarios pueden decidir de forma individual si desean recibir lo siguiente:
- Notificaciones de proveedores en espera de aprobación
- Notificaciones cuando se aprueba o rechaza un proveedor que han enviado
Haz clic en Guardar.
Sage Intacct inicia el proceso de actualización de la pista de auditoría de los proveedores existentes. Mientras se ejecuta el proceso, aparece un mensaje en la lista Proveedores para informar a los usuarios de que no pueden crear, editar, borrar ni importar proveedores en este momento. Intacct te notifica por correo electrónico cuando se completa la actualización.
Añade responsables de aprobación adicionales asignando el permiso Aprobar proveedores: Enumera permiso, según sea necesario.
La forma de actualizar los permisos depende de si tu organización utiliza permisos basados en funciones o en usuarios.
Más información sobre cómo cambiar Permisos basados en el usuario y Permisos basados en funciones.
Si has configurado la aprobación de proveedores de manera que sea compatible con las notificaciones por correo electrónico, informa a los usuarios de que pueden actualizar sus preferencias para recibir notificaciones.
Los responsables de aprobación pueden recibir notificaciones cuando un proveedor está listo para su revisión, y los remitentes pueden recibir notificaciones cuando se aprueban o rechazan los proveedores que han enviado. Los usuarios pueden configurar notificaciones en su Preferencias página.

Todos los proveedores nuevos o editados ahora se envían para su revisión. Usuarios con aprobación de proveedor: El permiso de lista puede ir a Cuentas a pagar >Pestaña Todos >Aprobar Proveedores para ver la cola de aprobación.

Puedes ver el estado de aprobación de cada proveedor en el campo Estado, que ahora aparece en la lista Proveedores y en la ficha del proveedor, y una nueva pestaña Historial en la ficha del proveedor muestra el historial de aprobación.