Solucionar problemas de aprobación de proveedores
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En el tema siguiente se explican los problemas comunes que puede encontrar y sus soluciones.
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Necesitas el permiso Aprobar proveedores: enumera los permisos que se te han asignado antes de poder ver la página Aprobar proveedores.
Si se te ha asignado el permiso y sigues sin ver la opción Aprobar proveedores en el menú Cuentas a pagar > Todo, vuelve a cargar la página del navegador para actualizar las opciones. Si esto no resuelve el problema, cierra la sesión y vuelve a iniciarla.
Todos los usuarios con permisos de Aprobar proveedores ven la misma lista de proveedores en la página Aprobar proveedores. Cuando un aprobar aprueba o rechaza un proveedor, ese proveedor se elimina de la cola de aprobación para todos los responsables de aprobación.
En función de dónde se encuentre la ficha de un proveedor dentro del flujo de trabajo, puede tener el estado Enviado, Aprobado o Rechazado. Algunas acciones relacionadas con un proveedor solo se pueden realizar cuando se aprueba el proveedor.
Consulta la tabla siguiente para conocer las acciones comunes y el estado del proveedor requerido.
|
Acción |
Permitido en el estado del proveedor |
|---|---|
|
Guardar transacciones como borradores |
Enviado, Aprobado, Rechazado |
|
Contabilizar transacciones |
Solo aprobado |
|
Editar transacciones contabilizadas |
Solo aprobado |
|
Seleccionar transacciones para el pago |
Solo aprobado |
|
Recibir transacciones entrantes de la Automatización de Cuentas a pagar |
Enviado, Aprobado, Rechazado |
|
Hacer referencia al proveedor en una transacción fuera de Cuentas a pagar o Compras |
Enviado, Aprobado, Rechazado |
|
Editar la ficha de información del proveedor |
Enviado, Aprobado, Rechazado, siempre y cuando se completen todas las solicitudes de pago del proveedor. La edición envía los cambios para su aprobación. |
La automatización de Cuentas a pagar crea transacciones en modo borrador, lo que significa que la aprobación del proveedor no entra en conflicto con el proceso de creación automatizada de facturas.
Sin embargo, antes de poder contabilizar la transacción automatizada, el proveedor debe ser aprobado.
La actualización de la transacción 1099 del proveedor mediante la importación de CSV no soporte la aprobación del proveedor. El estado de los proveedores actualizados con estas plantillas de importación no se puede cambiar después de la importación.
Si no recibes notificaciones de proveedores pendientes o aprobaciones de proveedores Después de configurar las preferencias de usuario, es posible que el usuario administrador no haya configurado la aprobación del proveedor para incluir notificaciones por correo electrónico. Ponte en contacto con tu usuario administrador para solicitar que se seleccionen las notificaciones por correo electrónico en la sección Aprobación de proveedores en Configurar Cuentas a pagar.
Cuando se concede a un usuario el permiso Aprobar proveedores, se le concede acceso a todos los proveedores de la cola Aprobar proveedores. Esto incluye a los proveedores que se presentaron para su aprobación antes de añadir el aprobar, siempre que el proveedor no se haya aprobado o rechazado.
Puedes identificar cómo se aprobó el proveedor examinando la pestaña Historial o la pista de auditoría en la ficha del proveedor.
Pestaña Historial
| Método de aprobación | Tipo de aprobación | Acción | Comentarios |
|---|---|---|---|
| Aprobación automática | Configuración habilitada | Aprobado | Sistema aprobado |
| Aprobación iniciada por el usuario, a través de la página de aprobación del proveedor | Crear o actualizar | Aprobado | Cualquier comentario proporcionado por el aprobar |
Pista de auditoría
| Método de aprobación | Acción | Fuente | Después |
|---|---|---|---|
| Aprobación automática | Flujo de trabajo | Sistema | Aprobado |
| Aprobación iniciada por el usuario, a través de la página de aprobación del proveedor | Flujo de trabajo | Interfaz de usuario | Aprobado |
Puedes saber cómo se hizo mirando la columna Origen para la entrada de aprobación en la pista de auditoría:
- Sistema: La aprobación se activaba automáticamente cuando el usuario configuraba la función.
- Interfaz de usuario: El usuario ha aprobado al proveedor en la página de aprobación de proveedores.
Dos o más acciones de envío secuenciales en la pista de auditoría indican que el remitente editó la ficha del proveedor y la volvió a enviar.
Esta funcionalidad permite a un usuario añadir información que podría haber olvidado o realizar correcciones, antes de esperar a que un responsable de aprobación revise y rechace una ficha incompleta.
Si eres tanto el remitente como el aprobar, los proveedores que envíes aparecerán en la cola de aprobación solo para otros responsables de aprobación. No puedes aprobar tus propios cambios.
En general, la práctica recomendada es que los responsables de aprobación no tengan permisos de adición o edición para proveedores. Sin embargo, si tienes responsables de aprobación a los que se les debe permitir crear y actualizar proveedores, asegúrate de tener más de un aprobar.
