Revisar y contabilizar facturas entrantes de Automatización de Cuentas a pagar

Utilice el comando Borrador FacturasBorradors Vista estándar para revisar facturasTransacciones automatizadas que Sage Intacct creó a partir de facturas cargadas o enviadas por correo electrónico. Desde esta vista, puedes hacer lo siguiente:

• Consulta las excepciones de importación que requieren tu atención.
  
• Consulta el documento de factura adjunto directamente desde la lista, utilizando el Adjuntar atajo.
• Selecciona y consulta los detalles de las facturas en el estado de borrador.
• Introduce los detalles fiscales de las transacciones.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Transacciones automatizadas.

   Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

2. Selecciona la flecha hacia abajo situada junto al menú Visualización y, a continuación, selecciona Borradores.

   La lista se actualiza para mostrar todas las transacciones en un estado de borrador o de análisis.

   Selecciona la flecha hacia abajo situada junto al menú Visualización y, a continuación, selecciona Borrador de facturas.

   La lista se actualiza para mostrar todas las facturas en un borrador o en un estado de análisis.

   Cómo muestra Intacct los estados de las facturas cargadas y enviadas por correo electrónicoCómo muestra Intacct los estados de las transacciones cargadas y enviadas por correo electrónico

   • Analizando: Intacct todavía está procesando el documento. Puedes ver el documento de factura adjunto, pero los detalles de la factura aún no se han cumplimentado. Puedes ver el documento de la transacción adjunto, pero los detalles de la transacción aún no se han completado.
   • Borrador: El procesamiento se ha completado. Puedes ver y editar los detalles de la factura. Cuando estés listo, envía o contabiliza la factura. Puedes ver y editar los detalles de la transacción. Cuando estés listo, envía o contabiliza la transacción.

   Aparece el estado de análisis para las facturas cargadas que se están procesando. Las facturas enviadas por correo electrónico aparecen en la lista de facturas cuando se completa el borrador.

   El estado de análisis aparece para las transacciones cargadas que se están procesando. Las transacciones enviadas por correo electrónico aparecen en la lista Transacciones automatizadas cuando se completa el borrador.

   Para actualizar la lista en cualquier momento, selecciona Actualizar. Aparecen las facturas que llegaron después de abrir la lista de facturas y se actualiza el estado de las facturas que se estaban analizando anteriormente. Aparecen las transacciones automatizadas que llegaron después de abrir la lista de transacciones y se actualiza el estado de las transacciones automatizadas que anteriormente se estaban analizando.

3. Coloca el cursor sobre las alertas que ves en la columna Importar excepciones para obtener más información.

   Importar excepciones te avisa de los problemas encontrados cuando se procesó el documento enviado por correo electrónico o cargado. Por ejemplo, una factura duplicada o un archivo ilegible.

   En los casos en los que Intacct no pueda capturar parte o toda la información de la factura, puedes rellenar los detalles tú mismo, utilizando el archivo adjunto como referencia. Si el archivo adjunto es ilegible, envía un nuevo archivo o pide al proveedor que vuelva a enviar la factura.

   La columna Importar excepciones aparece en la lista Facturas para las vistas estándar. Si no ves la columna, selecciona la vista Todas o Borradores de facturas. También puedes añadir la columna a una vista personalizada.

   Al editar o consultar un borrador que tiene una excepción de importación, aparece un mensaje de excepción más detallado. La excepción de importación se borra una vez que guardas, contabilizas o envías la transacción.

   Tipos de excepciones de importación

   Las posibles excepciones de importación son las siguientes:

   Tipo de excepción	Mensaje	Descripción
   Duplicado	Duplicado de factura existente	La factura presentada duplica una factura existente, por lo que el borrador no se ha rellenado. Seleccionar Ver la factura inicial para ver la factura que duplica.
   Resolver	Proveedor no encontrado	Sage Intacct no ha podido hacer coincidir al proveedor con confianza. Selecciona un proveedor antes de la contabilización.
   Resolver	El archivo no se puede leer	El sistema no ha podido leer el archivo adjunto. Reenvía o carga una nueva versión del archivo, o introduce los detalles de la factura directamente.
   Resolver	Archivo demasiado grande	La factura no se ha podido procesar porque superaba el tamaño máximo de archivo. Envía una versión de la factura de menos de 20 MB o introduce los detalles de la factura directamente, utilizando el archivo adjunto como referencia.
   Resolver	Posible desconexión	Se ha producido un problema técnico durante el procesamiento. Introduce los detalles de la factura directamente.
   Resolver	Posible virus	Se detectó un posible virus en el archivo adjunto que impidió el análisis. Introduce los detalles de la factura directamente.
   Resolver	Formato de archivo no admitido	La factura no se ha podido procesar por uno de los siguientes motivos: El tipo de archivo no era PDF, JPG, JPEG, TIFF ni PNG. El archivo era un PDF no estándar, o la versión en PDF era 1.4 o anterior. El archivo estaba encriptado. Vuelve a enviar la factura con un tipo de archivo compatible o introduce los detalles de la factura directamente.
   Resolver	La ubicación está fuera del límite de restricción para la dimensión Proveedor.	El proveedor está restringido a una ubicación diferente de la ubicación donde se envió la factura. Cambia la ubicación de la factura. Si la factura se ha enviado a una entidad restringida, borra la factura y vuelve a enviarla a la entidad correcta.
   Resolver	Se ha proporcionado el valor de asignación junto con uno o más campos de dimensión	El proyecto de ley anterior contenía una partida con asignación. Actualiza la asignación de la partida. Si la factura anterior incluía una asignación personalizada, Intacct no copia los valores de dimensión en el nuevo borrador de factura. Edita la asignación para añadir valores de dimensión.
   Resolver	El importe total de la transacción es obligatorio cuando se utiliza el impuesto inclusivo	La factura anterior de este proveedor tenía más líneas con impuestos incluidos que la factura presentada. Esto crea una factura con un importe de cero.

4. Busca la factura que quieres revisar y actualizar.

5. Seleccionar Modificar al final de la fila.

6. Revisa los detalles de la factura y edítalos según sea necesario.

   Revisa los detalles de la transacción y edítalos según sea necesario.

7. En el caso de las sociedades que utilizan la aplicación Impuestos, revisa la información fiscal y añade los detalles del impuesto.

   Revisar la información fiscal a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas

   Comprueba los siguientes campos para obtener información fiscal a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas:

   • La transacción tiene implicaciones fiscales
   • Configuración fiscal estándar
   • Impuestos inclusivos
   Revisa el impuesto en la divisa de la transacción y selecciona los detalles del impuesto

   1. Verifique el Impuesto sobre transacciones importes para cada línea.
   2. Selecciona el icono Detalles del impuesto.

8. Seleccionar Contabilizar o bien Enviar.

   La factura se actualiza y vuelves a la lista de facturas. Cualquier corrección que hayas realizado en los campos rellenados por IA se envía de vuelta al sistema de aprendizaje automático para mejorar las predicciones futuras.

   La transacción se actualiza y vuelves a la lista Transacciones automatizadas. Cualquier corrección que hayas realizado en los campos rellenados por IA se envía de vuelta al sistema de aprendizaje automático para mejorar las predicciones futuras.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Transacciones automatizadas.

   Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

2. Selecciona la flecha hacia abajo situada junto al menú Visualización y, a continuación, selecciona Borradores.

   La lista se actualiza para mostrar todas las transacciones en un estado de borrador o de análisis.

   Selecciona la flecha hacia abajo situada junto al menú Visualización y, a continuación, selecciona Borrador de facturas.

   La lista se actualiza para mostrar todas las facturas en un borrador o en un estado de análisis.

   Cómo muestra Intacct los estados de las facturas cargadas y enviadas por correo electrónicoCómo muestra Intacct los estados de las transacciones cargadas y enviadas por correo electrónico

   • Analizando: Intacct todavía está procesando el documento. Puedes ver el documento de factura adjunto, pero los detalles de la factura aún no se han cumplimentado. Puedes ver el documento de la transacción adjunto, pero los detalles de la transacción aún no se han completado.
   • Borrador: El procesamiento se ha completado. Puedes ver y editar los detalles de la factura. Cuando estés listo, envía o contabiliza la factura. Puedes ver y editar los detalles de la transacción. Cuando estés listo, envía o contabiliza la transacción.

   Aparece el estado de análisis para las facturas cargadas que se están procesando. Las facturas enviadas por correo electrónico aparecen en la lista de facturas cuando se completa el borrador.

   El estado de análisis aparece para las transacciones cargadas que se están procesando. Las transacciones enviadas por correo electrónico aparecen en la lista Transacciones automatizadas cuando se completa el borrador.

   Para actualizar la lista en cualquier momento, selecciona Actualizar. Aparecen las facturas que llegaron después de abrir la lista de facturas y se actualiza el estado de las facturas que se estaban analizando anteriormente. Aparecen las transacciones automatizadas que llegaron después de abrir la lista de transacciones y se actualiza el estado de las transacciones automatizadas que anteriormente se estaban analizando.

3. Coloca el cursor sobre las alertas que ves en la columna Importar excepciones para obtener más información.

   Importar excepciones te avisa de los problemas encontrados cuando se procesó el documento enviado por correo electrónico o cargado. Por ejemplo, una factura duplicada o un archivo ilegible.

   En los casos en los que Intacct no pueda capturar parte o toda la información de la factura, puedes rellenar los detalles tú mismo, utilizando el archivo adjunto como referencia. Si el archivo adjunto es ilegible, envía un nuevo archivo o pide al proveedor que vuelva a enviar la factura.

   La columna Importar excepciones aparece en la lista Facturas para las vistas estándar. Si no ves la columna, selecciona la vista Todas o Borradores de facturas. También puedes añadir la columna a una vista personalizada.

   Al editar o consultar un borrador que tiene una excepción de importación, aparece un mensaje de excepción más detallado. La excepción de importación se borra una vez que guardas, contabilizas o envías la transacción.

   Tipos de excepciones de importación

   Las posibles excepciones de importación son las siguientes:

   Tipo de excepción	Mensaje	Descripción
   Duplicado	Duplicado de factura existente	La factura presentada duplica una factura existente, por lo que el borrador no se ha rellenado. Seleccionar Ver la factura inicial para ver la factura que duplica.
   Resolver	Proveedor no encontrado	Sage Intacct no ha podido hacer coincidir al proveedor con confianza. Selecciona un proveedor antes de la contabilización.
   Resolver	El archivo no se puede leer	El sistema no ha podido leer el archivo adjunto. Reenvía o carga una nueva versión del archivo, o introduce los detalles de la factura directamente.
   Resolver	Archivo demasiado grande	La factura no se ha podido procesar porque superaba el tamaño máximo de archivo. Envía una versión de la factura de menos de 20 MB o introduce los detalles de la factura directamente, utilizando el archivo adjunto como referencia.
   Resolver	Posible desconexión	Se ha producido un problema técnico durante el procesamiento. Introduce los detalles de la factura directamente.
   Resolver	Posible virus	Se detectó un posible virus en el archivo adjunto que impidió el análisis. Introduce los detalles de la factura directamente.
   Resolver	Formato de archivo no admitido	La factura no se ha podido procesar por uno de los siguientes motivos: El tipo de archivo no era PDF, JPG, JPEG, TIFF ni PNG. El archivo era un PDF no estándar, o la versión en PDF era 1.4 o anterior. El archivo estaba encriptado. Vuelve a enviar la factura con un tipo de archivo compatible o introduce los detalles de la factura directamente.
   Resolver	La ubicación está fuera del límite de restricción para la dimensión Proveedor.	El proveedor está restringido a una ubicación diferente de la ubicación donde se envió la factura. Cambia la ubicación de la factura. Si la factura se ha enviado a una entidad restringida, borra la factura y vuelve a enviarla a la entidad correcta.
   Resolver	Se ha proporcionado el valor de asignación junto con uno o más campos de dimensión	El proyecto de ley anterior contenía una partida con asignación. Actualiza la asignación de la partida. Si la factura anterior incluía una asignación personalizada, Intacct no copia los valores de dimensión en el nuevo borrador de factura. Edita la asignación para añadir valores de dimensión.
   Resolver	El importe total de la transacción es obligatorio cuando se utiliza el impuesto inclusivo	La factura anterior de este proveedor tenía más líneas con impuestos incluidos que la factura presentada. Esto crea una factura con un importe de cero.

4. Para revisar y actualizar una factura, selecciona Modificar en esa fila.

5. Revisa los detalles de la factura y edítalos según sea necesario.

   Revisa los detalles de la transacción y edítalos según sea necesario.

6. En el caso de las sociedades que utilizan la aplicación Impuestos, revisa la información fiscal y añade los detalles del impuesto.

   Revisar la información fiscal a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas

   Comprueba los siguientes campos para obtener información fiscal a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas:

   • La transacción tiene implicaciones fiscales
   • Configuración fiscal estándar
   • Impuestos inclusivos
   Revisa el impuesto en la divisa de la transacción y selecciona los detalles del impuesto

   1. Verifique el Impuesto sobre transacciones importes para cada línea.
   2. Selecciona el icono Detalles del impuesto.

7. Seleccionar Contabilizar o bien Enviar.

   La factura se actualiza y vuelves a la lista de facturas. Cualquier corrección que hayas realizado en los campos rellenados por IA se envía de vuelta al sistema de aprendizaje automático para mejorar las predicciones futuras.

   La transacción se actualiza y vuelves a la lista Transacciones automatizadas. Cualquier corrección que hayas realizado en los campos rellenados por IA se envía de vuelta al sistema de aprendizaje automático para mejorar las predicciones futuras.