Enviar facturas por correo electrónico mediante la Automatización de Cuentas a pagar

Automatización de Cuentas a pagar Facturación electrónica crea borradores de facturas a partir de documentos de proveedores que envías por correo electrónico a tu dirección de correo electrónico proporcionada por Sage.

Puedes reenviar facturas de cualquiera de las siguientes maneras:

• Reenvía correos electrónicos de proveedores que incluyan facturas como archivos adjuntos.

• Envía un solo correo electrónico con varias facturas adjuntas.

• Carga una factura en formato ZUGFeRD.

Cada archivo adjunto de correo electrónico genera un borrador de factura. Si vas a reenviar un correo electrónico de un proveedor que incluye archivos adjuntos de respaldo, como recibos, elimina primero los archivos adjuntos. De lo contrario, Intacct genera un borrador de factura para cada recibo. Además, si el proveedor incluye información adicional en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, anótalo, ya que no está incluido en el borrador de la factura.

Encuentra tu dirección de correo electrónico proporcionada por Sage

Cuándo Automatización de Cuentas a pagarFacturación electrónica está habilitada, las direcciones de correo electrónico de Sage están configuradas para que las utilices al enviar FacturasTransacciones por correo electrónico. Se te asigna una dirección de correo electrónico única para el nivel general, más una para cada entidad. Estas direcciones no se pueden editar.

1. Ve a Cuentas a pagar > Ajustes > Configuración.

   Si tienes una sociedad de varias entidades, consulta Configuración desde el nivel general para ver la configuración de automatización de facturas.

2. En Configuración de automatización de facturas, selecciona Configurar junto a Servicios de correo electrónico.

   Se abre la ventana emergente Configurar servicios de correo electrónico, que muestra la lista de entidades, sus ubicaciones predeterminadas y sus buzones aprovisionados. Copia la dirección de correo electrónico de la columna Buzón de la entidad que deseas usar.

3. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones.

4. Ve a Facturación electrónica y selecciona Configurar.

   En la sección de configuración del buzón de servicio se enumeran las entidades y sus buzones aprovisionados. Copia la dirección de correo electrónico de la columna Buzón de la entidad que deseas usar.

Enviar una factura por correo electrónico para la creación automática de borradores

1. Reenviar correos electrónicos de proveedores que contengan facturaTransacción adjuntos a la dirección de correo electrónico proporcionada por Sage para la entidad correspondiente.

   Puedes reenviar las facturas de una en una o reenviar un solo correo electrónico con varias facturas adjuntas.

   Al dirigir el correo electrónico, incluya una sola dirección de correo electrónico en el campo Para: y deje el campo CC: vacío. Si incluyes más de una dirección de correo electrónico, Sage Intacct no procesará la facturaTransacción.

   Consideraciones al enviar varias facturas en un correo electrónico

   Ten en cuenta las siguientes limitaciones al reenviar un solo correo electrónico que contenga varios archivos adjuntos de facturas.

   • Cada factura debe ser un archivo independiente.

   • El nombre de archivo de cada factura debe ser único con el lote de facturas.

   • El correo electrónico puede tener un máximo de 200 archivos adjuntos.

   • El tamaño del mensaje de correo electrónico y todos los archivos adjuntos combinados debe ser inferior a 40 MB.

   Determina la dirección de correo electrónico proporcionada por Sage si no tienes privilegios de administrador

   Si tú u otro usuario habéis utilizado Automatización de Cuentas a pagarFacturación electrónica Para crear borradores para esta entidad antes, puedes ver tu dirección de correo electrónico asignada en la columna Correo electrónico del destinatario en la Facturas Transacciones automatizadas lista.

   En una vista estándar, filtra la columna Origen de Correo electrónico. Este filtro muestra FacturasTransacciones Creado a partir de facturas reenviadas.
   

   Automatización de Cuentas a pagar Facturación electrónica Las direcciones de correo electrónico utilizan el siguiente formato.

   Nivel	Formato de correo electrónico	Ejemplo:
   Entidad	<company id=""><entity id="">@ai.sabio</entity></company>	Identificador de la sociedad: examplecorp Identificador de entidad: E100 Correo electrónico de la entidad dirección: examplecorpe100@ai.sage.com
   Nivel general	<company id="">@ai.sabio</company>	Identificador de la sociedad: examplecorp Correo electrónico de nivel superior dirección: examplecorp@ai.sage.com

   Al determinar tu dirección de correo electrónico, no incluyas espacios ni guiones bajos, aunque estén presentes en el identificador de tu sociedad.

   Intacct podría aprovisionar una dirección de correo electrónico diferente en una de las siguientes circunstancias:

   • Si el identificador de la sociedad + el identificador de la entidad coinciden con una dirección de correo electrónico que ya está en uso

   • Si borras una entidad y, a continuación, la vuelves a crear con el mismo identificador de entidad

   En estos casos, Intacct añade un guion bajo y un número de teléfono móvil incremental (que comienza por 2) al final del nombre de usuario.

2. Para ver los borradores creados a partir de las facturas enviadas por correo electrónico, ve a Cuentas a pagar > Todos > Facturas en la entidad donde enviaste las facturas por correo electrónico.

   Si ya tienes abierta la lista Facturas, selecciona Actualizar para actualizar la lista. Para filtrar la lista de facturas en busca de borradores, selecciona la vista estándar Borradores de facturas.

   Para ver los borradores creados a partir de las transacciones enviadas por correo electrónico, ve a Cuentas a pagar > Todos > Transacciones automatizadas en la entidad donde enviaste las transacciones por correo electrónico.

   Si ya tienes abierta la lista Transacciones automatizadas, selecciona Actualizar para actualizar la lista. Para filtrar la lista Transacciones automatizadas para borradores, selecciona la vista estándar Borradores.

   A diferencia de las facturas cargadas, que aparecen en la lista mientras Intacct analiza el contenido, las facturas enviadas por correo electrónico aparecen una vez finalizado el análisis. Si no ves tus facturas, es posible que tengas que esperar un poco de tiempo para que Intacct termine de procesarse.

   A diferencia de las transacciones cargadas, que aparecen en la lista mientras Intacct analiza el contenido, las transacciones enviadas por correo electrónico aparecen una vez finalizado el análisis. Si no ves tus transacciones, es posible que tengas que esperar un poco para que Intacct termine de procesarse.

   Acerca de las columnas en el FacturasTransacciones automatizadas Lista específica de la Automatización de Cuentas a pagar

   En las vistas estándar, las siguientes columnas proporcionan más información sobre las FacturasTransacciones:

   • Fuente: Muestra si el facturaTransacción se creó a partir de una carga (a través de la FacturasTransacciones automatizadas lista) o correo electrónico. Si este campo está vacío, el facturaTransacción se ha introducido directamente en Intacct, se ha importado mediante CSV o se ha importado mediante una API.

   • Importar excepciones: Te avisa de cualquier problema con el borrador. Pase el cursor sobre este campo para obtener más información.

   • Correo electrónico del destinatario: Muestra la dirección de correo electrónico proporcionada por Sage en la que aparece el facturaTransacción fue enviado.

   • Correo electrónico del remitente: Muestra la dirección de correo electrónico del remitente.

Siguiente paso:  Revisar y contabilizar facturas entrantes de Automatización de Cuentas a pagar

Siguiente paso:  Revisar y contabilizar las transacciones entrantes de la facturación electrónica

Configurar la cantidad de detalles que se van a incluir en las facturas enviadas por correo electrónico

De forma predeterminada, Intacct resume el total de la factura en una sola línea al crear borradores de facturas a partir de transacciones enviadas por correo electrónico. Puedes cambiar el valor predeterminado si deseas que Sage Intacct cree facturas con varias partidas que coincidan con el documento inicial del proveedor.

1. Ve a Cuentas a pagar > Ajustes > Configuración.

   Si tienes una sociedad de varias entidades, consulta Configuración desde el nivel general para ver la configuración de automatización de facturas.

2. En Configuración de automatización de facturas, selecciona Configurar junto a Servicios de correo electrónico.

   Se abre la ventana emergente Configurar servicios de correo electrónico, que muestra la configuración del buzón y las reglas que deseas que Intacct utilice al crear borradores de facturas a partir de transacciones enviadas por correo electrónico.

3. Para Genera cada factura con, selecciona el método que deseas que utilice Intacct.

   • Una sola línea que resume el total: Si el documento de factura contiene varias partidas, Intacct crea una única partida en el borrador de la factura. Esta partida contiene el total de todas las partidas del documento de factura. Esta es la configuración predeterminada.

   • Todos los elementos e importes asociados:Intacct crea una partida en el borrador de la factura para que coincida con cada partida presente en el documento de la factura.

4. Seleccionar Guardar en la ventana emergente Configurar servicios de correo electrónico.
5. Seleccionar Guardar en Configurar Cuentas a pagar.