Notificaciones y aprobaciones por correo electrónico—Preferencias del usuario
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Utiliza la configuración de notificaciones por correo electrónico para controlar cómo y cuándo recibes actualizaciones sobre la actividad del sistema y los flujos de trabajo de aprobación.
Para acceder a tus preferencias de usuario:
- Seleccionar tu nombre de inicio de sesión situado en la parte superior de cualquier página de Sage Intacct y selecciona Mis preferencias.
Notificaciones generales por correo electrónico
| Opción de preferencia | Descripción |
|---|---|
|
Mi firma de correo electrónico |
Añade texto a la notificación por correo electrónico generada por el sistema que Intacct envía con un informe programado. Por ejemplo, es posible que desees decir: Para preguntas relacionadas con este informe, contacto karla.grace@keyword.com. Este texto se muestra exactamente como se introdujo en la notificación por correo electrónico. |
|
Los informes guardados se han generado y están disponibles |
Recibe un correo electrónico cuando se haya generado un informe sin conexión. |
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Recibir notificaciones de listas de comprobación |
Recibir un correo electrónico:
|
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Recibir notificaciones periódicas de errores de programación |
Recibir un correo electrónico cuando algo sale mal con una transacción programada regularmente. Si no tienes privilegios de administrador: Recibirás notificaciones de todos los errores de transacciones recurrentes asociados con programaciones recurrentes de tu propiedad. Esto significa que configuraste la transacción recurrente originalmente o que fuiste la última persona que actualizó la programación de transacciones recurrentes. Si tienes privilegios de administrador: Recibirás notificaciones de todos los errores en las transacciones recurrentes de Cuentas a pagar o Cuentas a cobrar dentro de tu instancia de Sage Intacct. |
Notificaciones de solicitudes de aprobación
Utiliza esta configuración para recibir una notificación por correo electrónico cuando una plantilla horaria o una transacción requiera tu aprobación.
| Opción de preferencia | Descripción |
|---|---|
|
Compras Mínimo importe... |
Recibe un correo electrónico cuando haya una transacción de compra que requiera tu aprobación Puedes limitar las notificaciones por correo electrónico a las solicitudes de importe más importantes o de mayor importe introduciendo un importe mínimo. Por ejemplo, para limitar las notificaciones a solicitudes superiores a 5000,00, introduce 5000 como importe mínimo. Esta casilla de verificación solo es aplicable si Aprobaciones de compras y sus relacionados Notificaciones por correo electrónico están habilitados en el Configurar Compras página. |
|
Proveedor |
Recibe un correo electrónico cuando un proveedor esté esperando tu aprobación. Esta casilla de verificación solo es aplicable si Habilitar la aprobación de proveedores y sus relacionados Notificaciones por correo electrónico se establecen en true en el archivo Configurar Cuentas a pagar página. |
|
Factura Mínimo importe... |
recibe un correo electrónico cuando haya una factura creada en Cuentas a pagar que requiera tu aprobación. Puedes limitar las notificaciones por correo electrónico a las solicitudes de importe más importantes o de mayor importe introduciendo un importe mínimo. Por ejemplo, para limitar las notificaciones a solicitudes superiores a 5000,00, introduce 5000 como importe mínimo. Esta casilla de verificación solo es aplicable si el Notificaciones por correo electrónico casilla de verificación en Ajustes de aprobación de facturas se establece en true en el archivo Configurar Cuentas a pagar página. |
|
Asiento de diario |
Recibe un correo electrónico cuando se solicite la aprobación de un asiento de diario. Es posible que sigas recibiendo notificaciones por correo electrónico aunque esta casilla de verificación esté desactivada aquí. Esto sucede cuando se te define como aprobador en la página Configurar el Libro Mayor y el archivo Frecuencia de notificación por correo electrónico se establece en Resumen diario, Resumen semanal o Resumen mensual. Esta casilla de verificación solo es aplicable si Habilitar aprobaciones de asientos de diario se establece en true en el archivo Configurar el Libro Mayor página. |
|
Solicitud de pago Mínimo importe... |
recibe un correo electrónico cuando haya una solicitud de pago para su aprobación.
Para limitar las notificaciones por correo electrónico a los importe más importantes o superiores pago aprobación solicitudes, puedes introducir un importe mínimo . Por ejemplo, para limitar las notificaciones a solicitudes superiores a 2000,00, escriba 2000. Esta casilla de verificación solo es aplicable si Habilitar la aprobación de pagos de Cuentas a pagar se establece en true en el archivo Configurar Cuentas a pagar página. |
|
Tiempo |
recibe un correo electrónico cuando se envíe una plantilla horaria para su aprobación. Esta casilla de verificación solo es aplicable si Aprobación de plantillas horarias y sus relacionados Notificaciones por correo electrónico están habilitados en el Configurar hora página. |
Si un usuario está configurado para recibir notificaciones por correo electrónico de aprobaciones de Cuentas a pagar o Compras, pero no las recibe, comprueba las restricciones del usuario. Sage Intacct no envía notificaciones de aprobación por correo electrónico a usuarios restringidos a menos que las restricciones del usuario coincidan exactamente con la entidad en la que se crea la transacción.
A continuación se muestran ejemplos de cómo afectan las restricciones a los correos electrónicos de aprobación:
Ejemplo 1: Configuración correcta de restricción (se envía un correo electrónico)
- El documento 1234 se crea en la Entidad: Texas.
- La transacción se etiqueta en Departamento: ABC, que pertenece a Entity Texas.
- El usuario está restringido únicamente a la Entidad Texas y al Departamento ABC.
Dado que las restricciones de entidad y departamento del usuario coinciden con la transacción, el usuario recibe el correo electrónico de aprobación.
Ejemplo 2: Restricciones adicionales impiden la entrega de correo electrónico
- El documento 1234 se crea en la Entidad: Texas.
- La transacción se etiqueta en Departamento: ABC.
- El usuario está restringido a:
- Entidad Texas y Departamento ABC, y
- Departamento LMN y Departamento XYZ, que pertenecen a otras entidades.
En este caso, el usuario no recibe el correo electrónico de aprobación.
Esto se debe a que el usuario está restringido a los departamentos asociados a varias entidades, pero no a todas esas entidades.
Para recibir correos electrónicos de aprobación, el usuario debe estar restringido a:
- Entidad Texas, y
- Todas las entidades asociadas a cada departamento al que está restringido el usuario (incluidas las de los departamentos LMN y XYZ).
Más información sobre el usuario Restricciones de entidad y Restricciones de departamento.
Notificaciones de confirmación de aprobación
Utiliza esta configuración para mantenerte informado cuando se apruebe o deniegue un proveedor o pago que hayas enviado.
| Opción de preferencia | Descripción |
|---|---|
|
Proveedor aprobado |
Recibe un correo electrónico cuando se apruebe o rechace un proveedor que hayas enviado. Esta casilla de verificación solo es aplicable si Habilitar la aprobación de proveedores y sus relacionados Notificaciones por correo electrónico se establecen en true en el archivo Configurar Cuentas a pagar página. |
|
Pago aprobado |
Recibe un correo electrónico cuando se apruebe un pago. Selecciona una opción para la notificación de pagos aprobados:
Esta casilla de verificación solo es aplicable si Habilitar la aprobación de pagos de Cuentas a pagar se establece en true en el archivo Configurar Cuentas a pagar página. |
Delegación de aprobación
Utiliza esta configuración para representante las aprobaciones de facturas, asientos de diario, plantillas horarias o transacciones de compras cuando estés fuera de la oficina.
Antes de delegar aprobaciones, aprueba las fichas pendientes de aprobación. Cualquier registro existente y no aprobado en tus colas de aprobación antes de que comience la delegación requerirá que el aprobar sin restricciones apruebe o cambie de ruta si es necesario mientras estás fuera.
Ten en cuenta el siguiente comportamiento esperado para las aprobaciones de facturas de Cuentas a pagar:
- No se admite la delegación para los responsables de aprobación basados en valores.
- Una aprobación basada en el proveedor asignada a un grupo de usuarios no se puede delegar.
El Delegación de aprobación solo se muestra cuando se cumplen las dos condiciones siguientes:
- Habilitar delegación está configurado para Cuentas a pagar: aprobaciones de facturas, Libro Mayor: aprobaciones de asientos de diario, aprobaciones de plantillas horarias o aprobaciones de Compras.
- Tienes permisos de aprobar para la ficha aplicable.
| Opción de preferencia | Descripción |
|---|---|
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Casilla de verificación |
Selecciona la casilla de verificación para activar la delegación de aprobación. Desactiva la casilla de verificación para detener la delegación de aprobación. Esto solo se requiere explícitamente para finalizar la delegación de aprobación del Libro Mayor o para finalizar la delegación del Libro Mayor o de Compras si no especificaste una Fecha de finalización. |
|
Aprobaciones del representante |
En función de la configuración, pueden aparecer una o varias de las siguientes opciones:
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Nombre del representante |
El usuario o grupo de usuarios especificado como representante predeterminado para la ficha correspondiente. Este valor es de solo lectura. El representante se define en el Administrar representantes tabla en el Configurar Cuentas a pagar, Configurar el Libro Mayor, Configurar Compras, o Configurar hora página. Si el nombre del delegado está desactualizado o es incorrecto, pide a tu administrador de Sage Intacct que actualice la configuración con el nombre del representante correcto. |
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Fecha de inicio Fecha de finalización |
Introduce las fechas de inicio y finalización del periodo de delegación para facturas, plantillas horarias o transacciones de compras. La fecha de finalización debe ser igual o posterior a la fecha de hoy. Durante el periodo de delegación, solo el representante designado puede aprobar o rechazar cualquier factura, plantilla horaria o transacción de compra redirigida. Cuando finaliza el periodo de delegación, las nuevas solicitudes de aprobación se envían automáticamente a la cola como antes. Las aprobaciones que se han delegado permanecen con tu delegado, incluso si el periodo de delegación finaliza antes de que el representante haya aprobado o rechazado la transacción. Las fechas de inicio y finalización no se aplican a las aprobaciones del Libro Mayor. Para finalizar la delegación de aprobación del Libro Mayor, desactiva la casilla de verificación y Guardar cuando regrese a la oficina. |
