Cómo la Automatización de Cuentas a pagar rellena los borradores de facturas

La automatización de Cuentas a pagar rellena los borradores de facturas con los datos proporcionados por el documento de origen, la ficha del proveedor e inteligencia artificial (IA)/aprendizaje automático (IA/ML).

Fuentes de datos para los campos del borrador de factura

Para crear un borrador de factura automatizado, la Automatización de Cuentas a pagar utiliza IA/ML para recopilar información de forma inteligente de múltiples fuentes:

Predicciones de inteligencia artificial y aprendizaje automático (IA/ML)
La ficha de información del proveedor
El documento de factura de origen
La configuración y los ajustes de la sociedad

Información del encabezado

Para empezar, la IA/ML utiliza predicciones para hacer coincidir la factura con el proveedor correcto. Esto permite a Sage Intacct utilizar la información de la ficha del proveedor para rellenar las direcciones de pago y devolución, el plazo y la prioridad de pago. El término se utiliza para calcular la fecha de vencimiento.

La IA/ML también extrae información del documento de factura que cargas o envías por correo electrónico. La fecha de la factura, el número de teléfono móvil, la divisa de la transacción, los importes de las partidas y las notas proceden de la factura de origen.

Para campos como la cuenta del Libro Mayor, la ubicación, el departamento y el proyecto, la IA/ML predice los valores en función de sus patrones históricos.

Por último, la configuración y los ajustes de la sociedad determinan la fecha de contabilización en el Libro Mayor y la información sobre el tipo de cambio de la divisa.

Cuando no se dispone de información

A veces, la IA/ML no puede extraer información de campo de la fuente habitual. En este caso, AI/ML utiliza una fuente alternativa, si está disponible, o deja el campo vacío.

Por ejemplo, si no has definido el término en la ficha de información del proveedor, AI/ML no puede utilizarlo para calcular la fecha de vencimiento. En ese caso, AI/ML intenta extraer la fecha de vencimiento del documento de factura. Si la fecha de vencimiento no está disponible en el documento que has enviado por correo electrónico o subido, Sage Intacct deja el campo vacío.

Para obtener más información sobre fuentes alternativas de datos, consulte la tabla siguiente.

Detalles del campo

En la siguiente tabla se muestra dónde recopila la IA/ML de AP Automation la información para los borradores de facturas automatizados. A medida que corrige los borradores de facturas y las contabiliza, sus correcciones se retroalimentan al sistema de ML. Estas correcciones se utilizan para entrenar el sistema de ML y mejorar la precisión de las facturas futuras.

Campo de factura	Fuente
Fecha	La fecha de facturación de la factura de origen. Si Intacct no puede extraer la fecha de la factura, utiliza la fecha del sistema en el momento en que se procesó la factura.
Fecha de contabilización en el Libro Mayor	Determinado por la frecuencia de resumen configurada para tu sociedad: Frecuencia de resumen diario: La fecha de contabilización del Libro Mayor es la misma que la fecha de facturación Uno por factura: La fecha de contabilización del Libro Mayor es la misma que la fecha de facturación Mensual: La fecha de contabilización en el Libro Mayor es el último día del mes que incluye la fecha de facturación
Proveedor	Predicción por IA de la mejor combinación de tu lista de proveedores. Si AI no puede hacer coincidir el nombre del proveedor con confianza, este campo se deja vacío. La factura se marca con una excepción de importación Resolver (no se ha encontrado el proveedor) en la lista Facturas.
Pagar a	La información de contacto de pago de la página de información del proveedor correspondiente.
Devolver a	La información de contacto de devolución de la página de información del proveedor correspondiente.
Número de factura	El número de teléfono móvil de la factura de origen.
Número de referencia	Este campo se deja vacío.
Descripción	Este campo se deja vacío.
Plazo	El término definido en la pestaña Información de pago de la página Información del proveedor. Si no has definido un término para el proveedor, el campo estará vacío.
Archivo adjunto	La imagen de factura que tú o el proveedor habéis proporcionado.
Fecha de vencimiento	La fecha de vencimiento se rellena de la siguiente manera: Si el plazo se define en la página de información del proveedor, Intacct utiliza el término para calcular la fecha de vencimiento. Si no has definido un término para el proveedor, la fecha de vencimiento procede del documento del proveedor. Si una fecha de vencimiento no se incluye en el documento del proveedor o no es legible, el campo estará vacío.
Prioridad de pago	Si se define una prioridad de pago en la pestaña Información de pago de la página Información del proveedor, se utiliza esa prioridad. De lo contrario, este campo estará vacío.
La transacción tiene implicaciones fiscales	Esta opción se selecciona cuando la ubicación prevista tiene una configuración fiscal estándar asignada.
Configuración fiscal estándar	La configuración fiscal estándar se rellena en función de la ubicación prevista.
Impuestos inclusivos	Esta opción se selecciona cuando la factura anterior del proveedor tenía impuestos incluidos en las entradas de línea.
Divisa de la transacción	En el caso de las sociedades con varios divisa, el divisa de la transacción es el divisa que aparece en la factura de origen. Si no se puede predecir a partir de la factura de origen, la divisa de la transacción es la divisa base de la ubicación de esta factura. En el caso de las facturas enviadas al nivel general en un sociedad de varios divisa, el sistema utiliza, en orden: La divisa prevista en la factura de origen. A veces, la IA puede predecir la divisa equivocada. Si la IA predice una divisa incorrecta, los cambios que realices se retroalimentan al sistema para mejorar las predicciones futuras. La divisa base de la ubicación que seleccionaste al cargar la factura o la divisa base de la entidad a la que se envió la factura por correo electrónico.
Tipo de cambio	Si tu sociedad utiliza tipos de cambio personalizados, Intacct utiliza el tipo de cambio predeterminado. Como alternativa, si tu sociedad no ha definido ningún tipo de cambio personalizado, se utiliza el tipo de cambio diario de Intacct.
Fecha del tipo de cambio	La fecha de factura.
Tipo de cambio	El tipo de cambio actual que tu sociedad ha establecido para esta divisa.

Entradas

Campo de factura	Fuente
Cuenta	Se rellena en función de las predicciones de IA/ML. Si AI/ML no puede predecir con confianza un valor, este campo estará vacío. Las correcciones que realices en la cuenta se retroalimentan al sistema de ML cuando contabilizas la factura. Tus correcciones se utilizan para mejorar las predicciones futuras.
Etiqueta de cuenta	Este campo se deja vacío.
Importe	La factura de origen. Si la configuración es generar cada factura con una sola línea que resuma el total, este importe representa el total de todas las partidas que se muestran en la factura de origen. Si la configuración es generar cada factura con todas las partidas y los importes asociados, este importe representa una sola partida que se muestra en la factura de origen.
Departamento	Se rellena en función de las predicciones de IA/ML. Si AI/ML no puede predecir con confianza un valor, este campo estará vacío. Las correcciones que realices al Departamento se retroalimentan al sistema de ML cuando contabilizas la factura.
Ubicación	Se rellena en función de las predicciones de IA/ML. Si AI/ML no puede predecir con confianza un valor, este campo estará vacío. Las correcciones que realices en la ubicación se retroalimentan al sistema de ML cuando contabilizas la factura.
Proyecto	Se rellena en función de las predicciones de IA/ML. Si AI/ML no puede predecir con confianza un valor, este campo estará vacío. Las correcciones que realices en el proyecto se retroalimentan al sistema de ML cuando contabilizas la factura.
Impuesto en la divisa de la transacción	Se rellena en función de las predicciones de IA/ML cuando la factura de origen tiene información fiscal en las entradas de línea. Si la información fiscal no está en las entradas de línea, este campo mostrará un importe de impuestos asignado basado en el total de impuestos de la transacción. Si hay varios tipos impositivos en una transacción, comprueba que cada línea sea correcta. La IA podría combinar los dos tipos impositivos en uno y asignar el importe total del impuesto a cada línea. Si AI/ML no puede predecir el impuesto sobre la partida, el impuesto sobre transacciones se deja vacío para líneas individuales. Más información sobre Gestión de impuestos en Automatización de Cuentas a pagar.
Nota	La descripción de la partida de la factura de origen, si eliges generar cada factura con todas las partidas y los importes asociados. Si la configuración es generar cada factura con una sola línea que resuma el total, este campo estará vacío.
Cuenta de Cuentas a pagar	Si una cuenta de Cuentas a pagar se define en la pestaña Información adicional de la ficha del proveedor, esa cuenta de anulación del Libro Mayor se utiliza para rellenar este campo. De lo contrario, este campo estará vacío.
Otros valores de dimensión	Los demás valores de dimensión estarán vacíos. Puedes introducir otros valores de dimensión antes de la contabilización de la factura.
1099	La ficha de información del proveedor.