Solucionar problemas de aprobación de proveedores
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En el tema siguiente se explican los problemas comunes que pueden surgir y sus soluciones.
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Necesita la opción Aprobar proveedores: Enumere el permiso que se le ha asignado antes de poder ver la página Aprobar proveedores.
Si se te ha asignado el permiso y sigues sin ver la opción Aprobar proveedores en el menú Cuentas a pagar > Todos, vuelve a cargar la página del navegador para actualizar las opciones. Si esto no resuelve el problema, cierra la sesión y vuelve a iniciarla.
Todos los usuarios con permisos Aprobar proveedores ven la misma lista de proveedores en la página Aprobar proveedores. Cuando un responsable de aprobación aprueba o rechaza a un proveedor, ese proveedor se elimina de la cola de aprobación para todos los responsables de aprobación.
En función de dónde se encuentre una ficha de proveedor dentro del flujo de trabajo, puede tener el estado Enviado, Aprobado o Rechazado. Algunas acciones relacionadas con un proveedor solo se pueden realizar cuando se aprueba el proveedor.
Consulte la tabla siguiente para conocer las acciones comunes y el estado del proveedor necesario.
|
Acción |
Permitido en estado de proveedor |
|---|---|
|
Guardar transacciones como borradores |
Presentado, Aprobado, Rechazado |
|
Contabilizar transacciones |
Solo aprobado |
|
Editar transacciones contabilizadas |
Solo aprobado |
|
Seleccionar transacciones para el pago |
Solo aprobado |
|
Recibir transacciones entrantes de la automatización de Cuentas a pagar |
Presentado, Aprobado, Rechazado |
|
Hacer referencia al proveedor en una transacción fuera de Cuentas a pagar o Compras |
Presentado, Aprobado, Rechazado |
|
Editar la ficha de información del proveedor |
Enviado, Aprobado, Rechazado, siempre y cuando se hayan completado todas las solicitudes de pago del proveedor. Al editar, los cambios se envían para su aprobación. |
La automatización de Cuentas a pagar crea transacciones en modo borrador, lo que significa que la aprobación del proveedor no entra en conflicto con el proceso de creación automatizada de facturas.
Sin embargo, antes de poder contabilizar la transacción automatizada, el proveedor debe estar aprobado.
La actualización de la transacción 1099 del proveedor mediante la importación de CSV no admite la aprobación del proveedor. El estado de los proveedores actualizado con estas plantillas de importación permanece sin cambios después de la importación.
Si no recibes notificaciones de proveedores pendientes o aprobaciones de proveedores Después de configurar sus preferencias de usuario, es posible que el usuario administrador no haya configurado la aprobación del proveedor para incluir notificaciones por correo electrónico. Ponte en contacto con el usuario administrador para solicitar que se seleccionen las notificaciones por correo electrónico en la sección Aprobación del proveedor en Configurar cuentas a pagar.
Cuando concedes a un usuario el permiso Aprobar proveedores, le concedes acceso a todos los proveedores de la cola Aprobar proveedores. Esto incluye a los proveedores que se enviaron para su aprobación antes de añadir el responsable de aprobación, siempre que el proveedor no haya sido aprobado o rechazado.
Para identificar cómo se aprobó el proveedor, examine la pestaña Historial o la pista de auditoría en la ficha del proveedor.
Pestaña Historial
| Método de aprobación | Tipo de aprobación | Acción | Comentarios |
|---|---|---|---|
| Aprobación automática | Configuración habilitada | Aprobado | Sistema aprobado |
| Aprobación iniciada por el usuario, a través de la página de aprobación del proveedor | Crear o actualizar | Aprobado | Cualquier comentario proporcionado por el responsable de aprobación |
Auditoría
| Método de aprobación | Acción | Fuente | Después |
|---|---|---|---|
| Aprobación automática | Flujo de trabajo | Sistema | Aprobado |
| Aprobación iniciada por el usuario, a través de la página de aprobación del proveedor | Flujo de trabajo | Interfaz de usuario | Aprobado |
Para saber cómo se hizo, consulte la columna Origen de la entrada de aprobación en la pista de auditoría:
- Sistema: La aprobación se activó automáticamente cuando el usuario configuró la función.
- Interfaz de usuario: El usuario ha aprobado al proveedor desde la página Aprobación del proveedor.
Dos o más acciones de envío secuenciales en la pista de auditoría indican que el remitente editó el registro de proveedor y lo volvió a enviar.
Esta funcionalidad permite a un usuario añadir información que podría haber olvidado o hacer correcciones, antes de esperar a que un responsable de aprobación revise y rechace un registro incompleto.
Si eres tanto el remitente como el responsable de aprobación, los proveedores que envíes solo aparecerán en la cola de aprobación para otros responsables de aprobación. No puedes aprobar tus propios cambios.
En general, la práctica recomendada es que los responsables de aprobación no tengan permisos de adición o edición para los proveedores. Sin embargo, si tienes responsables de aprobación a los que se les debe permitir crear y actualizar proveedores, asegúrate de que tienes más de un responsable de aprobación.
